Arkiv från myndigheter som upphört ska överlämnas till den myndighet som övertagit verksamheten. Delar av arkivet införlivas ibland i den nya myndighetens arkiv då handlingarna fortsatt behövs i verksamheten, medan huvuddelen av arkivet avslutas och överlämnas för förvaring utan att införlivas. Uppsatsens syfte är att undersöka hur överlämnande och införlivande av arkiv i samband med att myndigheter upphör kan förstås i förhållande till proveniensprincipen. En enkätundersökning har genomförts med myndigheter som mottagit handlingar från en annan myndighet som upphört. Uppsatsen visar att det finns en brist i myndigheternas kunskap om regelverket kring överlämnande och införlivande av handlingar. Detta leder till att sambandet mellan handlingarna och den ursprungliga arkivbildaren inte upprätthålls eftersom tillräckliga åtgärder inte görs. Resultatet visar att det finns en bristande dokumentation kring överlämnade och införlivade handlingar vilket leder till att det blir svårt att förstå ordningen i arkiven. Myndigheternas bristande medvetenhet gör att de inte kan lämna uppgifter om arkiv och handlingar som de förvarar och ansvarar för. Uppsatsen visar också att handlingarnas format påverkar hur de hanteras vid överlämnande och införlivande. Databaser och system införlivas i högre grad än handlingar av annat format utan att tillräckliga åtgärder görs för att upprätthålla proveniensen. Vidare visar uppsatsen på hur den förändrade myndighetsstrukturen, där myndigheter ofta läggs ner men verksamheten fortsätter hos en ny myndighet ger upphov till nya frågor kring tolkningen av proveniensprincipen. Den traditionella tolkningen att en myndighet utgör en arkivbildare är inte alltid tillämpningsbar då gränsen för när en myndighet upphör ofta är oklar.

The defence unit´s archive stretches over a time limit between the middle of 1971 to the end of 1987. The records the archive mainly contains are concerning the civil defence, inspection and construction of shelters, war- and crisis planning. The majority of the records are registered record, as often is the case with an authority’s archives. The main problems that occurred concerned what should or shouldn´t be public, the principle of provenance and what to prioritize; finish the project before deadline or make sure the records are prepared for a storage that ideally should last for several lifetimes.