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Sistemas informatizados existentes em serviços arquivísticos governamentais da cidade do Salvador

Lima, Gillian Leandro de Queiroga 21 August 2009 (has links)
Submitted by Duarte Zeny (zenydu@gmail.com) on 2013-01-16T19:35:48Z No. of bitstreams: 1 Sistemas informatizados existentes em serviços arquivísticos.pdf: 716810 bytes, checksum: 7fb88cc4d9067843a9e28828ef655e15 (MD5) / Made available in DSpace on 2013-01-16T19:35:48Z (GMT). No. of bitstreams: 1 Sistemas informatizados existentes em serviços arquivísticos.pdf: 716810 bytes, checksum: 7fb88cc4d9067843a9e28828ef655e15 (MD5) / Analisa sistemas informatizados existentes em vinte e sete instituições públicas estaduais na cidade do Salvador. Deste total foram identificadas quatro instituições que possivelmente possuíam sistemas informatizados baseados na estrutura de dados estabelecida para um Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos – SIGAD. A análise dos sistemas foi realizada levando-se em consideração três aspectos específicos: a) plano de classificação e manutenção; b) avaliação e destinação; e c) pesquisa, localização e apresentação dos documentos. Verificou-se ainda a eventual participação de arquivistas no processo de desenvolvimento e aperfeiçoamento destes sistemas. Foi adotada como agente norteador da pesquisa a abordagem dialética materialista, com o intuito de entender as contradições existentes no contexto social das instituições pesquisadas. A pesquisa identificou que grande parte das instituições analisadas não possui prérequisitos necessários à existência de um SIGAD. Os sistemas informatizados identificados e analisados cumprem em sua grande maioria com os aspectos obrigatórios analisados. / Salvador
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O processo administrativo no âmbito do Programa de Gestão de Documentos

Alves, Ítalo Henrique 13 April 2017 (has links)
Dissertação (mestrado)—Universidade de Brasília, Faculdade de Ciência da Informação, Programa de Pós-Graduação em Ciência da Informação, 2017. / Submitted by Albânia Cézar de Melo (albania@bce.unb.br) on 2017-06-21T15:44:26Z No. of bitstreams: 1 2017_ÍtaloHenriqueAlves.pdf: 3894383 bytes, checksum: 18197c71f6589a8c749dfd6d22a81db3 (MD5) / Approved for entry into archive by Raquel Viana (raquelviana@bce.unb.br) on 2017-07-31T20:56:38Z (GMT) No. of bitstreams: 1 2017_ÍtaloHenriqueAlves.pdf: 3894383 bytes, checksum: 18197c71f6589a8c749dfd6d22a81db3 (MD5) / Made available in DSpace on 2017-07-31T20:56:38Z (GMT). No. of bitstreams: 1 2017_ÍtaloHenriqueAlves.pdf: 3894383 bytes, checksum: 18197c71f6589a8c749dfd6d22a81db3 (MD5) Previous issue date: 2017-07-31 / Essa dissertação tem o objetivo de discutir o processo administrativo, os procedimentos de protocolo aplicados a ele e seu adequado tratamento técnico-científico. O processo administrativo é, se analisado pelos normativos do Direito Público, a espécie documental mais importante para a Administração Pública Federal. Ao mesmo tempo em que é perceptível sua importância, é notável a ausência de estudos arquivísticos relacionados a essa espécie. Como um documento dotado de características próprias, que se distingue dos outros documentos e exige regras específicas para seu controle, o processo administrativo precisa ser mais bem situado dentro do Programa de Gestão de Documentos. Essa dissertação trata-se de um estudo descritivo, qualitativo e prático. Para estudar o objeto da pesquisa, considerando seus caracteres específicos, esse projeto tem por objetivo a definição dos requisitos para seu tratamento arquivístico, abordando a aplicação e o controle dos procedimentos específicos vinculados a ele (os procedimentos de protocolo) dentro do Programa de Gestão de Documentos, visando garantir a autenticidade, a recuperação da informação e o atendimento aos normativos legais. Para tanto, realizou-se a revisão bibliográfica de obras de: Arquivologia, especialmente aquelas que tratam de Gestão de Documentos; Diplomática e Direito Administrativo, como forma a subsidiar o restante da pesquisa. Nesse aspecto, delimitou-se uma concepção que sintetizou os aspectos identificados do processo administrativo a partir dessas três áreas. Utilizou-se a perspectiva diplomática para identificar as razões de ser do processo administrativo, isto é, sua gênese documental, com a finalidade de destacar a relação entre o que deve vir a ser um processo e a necessidade dos procedimentos de protocolo vinculados a ele. Adicionalmente, a partir da análise documental estudou-se a legislação afeta ao processo administrativo e especificamente os dois últimos normativos vigentes que tratam dos procedimentos de protocolo. A partir desse estudo, foi possível analisar e descrever esses procedimentos e indicar os requisitos para seu devido controle no contexto da gestão de documentos. Constatou-se que os procedimentos de protocolo em geral, inclusive aqueles aplicáveis somente aos processos administrativos, são essenciais para à autenticidade, controle, recuperação e atendimento aos normativos. Se tratando de processos digitais, o controle desses procedimentos é ainda mais essencial para garantir a validade dos processos e dos atos contidos. / This dissertation aims to discuss the administrative process, the protocol procedures applied to it and its appropriate technical-scientific treatment. The administrative process is, if analyzed by the Public Law normative, the most important documentary type for the Federal Public Administration. At the same time that its importance is noticeable, is also possible to note the absence of archival studies related to this specie. As a document with its own characteristics being different from other documents and that requires specific rules for its control, the administrative process must be better placed within the Document Management Program. In order to study it considering its specific characters, this project aims to identify the requirements for its technical-scientific treatment approaching the application and control of the specific procedures related to it (the protocol procedures) within the Management Program of Documents. This is a descriptive, qualitative and practical study. Therefore, it was done a literature review of Archivology, especially those who talk about Document Management; Diplomatics and Administrative Law works as a way of subsidize the remaining research. In this aspect, a conception was delineated that synthesized the identified aspects of the administrative process from these three areas. The diplomatics perspective was used to identify the reasons of being of the administrative process, in other words, its genesis, in order to highlight the relationship between what must become a process and the need for its protocol procedures. In addition, it was studied through documentary analysis, the legislation of the administrative process and most specifically the last two normative that deals with the protocol procedures. From this part, it was possible to analyze and describe these procedures and indicate the requirements for their proper control in the context of document management. It was found that in general the protocol procedures, including those applicable only to administrative processes, are essential for authenticity, control, recovery and compliance with regulations. In the case of digital processes the control of these procedures is even more essential to guarantee the validity of the processes and the acts contained.
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A contribuição do gerenciamento eletrônico de documentos (GED) para o processo de reconhecimento de firma nos tabelionatos de notas da cidade do Salvador

Melo, José Augusto Mentor Couto 27 August 2009 (has links)
Submitted by Urania Araujo (urania@ufba.br) on 2015-03-27T18:08:47Z No. of bitstreams: 1 Dissertação Melo-revisada.pdf: 1361444 bytes, checksum: 2f20995c69ca97cc2af51b372c3d42dc (MD5) / Approved for entry into archive by Urania Araujo (urania@ufba.br) on 2015-03-27T18:09:48Z (GMT) No. of bitstreams: 1 Dissertação Melo-revisada.pdf: 1361444 bytes, checksum: 2f20995c69ca97cc2af51b372c3d42dc (MD5) / Made available in DSpace on 2015-03-27T18:09:48Z (GMT). No. of bitstreams: 1 Dissertação Melo-revisada.pdf: 1361444 bytes, checksum: 2f20995c69ca97cc2af51b372c3d42dc (MD5) / Este texto dissertativo versa sobre a utilização da tecnologia de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) no processo de reconhecimento de firma nos Tabelionatos de Notas da Cidade de Salvador. O objetivo geral é analisar que contribuições a utilização da tecnologia de GED trouxe para o serviço de reconhecimento de firma nos Tabelionatos de Notas de Salvador a partir do delineamento do fluxo informacional do processo, tanto o tecnológico quanto o manual; da análise de como se processa este fluxo; da caracterização dos atores e sua atuação no fluxo informacional deste processo; e da Identificação de padrões de qualidade, de segurança e de credibilidade para o serviço de reconhecimento de firma. O método seguido nesta pesquisa foi o indutivo, através da observação dos fenômenos, da descoberta das relações entre eles e da generalização desta relação. Adotou-se como a estratégia o Estudo de Caso, onde se buscou investigar um fenômeno contemporâneo dentro do contexto da vida real, com uma abordagem quali-quantitativa. A pesquisa foi desenvolvida nos Tabelionatos de Notas de Salvador, através de entrevistas não estruturadas com os tabeliães titulares dos cartórios, e, posteriormente, com a aplicação de questionários com os serventuários envolvidos no processo. Segundo os entrevistados, não obstante a problemas administrativos que ainda persistem, a informatização do processo de reconhecimento de firmas nos Tabelionatos de Notas de Salvador, trouxe importantes contribuições, dentre as quais foram destacadas: melhor controle da receita, maior segurança no reconhecimento das assinaturas, e maior produtividade.
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Impactos da implantação do Sistema Eletrônico de Informação (SEI) : estudo de caso da Universidade de Brasília

Nascimento, Paulo Roberto Da Silva 11 July 2017 (has links)
Dissertação (mestrado)—Universidade de Brasília, Faculdade de Economia, Administração e Contabilidade, Programa de Pós-Graduação em Economia, Mestrado Profissional em Economia, 2017. / Submitted by Raquel Almeida (raquel.df13@gmail.com) on 2017-11-06T15:09:20Z No. of bitstreams: 1 2017_PauloRobertodaSilvaNascimento.pdf: 2222315 bytes, checksum: ee985454ca9cc3f842f66fd8ce3522b2 (MD5) / Approved for entry into archive by Raquel Viana (raquelviana@bce.unb.br) on 2017-12-01T16:26:28Z (GMT) No. of bitstreams: 1 2017_PauloRobertodaSilvaNascimento.pdf: 2222315 bytes, checksum: ee985454ca9cc3f842f66fd8ce3522b2 (MD5) / Made available in DSpace on 2017-12-01T16:26:28Z (GMT). No. of bitstreams: 1 2017_PauloRobertodaSilvaNascimento.pdf: 2222315 bytes, checksum: ee985454ca9cc3f842f66fd8ce3522b2 (MD5) Previous issue date: 2017-12-01 / Esta pesquisa analisa a implantação de um sistema informatizado no âmbito da Universidade de Brasília (UnB), conduzido pelo seguinte questionamento: qual o impacto da implantação do Sistema Eletrônico de Informações (SEI) em substituição ao antigo sistema UnBDoc, suas vantagens e desvantagens. Foram comparados os sistemas UnBDoc e SEI, tendo como objetivo identificar os ganhos e perdas da transição de sistemas informatizados voltados para a gestão de documentos. A metodologia utilizada foi de estudo de caso, com coleta de dados por meio de entrevistas semiestruturada realizadas com os servidores docentes e técnicos administrativos do quadro efetivo da UnB. Entre os resultados obtidos estão às impressões das pessoas depois de transcorrido um ano da implantação do sistema SEI/UnB. Foram destacados aspectos positivos e negativos das funcionalidades do sistema, além de sugestões de melhorias quanto à capacitação dos servidores e a gestão documental. / This research analyzes the implementation of a computerized system in the field of the Universidade de Brasília (UNB), driven by the following question: what is the impact of the implementation of the Sistema Eletrônico de Informações (SEI) to replace the old UnBDoc system, its advantages and disadvantages. The UnBDoc and SEI systems were compared in order to identify the gains and losses of the transition from computerized systems to document management. The methodology used was a case study, with data collection through semistructured interviews conducted with the teaching staff and administrative technicians of the actual staff of the UnB. Among the results obtained are the impressions of people after one year after the implementation of the SEI / UnB system. Positive and negative aspects of the system's features were highlighted, as well as suggestions for improvements in the training of employees and document management.
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Avaliação de documento de arquivo na Administração Pública Federal Brasileira : um estudo à luz das concepções teóricas e da legislação e normas nacionais

Nascimento, Maria Ivonete Gomes do 23 January 2015 (has links)
Dissertação (mestrado)—Universidade de Brasília, Faculdade de Ciência da Informação, Programa de Pós-Graduação em Ciência da Informação, 2015. / Submitted by Ana Cristina Barbosa da Silva (annabds@hotmail.com) on 2015-04-01T15:12:28Z No. of bitstreams: 1 2015_MariaIvoneteGomesdoNascimento.pdf: 1812213 bytes, checksum: 6772971b7555ed1f804f32e3f429b6aa (MD5) / Approved for entry into archive by Raquel Viana(raquelviana@bce.unb.br) on 2015-04-10T19:20:48Z (GMT) No. of bitstreams: 1 2015_MariaIvoneteGomesdoNascimento.pdf: 1812213 bytes, checksum: 6772971b7555ed1f804f32e3f429b6aa (MD5) / Made available in DSpace on 2015-04-10T19:20:48Z (GMT). No. of bitstreams: 1 2015_MariaIvoneteGomesdoNascimento.pdf: 1812213 bytes, checksum: 6772971b7555ed1f804f32e3f429b6aa (MD5) / A avaliação de documentos de arquivo surgiu em meados do século XX, para responder ao crescimento exponencial de documentos de arquivo. Ela define quais documentos serão preservados ou eliminados e, ainda, seus prazos de guarda nas organizações. Ela faz parte dos procedimentos intelectuais e operacionais aplicados na gestão de documentos, conforme a Lei nº 8.159 de 1991, que rege os acervos da Administração Pública Federal brasileira - APF. Este estudo tem como problemas: As concepções sobre avaliação de documentos de arquivo, identificadas em obras clássicas da área e em autores nacionais que estudaram o tema, refletem-se na legislação e normas brasileiras sobre avaliação? Os órgãos da Administração Pública Federal, submetidos a essas normas e legislação, fazem avaliação? Se sim, como ocorre essa prática? O objetivo geral é identificar quais concepções de avaliação norteiam a avaliação de documentos de arquivo na Administração Pública Federal. São objetivos específicos: sistematizar as principais correntes a respeito do tema; identificar na legislação brasileira, e nos enunciativos do Arquivo Nacional, as diretrizes para a avaliação de documentos na APF; levantar os dispositivos normativos internos para a avaliação de documentos na APF; mapear as práticas da avaliação de documentos na APF; comparar as práticas da avaliação com o que preconiza a legislação, as normas vigentes; comparar as práticas da avaliação na APF com a legislação nacional, os seus dispositivos internos e as vertentes internacionais levantadas na sistematização das concepções. Tem como referencial teórico os autores: Jardim, Silva, Cruz Mundet, Bobbio, Meirelles, Carvalho Filho. A pesquisa tem natureza descritiva e desdobra-se em várias fases: levantamento bibliográfico; identificação da legislação e normas acerca do assunto; aplicação do questionário; e levantamento de dados pelo Serviço de Informação ao Cidadão. A base empírica foram os ministérios da APF, com sede em Brasília. Como conclusão deste trabalho, constata-se que a avaliação de documentos consiste numa prática relevante para a administração pública, como para a preservação da memória. / The appraisal of archive documents began in the mid-twentieth century for responding to the exponential growth of archival documents. It defines which documents will be preserved or disposed of and also their guard periods in organizations. It is part of the intellectual and operational procedures applied in the management of documents, according to Law No. 8.159 of 1991, which governs the collections of the Brazilian Federal Public Administration - FPA. This study has as its problems: Are the conceptions about appraisal of archive documents, identified in classic works of area and in national authors who have studied the subject, reflected in the Brazilian legislation and rules on appraisal? Does the Federal Public Administration bodies, subjected to those legislation and rules, make appraisal? If so, how is this practice? The overall objective is to identify which appraisal conceptions guide the appraisal of archive documents in the Federal Public Administration. The specific objectives: to systematize the main currents on the subject; identify the Brazilian legislation, and the regulations of the National Archive, the guidelines for the appraisal of documents in the FPA; list the internal regulatory devices for the evaluation appraisal of documents in the FPA; mapping the practices of the appraisal of documents in the FPA; compare the practices of appraisal in according with the legislation, existing rules; compare the appraisal practices in FPA with national law, its internal arrangements and international aspects listed in the systematization of conceptions. Its theoretical reference as the authors: Jardim, Silva, Cruz Mundet, Bobbio, Meirelles, Carvalho Filho. Research has descriptive nature and breaks down into several phases: bibliographic list; identification of legislation and regulations on the subject; application of questionnaire; and data listing by the Citizens Information Service. The empirical basis were the ministries of FPA, based in Brasilia. As a conclusion of this study, it means that the appraisal of documents is a relevant practice for public administration and for the preservation of memory.
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Requisitos para implementação de políticas arquivísticas institucionais : estudo do caso da Universidade de Brasília

Durce, Caroline Lopes 02 July 2013 (has links)
Dissertação (mestrado)—Universidade de Brasília, Faculdade de Ciência da Informação, Programa de Pós-Graduação em Ciência da Informação, 2013. / Submitted by Ana Cristina Barbosa da Silva (annabds@hotmail.com) on 2015-04-29T15:49:29Z No. of bitstreams: 1 2013_CarolineLopesDurce.pdf: 2252122 bytes, checksum: 97c66f2da132ed2edb9a7df159943efd (MD5) / Approved for entry into archive by Marília Freitas(marilia@bce.unb.br) on 2015-04-29T15:53:15Z (GMT) No. of bitstreams: 1 2013_CarolineLopesDurce.pdf: 2252122 bytes, checksum: 97c66f2da132ed2edb9a7df159943efd (MD5) / Made available in DSpace on 2015-04-29T15:53:15Z (GMT). No. of bitstreams: 1 2013_CarolineLopesDurce.pdf: 2252122 bytes, checksum: 97c66f2da132ed2edb9a7df159943efd (MD5) / Busca responder à pergunta: existem políticas arquivísticas nas Instituições Federais de Ensino Superior (IFES)? Procura ainda: delimitar o conceito de políticas arquivísticas institucionais a partir da identificação dos requisitos necessários para a sua implementação; identificar a situação atual da Universidade de Brasília (UnB) e demais Instituições Federais de Ensino Superior quanto às questões de gestão de documentos e existência de políticas arquivísticas institucionais; e avaliar a possibilidade de construção de uma política arquivística pública e única para as IFES. A reflexão proposta orienta-se pelo estudo dos conceitos de políticas públicas e institucionais e de gestão de documentos, tentando correlacioná-los para o alcance de um conceito para políticas arquivísticas institucionais. Como recurso metodológico, além da revisão teórica dos conceitos, foram aplicados questionários aos responsáveis pelas unidades de arquivo das IFES e aos funcionários da Universidade de Brasília, além de realizado grupo focal com representantes da unidade responsável pela gestão de documentos da UnB. Concluiu-se que muitas ações vêm sendo implementadas, no entanto, ainda é necessário trilhar um longo caminho para implementação de uma Política Nacional de Arquivos no Brasil. ________________________________________________________________________________ ABSTRACT / The research seeks to answer the question: are there archive policies in Federal Institutions of Higher Education (IFES)? Besides this purpose, the research seeks further: to define archival institutional policies as from identifying the requirements for their implementation, to identify the current status of the University of Brasilia (UnB) and other Federal Institutions of Higher Education on issues of records management and institutional archive policy implementation, and to evaluate the possibility of building a unique public archive policy for IFES. The proposed reflection is guided by the study of the concepts of public policies, institutional policies and records management, trying to correlate them to reach a concept for institutional archive policy. As a methodological resource, besides the theoretical concepts revision, questionnaires were administered to employees of the University of Brasília and the responsible for archives of the others IFES, and conducted focus groups with representatives of the unit responsible for records management at UNB. It is concluded that many actions are being implemented, however there is a long way to implement a National Archives Policy in Brazil.
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Memória institucional e gestão documental no Instituto de Matemática e Estatística da UFRGS

Gutierrez, Ana Lérida Pacheco January 2017 (has links)
Esta dissertação constitui uma investigação sobre as relações entre memória institucional e gestão documental no Instituto de Matemática e Estatística (IME) da Universidade Federal do Rio Grande do Sul (UFRGS). O referencial teórico amparou-se em Andrade (2002), Costa (1997), Gondar (2005) e Halbwachs (2006), entre outros. O percurso metodológico constou de um estudo de caso simples, que envolveu pesquisa bibliográfica, documental, registros fotográficos, observação e dezoito entrevistas semiestruturadas realizadas com servidores docentes e técnico-administrativos gestores e não gestores do IME, e com os gestores dos órgãos responsáveis pela gestão documental e difusão da memória institucional da UFRGS. Os dados sistematizados foram analisados segundo a análise de conteúdo temática. Os resultados da contextualização analítica do IME lançam luz sobre as memórias na perspectiva dos gestores docentes, a partir dos relatos dos pioneiros, desde o Instituto de Matemática, denominada de face antiga do IME (1959-1985), e depois da mudança de sede, até a chamada face contemporânea, (1985-2016) em que recentes mudanças culminaram na alteração do próprio nome, que passou a ser Instituto de Matemática e Estatística (IME). A partir das análises, os resultados identificam: 1) a presença de inter-relações macro e microssociais e institucionais, apresentando o IME em relação à UFRGS e às demandas sociais que o mobilizam; 2) a divisão estrutural dos órgãos responsáveis por políticas de gestão documental e de difusão das políticas de memória na UFRGS, aliado ao número limitado de profissionais arquivistas, podem estar limitando seus âmbitos de atuação em setores distintos e não completamente alinhados dentro da UFRGS e 3) a memória institucional se apresenta em uma forma bidimensional e indissociável, onde podem ser identificadas duas faces: a) a face das lembranças, a qual é associada ao plano da expressão oral, da comunicação das práticas e conhecimentos tácitos, da longa permanência e legitimidade frequentemente associada aos gestores docentes e b) a face do esquecimento associada aos seus registros documentais, cuja gestão embora predominantemente realizada por gestores técnico-administrativos, sujeita-se a flutuações e descontinuidades. / This dissertation constitutes in an investigation about the relationships between institutional memory and documental management at Statistic and Mathematics Institute (IME) of Federal University of Rio Grande do Sul (UFRGS). The theoric reference was based in Andrade (2002), Costa, (1997), Gondar (2005) and Hawbachs (2006), among other authors. The methodologic course consisted on a simple case study, based in bibliographic and documental research, photographic registers, observation and eighteen demi-structured interviews made with servers: Docents and Technical-Administratives; Managers or non-Managers of IME, and with Managers responsible for Organizations who take role on documental management and spreading of institutional memory of UFRGS. The data was analyzed in accord with thematic content analysis. The results of analytic contextualization of IME brings lights over the memories in a document manager´s perspective. Starting from pioneer´s reports, since the the Mathematics Institute was called “the old face of IME” (1959-1985), and after changing the headquarter´s address, to the called “contemporany face” (1985-2016), in which recent changes leaded to an modification in their own name, now called IME – Mathematics and Statistic Institute. Starting from the analysis, the results indicates: 1) the presence of institutional/social, macro/micro inter-relations presenting the IME related to UFRGS and the social demands who mobilized it. 2) the structural division of the organizations responsible for documental management politics and diffusion of memory politics at UFRGS, allied to an limited number of archivists, can be putting limits to their own activity in different sectors and not entirely aligned inside the University and 3) the institutional memory presentes itself in a two dimensional and non-dissociative form, where two faces can be identified: a)the reminds side, associated to oral expression plan, comunication of practices and tacit knowledge, of long permanency and legitimacy, frequently associated to docent managers, and b) the forgetting side associated to their documental recordings, even made by technical-administrative managers is submissive to fluctuations and discontinuities.
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Auditoria arquivística : uma análise de requisitos no contexto do Arquivo Público do Estado de São Paulo

Batista, Danielle Alves 03 March 2016 (has links)
Dissertação (mestrado)—Universidade de Brasília, Faculdade de Ciência da Informação, Programa de Pós-Graduação em Ciência da Informação, 2016. / Submitted by Albânia Cézar de Melo (albania@bce.unb.br) on 2016-04-27T15:39:37Z No. of bitstreams: 1 2016_DanielleAlvesBatista.pdf: 1750871 bytes, checksum: 09b619a9d414a22c29d5de5adb1d1c94 (MD5) / Approved for entry into archive by Raquel Viana(raquelviana@bce.unb.br) on 2016-05-17T21:24:34Z (GMT) No. of bitstreams: 1 2016_DanielleAlvesBatista.pdf: 1750871 bytes, checksum: 09b619a9d414a22c29d5de5adb1d1c94 (MD5) / Made available in DSpace on 2016-05-17T21:24:34Z (GMT). No. of bitstreams: 1 2016_DanielleAlvesBatista.pdf: 1750871 bytes, checksum: 09b619a9d414a22c29d5de5adb1d1c94 (MD5) / Estudo sobre auditoria arquivística que analisa o caso do Arquivo Público do Estado de São Paulo. Discutem-se os conceitos de auditoria, controle externo e interno, fiscalização, arquivística e gestão de documentos. Discorre sobre o sistema de arquivos do estado de São Paulo, a gestão de documentos na administração pública com ênfase na informação orgânica e no patrimônio público documental, bem como sobre a fiscalização da gestão de arquivos públicos. As técnicas para coleta de dados são a pesquisa bibliográfica, a pesquisa documental e entrevista semiestruturada. Realiza uma análise comparativa dos requisitos identificados na literatura de auditoria e a proposta implementada pelo Arquivo Público do Estado de São Paulo. Os resultados são a proposta de requisitos básicos da auditoria arquivística e a identificação das contribuições da auditoria às funções arquivísticas. / Study on archival audit that analyzes the case of the Public Archives of São Paulo. State. Discuss the concepts of audit, external and internal control, investigation, archival and document management. It discusses the Public Archival System of São Paulo State, the public administration document management with an emphasis on organic information and document public property, as well as the inspection of public records management. Data collection techniques are the bibliographical research, documental research and semi -structured interview. Makes a comparative analysis of the requirements identified in the audit literature and the proposal implemented by the Public Archives of São Paulo State. The results are the basic requirements of archival audit proposal and identifying the contributions of the audit to archival functions.
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Memória institucional e gestão documental no Instituto de Matemática e Estatística da UFRGS

Gutierrez, Ana Lérida Pacheco January 2017 (has links)
Esta dissertação constitui uma investigação sobre as relações entre memória institucional e gestão documental no Instituto de Matemática e Estatística (IME) da Universidade Federal do Rio Grande do Sul (UFRGS). O referencial teórico amparou-se em Andrade (2002), Costa (1997), Gondar (2005) e Halbwachs (2006), entre outros. O percurso metodológico constou de um estudo de caso simples, que envolveu pesquisa bibliográfica, documental, registros fotográficos, observação e dezoito entrevistas semiestruturadas realizadas com servidores docentes e técnico-administrativos gestores e não gestores do IME, e com os gestores dos órgãos responsáveis pela gestão documental e difusão da memória institucional da UFRGS. Os dados sistematizados foram analisados segundo a análise de conteúdo temática. Os resultados da contextualização analítica do IME lançam luz sobre as memórias na perspectiva dos gestores docentes, a partir dos relatos dos pioneiros, desde o Instituto de Matemática, denominada de face antiga do IME (1959-1985), e depois da mudança de sede, até a chamada face contemporânea, (1985-2016) em que recentes mudanças culminaram na alteração do próprio nome, que passou a ser Instituto de Matemática e Estatística (IME). A partir das análises, os resultados identificam: 1) a presença de inter-relações macro e microssociais e institucionais, apresentando o IME em relação à UFRGS e às demandas sociais que o mobilizam; 2) a divisão estrutural dos órgãos responsáveis por políticas de gestão documental e de difusão das políticas de memória na UFRGS, aliado ao número limitado de profissionais arquivistas, podem estar limitando seus âmbitos de atuação em setores distintos e não completamente alinhados dentro da UFRGS e 3) a memória institucional se apresenta em uma forma bidimensional e indissociável, onde podem ser identificadas duas faces: a) a face das lembranças, a qual é associada ao plano da expressão oral, da comunicação das práticas e conhecimentos tácitos, da longa permanência e legitimidade frequentemente associada aos gestores docentes e b) a face do esquecimento associada aos seus registros documentais, cuja gestão embora predominantemente realizada por gestores técnico-administrativos, sujeita-se a flutuações e descontinuidades. / This dissertation constitutes in an investigation about the relationships between institutional memory and documental management at Statistic and Mathematics Institute (IME) of Federal University of Rio Grande do Sul (UFRGS). The theoric reference was based in Andrade (2002), Costa, (1997), Gondar (2005) and Hawbachs (2006), among other authors. The methodologic course consisted on a simple case study, based in bibliographic and documental research, photographic registers, observation and eighteen demi-structured interviews made with servers: Docents and Technical-Administratives; Managers or non-Managers of IME, and with Managers responsible for Organizations who take role on documental management and spreading of institutional memory of UFRGS. The data was analyzed in accord with thematic content analysis. The results of analytic contextualization of IME brings lights over the memories in a document manager´s perspective. Starting from pioneer´s reports, since the the Mathematics Institute was called “the old face of IME” (1959-1985), and after changing the headquarter´s address, to the called “contemporany face” (1985-2016), in which recent changes leaded to an modification in their own name, now called IME – Mathematics and Statistic Institute. Starting from the analysis, the results indicates: 1) the presence of institutional/social, macro/micro inter-relations presenting the IME related to UFRGS and the social demands who mobilized it. 2) the structural division of the organizations responsible for documental management politics and diffusion of memory politics at UFRGS, allied to an limited number of archivists, can be putting limits to their own activity in different sectors and not entirely aligned inside the University and 3) the institutional memory presentes itself in a two dimensional and non-dissociative form, where two faces can be identified: a)the reminds side, associated to oral expression plan, comunication of practices and tacit knowledge, of long permanency and legitimacy, frequently associated to docent managers, and b) the forgetting side associated to their documental recordings, even made by technical-administrative managers is submissive to fluctuations and discontinuities.
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Universidade Federal de Juiz de Fora: um estudo de caso sobre a implantação de procedimentos arquivísticos para a otimização da gestão por PDCA

Ferreira, Ramon Maciel 17 December 2015 (has links)
Submitted by Marcia Silva (marcia@latec.uff.br) on 2016-07-18T19:36:05Z No. of bitstreams: 1 Dissert Ramon Maciel Ferreira.pdf: 1422372 bytes, checksum: f3c0db0130ce44941d68bfc6ee8ac979 (MD5) / Made available in DSpace on 2016-07-18T19:36:05Z (GMT). No. of bitstreams: 1 Dissert Ramon Maciel Ferreira.pdf: 1422372 bytes, checksum: f3c0db0130ce44941d68bfc6ee8ac979 (MD5) Previous issue date: 2015-12-17 / A presente pesquisa busca, através de um estudo de caso, abordar a necessidade da implementação de políticas de arquivos em instituições federais de ensino. Para tal construiu-se uma pesquisa bibliográfica visando a formulação da fundamentação teórica para a dissertação, expondo conceitos do Ciclo PDCA, conhecimentos da Arquivologia, legislações vigentes no setor público federal e conceitos sobre gestão de documentos e arquivos. Foi apresentada na construção do trabalho a fundamentação conceitual de gestão de documentos, elucidando a realidade vivenciada na instituição foco do estudo de caso, Universidade Federal de Juiz de Fora – UFJF, no desenvolvimento de ações em consonância com o ciclo de melhoramento contínuo, possibilitando a construção eficaz de uma política arquivística. O ciclo PDCA e sua estrutura são apresentados como estratégia de interferência nas instituições, sendo utilizado na instituição analisada, sendo um estudo de caso exploratório único, utilizando desta ferramenta como conceito base para o processo de consolidação da aprendizagem em nível individual e setorial. O processo de construção do estudo buscou fortificar e qualificar a pesquisa através de questionários, acesso a dados, entrevista e pela observação com o intuito da construção do conhecimento com abordagens empíricas com estruturação de boas práticas a fim de serem replicadas e melhoradas continuamente. / This research seeks, through a case study, addressing the need to implement policies file in federal educational institutions. For this purpose we constructed a literature review aimed at formulating the theoretical foundation for the dissertation, exposing concepts of the PDCA cycle, knowledge of Archival, current legislation in the federal public sector and concepts of archives and records management. Was presented at work building the conceptual basis of document management, elucidating the reality experienced in the institution focus of the case study, Federal University of Juiz de Fora – UFJF, in developing actions in line with the continuous improvement cycle, enabling the effective construction of an archival policy. The PDCA cycle and its structure are presented as interference strategy in institutions, being used in the analyzed institution, being a single exploratory case study using this tool as a basic concept for the learning process of consolidation in individual and sectoral level. The construction process of the study sought to strengthen and qualify the survey through questionnaires, data access, interview and by observation with the construction of knowledge of the order with empirical approaches to structuring of good practices to be replicated and improved continuously.

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