<p><strong>Title</strong>: Internal Communication Approach – A study of the internal communication-channels of the ICA Administration.</p><p><strong> </strong></p><p><strong>Background: </strong>The ICA Administration is in the process of generating an organizational change with the purpose of improving their external communication. The internal communication, on the other hand, has been put aside and is missing guidelines at the present.  Since the ICA Administration does not know how the staff uses the internal communication-channels they cannot optimize nor develop them. As the literature shows, it is important to choose the channel that is most appropriate for the type of information that it is meant to communicate. Choosing the wrong channel, or using it wrongly, can bring problems consisting of the staff experiencing to receive less information than needed in their daily work.<strong></strong></p><p><strong> </strong></p><p><strong>Purpose</strong>: The purpose of this thesis is to explore and describe the internal communication between the employees of the ICA Administration from the existing communication-channels and their usage.</p><p> </p><p><strong>Method: </strong>Through the initial interviews with the staff, the internal communication-channels of the ICA Administration were determined. The channels were later studied through further interviews where the real communication and the managers’ vision of the communication were presented.<strong></strong></p><p><strong> </strong></p><p><strong>Result: </strong>The communication-channels that can be found at the ICA Administration are formal reports, manuals and folders, the Intranet, formal meetings, the email, the telephone, Instant Messenger, face-to-face, and rumors. The study showed that the channels are being used differently. The email for example is believed to be sharing a remarkable excess of information while the telephone on the other hand is hardly being used by the staff in the office. The managers’ vision of how the channels ought to be used is, in large extent, accurate with the employees’ real usage of them. The largest differences between the guidelines consist of channels like the email, the manuals and the formal meetings. These channels are not used, nor do they contribute with information, in the same extent as the managers would want them to. <strong></strong></p><p><strong> </strong></p><p><strong>Conclusion: </strong>The conclusion that has been drawn, parting from the analysis and result, is that the staff does not use the channels of the ICA Administration in the same extent as their managers feel they should. To solve this problem, guidelines for the internal communication need to be established as well as an updating of the existing channels.</p> / <p><p><strong>Titel:</strong> Internal Communication Approach - En empirisk undersökning av de interna kommunikationskanalerna på ICA Butiksadministration</p><p> </p><p><strong>Bakgrund:</strong> ICA Butiksadministration genomgår en omstrukturering som skall generera i en förbättrad extern kommunikation. Den interna kommunikationen har i sin tur hamnat i bakgrunden och saknar i dagsläget riktlinjer. Då ledningen inte vet hur personalen använder de interna kommunikationskanalerna kan de inte heller optimera eller utveckla dem. Som även litteraturen påvisar är det viktigt att välja den kanal som bäst lämpar sig för den typ av information den skall förmedla. Vid felaktigt kanalval, eller felaktigt användande av densamma, kan problem uppkomma då medarbetare kan uppleva att de får för lite information i sin arbetsvardag.</p><p> </p><p><strong>Syfte:</strong> Syftet är att undersöka och kartlägga den interna kommunikationen mellan medarbetarna på ICA Butiksadministration utifrån de existerande kommunikationskanalerna och hur de används.</p><p> </p><p><strong>Metodplan: </strong>Genom inledande intervjuer med personalen fastslogs ICA Butiksadministrations interna kommunikationskanaler. Kanalerna undersöktes sedan genom ytterligare intervjuer där den reella kommunikationen samt chefernas syn på kommunikation skildrades.</p><p> </p><p><strong>Resultat:</strong> De kommunikationskanaler som återfinns på Butiksadministrationen är formella rapporter, manualer, pärmar, intranät, formella möten, e-post, telefon, Instant Messenger, personlig kontakt och rykten. Undersökningen visade att kanalerna används i olika omfattning, där bland annat e-posten anses ha ett informationsöverflöd medan telefon knappt används mellan medarbetarna på kontoret. Chefernas syn på hur kanalerna bör användas stämde överlag överens med hur personalen verkligen använde sig av kanalerna. De största skillnaderna mellan riktlinjerna och reella kommunikationen utgjordes av kanaler som e-posten, manualer och formella möten.</p><p> </p><p><strong>Slutsats:</strong> Utifrån resultatet och analysen kunde slutsatsen dras att medarbetarna inte använder ICA Butiksadministrations alla kommunikationskanaler såsom cheferna tycker att kanalerna bör användas. För att lösa problematiken bör riktlinjer för den interna kommunikationen upprättas och en uppdatering av de befintliga kanalerna genomföras.</p><p> </p></p>

<p>Visualization is a lean tool and in order to strive to become a lean company applying the lean philosophy in all these parts of the organization is necessary. A company that does not understand the philosophy and culture behind lean production, even though applying lean tools, is not a lean business and has a long way to production excellence.</p><p> </p><p>Implementing and becoming a visual organization means change which includes the organizational culture, collective attitude and beliefs. The difference between success and failure is about the ability to provide knowledge, information and to create prerequisites for participation and engagement at all levels in the organization with a clear and direct leadership.</p><p> </p><p>In many companies communication is lacking sufficient and official channels, and the inadequacy in the information systems are usually due to functional thinking and strict boarders at all levels in an organization. New ways of communication are the result of process orientation, demanding new prerequisites for information systems which companies needs to develop and thus become more visual. Knowledge and information needs to become more accessible and objective in order for decision to be taken based on facts not be the result of interpretations of reality. Visualization enables people to see and develop an objective and common reality. It further contributes to the organizations ability for improvement and aligns the employees to fulfill the overall business objectives and strategies.</p><p> </p><p>The Company in this case that wants to be anonymous will further be called Company X. Company X objective is to develop a visual communication system to increase the information sharing and flow throughout the organization. However, this is not an easy task and many companies lack sufficient prerequisites to carry out a successful implementation. The research result at Company X has in this study shown weaknesses in core areas as in clear and direct leadership, vision and strategy development and communication as well as a low level of knowledge transformation at all levels in the organization in order to create engagement for the change process which an implemetion of this kind is.</p><p> </p> / <p>Visualisering är ett lean verktyg och i sträva att bli ett lean företag måste lean filosofin tillämpas i alla delar av organisationen, vilket är en nödvändighet. Ett företag som inte förstår filosofin och kulturen bakom lean produktion, trots att man tillämpar lean verktyg, är inte ett lean företag och har en lång väg från optimering av produktion. Förutsättningarna att bli en visuell organisation innebär förändringar som omfattar organisations kultur, kollektiva attityder och föreställningar. Skillnaden mellan framgång och misslyckande handlar om förmågan att ge kunskap, information och att skapa förutsättningar för delaktighet och engagemang på alla nivåer i organisationen, detta genom ett tydligt och direkt ledarskap.</p><p> </p><p>Kommunikation på många företag saknar ofta tillräckliga och officiella kanaler och bristen på information beror många gånger på funktionstänkande och strikta gränser, på alla nivåer i organisationen. Nya sätt att kommunicera är resultatet av processorientering vilket krävs för att företag ska kunna skapa förutsättningar för informationssystem och bli mer visuella. Kunskap och information måste bli mer tillgängligt och objektivt för att beslut som är baserade på fakta och inte på tolkningar av verkligheten ska kunna fattas. Visualiseringen möjliggör för människor att se och utveckla en objektiv och gemensam verklighet. Detta bidrar till organisationers möjlighet till förbättringar och möjlighet för de anställda att uppfylla de övergripande affärsmålen och strategierna för organisationen.</p><p> </p><p>Det studerade företaget som valt att vara anonymt kommer hädanefter kallas för Företag X. Företag X målsättning är att utveckla ett visuellt kommunikationssystem i syfte att öka utbytet av information och dess flöden . Men detta är inte en lätt uppgift och många företag har inte tillräckliga förutsättningar för att kunna genomföra en framgångsrik implementering. Resultaten från studien på företaget X visar på svagheter inom kärnområden som ett klart och tydligt ledarskap, utvecklandet och kommunikationen av vision och strategier samt en låg nivå rörande kunskapsspridandet på alla nivåer i organisationen för att skapa engagemang för förändrings process som en implementering av detta slag innebär.</p>

<p>Med en allt mer konkurrensutsatt marknad är det svårt för företagen att nå ut med sina budskap till konsumenterna. Reklam är inget som lockar längre och möjligheterna  att  slippa  dem  blir  bara  fler  och  fler. Ett  relativt  nytt  sätt  att ändå få ut sitt budskap är att förpacka det i redaktionellt material och göra ett TV-  program  av  det  hela,  programming,  det  vill  säga  helt  eller  delvis förfinansierade program.</p> / <p>Due to more and more competition on the market companies find it harder to get  their  message  through  to  the  customers.  Nowadays,  popularity  for commercials is decreasing and the possibilities to skip commercials increases everyday. A relatively new form to reach out to the customers is to wrap up the advertising  in editorial material and make an ordinary TV-program,  i.e. pay for part- or the whole production.</p>

<p>Purpose/Aim: The aim of this paper is to find out how the new media landscape and new communication channels is altering how companies and organizations can reach out with their messages. The aim is also to shine light on the different trends within advertising today and also to discuss the Tivo-effect ie. that consumers are doing whatever possible to avoid advertisements.</p><p>Material/ Method: I have used a qualitative research method where I have interviewed a number of people working in advertising in Sweden. The paper also includes material from books, article and various websites.</p><p>Main results: In order for advertising agencies to create successful advertisement and to generate positive associations around a certain brand, it’s crucial that the advertisement is relevant for the target group. The advertisement and the brand need to be looked upon as genuine and ’real’. In order to create that type of ads and generate a positive outlook for the brand the advertisement needs to be researched properly. In order for agencies and it’s clients to reach their intended target group by using new media their is a need to create ads that provide value for the consumer. The bottom line seems to be that in order to make successful advertisements today you need to work harder, you need to know your brand more intimately and more than ever you need to have extensive consumer insights on a deeper level.</p>

This thesis aims to explore the area of communication and its links to anxiety. The methods used are interviews in conjunction with a grounded theory approach. We found that there are several different types of misunderstandings that can occur between management and employees, which also cause the level of anxiety felt among the employees to rise. Important aspects to consider for management seem to be to use several communication channels and choose the appropriate channel depending on the content of the message. It is also necessary for management to convey information on the same knowledge level as the employees and to take the interests of the employees into account when deciding what information to give them. To create a positive attitude and to avoid ambiguous messages will also improve communication and lessen the anxiety felt. / Denna uppsats avser att undersöka ämnet kommunikation och dess länkar till oro. Den använda metoden är intervjuer i samband med en grounded theory ansats. Vi fann att det är en antal olika typer av missförstånd som kan uppkomma mellan ledningen och de anställda, vilka även leder till att den upplevda oron hos de anställda stiger. Viktiga aspekter för ledningen att tänka på är att använda flera kommunikations kanaler och att välja kanal beroende av meddelandets innehåll. Det är också nödvändigt för ledningen att förmedla information på de anställdas kunskapsnivå och att tänka på vad de anställda kan förväntas vara intresserade av. Att skapa en positiv attityd och att undvika tvetydiga meddelanden kan också förbättra kommunikationen och minska den upplevda oron.

Purpose/Aim: The aim of this paper is to find out how the new media landscape and new communication channels is altering how companies and organizations can reach out with their messages. The aim is also to shine light on the different trends within advertising today and also to discuss the Tivo-effect ie. that consumers are doing whatever possible to avoid advertisements. Material/ Method: I have used a qualitative research method where I have interviewed a number of people working in advertising in Sweden. The paper also includes material from books, article and various websites. Main results: In order for advertising agencies to create successful advertisement and to generate positive associations around a certain brand, it’s crucial that the advertisement is relevant for the target group. The advertisement and the brand need to be looked upon as genuine and ’real’. In order to create that type of ads and generate a positive outlook for the brand the advertisement needs to be researched properly. In order for agencies and it’s clients to reach their intended target group by using new media their is a need to create ads that provide value for the consumer. The bottom line seems to be that in order to make successful advertisements today you need to work harder, you need to know your brand more intimately and more than ever you need to have extensive consumer insights on a deeper level.

Title: Internal Communication Approach – A study of the internal communication-channels of the ICA Administration.   Background: The ICA Administration is in the process of generating an organizational change with the purpose of improving their external communication. The internal communication, on the other hand, has been put aside and is missing guidelines at the present.  Since the ICA Administration does not know how the staff uses the internal communication-channels they cannot optimize nor develop them. As the literature shows, it is important to choose the channel that is most appropriate for the type of information that it is meant to communicate. Choosing the wrong channel, or using it wrongly, can bring problems consisting of the staff experiencing to receive less information than needed in their daily work.   Purpose: The purpose of this thesis is to explore and describe the internal communication between the employees of the ICA Administration from the existing communication-channels and their usage.   Method: Through the initial interviews with the staff, the internal communication-channels of the ICA Administration were determined. The channels were later studied through further interviews where the real communication and the managers’ vision of the communication were presented.   Result: The communication-channels that can be found at the ICA Administration are formal reports, manuals and folders, the Intranet, formal meetings, the email, the telephone, Instant Messenger, face-to-face, and rumors. The study showed that the channels are being used differently. The email for example is believed to be sharing a remarkable excess of information while the telephone on the other hand is hardly being used by the staff in the office. The managers’ vision of how the channels ought to be used is, in large extent, accurate with the employees’ real usage of them. The largest differences between the guidelines consist of channels like the email, the manuals and the formal meetings. These channels are not used, nor do they contribute with information, in the same extent as the managers would want them to.   Conclusion: The conclusion that has been drawn, parting from the analysis and result, is that the staff does not use the channels of the ICA Administration in the same extent as their managers feel they should. To solve this problem, guidelines for the internal communication need to be established as well as an updating of the existing channels. / Titel: Internal Communication Approach - En empirisk undersökning av de interna kommunikationskanalerna på ICA Butiksadministration   Bakgrund: ICA Butiksadministration genomgår en omstrukturering som skall generera i en förbättrad extern kommunikation. Den interna kommunikationen har i sin tur hamnat i bakgrunden och saknar i dagsläget riktlinjer. Då ledningen inte vet hur personalen använder de interna kommunikationskanalerna kan de inte heller optimera eller utveckla dem. Som även litteraturen påvisar är det viktigt att välja den kanal som bäst lämpar sig för den typ av information den skall förmedla. Vid felaktigt kanalval, eller felaktigt användande av densamma, kan problem uppkomma då medarbetare kan uppleva att de får för lite information i sin arbetsvardag.   Syfte: Syftet är att undersöka och kartlägga den interna kommunikationen mellan medarbetarna på ICA Butiksadministration utifrån de existerande kommunikationskanalerna och hur de används.   Metodplan: Genom inledande intervjuer med personalen fastslogs ICA Butiksadministrations interna kommunikationskanaler. Kanalerna undersöktes sedan genom ytterligare intervjuer där den reella kommunikationen samt chefernas syn på kommunikation skildrades.   Resultat: De kommunikationskanaler som återfinns på Butiksadministrationen är formella rapporter, manualer, pärmar, intranät, formella möten, e-post, telefon, Instant Messenger, personlig kontakt och rykten. Undersökningen visade att kanalerna används i olika omfattning, där bland annat e-posten anses ha ett informationsöverflöd medan telefon knappt används mellan medarbetarna på kontoret. Chefernas syn på hur kanalerna bör användas stämde överlag överens med hur personalen verkligen använde sig av kanalerna. De största skillnaderna mellan riktlinjerna och reella kommunikationen utgjordes av kanaler som e-posten, manualer och formella möten.   Slutsats: Utifrån resultatet och analysen kunde slutsatsen dras att medarbetarna inte använder ICA Butiksadministrations alla kommunikationskanaler såsom cheferna tycker att kanalerna bör användas. För att lösa problematiken bör riktlinjer för den interna kommunikationen upprättas och en uppdatering av de befintliga kanalerna genomföras.

Med en allt mer konkurrensutsatt marknad är det svårt för företagen att nå ut med sina budskap till konsumenterna. Reklam är inget som lockar längre och möjligheterna  att  slippa  dem  blir  bara  fler  och  fler. Ett  relativt  nytt  sätt  att ändå få ut sitt budskap är att förpacka det i redaktionellt material och göra ett TV-  program  av  det  hela,  programming,  det  vill  säga  helt  eller  delvis förfinansierade program. / Due to more and more competition on the market companies find it harder to get  their  message  through  to  the  customers.  Nowadays,  popularity  for commercials is decreasing and the possibilities to skip commercials increases everyday. A relatively new form to reach out to the customers is to wrap up the advertising  in editorial material and make an ordinary TV-program,  i.e. pay for part- or the whole production.

Visualization is a lean tool and in order to strive to become a lean company applying the lean philosophy in all these parts of the organization is necessary. A company that does not understand the philosophy and culture behind lean production, even though applying lean tools, is not a lean business and has a long way to production excellence.   Implementing and becoming a visual organization means change which includes the organizational culture, collective attitude and beliefs. The difference between success and failure is about the ability to provide knowledge, information and to create prerequisites for participation and engagement at all levels in the organization with a clear and direct leadership.   In many companies communication is lacking sufficient and official channels, and the inadequacy in the information systems are usually due to functional thinking and strict boarders at all levels in an organization. New ways of communication are the result of process orientation, demanding new prerequisites for information systems which companies needs to develop and thus become more visual. Knowledge and information needs to become more accessible and objective in order for decision to be taken based on facts not be the result of interpretations of reality. Visualization enables people to see and develop an objective and common reality. It further contributes to the organizations ability for improvement and aligns the employees to fulfill the overall business objectives and strategies.   The Company in this case that wants to be anonymous will further be called Company X. Company X objective is to develop a visual communication system to increase the information sharing and flow throughout the organization. However, this is not an easy task and many companies lack sufficient prerequisites to carry out a successful implementation. The research result at Company X has in this study shown weaknesses in core areas as in clear and direct leadership, vision and strategy development and communication as well as a low level of knowledge transformation at all levels in the organization in order to create engagement for the change process which an implemetion of this kind is. / Visualisering är ett lean verktyg och i sträva att bli ett lean företag måste lean filosofin tillämpas i alla delar av organisationen, vilket är en nödvändighet. Ett företag som inte förstår filosofin och kulturen bakom lean produktion, trots att man tillämpar lean verktyg, är inte ett lean företag och har en lång väg från optimering av produktion. Förutsättningarna att bli en visuell organisation innebär förändringar som omfattar organisations kultur, kollektiva attityder och föreställningar. Skillnaden mellan framgång och misslyckande handlar om förmågan att ge kunskap, information och att skapa förutsättningar för delaktighet och engagemang på alla nivåer i organisationen, detta genom ett tydligt och direkt ledarskap.   Kommunikation på många företag saknar ofta tillräckliga och officiella kanaler och bristen på information beror många gånger på funktionstänkande och strikta gränser, på alla nivåer i organisationen. Nya sätt att kommunicera är resultatet av processorientering vilket krävs för att företag ska kunna skapa förutsättningar för informationssystem och bli mer visuella. Kunskap och information måste bli mer tillgängligt och objektivt för att beslut som är baserade på fakta och inte på tolkningar av verkligheten ska kunna fattas. Visualiseringen möjliggör för människor att se och utveckla en objektiv och gemensam verklighet. Detta bidrar till organisationers möjlighet till förbättringar och möjlighet för de anställda att uppfylla de övergripande affärsmålen och strategierna för organisationen.   Det studerade företaget som valt att vara anonymt kommer hädanefter kallas för Företag X. Företag X målsättning är att utveckla ett visuellt kommunikationssystem i syfte att öka utbytet av information och dess flöden . Men detta är inte en lätt uppgift och många företag har inte tillräckliga förutsättningar för att kunna genomföra en framgångsrik implementering. Resultaten från studien på företaget X visar på svagheter inom kärnområden som ett klart och tydligt ledarskap, utvecklandet och kommunikationen av vision och strategier samt en låg nivå rörande kunskapsspridandet på alla nivåer i organisationen för att skapa engagemang för förändrings process som en implementering av detta slag innebär.

The idea of this thesis originates from the stand point that the understanding of who you are, who you want to be and what impression you actually make, is the start of a successful reciprocal relationship. The thesis solves two tasks. First, it offers a methodology of measuring brand image and brand identity and therefore contributes to the development of the research base. Second, presenting a case-study of a small scale company it applies the methodology and analyzes the congruency between brand image and brand identity from the communication perspective of SMEs. In a result the developed methodology is tested and a contribution to the deeper understanding of brand nature is made.