Abstract Forskning visar att verksamheter ställs inför omfattande arbetsrelaterade problem där verksamheter förlitar sig på team för en effektiv problemlösning. Grunden för effektivitet i teamen föds då teammedlemmarna delar samma vision om det arbete som måste utföras. Studiens syfte är att få en ökad förståelse för skapandet av delade mentala modeller, genom att undersöka teammedlemmarnas enskilda upplevelse av delade mentala modeller samt centrala processer som gemensam meningsstruktur och kommunikation i teamets arbete med att uppnå effektivitet. I föreliggande fenomenologiska uppsats har ett team om tre teammedlemmar observerats och sedan intervjuats om deras individuella upplevelse av skapandet av delade mentala modeller. Resultaten visar att delade mentala modeller upplevs som viktig och där faktorer som aktivt deltagande, kommunikation och interaktion har stor påverkan. / Research shows that organisations are facing complex work-related problems where the organisations rely on teams for effective problem solving. The foundation of team effectiveness are born when team members share the same vision of the work. This study's purpose is to gain a greater understanding of the creation of shared mental models. This is achieved by examining team members' individual experience of shared mental models and key processes common sense structure and communication in team work to achieve efficiency. In this phenomenological essay a team of three team members have been observed and interviewed about their individual experience of the creation of shared mental models. The results show that shared mental models are perceived as important and that factors such as active participation, communication and interaction has a major impact.

The focus of this study is based on a web development team working within the confines of a Swedish authority. It has been recognized that web development teams are struggling to cooperate and work in high capacity efficiency, mostly due to the nature of the multifarious tasks at hand and their lack of understanding of each respective roles within the team. In lieu of this major downfall, establishing a mental model faceted way of thinking and working may improve effectiveness, communication and collaboration amongst all members of a functioning team. A shared mental model is developed through four stages of cognitive processes; knowing, learning, understanding and executing. The purpose of this study is to examine and show an example of how shared mental models can be developed in an existing web development team. By analyzing two workshop practices, this study aims to answer the following questions: How can workshop practices “visualizing user stories” as well as facilitating “design studio sessions” be used to establish common understanding within the web development team? How can four stages of cognitive processes (knowing, learning, understanding and executing) for developing shared mental models be understood? Participant observation and interviews are among research methods used. The ‘Shared Mental Model’ by Cannon-Bowers et al. (1993) is the primary theoretical framework used here. The results of this study indicate how workshop practices such as visualizing user stories well as conducting design studio sessions contribute to a common understanding due to increased social interaction among team members. The results also indicate that the web development team has been unable to process and exchange relevant information with each other during the initial stages of learning and development due to the lack of team building activities. This, in return affects further development of the shared mental model in the following steps. / I denna studie undersöks en svensk myndighets webbutvecklingsteam som i dag arbetar med att göra om myndighetens webbsida vilket inkluderar framtagning av nya gränssnitt och funktioner. I många fall har det visat sig att system- och webbutvecklingsteam har problem med att förhandla fram en gemensam förståelse. Dels på grund av de olika roller som ingår i ett team men även på grund av arbetsuppgifternas komplexitet och struktur. Svårigheter med att kommunicera, koordinera och samarbeta effektivt upplevs vara centralt i system- och webbutvecklingsprojekt. Att utveckla en gemensam förståelse tillika delade mentala modeller (hädanefter DMM, eng. Shared Mental Models) för lag- och uppgiftsarbetet kan förenkla kommunikation, koordination och samarbete inom ett team. Syftet med denna studie är därmed att illustrera ett exempel på hur DMM skulle kunna utvecklas inom ett webbutvecklingsteam. Webbutvecklingsteamet studeras och analyseras utifrån fyra steg av kognitiva processer (vetande, lärande, förståelse och verkställande) som demonstrerar hur DMM utvecklas steg för steg. Uppsatsen ämnar därmed att besvara följande frågor: Hur kan workshoppraktikerna ”visualisering av användarresa” och ”designstudio” bidra till etableringen av den gemensamma förståelsen inom myndighetens webbutvecklingsteam? Hur kan webbutvecklingsteamet förstås utifrån de fyra stegen av kognitiva processer; vetande, lärande, förståelse och verkställande om hur DMM utvecklas? Studien rymmer inom ramen för en fallstudie där deltagande observationer och intervjuer har nyttjats som metoder för insamling av empiriskt material. Teorin om DMM av Cannon-Bowers et al. (1993) är studiens primära teoretiska utgångspunkt. Sammanfattningsvis har studien lett fram till att de två workshoppraktikerna – visualisering av användarresa och designstudio – har bidragit till etablering av den gemensamma förståelsen i det stora hela genom social interaktion. Vidare har studiens resultat visat att webbutvecklingsteamet brister i vetandefasen eftersom teamet inte har utbyt relevant information om sig själva genom team building aktiviteter. Detta påverkar sedermera vidareutvecklingen av DMM i nästkommande steg.

Covid-19-pandemin har medfört ett skifte från samlokaliserat arbete till distansarbete. Den här studien syftar till att förklara vilka effekter distansarbete har på teamwork i agila teams. Studien genomfördes genom djupintervjuer enligt kvalitativ metod, med teammedlemmar på en svensk bank, och analysmodellen baseras på Dickinson och McIntyres teamworkmodell, där komponenterna delade mentala modeller och förtroende adderats. Resultatet indikerar att respondenterna upplever att teamwork förändrats negativt vid distansarbete genom hela modellen, med undantag för teamorientering och teamledarskap. Där upplevs marginell negativ förändring eller ingen förändring. Den agila strukturen upplevs vara en kritisk faktor för att upprätthålla fungerande teamwork vid distansarbete. Kommunikationen face-to-face har dock minskat, vilket leder till flera teamworkutmaningar. Tidigare uppbyggt förtroende och delade mentala modeller verkar underlätta teamwork vid distansarbete. Eftersom trenden indikerar att distansarbete kommer vara aktuellt även efter Covid-19-pandemin måste dessa utmaningar behandlas. Den utvidgade teamworkmodellen verkar kunna förklara effekten på teamwork vid distansarbete i agila teams.