Möten som forum för att träffas, sprida information eller lösa problem har alltid funnits och det är en företeelse som finns på alla arbetsplatser idag. Därför är det också vanligt att alla har en åsikt om just möten och hur de fungerar på deras arbetsplats. Enligt tidigare studier är upplevelsen av effektivitet under möten viktigt för positiva jobbattityder och just attityder och emotionella upplevelser av ett möte påverkar deltagande och därmed hur mötets mål uppnås. Uppfattning kring möten kan även grunda sig från en kultur och normer som finns i organisationen, vilket kan vara svårt att sätta fingret på, men som kan tydas genom anställdas handlingar och kommunikationsmönster. Därför är dessa områden intressanta att undersöka och vårt syfte är att undersöka mötesdeltagares syn på effektivitet, upplevelse av norm och kultur, samt emotioner kopplat till arbetsmöten. Utifrån detta har vi formulerat tre frågeställningar; ”Hur är mötesdeltagares syn på effektivitet kopplat till arbetsmöten?”, ”Hur upplever mötesdeltagare norm och kultur kopplat till arbetsmöten?” och ”Vad är mötesdeltagare emotioner kopplat till arbetsmöten?”. Dessa frågor har besvarats genom att ta del av tidigare forskning och lyfta fram det som handlar om effektivitet, norm och kultur, samt emotioner kopplat till arbetsmöten. Vi har intervjuat nio anställda och chefer i en offentlig organisation. Vi har inte brytt oss om att lägga fokus på kön eller ålder, utan upplevelser bland anställda och chefer som har mycket möten inkluderat i arbetet. Därefter har materialet analyserats och resultatet har kopplats ihop med tidigare studier. Resultatet har visat att mötesdeltagare ser mötet som ett medel för att nå ett mål och snarare ett arbetssätt, än en trevlig sammankomst. Därmed uppnås effektivitet genom att uppnå mötets syfte och mål. Bakomliggande faktorer kan påverka effektiviteten på samma sätt som faktorer påverkar mötesdeltagares engagemang och deltagande under mötet, samt upplevelser av norm och kultur, vilket är en förutsättning för ett lyckat möte. Innovation och förnyelse är andra viktiga delar som nämns kunna påverka upplevelsen av arbetsmötet och skapa lyckade möten även i framtiden.

Bakgrund: Digitala möten fanns på agendan redan innan Covid-19 existerade men trots detta har pandemin inneburit stora förändringar i arbetssätt hos många människor. Detta har gjort att nya problem har kunnat identifieras kopplat till digitala möten. För organisationen är det viktigt att sensemaking är en del av digitala möten så att till exempel reflektion över utmaningar och framtida mål kan komma till konsensus.  Syfte: Syftet med studien är att lyfta fram berättelser kring upplevelsen av digitala möten hos mötesdeltagare samt att undersöka faktorer som kan bidra till meningsfullhet i digitala möten. Studien syftar även till att undersöka när digitala möten är att föredra och inte samt vilken påverkan Weicks (1995) sju karaktärsdrag har på meningsskapande i digitala möten.  Metod: Studien baseras på sex stycken semistrukturerade intervjuer med mötesdeltagare som arbetar med digitala möten. Intervjuerna har analyserats genom en narrativ analysmetod vilket medför att arbetet genomgående grundats i en kvalitativ metod.  Slutsats: Upplevelsen av digitala möten skiljer sig åt beroende på bland annat yrkesroll och organisationens digitala anpassningar. De faktorer som kan bidra till meningsfullhet i digitala möten kan kopplas till tid, social interaktion, teknik, struktur samt effektivitet. Alla dessa områden bidrar på olika sätt till meningsskapande och upplevelser av det digitala mötet. Det framgår även att digitala möten lämpar sig väl vid informationsspridning, ändamålsenlig teknisk utrustning samt god teknikvana hos mötets deltagare och att meningsskapande i digitala möten främst sker genom sex avWeicks (1995) sju karaktärsdrag. / Background: Digital meetings were on the agenda even before Covid-19 existed, but despite this, the pandemic has meant major changes in the working methods of many people. This has made it possible to identify new problems linked to digital meetings. For the organization, it is important that sensemaking is part of digital meetings so that, for example, reflection on challenges and future goals can come to consensus. Purpose: The purpose of the study is to highlight stories about the experience of digital meetings among meeting participants and to investigate factors that can contribute to increased meaning in digital meetings. The study also aims to examine when digital meetings are preferred and not and also which impact Weicks' (1995) seven character traits have on sensemaking in digital meetings. Method: This study has a qualitative approach based on a realistic perspective. The empirical data has been collected through semi-structured interviews with six employees, at different companies, with experience of digital work meetings. Conclusion: The experience of digital meetings differs depending on, among other things, the professional role and the organization's digital adaptations. The factors that can contribute to sensemaking in digital meetings can be linked to time, social interaction, technology, structure and efficiency. All of these areas contribute in different ways to the creation of meaning and experiences of the digital meeting. It also appears that digital meetings are well suited for the dissemination of information, appropriate technical equipment and good technical practice among the meeting participants and that sensemaking occurs through six of Weicks (1995) seven charactertraits.

Studien har funnit flera faktorer som påverkar deltagarnas upplevda möteseffektivitet i hybridmöte. Dessa inkluderar rätt utrustning, vara i en störningsfri miljö, ha en agenda, tydligt mötesmål, spelregler, feedback samt möjlighet till socialisering före och efter mötet. Andra viktiga faktorer är att vara punktlig, hålla mötet kort samt skicka sammanfattning efter mötet. Mötesstorlek och vilka som bjuds in, närvaron av mötesledare och aktivt deltagande från alla deltagare kan öka den upplevda möteseffektiviteten. En central faktor som påverkar alla andra faktorer är teknisk kompetens. / The study has identified several factors that affect participants'perceived meeting effectiveness in hybrid meetings. These include having the right equipment, being in a disturbing-free environment, having an agenda, clear meeting goals, rules, feedback and opportunities for socializing before and after the meeting. Other important factors are punctuality, keeping the meeting length short, and sending a summary after the meeting.Meeting size, relevant attendees, the presence of a chairperson and active participation from all attendees can enhance the perceived meeting effectiveness. A central factor that influences all other factors is digital literacy.