Denna explorativa studie beskriver hur den interna kontrollen i organisationer kan påverkas under implementeringen av ett ERP system. Intern kontroll är en del av organisationens ekonomistyrning och består av organisationens rutiner och aktiviteter för att undvika risker och säkerställa att organisationens mål uppfylls. Eftersom implementeringen av ett ERP system är en riskfylld process är det viktigt att förstå hur den interna kontrollen påverkas. För att undersöka detta används i studien ramverket Internal Control - Integrated framework. Datainsamlig genomfördes på en stor IT-organisation där ERP systemet Navision 2009 implementeras och 10 respondenter från olika avdelningar intervjuades. Studiens resultat indikerar att den interna kontrollen främst påverkas negativt under implementeringen av ett ERP system. Enligt studien beror det främst på att personalens användarkompetens i systemet är bristfällig och att det finns tekniska brister i ERP systemet som gjort att det inte fungerat optimalt under implementeringen.

När organisationer implementerar ett nytt ERP-systemligger deras intresse påkonkurrensfördelar och ekonomiska vinster. Det fokuseras på vilka fördelar systemet kan georganisationeni form av snabbare ledtider, reducerade kostnader, bättre beslutsstöd och resursöversikt. Dessa konkreta fördelar ärävenlättare att hålla koll på och att mäta. Svårigheter finns i att hantera fördelar som systemet kan ge användarna. Implementation av ett nytt, verksamhetsövergripande, ERP-system kan påverka kärnprocesser, arbetsmönster och uppgifter. Det blir då viktigt att ta hänsyn till användarna för att underlätta deras övergång till det nya systemet.Genom en litteraturstudie beskrivskonsulters arbete med ERP-implementationer och den kunskapen debesittersamt vilka fördelar som ett system kan ge användarna. Med en kvalitativ undersökning samlas empiri in från konsulter för att få en förståelse kring svårigheternaatt hantera förändringar som påverkar användarna vid systembytet.Studiens resultat bidrar med tips och råd för hur konsulter kan arbeta med förändringar i organisationen som påverkar användarna vid implementeringen av nytt ERP-system.Nyckelord:ERP-system, ERP-implementering, ERP-konsulter, Organisatoriskaförändringar, Organisatoriska fördelar.

Abstract – “Costs to consider in connection with the implementation of a new ERP system” Date: January 8th 2013 Level: Master thesis in business administration, 15 ECTS Institution: School of Sustainable development of society and technology, Mälardalen University Authors: Sanna Hellblom-Björn Title: Costs to consider in connection with the implementation of a new ERP system Tutor: Cecilia Lindh Keywords: ERP-system, business system, implementation, implementation costs Research question: What costs and issues should companies take into account in order to  establish a realistic budget in connection with the implementation of a new ERP system, and increase the chances for a successful implementation? Purpose: The purpose of the paper is to investigate the hidden costs that may arise in connection with the implementation of an ERP system that companies should take into account in order to establish a realistic budget. The paper will also examine how companies can reduce their costs and affect the outcome of the implementation. It should be investigated by means of interviews, reports and articles. Method: In order to answer the question in the paper secondary data is collected in the form of articles, books and reports. Primary data was collected through interviewing a company that has implemented a new business system, a company that performs implementations and a Senior manager of ERP Services. The theoretical framework and the empirical results are the basis for the analysis. Based on a comparison with the theoretical framework and empirical findings, conclusions could be drawn. Conclusion: There are certain items in the budget, drawn up in the context of an implementation that is difficult to estimate, with the result that they are often exceeded. The conclusions drawn in this study are that the costs for the training of staff, customization of the system, conversion of data and upgrading of the system are usually underestimated. Companies can reduce their costs in connection with implementation by the use of internal staff for education instead of hiring external consultants that increases costs. A well-defined implementation strategy as well as an excellent preparatory work is the key to a successful implementation. / Sammanfattning - ”Kostnader att ta hänsyn till i samband med implementering av nytt ERP system” Datum: 8 januari 2013 Nivå: Magisteruppsats i företagsekonomi, 15 ECTS Institution: Akademin för hållbar samhälls- och teknikutveckling, HST, Mälardalens högskola Författare: Sanna Hellblom-Björn Titel: Kostnader att ta hänsyn till i samband med implementering av nytt ERP system Handledare: Cecilia Lindh Nyckelord: ERP-system, affärssystem, implementering, implementeringskostnad Frågeställning: Vilka kostnader och aspekter bör företag ta hänsyn till för att kunna upprätta en realistisk budget i samband med implementering av nytt ERP system samt öka chansen för en lyckad implementering? Syfte: Syftet med uppsatsen är att undersöka vilka dolda kostnader som kan uppstå i samband med en implementering av ett ERP system som företag bör ta hänsyn till för att kunna upprätta en realistisk budget. Uppsatsen kommer även studera hur företag kan minska sina kostnader samt påverka utfallet av implementeringen. Det ska undersökas med hjälp av intervjuer, rapporter samt artiklar. Metod: För att besvara uppsatsens frågeställning har sekundärdata samlats in i form av artiklar, litteratur samt rapporter. Primärdata samlades in genom att intervjua ett företag som implementerat ett affärssystem, ett företag som utför implementeringar samt en Senior manager of ERP Services. Den teoretiska referensramen samt de empiriska resultaten ligger till grund för analysen. Utifrån en jämförelse med den teoretiska referensramen samt empirin har slutsatser kunna dragits. Slutsats: Det finns vissa poster i budgeten som upprättas i samband med en implementering som är svåra att uppskatta, vilket medför att de verkliga kostnaderna för implementeringen ofta överskrider de budgeterade kostnaderna. Slutsatserna som dragits i studien är att kostnader för utbildning av personal, specialanpassning av systemet, konvertering av data samt uppgraderingskostnader är de som vanligtvis underskattas. Företag kan minska sina kostnader i samband med implementeringen framför allt genom att använda sig av intern personal för utbildning istället för att hyra in externa konsulter som ökar kostnaderna. En väldefinierad implementeringsstrategi samt ett väl genomfört förarbete är nyckeln till en lyckad implementering.

Due to globalization corporations have been forced, regardless line of business and geographical position, to differentiate themselves from their competitors and act upon new conditions. These conditions cause increased stress on internal functions because while corporations reduce costs, they must also increase profitability and meet customer demands. Corporations should consider the possibilities of streamlining internal functions. One possible way to do that is to select the right ERP-system.The purpose of this thesis is to identify the most crucial factors in the selection of ERP systems in manufacturing companies in China, and the problems surrounding the practice and implementation. The purpose also includes designing a framework that facilitates decision-making regarding ERP-systems for manufacturing companies in China.The purpose is achieved throughout observations of Company A's ERP department and semi-structured interviews with four employees. Collected data is combined with the theory in order to be analysed and illustrate the similarities with prior research.The result demonstrates many similarities with the theory. Indications suggest that the decisive factor in the selection of ERP systems has been to, China as a country advocating the advancement in technology. There is confusion and problems surrounding the use of the system due to it being mismatched, despite ten years after implementation, the ERP-system is still not fully operational in all of the company's functions. Furthermore, on the basis of the studied company result it is possible to imply that there is a lack of communication both vertically and horizontally.The conclusions of this thesis are, that the selection of ERP systems has not been carefully thought out. The main characteristics have been identified as basic functions. Because the ERP-system is mismatched it still has not met the requirements of Company A. Education and training from the ERP-supplier is fundamental for the ERP-system's final performance. A self-designed framework has been designed to facilitate decision-making concerning the selection of ERP-system. / Globaliseringen har tvingat företag, oavsett bransch och geografisk position, till att differentiera sig från sina konkurrenter och agera efter nya förutsättningar. Dessa förutsättningar medför ökad påfrestning på interna funktioner eftersom samtidigt som företagen reducerar kostnader, måste de även öka lönsamheten och tillgodose kundens behov. Företag bör ta ställning till huruvida effektiviseringen av interna funktioner bör gå till. Ett sätt att göra detta på är att välja rätt ERP-system. Syftet med detta arbete är att identifiera de mest avgörande faktorerna vid valet av ERP-system hos tillverkade företag i Kina samt problematiken kring användandet och implementeringen. I syftet ingår också att utforma ett ramverk som underlättar beslutsfattandet kring ERP-system för tillverkande företag i Kina. Arbetets syfte uppfylls genom observationer på företag A’s ERP-avdelning och semistrukturerade intervjuer med fyra anställda. Insamlad data sammankopplas med teorin för att på så vis analyseras och belysa likheter med tidigare forskning. Resultatet påvisar många likheter med teorin. Indikationer tyder på att den avgörande faktorn för valet av ERP-system har varit att Kina som land förespråkar avancemang inom teknologi. Det råder förvirring och problem kring användandet av systemet då det är missanpassat, detta trots tio år efter implementering, är ERP-systemet fortfarande inte är fullt operativt i företagets alla funktioner. Vidare utifrån det studerade företagets resultat går det att tyda att det råder bristande kommunikation både vertikalt och horisontellt. Slutsatserna av detta arbete är att valet av ERP-system inte varit noga genomtänkt. De viktigaste egenskaperna har identifierats som basala funktioner. På grund av att ERP-systemet är missanpassat har systemets passform ej mött de behov som företag A kräver. Utbildning och träning från ERP-leverantören är essentiellt för ERP-systemets slutgiltiga prestation i företaget. Ett egendesignat ramverket har konstruerats för att underlätta beslutsfattandet kring valet av ERP-system.

Varje företag har sitt eget sätt att ta fram sin budget. Controllern har ofta en central roll vid budgetarbetet och ser till att budgeten sammanfaller efter de mål som företaget satt upp. Företag använder sig av olika IT-system i sina verksamheter och dessa kan vara till hjälp vid framtagningen av budgeten. Syftet med denna studie är att studera hur företag framställer sin budget ur controllerns synvinkel. Vi kommer även att se hur IT-system kan stödja controllern och medarbetarnas verksamhet. För att få en djupare förståelse av ämnet har vi valt att genomföra en kvalitativ studie med en abduktiv ansats. I vår teoretiska referensram sker en genomgång av studiens centrala begrepp, controllern, budgeten, informationssystemet samt ERP-systemet. Vi har genomfört tre besöksintervjuer för att studera hur dessa genomför sin budgetprocess och hur IT-systemen kan vara till stöd. Varje intervju spelades in och gjordes på respondentens arbetsplats. Resultatet av denna studie visar att företag arbetar på likartade sätt i budgetprocessen genom en iterativmetod. Företag använder IT-systemen för att finna historiken från tidigare år samt för att skapa budgeten. De tar hjälp från analysverktyg som Excel och skapar revideringar av budgeten genom prognoser.

Enterprise resource planning (ERP) systems are complex and comprehensive software packages designed to integrate business processes and functions. Despite the difficulties and risks of implementing such a system, the last decade has seen a remarkable global diffusion of such systems. To cope with technical developments, the Saudi Arabian government is starting to implement them in both private and public organisations, including the higher education (HE). HE in Saudi Arabia applies integrated solutions to replace existing systems, supporting all its business functions and improving effectiveness and efficiency. Evaluating the impact of ERP adoption on stakeholders’ performance is complex and no single existing model was considered adequate. To overcome their various weaknesses, this study integrates three models (Task Technology Fit, the Information Systems Success Model and End User Computing Satisfaction) to produce a new model which offers a comprehensive view of the most important factors affecting stakeholders’ performance. This integration results in a theoretical framework that is used as model for empirical investigations of the impact of ERP systems on HE stakeholders. The aim of this research is to assess the impact of ERP systems on Saudi academic institutions, focusing on stakeholders’ post-implementation performance. Three case studies are examined, using mixed methods of interviews and questionnaires to collect quantitative and qualitative data. SPSS 20 and analytical techniques were undertaken to analyse case studies data. While the results varied according to the circumstances of each case, the overall quantitative findings were that there were six significant factors in the system quality dimension (timeliness, flexibility, ease of use, content, currency and authorisation) and two (reliability and responsiveness) in the service quality dimension. These results were consistent with those of the qualitative phase, which identified a number of other factors having a significant impact on stakeholder performance: resistance to change, continuous training and education, appropriate systems customisation and top management support. In general, it was found that ERP systems had a significant of positive and negative nature impact on HE stakeholders’ performance and productivity in Saudi Arabia.

<p>Informationsteknologi introducerades under 1950-60 talet och har sedan dess fått en ökad betydelse i företag och organisationers rutiner. Tidigare manuella arbeten kunde nu till viss del datoriseras och bli automatiserade. Under 1970-80 talet började utvecklingen av mjukvara till datorer ta fart och från tidigt 1990 tal till nutid har informationsmängden Kraftigt ökat. Detta har lett till att den globala marknaden mellan företag och organisationer hårdnat och att strävan efter bättre effektivitet inom dessa är större än tidigare. Tillverkarna av affärssystem finslipar ideligen sin produkt och hävdar stundvis att den möter alla de informationshanteringskrav ett företag har. Ett sådant löfte fick till följd att affärssystem blev den mest investerade mjukvaran bland företag och organisationer på 1990 talet då ”världen” var rädd för datorkrasch vid övergången till 2000 talet. Är då affärssystem så heltäckande som tillverkarna vågar påstå eller hur ligger det till? Uppsatsens syfte är att ta reda på om affärssystemen stödjer företagens arbetsprocess i medelstora tjänsteföretag. Uppsatsen är en kvalitativ studie som bygger på åtta intervjuer med personer som har daglig kontakt via sina arbetsuppgifter med affärssystem samt att fyra olika företag undersöktes. I analysen av insamlad data framkom det att samtliga fyra företags affärssystem inte kunde stödja den arbetsprocess som fanns, av olika skäl. För att nämna några exempel kan sägas att designen och den heuristiska gången i affärssystemen inte klarade av att leverera tillräckligt med information, för att användaren skulle känna sig bekant och hemmastadd med systemet. Men att de positiva effekterna med affärssystemen överstiger de negativa går inte att tillbakavisa då affärssystemen inte skulle existera i den utsträckning de idag gör. Att de underlättar och ger effektivitet i företaget går inte heller det att avvisa då nästan alla företag i dagsläget behöver ett affärssystem för att kunna existera på marknaden. Författaren har kommit till slutsatsen att affärssystemen inte fullt ut stödjer företagens arbetsprocess som de utlovar, men att affärssystemen faktisk bidrar med betydligt mer positiva effekter till företaget än negativa. Företagen skall därför fortsätta använda samt utveckla sina affärssystem. Men tillverkarna av affärssystem behöver lära sig mer om hur arbetsprocesserna i de företag som skall nyttja systemen är, för att kunna skapa en bättre och fullständigare arbetsgång än vad de belysta företagen i uppsatsen har.</p>

Utvecklingen och användningen av ERP-system har blivit allt vanligare och trots att ett sådant system kan bidra med effektivitet kan implementeringen av ett sådant system innebära en omfattande organisatorisk förändring. Vid en förändring i form av införande av ny teknologi inverkar befintliga rutiner och institutioner på huruvida stabilitet kan upprätthållas. Stabilitet kan upprätthållas då nya regler går i linje med rådande rutiner eller vid närvaro av en lös koppling mellan dessa. Uppsatsens syfte är att genom en fallstudie undersöka om och isåfall hur stabilitet och förändring kan samverka vid implementering av ett ERP-system. Studien visar att detta är möjligt, dels tack vare att de anställda får vara delaktiga, att de inser förändringens huvudsakliga syfte samt att de nya reglerna går i linje med rådande rutiner och institutioner. Vidare har lösa kopplingar bidragit med stabilitet vid implementeringen, men på vissa punkter även bidragit till en uppbromsande effekt gällande några av de nya reglerna.

Frågeställning Vad har affärssystemet för påverkan på den interna redovisningen? Hur pass beroende är företagen av affärssystemet? Vad finns det för fördelar och nackdelar med systemet? Vad händer om systemet slutar fungera? Syfte Syftet med denna studie var att undersöka och analysera hur de valda företagen använder sig utav affärssystemet SAP i arbetet med den interna redovisningen samt att undersöka hur betydelsefullt SAP är för arbetet med den interna redovisningen. Metod Uppsatsen utgår ifrån en kvalitativ studie där fem respondenter på de valda företagen har intervjuats. Vid intervjutillfällena användes semistrukturerade frågor. En induktiv metod användes eftersom nya teorier skapades utifrån empirin. Slutsats Implementeringen av ett affärssystem har visat sig haft en stor påverkan på den interna redovisningen. De båda företagen är överens om att affärssystemet har varit en bidragande orsak till varför de inte har någon avskild intern redovisning. Denna studie har visat att företag, speciellt stora företag som ABB och Outokumpu, är väldigt beroende av ett väl fungerade och välanpassat affärssystem. Studien visar att i stort sett allt arbete sker i affärssystemet dagligen, således även arbetet med den interna redovisningen. En av de dominerande fördelarna med ett affärssystem har visat sig vara att all information finns samlad på ett och samma ställe. En av de stora nackdelarna har visat sig vara okunskapen kring systemet. Studien har visat att om systemet slutar fungera helt stannar arbetet i princip upp helt.

Abstract The development of information technology has progressed and hence, brings to huge conflict on business models in enterprises in the 21 century. However, the introduction of information technology not only involves purchase equipments but also operation processes and managers¡¦ decisions. To successfully introduce a new information system, it is necessary to consider many concepts of organization and management, such as a company¡¦s strategies, managers¡¦ commitments, and communication among different departments and so on. The construction industry is one of important index in a nation economic structure. This industry can push the development of national economics forward, and it is been seen as the head of industry. This study takes the D construction company as an example to discuss the process of introducing ERP system and the faced problems of reengineering. Indeed, this study also referred developed performance indexes to measure how employees feel about the introduction the new ERP system. The results showed that the introduction of an ERP system involves the cooperation among different departments. While a company is introducing an ERP system, there are many types of organization changes and lead to huge conflict. Therefore, the company should develop a team to manage the project, be responsible to manage changes, and strength employees¡¦ trainings. Finally, a company must be sure it is ready to introduce an ERP system for all members in this company.