Studien har undersökt möteskulturen vid tre funktioner på ett internationellt företag inom tillverkningsindustrin. Möteskulturen är avgränsad till mötenas strukturella beskaffenhet, deltagarnas interaktioner och hur man tar tillvara deltagarnas kompetens under arbetsmöten. Studien utgår från en materialnära metod där möteskulturen har studerats genom tre fokusgrupper med 20 respondenter. Resultatet tyder på tre liknande möteskulturer med både välfungerande, strukturerade möten och otydliga dysfunktionella möten. Kulturerna karaktäriseras av en hög kvantitet möten, en utbredd strävan efter konsensus, obalanserade deltagarroller som innebär att alla kompetenser inte tas tillvara på. Möteskulturerna kan förklaras utifrån etablerade förväntningar på att mötena är som de är, en utbredd rädsla inför att gå miste om viktig mötesinformation och sökande efter status. Resultatet tyder även på att organisationskulturen bör förstås utifrån ett systemtänkande och att beteenden i organisationerna ändras i relation till de strukturella aspekterna samtidigt som de underliggande antagandena och värderingarna styr samt formar möteskulturen i symboliska artefakter.

Studien har undersökt möteskulturen vid tre funktioner på ett internationellt företag inom tillverkningsindustrin. Möteskulturen är avgränsad till mötenas strukturella beskaffenhet, deltagarnas interaktioner och hur man tar tillvara deltagarnas kompetens under arbetsmöten. Studien utgår från en materialnära metod där möteskulturen har studerats genom tre fokusgrupper med 20 respondenter. Resultatet tyder på tre liknande möteskulturer med både välfungerande, strukturerade möten och otydliga dysfunktionella möten. Kulturerna karaktäriseras av en hög kvantitet möten, en utbredd strävan efter konsensus, obalanserade deltagarroller som innebär att alla kompetenser inte tas tillvara på. Möteskulturerna kan förklaras utifrån etablerade förväntningar på att mötena är som de är, en utbredd rädsla inför att gå miste om viktig mötesinformation och sökande efter status. Resultatet tyder även på att organisationskulturen bör förstås utifrån ett systemtänkande och att beteenden i organisationerna ändras i relation till de strukturella aspekterna samtidigt som de underliggande antagandena och värderingarna styr samt formar möteskulturen i symboliska artefakter.     Nyckelord: Möteskultur, Arbetsmöten, Struktur, Kompetens, Interaktion, Tillverkningsindustrin

Möten som forum för att träffas, sprida information eller lösa problem har alltid funnits och det är en företeelse som finns på alla arbetsplatser idag. Därför är det också vanligt att alla har en åsikt om just möten och hur de fungerar på deras arbetsplats. Enligt tidigare studier är upplevelsen av effektivitet under möten viktigt för positiva jobbattityder och just attityder och emotionella upplevelser av ett möte påverkar deltagande och därmed hur mötets mål uppnås. Uppfattning kring möten kan även grunda sig från en kultur och normer som finns i organisationen, vilket kan vara svårt att sätta fingret på, men som kan tydas genom anställdas handlingar och kommunikationsmönster. Därför är dessa områden intressanta att undersöka och vårt syfte är att undersöka mötesdeltagares syn på effektivitet, upplevelse av norm och kultur, samt emotioner kopplat till arbetsmöten. Utifrån detta har vi formulerat tre frågeställningar; ”Hur är mötesdeltagares syn på effektivitet kopplat till arbetsmöten?”, ”Hur upplever mötesdeltagare norm och kultur kopplat till arbetsmöten?” och ”Vad är mötesdeltagare emotioner kopplat till arbetsmöten?”. Dessa frågor har besvarats genom att ta del av tidigare forskning och lyfta fram det som handlar om effektivitet, norm och kultur, samt emotioner kopplat till arbetsmöten. Vi har intervjuat nio anställda och chefer i en offentlig organisation. Vi har inte brytt oss om att lägga fokus på kön eller ålder, utan upplevelser bland anställda och chefer som har mycket möten inkluderat i arbetet. Därefter har materialet analyserats och resultatet har kopplats ihop med tidigare studier. Resultatet har visat att mötesdeltagare ser mötet som ett medel för att nå ett mål och snarare ett arbetssätt, än en trevlig sammankomst. Därmed uppnås effektivitet genom att uppnå mötets syfte och mål. Bakomliggande faktorer kan påverka effektiviteten på samma sätt som faktorer påverkar mötesdeltagares engagemang och deltagande under mötet, samt upplevelser av norm och kultur, vilket är en förutsättning för ett lyckat möte. Innovation och förnyelse är andra viktiga delar som nämns kunna påverka upplevelsen av arbetsmötet och skapa lyckade möten även i framtiden.

Sammanfattning Arbetsmöten är ett vanligt förekommande sätt för chefer och medarbetare att utbyta information, diskutera arbete eller beslut som är relaterade till den organisation de arbetar inom. Men vad sker om vi ser arbetsmötet som en arbetsuppgift? Vilka färdigheter, metoder och kompetenser behöver vi besitta för att delta i och leda möten och hur lär vi oss utveckla dessa förmågor? Denna studie syftar till att undersöka vilken betydelse som medarbetare och chefer tillskriver arbetsmötet och vad det innebär att lära sig delta i och leda möten. Två frågeställningar formulerades; ” Vilka kompetenser är betydelsefulla under ett arbetsmöte?” och ”Hur utvecklar mötesdeltagare och mötesledare sin förmåga att delta i och leda arbetsmöten?”. Detta undersöktes genom att ta del av vad tidigare forskning hade lyft fram som betydelsefullt för kompetens och lärande i förhållande till arbetsmöten. Jag genomförde därefter 6 stycken semistrukturerade intervjuer med chefer och medarbetare på ett företag inom tjänstesektorn. Materialet analyserades utifrån tidigare forskning och teorier om sociokulturellt lärande samt teorier av Per-Erik Ellström. Resultatet visar att det som uppmärksammas för lärande och kompetens kan delvis förstås utifrån vad som effektiviserar och underlättar själva arbetsuppgiften, att delta i och leda möten. Samtidigt så visar resultatet att det även är betydelsefullt med kompetenser som rör själva samspelet under mötet. Därtill kan det finnas hinder för att kunna välja det mest framgångsrika sättet att delta i och leda möten beroende på vilka mötesdeltagare som är närvarande / Sammanfattning Arbetsmöten är ett vanligt förekommande sätt för chefer och medarbetare att utbyta information, diskutera arbete eller beslut som är relaterade till den organisation de arbetar inom. Men vad sker om vi ser arbetsmötet som en arbetsuppgift? Vilka färdigheter, metoder och kompetenser behöver vi besitta för att delta i och leda möten och hur lär vi oss utveckla dessa förmågor? Denna studie syftar till att undersöka vilken betydelse som medarbetare och chefer tillskriver arbetsmötet och vad det innebär att lära sig delta i och leda möten. Två frågeställningar formulerades; ” Vilka kompetenser är betydelsefulla under ett arbetsmöte?” och ”Hur utvecklar mötesdeltagare och mötesledare sin förmåga att delta i och leda arbetsmöten?”. Detta undersöktes genom att ta del av vad tidigare forskning hade lyft fram som betydelsefullt för kompetens och lärande i förhållande till arbetsmöten. Jag genomförde därefter 6 stycken semistrukturerade intervjuer med chefer och medarbetare på ett företag inom tjänstesektorn. Materialet analyserades utifrån tidigare forskning och teorier om sociokulturellt lärande samt teorier av Per-Erik Ellström. Resultatet visar att det som uppmärksammas för lärande och kompetens kan delvis förstås utifrån vad som effektiviserar och underlättar själva arbetsuppgiften, att delta i och leda möten. Samtidigt så visar resultatet att det även är betydelsefullt med kompetenser som rör själva samspelet under mötet. Därtill kan det finnas hinder för att kunna välja det mest framgångsrika sättet att delta i och leda möten beroende på vilka mötesdeltagare som är närvarande

Today's information society has resulted in escalated information flows within organizations, which results in increasing need for achieving efficiency and flexibility in work meetings. 25% of organizations' resources are placed in work meetings, work meetings that are often inefficient and resulting in undesirable results. Previous research shows that effectiveness in work meetings is a phenomenon that has been long studied and there are several aspects that determine whether the work meeting is considered effective or not. The subject has been studied primarily with the aim of streamlining decision making, which makes the area interesting to study from a different perspective. An important core of organizations is Information logistics, where information management are often highlighted in relation to organizations' profitability. Consequently, this was considered an interesting perspective to explore in connection with work meetings.The purpose of the case study was to visualize and describe any problems that concern content at work meetings from an information logistic perspective based on meeting structure, information transfer and meeting overflow. Appropriate theories within these areas were used to highlight critical success factors.Research questions of the study have been answered using a qualitative method in which semi-structured interviews have been used for data collection. The collected material was then analyzed in six steps. Consideration of quality criteria and research ethics have been taken throughout the process. Results showed that respondents often experience work meetings as less effective and information transfer may sometimes be inadequate. The results also pointed out the fact that unnecessary meetings are held occasionally, which contributes to an abundance of meetings. When the results were set against theoretical reference framework and research questions of the survey, the case was found to be problematic in all investigated areas resulting in a general experience of less efficient work meetings.By applying an information logistical approach and critically reviewing content at work meetings based on meeting structure, information transfer and meeting overflow, the case company could review work meetings and possibly create a meeting structure as well as situational and customized content. These efforts can hopefully increase the efficiency of work meetings, which in the long run can result in high profitability for the business.

Syftet med denna kvalitativa studie är att ge en ökad kunskap om och förståelse för hur anställda på arbetsmöten använder och påverkas av mobiltelefoner och datorer som används till annat än för det aktuella mötet. Tekniken har idag integrerats i arbetslivet och är ständigt närvarande i många anställdas vardag. Den ökade användningen av mobiltelefoner och datorer har därmed gjort möten mer komplexa. Studien fokuserar på att undersöka mötesdeltagares beteenden kring mobiltelefoner och datorer på arbetsmöten kopplat till organisationskultur och normer samt dess påverkan på interaktionen mellan kollegor. Den teoretiska referensram som presenteras utgår från tidigare forskning och olika teorier inom områdena arbetsmöten, organisationskultur, interaktioner och sociala möten. Dessa ligger till grund för hur det empiriska materialet som framkommit genom intervjuerna ska tolkas. Det empiriska materialet har samlats in genom tio intervjuer med anställda inom olika yrkesgrupper och befattningar. Studien är genomförd utifrån anställdas perspektiv som mötesdeltagare men det resultat som framkommer kan framför allt vara till nytta för arbetsgivare då det ger en förståelse för anställdas beteenden kring tekniken och dess påverkan på dem. Resultatet visar att det ofta saknas uttalade regler och riktlinjer för hur mötesdeltagare ska bete sig gällande mobiltelefoner och datorer och att det är vanligt förekommande att anställda i stället följer olika outtalade normer. Upplevelserna av dessa normer och beteenden varierar mellan de anställda. Teknikanvändningen på arbetsmöten kan påverka mötesdeltagares uppmärksamhet och fokus negativt men graden av acceptans för användningen kan vara olika beroende på vilken relation man har till de andra mötesdeltagarna.

Syftet med det här arbetet var att bidra till utvecklingen av kvalitetsutvecklingsområdet genom att beskriva hur en Agile verksamhet använder arbetsmötet som ett strategiskt verktyg i sitt kvalitetsutvecklingsarbete. Detta genom att studera dels hur teamet använder Agile för att driva kvalitetsutvecklingsarbetet och hur arbetsmötena är strukturerade, dels teammedlemmarnas upplevelse av arbetsmötenas kvalitet och mötesledarens funktion. Arbetet genomfördes som en fallstudie där studieobjektet var ett systemutvecklingsteam på ett internationellt företag. De undersökningsmetoder som användes var intervjustudie, observationsstudie och enkätstudie. Arbetet genomfördes inom ramen för Mittuniversitetets magisterprogram i kvalitets och ledarskapsutveckling. Resultatet visade att det studerade teamet har hittat formerna för att använda arbetsmötet som motor för kvalitetsutvecklingsarbetet. Detta genom att anamma de principer som förbättringsprogrammet Agile bygger på. Principer som utgår från ett stort fokus på att hitta former för en fungerande interaktion mellan individer liksom på arbetssätt som gör det möjligt att snabbt ställa om till nya förutsättningar. Teamet arbetade enligt en väl genomarbetad och förankrad mötesstruktur som gjorde att deltagarna kunde fokusera på vad de skulle bidra med under mötet. Ledaren av arbetsmötet visade sig fylla två viktiga funktioner: dels den uppgiftsrelaterade som handlade om att leda arbetsmötet mot de uppgifter som skulle hanteras, dels den gruppunderhållande som innebar att underlätta interaktionen i teamet. Trots att teammedlemmar ägnade stor del av sin arbetstid i arbetsmöten upplevde de en hög grad av nöjdhet med kvaliteten i arbetsmötena. / The purpose of this work was to contribute to the development of Total Quality Management, TQM, by describing how an Agile organization uses the workplace meeting as a strategic tool in its quality development work. The work focused on how the team use Agile to drive its quality development work, the structure around work meetings, the function of the leadership during the work meetings and the team member’s experiences when it comes to the quality of the work meetings. The work was conducted as a case study where the subject was a system development team at an international company. The survey methods used were interview study, observation study and questionnaire study. The work was carried out within the framework of Mid Sweden University's Master's Program in Quality and Leadership Development. The result showed that the studied team has found ways to use the workplace meeting as a motor for TQM. This by adopting the principles based on the Agile improvement program. Principles that focus on finding forms for a functional interaction with individuals as well as working methods that enable quick adoption to new conditions. The team worked according to a well- and firmly established meeting structure that allowed participants to focus on what to contribute with during the meeting. The leader of the meeting proved to fill two important functions: the task-related which was to lead the working meeting to the tasks that were to be handled, and the group-maintenance which was to facilitate the team interaction. Even though the team members spent much of their working hours in work meetings, they experienced a high level of satisfaction with the quality of the work meetings. / <p>2017-06-28</p>

Den här uppsatsen handlar om facilitatorns roll och yrkeskunnande. En roll som är relativt ny och för de flesta fortfarande helt obekant. Facilitatorn anlitas för att underlätta för grupper att föra samtal och dialog, men också för att gemensamt reflektera. Viktiga förutsättningar för att hitta formerna för fruktbara samarbeten, vilket står högt på många organisationers agendor idag.   I uppsatsen redogör jag inledningsvis för den möteskultur som råder inom organisationer idag. En kultur där medarbetare och chefer avsätter mycket tid i möten som vare sig ger dem själva, organisationen eller samhället något av värde. Det är många gånger envägskommunikation eller förmedling av information. I en tidsanda som ställer höga krav på rationaliseringar och effektivseringar har det dessvärre också blivit så, att tiden för samtal och genuina dialoger succesivt har reducerats till förmån för ökad kommunikation i olika digitala kanaler, inte misnt e-mail och sociala medier. Jag vill hävda att vi människor behöver träffas och samtala för att nå en gemensam och fördjupad förståelse för varandra och våra olika sakfrågor. Vad händer på sikt om vi inte ges möjlighet till gemensam reflektion? Hur ska vi kunna samarbeta om vi inte lär känna varandra och de förutsättningar som råder?   I inledningen redogör jag även för delar av den kunskapsteori som finns kopplat till ämnesområdet yrkeskunnande och teknologi, men också för min mission – att återerövra samtalet som en viktig arbetsmetod. Uppsatsen är skriven i essäistisk stil och det empiriska materialet kommer från de texter jag själv har författat under masterutbildnignens två år då dialogseminariemetoden tillämpats, men också från den dialogseminarieserie som jag själv har genomfört med sex andra facilitatorskollegor. Tillsammans har vi börjat utforska vår gemensamma profession och det yrkeskunnande som vi representerar.   Facilitatorns yrkeskunnande är mångfacetterat och svårfångat, men handlar i mångt och mycket om att vara öppen för människors olikheter. Se dem som berikande. Vara krockfrämjande. Bejaka olika perspektiv och infallsvinklar på saker och ting. Inte vara rädd för att konfrontera. Facilitatorn jobbar med olika tempoväxlingar och har en mängd olika metoder och tekniker till sitt förfogande för att möta olika problemställningar. Planerat eller improviserat. Det finns tydliga analogier med teatern, men också med läkar- och läraryrket. Det handlar om att skapa spänningar och väcka känslor hos deltagarna. Och sedan ta hand om och förvalta de känslor som väckts. Som facilitator blir man aldrig fullärd. Alla grupper är olika och varje ny mötessituation bjuder på nya utmaningar.   För mig känns det som att resan mot bättre vetande precis har börjat. I mina texter kan jag skönja en utveckling över tid, men det finns otaliga gator kvar att utforska. Jag är fortsatt nyfiken och jag vet bestämt att jag vil fortsätta att fördjupa mina kunskaper om facilitatorns yrkeskunnande och gärna då med dialogseminariet som fortsatt forskningsmetod. / This thesis explores the role and skills of a professional facilitator. A facilitator is hired to facilitate meetings and other group processes trough dialogue, conversations and active participation, with the purpose of makig reflection and collaboration within and between organisations possible.