「檔案」是人類最原始的紀錄，也是人類最重要的資產。在人們的現實生活中，檔案可提供給研究者作為探訪人類歷史發展的重要憑證及參考。由於檔案的珍貴價值，造成各國政府紛紛開放檔案供眾使用，然而在達成此項目標之前，檔案館必須盡可能地為檔案資料作描述及分析。為了能使各檔案單位於描述檔案時格式一致，許多國家皆制定有檔案描述規則供檔案人員參考。本研究分別針對國際檔案學會（ICA）、美國及英國所編訂的ISAD（G）、APPM及MAD3三種檔案描述規範進行文獻分析及比較研究，以瞭解國外制定檔案描述規則的發展背景及概況，同時進一步與國內檔案著錄規範的發展情形作一簡單對照。 本研究發現，ISAD（G）、APPM及MAD3這三種描述規則在發展背景方面，均由專業學會負責主導，都能持續修訂，及符合檔案本身特性；但編訂目的、應用地區、標準類型及編訂方式卻不盡相同。在內容編排方面，三者均屬於條文式規則，都能提供範例說明及名詞解釋；但有關編號助記性、款目架構層次、內容大綱及標點符號規範上則有些許差異。在描述項目方面，三者大致都能依據檔案特質來著錄。 根據比較結果，針對制定我國檔案描述規則的建議有以下六點：（1）依據檔案本身特性來制定描述規則；（2）參酌國際標準及國外經驗；（3）擬定相關的配套措施及法令；（4）提供選擇性的條文；（5）編訂相關的使用手冊；（6）提供合宜的範例說明。此外，亦對檔案管理局、檔案專業學會及檔案實務工作者提出相關建議，希望透過三者之間的配合及努力，以順利推動國內檔案描述工作的發展。

「檔案描述」是檔案管理過程中最基礎的工作，目的在於將具有價值的資料組織、整理，以提供便利的資訊檢索工具。標準的制定在於促使具有價值性的資料可相互交流與分享。美國檔案管理專業，對於檔案描述格式標準之規範，從一九八○年代檔案與手稿機讀編目格式(MARC AMC)，到一九九○年代制定的檔案描述編碼標準(EAD)，對於發展檔案描述資料結構標準化工作，皆能隨資訊網路的進步與發展，既能符合檔案資料特質，又能滿足使用者日新月異的資訊需求。反觀國內檔案管理有關檔案描述作業缺乏統一架構標準，為使國內檔案界在制定相關中文檔案與手稿描述標準有一明確的參考依據，而進行本研究。 本研究採用比較法與實作方式，運用比較法分析MARC AMC與EAD發展背景、主要功能、描述層級、描述資訊、實際應用等比較項目的異同之處。分析MARC AMC與EAD描述項目對映結果，再以中文機關檔案與個人手稿，分別利用MARC AMC與EAD加以描述，實際分析二種描述記錄間轉換的可行模式。 研究結果有四項：一、MARC AMC能有效控制檔案館館藏資訊，採用MARC AMC作為描述規範的檔案資訊非常豐富；二、EAD徹底實行檔案”控制層次”，利用檔案”多層次描述”特質；三、MARC AMC與EAD描述項目大都可相對應；四、由於機關檔案與個人手稿的層次編排上的差異，MARC AMC與EAD的轉換需分別進行，但二種描述標準所建立的記錄是可轉換的。建議共有五項：一、國內應成立制定檔案描述標準的專責組織；二、分別建立中文檔案與手稿機讀編目格式與中文檔案描述編碼標準；三、研究國內檔案資源層次控制的應用；四、制定中文檔案與手稿描述規則；五、建立全國性檔案館藏聯合目錄與全國性檔案查檢工具計畫。

檔案是研究歷史或瞭解過去事情的重要工具，因此檔案館除了需善盡保存檔案之責外，還要提供檢索工具供使用者使用。隨著網際網路的蓬勃發展及資源分享概念的形成，透過WWW，採用更一致、更友善且更便利的方式進行檢索成為一種趨勢，檔案描述編碼格式（EAD）即逐漸發展出來。以此格式所製作的檢索工具，能適當地描述檔案的階層架構，且對於檔案資訊的描述較豐富。由於以標準為基礎且與平台無關，所描述的資訊可被搜尋、檢索、瀏覽，亦可方便資源共享與資訊交換，並有較長久的使用時間。在國外已有許多計畫研究EAD，也有檔案館實際利用EAD編製檔案檢索工具，並放在網站上供使用。為期EAD亦能應用在國內的中文檔案，乃進行本研究。 本研究採文獻分析法與試驗法。藉由文獻分析法，瞭解EAD架構、目前EAD的發展現況及實際使用情形；而試驗法為實際至國內檔案館調閱檔案資料，將這些資料編製成符合EAD格式的檢索工具，並放在網站上，以檢視其是否能在WWW上瀏覽使用。 研究結論為：(1)EAD編碼之檔案檢索工具所含資訊豐富，能在網路上直接檢索，便利使用，並能使檢索工具具有較長久的使用時間；(2)中文檔案編製成EAD格式之檢索工具，部份著錄項目可直接使用，部份則需另行輸入；(3)EAD格式可應用於中文檔案；(4)國外地區較易推展EAD的實施使用。建議有六項：(1)EAD DTD依中文檔案之特質需做調整修改或發展中文版EAD；(2)利用EAD製作中文檔案檢索工具；(3)訂定中文檔案描述相關標準；(4)配合相關軟體的使用；(5)應於文件生命週期初期做好文件整編工作；(6)不可輕忽人工分析與檔案整理的工作。 第一章 緒論..............................1 第一節 研究動機........................1 第二節 研究目的........................2 第三節 研究問題........................3 第四節 預期貢獻........................3 第五節 名詞解釋........................4 第二章 文獻探討..........................9 第一節 檔案描述與檢索工具..............9 第二節 檔案描述標準...................26 第三節 SGML...........................30 第四節 XML............................37 第五節 EAD的沿革......................42 第六節 EAD相關研究計畫................50 第三章 研究方法與步驟...................65 第一節 研究方法.......................65 第二節 研究範圍與限制.................66 第三節 研究工具.......................67 第四節 研究步驟.......................67 第五節 研究實施.......................69 第四章 EAD架構與使用現況................71 第一節 EAD架構........................71 第二節 EAD使用現況....................84 第五章 研究結果與討論..................101 第一節 研究結果......................101 第二節 綜合討論......................140 第六章 結論與建議......................145 第一節 結論..........................145 第二節 建議..........................147 第三節 後續研究建議..................149 參考書目................................151 附錄....................................161 附錄一 EAD DTD 1.0版標籤.............161 附錄二 中文檔案以EAD編碼之實例.......165