Syftet med den här rapporten är att undersöka hur mötena på distans inom Trafikverket Region Mitt fungerar ur ett användarperspektiv och vilka förbättringar som kan göras för att få en effektivare verksamhet och ge användare en bättre arbetsmiljö. Det visar sig att de anställda generellt är positivt inställda till resfria möten som mötesform men att det finns vissa problem. De vanligaste problemen är att ljudet inte fungerar korrekt och att användarna blir understimulerade av att ha tittat länge på en skärm. Tre förslag på lösningar presenteras. Det första är att satsa mer på utbildning för användarna samt att ställa krav på dem att lära sig visa funktioner i och med att Live Meeting används i deras dagliga arbete. Det andra är att använda kameran vid alla möten. Det finns stöd för kameraanvändning men det är något som idag inte används i särskilt stor utsträckning men som jag anser ger mer gemenskap och fler uppmärksamma deltagare. Det sista förslaget är att Trafikverket ska se över vilka mål de har med resfria möten och vilka möten som bör vara fysiska möten även i framtiden. Detta efter att ha noterat en tendens till att allt fler möten genomförs via Live Meeting. / The purpose of this master thesis was to identify some of the problem areas concerning the use of computer based web conference systems at Trafikverket Region Mitt in Sweden. The aim was to propose some solutions to the problems found. The material was gathered by meeting observations and a survey among the users of Live Meeting at the department Samhälle at Trafikverket Region Mitt. The results show that most problems are related to sound and attention issues during the meetings. Most users are pleased with the benefits given by this way of meeting at a distance, but they are bothered by details that do not work properly such as confusion in how to use certain functions. The results were analysed seen in a usability perspective. There are three solutions presented. The first is to give the users more education for them to be able to use the system properly and with greater skill. The second solution is to use the camera at all meetings.The third proposal for better meetings is for Trafikverket to discuss the goal with having distance meetings and what types of meetings that always should be physical to guarantee high quality in the company.

Denna studie redovisar genom en kvantitativ och kvalitativ undersökning, så kallad flermetodsforskning, vilka interpersonella aktiviteter som observerats hos åtta mötesledare av distansmöten med datorkommunikation.  Syftet med undersökningen är att undersöka de faktiska observationerna av mötesledares interpersonella aktiviteter på distansmöten. Denna undersökning bygger på åtta distansmöten med en utsedd mötesledare på respektive möte och sammanlagt 41 personer har deltagit i undersökningen. Distansmötena har skett genom Video Tele Conferencing (VTC) och via en  multimodal plattform (MP) där mötesledarna har suttit vid sina enskilda datorer. Undersökningens problemformulering är; Vilka interpersonella aktiviteter förekommer hos distansmötesledare och hur bidrar de till upplevelsen av relationsbyggande faktorer? Efter observationerna som har skett på distans och av inspelade möten har mötesledarna och deltagarna besvarat en webbenkät. Resultatet av studien visar att ögonkontakt inte sker nämnvärt mycket vid distansmöten jämfört med andra icke verbala uttryck som att nicka, le och uttrycka småord som ”mm” och ”ja” etc. Studien visar också att mötesledarnas och deltagarnas synpunkter på bra distansmöten handlar om mötesstruktur, tillit och att alla ska komma till tals på mötet. Skillnaden mellan VTC möten och MP möte är störst vad gäller observationer av kroppshållning och ansiktsuttryck där VTC mötena medger ett längre avstånd till mötesledaren och då framgår kroppshållningen bättre men under MP möten kan ansiktsuttryck lättare avläsas på nära håll. Där flest leenden förekommit har också deltagarna bedömt det som att mötesledaren alltid eller ganska ofta använder distansmöte som ett relationsbyggande verktyg. Studien visar att det är i lyssnarfasen som mötesledaren har flest interpersonella beteenden och inte när vederbörande talar.

Bakgrund: Vi blir allt äldre och fler bor kvar i hemmet med behov av vård- och omsorgsinsatser. Då dessa personer av någon anledning vårdats på sjukhus och skall återgå till hemmet görs en vård- och omsorgsplanering för att patienten ska kunna lämna slutenvården på ett tryggt sätt. Med ett växande antal äldre med behov av insatser i hemmet kommer även behovet av samordnad vård- och omsorgsplanering på sjukhus att öka. En sådan planering görs allt mer via videokonferens idag. Denna form av digitala möten innebär nya utmaningar för sjuksköterskan i att skapa och upprätthålla en ömsesidighet. Syfte: Syftet med studien var att undersöka förutsättningar för vård- och omsorgsplanering via videokonferens och hur detta påverkar möjligheten för vårdpersonalen att kunna förstå och tolka patientens situation utifrån ett helhetsperspektiv och således utföra ett personcentrerat möte på distans. Metod: En kvalitativ forskningsansats användes för att erhålla en förståelse av sjuksköterskors erfarenhet av vård- och omsorgsplanering via videokonferens. Metoden bestod av en inledande explorativ litteraturstudie samt enskilda personliga semistrukturerade intervjuer. Urvalet bestod av totalt sju sjuksköterskor inom slutenvård, primärvård och kommunal hemsjukvård. Analysen av intervjumaterialet utfördes med en induktiv ansats inspirerad av fenomenologi. Resultat: Resultatet visar att kommunikationen påverkas och att möten via videoteknik förlorar närhet och således en del av den mänskliga kontakten. Detta kan bidra till sämre möjlighet att se varandra som personer men kan kompenseras av ett personcentrerat förhållningssätt. Tekniken kan fungera som ett medel för mänsklig interaktion dock ej ersättning för det. Huvudtemana som framkommer i resultatet är förlust av närhet kompenseras av flera vinster med tillhörande teman skärmen som barriär och vinster för vårdpersonal, patient och anhöriga samt teknik som medel för mänsklig interaktion med tillhörande teman ytterst beroende av personerna i mötet och hög kvalitet på utrustning och prestanda. Slutsats: Samordnad vård- och omsorgsplanering via videokonferens innebär utmaningar i att skapa närvaro och ett genuint intresse som kompenserar för den fysiska närhet som förloras. Denna mötesform kan göra det svårare se varandra som personer men detta hinder kan kompenseras av ett personcentrerat förhållningssätt. Sjuksköterskan behöver vara väl förtrogen med personcentrerad vård för att kunna möta patienten trots den barriär som skärmen kan utgöra. Teknik är ett medel, inte ett självändamål i sig. Rätt nyttjad kan informations- och kommunikationsteknologi användas med stora tidsvinster för att få tillgång till varandra oavsett geografisk plats och kan bidra till en mänsklig interaktion men inte ersätta den. / Background: We are becoming older and more people remain in their home with the need for care. When these persons for some reason have been hospitalized and are to return to their homes, care planning is performed in order for the person to be able to leave the ward in a safe manner. With an increasing number of elderly persons in need of care interventions in their home, the need for coordinated care planning in hospitals will also increase. Such planning is today being performed increasingly often via video conferencing. This form of digital encounters poses new challenges for the nurse in creating and maintaining a mutuality. Aim: The aim of the study was to investigate the conditions for coordinated care planning via video conferencing and how this affects the ability of health care professionals to understand and interpret the patient’s situation from a holistic perspective, thus performing a person-centered meeting at a distance. Method: A qualitative research approach was used to gain an understanding of nurses' experience of coordinated care planning via video conferencing. The method consisted of an initial exploratory literature study and individual personal semistructured interviews. The sample consisted of a total of seven nurses in primary care, primary care and municipal home nursing. The analysis of the interview material was conducted with an inductive approach inspired by phenomenology. Result: The result shows that the communication is affected and that meetings via video technology lose proximity and thus a part of the human contact. This can disrupt the possibility of seeing each other as persons but can be compensated by a person-centered approach. The technology can act as a means of human interaction, but not as a compensation for it. The main themes found in the result are loss of proximity compensated by multiple gains with associated themes screen as a barrier and benefits for healthcare professionals, patients and relatives as well as technology as means of human interaction with associated themes decidedly dependent on the people in the meeting and high quality in equipment and performance. Conclusion: Coordinated care planning via video conferencing involves challenges in conveying presence and genuine interest that compensates for the loss of physical presence. This form of meeting can make it more difficult to see each other as persons, however this obstacle can be compensated by a person-centered approach. The nurse needs to be well acquainted with person-centered care in order to meet the patient despite the barrier that the screen may create. Technology is a means, not an end in itself. Proper use of information and communication technology can be used with great time gains to access each other regardless of geographical location and can contribute to human interaction but not replace it.