檔案是研究歷史或瞭解過去事情的重要工具，因此檔案館除了需善盡保存檔案之責外，還要提供檢索工具供使用者使用。隨著網際網路的蓬勃發展及資源分享概念的形成，透過WWW，採用更一致、更友善且更便利的方式進行檢索成為一種趨勢，檔案描述編碼格式（EAD）即逐漸發展出來。以此格式所製作的檢索工具，能適當地描述檔案的階層架構，且對於檔案資訊的描述較豐富。由於以標準為基礎且與平台無關，所描述的資訊可被搜尋、檢索、瀏覽，亦可方便資源共享與資訊交換，並有較長久的使用時間。在國外已有許多計畫研究EAD，也有檔案館實際利用EAD編製檔案檢索工具，並放在網站上供使用。為期EAD亦能應用在國內的中文檔案，乃進行本研究。 本研究採文獻分析法與試驗法。藉由文獻分析法，瞭解EAD架構、目前EAD的發展現況及實際使用情形；而試驗法為實際至國內檔案館調閱檔案資料，將這些資料編製成符合EAD格式的檢索工具，並放在網站上，以檢視其是否能在WWW上瀏覽使用。 研究結論為：(1)EAD編碼之檔案檢索工具所含資訊豐富，能在網路上直接檢索，便利使用，並能使檢索工具具有較長久的使用時間；(2)中文檔案編製成EAD格式之檢索工具，部份著錄項目可直接使用，部份則需另行輸入；(3)EAD格式可應用於中文檔案；(4)國外地區較易推展EAD的實施使用。建議有六項：(1)EAD DTD依中文檔案之特質需做調整修改或發展中文版EAD；(2)利用EAD製作中文檔案檢索工具；(3)訂定中文檔案描述相關標準；(4)配合相關軟體的使用；(5)應於文件生命週期初期做好文件整編工作；(6)不可輕忽人工分析與檔案整理的工作。 第一章 緒論..............................1 第一節 研究動機........................1 第二節 研究目的........................2 第三節 研究問題........................3 第四節 預期貢獻........................3 第五節 名詞解釋........................4 第二章 文獻探討..........................9 第一節 檔案描述與檢索工具..............9 第二節 檔案描述標準...................26 第三節 SGML...........................30 第四節 XML............................37 第五節 EAD的沿革......................42 第六節 EAD相關研究計畫................50 第三章 研究方法與步驟...................65 第一節 研究方法.......................65 第二節 研究範圍與限制.................66 第三節 研究工具.......................67 第四節 研究步驟.......................67 第五節 研究實施.......................69 第四章 EAD架構與使用現況................71 第一節 EAD架構........................71 第二節 EAD使用現況....................84 第五章 研究結果與討論..................101 第一節 研究結果......................101 第二節 綜合討論......................140 第六章 結論與建議......................145 第一節 結論..........................145 第二節 建議..........................147 第三節 後續研究建議..................149 參考書目................................151 附錄....................................161 附錄一 EAD DTD 1.0版標籤.............161 附錄二 中文檔案以EAD編碼之實例.......165

檔案原是權力的象徵，從古至今，從東方至西方，只有少數人有權力得以使用檔案。而檔案由封閉走向開放，其重要的轉折點是在1794年，由於法國頒布世界第一部檔案法，規定檔案館應實行開放原則。此後，開放國家檔案館的檔案供民眾使用的觀念，也深深影響檔案館營運的方式。因此目前許多現代化的國家，常把檔案開放程度視為是民主化的重要指標。隨著網路通訊技術的發展，對於檔案開放亦產生極大的衝擊。 本研究採用「多重個案法」與「比較研究法」進行研究，首先瞭解美國、英國與澳洲三國國家檔案館檔案在網路上開放情況。並藉由比較研究法，瞭解三國之間的差異性，並且透過描述、解釋、併排、比較的過程，最後進行分析，將比較之結果做一結論，得出具體的建議。 根據研究發現，提出結論如下：一、檔案開放相關法規方面：（一）三國對於個人隱私權均相當注重，但美國則為政府資訊公開重於個人隱私權保護；（二）美、英兩國檔案相關法規針對網路開放檔案有特別之規範，美、英兩國檔案相關法規針對網路開放檔案有特別之規範，澳洲則為沿用原有檔案法規；二、線上參考服務方面：（一）線上參考服務多無專責部門，但仍有專責人員負責；（二）電子郵件、FAQ等非同步線上參考服務，為三國國家檔案館最普遍使用的形式；（三）三國國家檔案館均針對研究者提供特別線上參考服務；三、線上檢索工具方面為（一）三國國家檔案館提供多元化的線上檢索工具；（二）提供電子檔案及檔案內容影像檔已成為三國國家檔案館趨勢；（三）檢索系統的描述規則符合國際標準，有利於未來國際間檔案描述的資源分享與交流；四、線上檔案展覽方面：（一）線上展覽主題皆與館藏特色、社會文化相互結合；（二）線上展覽呈現方式較為傳統，缺乏創新；（三）線上展覽仍需與檔案館相關活動配合，以達最大的成效。 最後針對前述研究結果提出五項建議：一、明確規範檔案開放範圍，以作為我國檔案在網路上開放之依據；二、觀摩國外國家檔案館經驗，加強國內對線上參考服務的概念與認識，並積極推廣線上參考服務；三、建議國內檔案典藏單位，針對研究者提供特別線上參考服務；四、建議國內檔案典藏單位改善線上檢索系統，提供多元化線上檢索工具；五、針對我國檔案典藏單位之館藏特色及社會文化，積極推動線上展覽。