Möten som forum för att träffas, sprida information eller lösa problem har alltid funnits och det är en företeelse som finns på alla arbetsplatser idag. Därför är det också vanligt att alla har en åsikt om just möten och hur de fungerar på deras arbetsplats. Enligt tidigare studier är upplevelsen av effektivitet under möten viktigt för positiva jobbattityder och just attityder och emotionella upplevelser av ett möte påverkar deltagande och därmed hur mötets mål uppnås. Uppfattning kring möten kan även grunda sig från en kultur och normer som finns i organisationen, vilket kan vara svårt att sätta fingret på, men som kan tydas genom anställdas handlingar och kommunikationsmönster. Därför är dessa områden intressanta att undersöka och vårt syfte är att undersöka mötesdeltagares syn på effektivitet, upplevelse av norm och kultur, samt emotioner kopplat till arbetsmöten. Utifrån detta har vi formulerat tre frågeställningar; ”Hur är mötesdeltagares syn på effektivitet kopplat till arbetsmöten?”, ”Hur upplever mötesdeltagare norm och kultur kopplat till arbetsmöten?” och ”Vad är mötesdeltagare emotioner kopplat till arbetsmöten?”. Dessa frågor har besvarats genom att ta del av tidigare forskning och lyfta fram det som handlar om effektivitet, norm och kultur, samt emotioner kopplat till arbetsmöten. Vi har intervjuat nio anställda och chefer i en offentlig organisation. Vi har inte brytt oss om att lägga fokus på kön eller ålder, utan upplevelser bland anställda och chefer som har mycket möten inkluderat i arbetet. Därefter har materialet analyserats och resultatet har kopplats ihop med tidigare studier. Resultatet har visat att mötesdeltagare ser mötet som ett medel för att nå ett mål och snarare ett arbetssätt, än en trevlig sammankomst. Därmed uppnås effektivitet genom att uppnå mötets syfte och mål. Bakomliggande faktorer kan påverka effektiviteten på samma sätt som faktorer påverkar mötesdeltagares engagemang och deltagande under mötet, samt upplevelser av norm och kultur, vilket är en förutsättning för ett lyckat möte. Innovation och förnyelse är andra viktiga delar som nämns kunna påverka upplevelsen av arbetsmötet och skapa lyckade möten även i framtiden.

Denna studie redovisar genom en kvantitativ och kvalitativ undersökning, så kallad flermetodsforskning, vilka interpersonella aktiviteter som observerats hos åtta mötesledare av distansmöten med datorkommunikation.  Syftet med undersökningen är att undersöka de faktiska observationerna av mötesledares interpersonella aktiviteter på distansmöten. Denna undersökning bygger på åtta distansmöten med en utsedd mötesledare på respektive möte och sammanlagt 41 personer har deltagit i undersökningen. Distansmötena har skett genom Video Tele Conferencing (VTC) och via en  multimodal plattform (MP) där mötesledarna har suttit vid sina enskilda datorer. Undersökningens problemformulering är; Vilka interpersonella aktiviteter förekommer hos distansmötesledare och hur bidrar de till upplevelsen av relationsbyggande faktorer? Efter observationerna som har skett på distans och av inspelade möten har mötesledarna och deltagarna besvarat en webbenkät. Resultatet av studien visar att ögonkontakt inte sker nämnvärt mycket vid distansmöten jämfört med andra icke verbala uttryck som att nicka, le och uttrycka småord som ”mm” och ”ja” etc. Studien visar också att mötesledarnas och deltagarnas synpunkter på bra distansmöten handlar om mötesstruktur, tillit och att alla ska komma till tals på mötet. Skillnaden mellan VTC möten och MP möte är störst vad gäller observationer av kroppshållning och ansiktsuttryck där VTC mötena medger ett längre avstånd till mötesledaren och då framgår kroppshållningen bättre men under MP möten kan ansiktsuttryck lättare avläsas på nära håll. Där flest leenden förekommit har också deltagarna bedömt det som att mötesledaren alltid eller ganska ofta använder distansmöte som ett relationsbyggande verktyg. Studien visar att det är i lyssnarfasen som mötesledaren har flest interpersonella beteenden och inte när vederbörande talar.

I denna uppsats ställer jag mig frågan vilken praktisk kunskap jag har, i min yrkesroll som professionell facilitator.  En professionell facilitator är en för gruppen neutral mötesledare vars huvudsakliga syfte är att planera, förbereda och genomföra arbetsmöten och workshops som bygger på dialog, engagemang och delaktighet. Inte sällan med inriktning på erfarenhetsutbyte och kunskapsutveckling. Men, vad är det jag gör när jag skapar delaktighet och engagemang i en grupp, när jag får deltagarna att se sakfrågan i ett större sammanhang och genom olika metodval ger dem förutsättningar till konstruktiva dialoger? När jag underlättar för deltagare att inte bara närvara fysiskt under ett möte utan säkerställer att alla i gruppen aktivt deltar och bidrar till ett konkret resultat. Uppsatsen har skrivits inom ramen för magisterprogrammet i yrkeskunnande och professionsutveckling vid Linnéuniversitetet i Växjö under våren 2013. Empirin utgörs av de reflekterande texter som jag har skrivit inom ramen för kurserna mellan åren 2011-2013, baserade på 18 års erfarenhet av att leda och facilitera arbetsmöten och workshops. Mina erfarenheter har jag kopplat ihop med de olika teorierna inom ämnesområdet yrkeskunnande och professionsutveckling. Resultatet av uppsatsen vittnar om att mina erfarenheter och min praktiska kunskap har jag fått genom att öva och utveckla en känsla för olika människors och gruppers beteenden. Jag har också utvecklat en förtrogenhetskunskap beträffande vilka metoder och tekniker som fungerar i olika situationer och för olika sakfrågor. Varje möte som jag leder är direktsändning och det finns aldrig någon möjlighet att generalrepetera några repliker. I realtid reflekterar och analyserar jag vad som händer i gruppen. Jag använder olika metoder och tekniker. Planerat eller improviserat. Jag kallar det ibland för planerad improvisation. Jag kommer nämligen alltid väl förberedd och med en skräddarsydd mötesplan i handen, för att i själva mötessituationen kunna improvisera. Det är något jag vet av erfarenhet alltid blir fallet. Vad som kommer att hända under ett möte går aldrig att förutse. För att lyckas med denna konst behöver facilitatorn tro på varje individs lika värde, bortse från förutfattade meningar, lyssna och höra, både vad som sägs, men också lyssna efter vad som inte sägs. Facilitatorn underlättar för gruppen genom att driva mötet framåt utifrån ett specifikt syfte och önskat slutresultat. Att som facilitator vara mentalt närvarande under hela mötet och förhålla sig neutral till sakfrågan, gruppen och slutresultatet, men även till uppdragsgivaren, även om det är svårt, är kärnan i facilitatorns yrkesroll. Uppdragsgivarens betydelse ska aldrig underskattas och jag har myntat följande uttryck: Jag kan aldrig facilitera ett möte bättre än vad min uppdragsgivare tillåter. / This thesis explores a number of questions around the skills of a Professional Facilitator. It has been completed as part of the Programme on Skill and Professional Development, within the Faculty of Technology at Linneaus University, Sweden. A Professional Facilitator is a person who is both neutral to the group, and the subject under discussion. The facilitator plans, prepares, and runs workshops where dialogue, commitment and neutrality all play a central role. The practical insights presented within, are derived from the texts that I have submitted as part of the programme requirements during 2011-2013. The insights are based on my direct experience from facilitating professional workshops over the last 18 years. These insights have been presented in the context of the relevant literature and research within the areas of skill and technology. The conclusions from my work clearly show that the development of my skills is as much grounded in a structured approach to continued Professional Development as it is in experiential learning. I have developed skills regarding group dynamics, as well as methods and tools that can be appropriately applied in different contexts, subjects and groups. Every meeting I facilitate is completed in real-time, which means that I do not have the opportunity to rehearse or prepare for all eventualities. However, I am always very well prepared and have a tailor-made plan for every meeting. Improvisation is key, and is always required no matter what level of planning has been completed. My experience clearly shows that a Professional Facilitator needs to believe in the individuals potential, show no prejudice, and listen and hear what is being said both directly and indirectly. A facilitator needs to be alert throughout the whole meeting and take a neutral stance in relation to the group, the subject and the Meeting Sponsor.