Purpose: The aim of the study is to investigate how industrial administrative support processes and visual control can be streamlined, visualized and communicated by the introduction of lean.  To be able to answer the aim of the study, three research questions have been formulated: 1. Which non-value adding activities are limiting the efficiency of the administrative support processes and the visual control, within the industrial orders and shipping departments? 2. How can the support processes and visual control within the industrial orders and shipping departments, potentially be streamlined, visualized and communicated by the introduction of lean? 3. By the introduction of lean, what potential metrics will visualize and communicate the industrial administration support processes within orders and shipping departments? Methodology: A case study, a benchmarking study and literature review have been performed in order to answer the research questions. The literature review is based on a study of lean from a strategic and operational perspective, with a main focus on support processes and visual control. The case study was based on value stream mapping of support processes combined with observations and interviews in the area of visual control and visualization of workplace and information. Furthermore, the benchmarking study was based on observations and interviews of performed lean transformation and visual control. Collected data from the case study and benchmarking study have been analysed with the support of the literature. Findings: Non-value adding activities that are restricting the efficiency of the support processes and visual control, were identified and present opportunities for improvements. The support processes had different wastes, lacked guiding principles and were found to be unstable and unstandardized. The lack of visual control could be traced back to the lack of structure and design of daily meetings, control boards, suitable lean metrics and management of identified challenges. Factors like absence of framework for continuous improvements and visual workplaces and information, were identified. A new structured and pedagogical design was proposed. The new design include an introduction of lean within management, the design of an action plan, the selection of guiding principles and a redesign of value streams. Furthermore, the proposed design include a new design of daily meetings, control boards, lean metrics and a new framework for continuous improvements and visualisation of workplace and information in order to streamline and visualize support processes and visual control. Implications: The purpose of the research study has been achieved by solving the research questions. By the identification of non-value adding activities a new efficient design has been proposed. However, only one case study was performed, therefore its ability to create scientific value, can be regarded as limited. Recommendations: For further studies, it would be of interest to study several businesses with similar problems in order to increase the generalizability of the study and the ability to create scientific value. / Syfte: Forskningsstudien syfte är att undersöka hur industriella administrativa stödprocesser och dess visuella styrning kan effektiviseras, visualiseras och kommuniceras genom införande av lean. För att kunna besvara studiens syfte har tre problemfrågeställningar formulerats: 1. Vilka icke värdeskapande aktiviteter begränsar de administrativa stödprocessernas och den visuella styrningens effektivitet inom industriell order- och speditionsverksamhet? 2. Hur kan stödprocesserna och styrningen potentiellt effektiviseras, visualiseras och kommuniceras inom industriell order- och speditionsverksamhet, genom införande av lean?3. Vilka potentiella mätetal kan visualisera och kommunicera de industriella administrativa stödprocesserna inom order- och speditionsverksamhet, genom införande av lean? Metod och genomförande: En litteraturstudie genomfördes parallellt med en fall- och benchmarkingstudie för att besvara studiens frågeställningar. Litteraturstudien bygger på en studie av lean utifrån ett strategiskt och operativt perspektiv med fokus på stödprocesser och visuell styrning. Fallstudien består av en värdeflödesanalys av stödprocesser samt observationer och intervjuer rörande visuell styrning och visualisering av arbetsplats och information. Benchmarkingstudien bygger på intervjuer och observationer av genomförd leantransformation samt visuell styrning. Datainsamling från fall- och benchmarkingstudien har analyserats med stöd av litteraturstudien. Studiens resultat: Olika icke värdeskapande aktiviteter som reducerar stödprocesserna samt den visuella styrningens effektivitet har identifierats och utgör grunden för möjliga förbättringar. För de administrativa stödprocesserna identifierades olika former av slöseri, avsaknad av vägledande principer samt att processerna inte var stabila och standardiserade. Bristande visuell styrning kunde härledas till bristfällig struktur och utformning av dagliga möten, styrtavla samt mätetal och avvikelsehantering. Ytterligare identifierades bristande kontinuerligt och strukturerat förbättringsarbete samt avsaknad av ramverk för visualisering av arbetsplats och information. Med utgångspunkt från resultat från fall- och benchmarkingstudie har en ny strukturerad och pedagogisk utformning föreslagits. Den potentiella utformningen bygger på en förankring av lean inom ledning samt utformning av handlingsplan och vägledande principer. Ny utformning av värdeflöden, daglig möten, kontinuerligt förbättringsarbete samt ramverk för visualisering tillsammans med lean mätetal har föreslagits med syfte att effektivisera och visualisera stödprocesser och styrning. Implikationer: Forskningsstudiens syfte har uppnåtts genom att samtliga problemfrågeställningar besvarats. Genom identifikation av icke värdeskapande aktiviteter har en ny potentiell utformning föreslagits med stöd från litteratur- och benchmarkingstudien. Dock har endast ett fallföretag studerats vilket begränsar studiens förmåga att skapa vetenskapligt värde ur ett större perspektiv.  Rekommendationer: För vidare studier förordas en utökad studie av fler verksamheter med liknande problematik med syfte att öka studiens generaliserbarhet och vetenskapligt värde.

Abstract The aim of the study was to determine nursing staff’s self-assessment of how they adhere to guidelines on safe medication administration during the medication process in long-term elderly care. In the first phase of this quantitative study, a Safe Medication Management Scale was developed and its reliability was evaluated. A panel of experts (n = 7) determined the scale’s content and the structure of its items. A pilot study was conducted with nursing staff from long-term elderly care wards in one town in northern Finland. The response rate was 24 % (n = 69). In the second phase, a cross-sectional study was conducted among nursing staff from long-term elderly care wards in one hospital district in Finland. The response rate was 39 % (n = 492). The majority of the nurses reported always adhering to guidelines during the medication process. However, one third of the nurses stated that they do not always follow guidelines when preparing medication, and approximately half stated that they do not always follow guidelines when administering medication. Shortcomings were identified in medication documentation, especially in the recording of the effects of medicine and the reason for administration. Routine checks were not always performed at different stages of the medication administration process. Also, patient involvement in the medication administration process was not always completed. Statistically significant associations were detected between the responses and the nurses’ self-assessment of how well they follow recommendations in general, as well as their knowledge of pharmacology and infection control, and their skill in performing medication calculations. A statistically significant association was detected in the age of the nurses; older age groups followed guidelines more thoroughly than younger age groups. When nurses self-assessed their activities in general at a higher level, they seemed to also follow guidelines better. Deviation from instructions and recommendations relating to the administration of medicines often leads to a medication error or creates an opportunity for errors to occur. The results of this study can be used to improve medication safety in long-term elderly care through the development of medication administration processes in organizations as well as the attitudes and competence of nursing staff so that medication is always given in accordance with instructions and recommendations. / Tiivistelmä Tutkimuksen tarkoituksena oli kuvata ja selittää lääkehoidon turvallista toteuttamista ikääntyneiden pitkäaikaishoidossa lääkehoitoon osallistuvan hoitohenkilöstön näkökulmasta. Tämän kvantitatiivisen poikkileikkaustutkimuksen ensimmäisessä vaiheessa kehitettiin lääkehoidon turvallisen toteuttamisen itsearviointimittari ja arvioitiin sen luotettavuutta. Mittarin sisällön validiuden arvioinnissa hyödynnettiin asiantuntijapaneelia (n = 7). Esitestaus tehtiin yhden kuusikkokunnan kunnallisissa ikääntyneiden pitkäaikaishoidon yksiköissä (n = 18). Vastausprosentti oli 24 % (n = 69). Toisen vaiheen perusjoukon muodostivat yhden sairaanhoitopiirin kunnallisten ikääntyneiden pitkäaikaishoidon yksiköiden lääkehoitoon osallistuvat hoitohenkilöstöt. Vastausprosentti oli 39 % (n = 492). Suurin osa hoitajista toteutti lääkehoitoa turvallisesti. Kuitenkin kolmannes hoitajista arvioi, että he eivät aina saata lääkkeitä käyttökuntoon ohjeiden ja suositusten mukaisesti. Lähes puolet arvioi poikkeavansa ohjeista ja suosituksista koskien lääkkeiden antamista ja lääkehoidon vaikutusten seurantaa ja arviointia. Kirjaamisessa havaittiin puutteita erityisesti lääkehoidon vaikutusten ja lääkkeen antamisen syiden kirjaamisessa. Rutiininomaisia tarkistuksia ei aina tehty lääkehoidon prosessin vaiheissa. Potilaan osallistaminen lääkehoidon prosessiin ei arviointien mukaan myöskään aina toteutunut. Mitä paremmin hoitaja koki hallitsevansa farmakologian, infektioiden torjunnan ja lääkelaskennan, sitä paremmin hän myös näytti toteuttavan lääkehoitoa. Hoitajan iällä havaittiin tilastollisesti merkitsevä yhteys lähes kaikkien osa-alueiden kanssa; iältään vanhemmat toteuttivat lääkehoitoa huolellisemmin suosituksia ja ohjeistuksia noudattaen kuin nuoremmat. Mitä paremmaksi hoitajat itsearvioivat toimintansa yleisesti, sitä paremmin he näyttivät vastausten perusteella toteuttavan lääkehoitoa. Kun lääkehoidon ohjeista ja suosituksista poiketaan, aiheuttaa se usein lääkityspoikkeaman tai sen mahdollisuuden. Poikkeama voi aiheuttaa myös lääkehaittatapahtuman. Tässä tutkimuksessa tuotetun tiedon avulla ikääntyneiden pitkäaikaishoidon lääkitysturvallisuutta voidaan parantaa kehittämällä sekä yksikön lääkehoidon toteuttamisen prosesseja, että hoitohenkilöstön lääkehoidon asenteita ja osaamista sellaisiksi, että lääkehoitoa toteutetaan kaikissa tilanteissa ohjeistusten ja suositusten mukaisesti.

<p><strong>Introduktion.</strong> Varje år inträffar misstag inom sjuksköterskors läkemedelshantering. Detta kan leda till vårdskada för patienten. Orsaker till misstag är oftast kända fenomen. Kunskap om hur sjuksköterskor undviker misstag inom läkemedelshantering är därför av största vikt. <strong>Syfte.</strong> Syftet var att beskriva åtgärder för att undvika misstag i sjuksköterskors läkemedelshantering, för god patientsäkerhet. <strong>Metod.</strong> En litteraturstudie utfördes, vilken baserades på fjorton artiklar. Databaserna som användes var CINAHL och PubMed. Artiklarna kvalitetsgranskades med hjälp av mallar.<strong> Resultat.</strong> Två huvudkategorier framkom; Samverkan mellan människor och Samverkan via säkerhetssystem. Följande underkategorier är; Kommunikation -med kollegor och andra i vårdlaget, -med patienter, Söka information och kunskap -lita till eget omdöme och lära av andra, Utföra kontroller, Rapportera misstag och säkerhetsrisker, Minska distraktion och Använda medicinskteknisk utrustning. <strong>Slutsats.</strong> Samverkan framkom som en viktig åtgärd för att undvika misstag inom läkemedelshantering. Det kan ske i form av kommunikation med kollegor och patienter. På detta sätt utväxlas kunskap angående läkemedelshantering. Sjuksköterskan kan även använda olika former av kontroller innan läkemedel tilldelas patienten. Det framkom att diverse utrustning kan hjälpa sjuksköterskan att upprätthålla hög säkerhet i arbetet. Exempel på detta är infusionspump som larmar vid fel, samt rapportering av medicinska misstag via dataprogram.</p>

Introduktion. Varje år inträffar misstag inom sjuksköterskors läkemedelshantering. Detta kan leda till vårdskada för patienten. Orsaker till misstag är oftast kända fenomen. Kunskap om hur sjuksköterskor undviker misstag inom läkemedelshantering är därför av största vikt. Syfte. Syftet var att beskriva åtgärder för att undvika misstag i sjuksköterskors läkemedelshantering, för god patientsäkerhet. Metod. En litteraturstudie utfördes, vilken baserades på fjorton artiklar. Databaserna som användes var CINAHL och PubMed. Artiklarna kvalitetsgranskades med hjälp av mallar. Resultat. Två huvudkategorier framkom; Samverkan mellan människor och Samverkan via säkerhetssystem. Följande underkategorier är; Kommunikation -med kollegor och andra i vårdlaget, -med patienter, Söka information och kunskap -lita till eget omdöme och lära av andra, Utföra kontroller, Rapportera misstag och säkerhetsrisker, Minska distraktion och Använda medicinskteknisk utrustning. Slutsats. Samverkan framkom som en viktig åtgärd för att undvika misstag inom läkemedelshantering. Det kan ske i form av kommunikation med kollegor och patienter. På detta sätt utväxlas kunskap angående läkemedelshantering. Sjuksköterskan kan även använda olika former av kontroller innan läkemedel tilldelas patienten. Det framkom att diverse utrustning kan hjälpa sjuksköterskan att upprätthålla hög säkerhet i arbetet. Exempel på detta är infusionspump som larmar vid fel, samt rapportering av medicinska misstag via dataprogram.

Quality of care is important in health care systems, and reducing medication errors is an effective approach to improve health care quality because medication errors are not rare and can cause adverse patient outcomes. Current researchers have adopted contextual, macro level methods to study the medication administration process, but the association between cognitive factors and nurses’ abilities to identify medication errors during this process remains unclear. In this research, I tested whether methods for analyzing visual scanning patterns are applicable to the study of health care processes, specifically how nurses complete the medication administration process. The data used in this study was collected during three experiments wherein nurse participants wore an eye tracking device to record their eye movements while they performed a medication administration process, with some trials containing an embedded patient identification error. The three experiments included: Nurses administering medications in a simulated setting Nurses using barcoding technology to administer medication in a simulated setting Nurses using barcoding technology to administer medication in a real clinical setting I focused on four types of visual scanning patterns when analyzing the eye tracking data: 1) nurses’ eye fixation distributions, 2) nurses’ maximum consecutive eye fixations, 3) nurses’ eye gaze transition ratios, and 4) nurses’ two gaze scanpaths. By using the aforementioned methods, I was able to distinguish visual scanning patterns between groups of nurses who identified and did not identify a patient identity error, assessed how barcode technology influenced nurses’ visual scanning patterns, and assessed how nurses’ visual scanning patterns differed in simulated and real clinical environments. These findings may have implications for the design of medication administration protocols, nurse training, and technology design.

This thesis is focused on mapping control processes in a state-funded institution. In the theoretical part, concepts related to the issues of cities and state-funded institution are explained. Smart Administration strategy is discussed as well as principles of processes, process management and modeling necessary for understanding the practical part of this thesis. The practical part contains research on the state of process management in cities with 5000 to 20000 citizens in relation to state-funded institution. It was discovered that surveyed cities are not very interested in the topic and lack process management completely in most cases, despite the possibility of EU subsidies for these projects. Based on the survey, a process map was created from which certain processes were selected, described and modeled. This blue-print should help employees of municipalities to orientate in performed processes and make them more efficient. ATTIS software, developed by ATTN Consulting, s.r.o., was used for modeling processes in this thesis

The Thesis analyses modern trends in the management of Public Administration in Czech Republic. The reforms and changes in Public Administration are supported by the implementation of management tools and tools focused on quality of Administration. These tools, including elements of corporate governance and some principles of private sector market, aims to improve and make the Public Service more effective. New Public Management (NPM) can be considered as a general name for the tools and for the concept of the Management of Public Administration, in particular meaning the principles of Process Management, the Balanced Scorecard (BSC), Benchmarking, the Common Assessment Framework and other methods and tools based on the models of TQM and EFQM. The practical part of the thesis contains the surveys and evaluation of the efficiency of the above mentioned models by the Regional Authority and selected municipalities, including their strengthts and weaknesses.