Mergers and acquisitions (M&A) are today two common ways to expand and grow businesses. However, studies report that around 50-75% of all M&A transactions fail to yield expected results. This study focuses on the value creation realized in the post merger integration. During the post merger integration, organizational structures, IT systems and work routines need to change and integrate in order to achieve the desired synergies. Often when processes need to change or new ways of working are implemented, artifacts are utilized to facilitate the change. However, managers often fail to recognize the social perspective of organizational change. This study analyzes how a warehouse management system was used in a post merger integration to drive organizational change and establishing a common way of working between employees from different companies. The researchers have conducted a case study at a private equity firm that recently acquired and merged six companies in the fast moving consumer goods industry. As part of the case study, interviews and observations were made. This thesis presents two main results. First, that the choice to adopt a system-first-approach and neglecting human and task integration in the PMI resulted in several obstacles. The case company focused solely on system integration to realize the most obvious synergies of the different companies. This caused employee resistance and lack of trust and confidence towards managers and their intentions. It also yielded an ungiving and unhelping culture between employees that previously belonged to different companies. This indicates the importance of mixing employees from different companies after the merger. Moreover, the importance of creating cultural-unity under one brand is discussed. The results indicate that there should be a balance between human integration and task integration when merging several companies. Consequently, we present a two-by-two matrix that outlays the dependency of company characteristics on integration focus. Secondly, managers at the case company put too much faith and emphasis on artifacts and systems to change organizational behavior and neglected the perspective of sociomaterialism. This resulted in a failed implementation of the warehouse management system due to neglecting the employees’ perspective and ways of working. As a result, employees developed workarounds to the system and later abandoned the system. Consequently, managers should have adopted a technochange perspective when driving organizational change with IT systems. This means that the implementation of an IT system should be consider in conjunction with employees and their routines. / Fusioner och förvärv är två vanliga metoder som idag används av företag för att växa och ta nya marknadsandelar. Trots detta visar studier att 50-75% av alla förvärv misslyckas med att realisera förväntade synergier. Denna uppsats fokuserar på värdeskapandet som sker i integrationsfasen efter sammanslagningen. Under integrationsfasen integreras IT system, arbetsprocesser samt organisationsstrukturer för att realisera synergier. I samband med att företag ändrar på arbetsrutiner brukar artefakter användas för att stödja förändringsarbetet. Denna uppsats studerar hur företag kan använda sig av IT system under integrationsfasen för att driva förändring samt för att etablera ett gemensamt arbetssätt hos anställda med olika företagsbakgrunder. Denna uppsats är skriven tillsammans med ett riskkapitalbolag som tidigare köpt upp och slagit ihop sex företag inom industrin för snabbrörliga konsumentvaror. Som en del av fallstudien utfördes intervjuer och observationer på portföljbolaget. I denna uppsats presenteras två huvudresultat. Det första; bristen av fokus på integration av anställda från olika bolag ger upphov till motstånd och lågt förtroende till beslutsfattande. Det resulterade även i en fientlig och icke-hjälpande kultur mellan anställda med olika företagsbakgrunder. Resultaten påvisar vikten av att blanda anställda från olika företag i nya arbetssätt för att skapa tillhörighet och hjälpsamhet. Resultaten indikerar också att det är viktigt att ha ett gemensamt varumärke som alla anställda kan ställa sig bakom. Därför diskuteras balansen mellan integrering av anställda samt processer i en sammanslagning. I uppsatsen presenterar vi en två-gånger-två matris för att illustrera förhållandet mellan ett företags industriella karaktärsdrag samt integreringsfokus. Det andra huvudresultat visar att ledning samt styrelse hade för stort förtroende på artefakter för att förändra organisationellt beteende, det sociomaterilaistiska perspektivet följdes inte. Detta resulterade i en misslyckad implementering av ett IT system som ämnade att förändra beteendet hos anställda och realisera synergier. Anledningen hänvisas till försummelsen av de anställdas perspektiv samt arbetssätt. Detta resulterade i att de anställda utvecklade egna lösningar och i ett senare skede slutade använda systemet helt och hållet. Följaktligen borde företaget ha anammat ett “technochange” perspektiv för att driva förändring genom IT system inom företaget. Detta innebär att IT systemet måste ses som ett ekosystem tillsammans med anställda och arbetsprocesser, inte som ett självständigt system.

Change is a prominent feature of the organizational life. Nowadays companies rely on implementing large-scale Information Technology (IT) systems in order to enhance their organizational performance. Such technochanges, similarly to planned organizational changes, unfold in stages and have an impact on the organizational members. They, however, are not immune to failures. In this respect, the process of communication has been recognized as a critical success factor and an integrative part of every change initiative. Therefore, this study has investigated the communication practices during technochange, how employees perceive them and eventually, how the communication can be enhanced in order to assure the employees’ engagement. This has been done by conducting a case study at an office of a company in Stockholm, Sweden. The study was carried out through a combination of qualitative data collection methods. The data was analyzed with a help of a theoretical framework and sorted in themes that emerged from the collected empirics. The findings indicate the process of communication has been considered and acknowledged by the case organization. The use of several communication channels for disseminating of  hange information and collecting employees’ input have formed the employees’ perception of the change and communication processes. Specifically, intranet and meetings accommodate the applied one-way communication channels, while workshops and trainings represent the applied more participative communication methods. Furthermore, the study illustrates that the non-implementers are not a homogenous group and different stakeholders perceive the  hange in different ways that in turn creates different communication needs. Those findings lead to identification of improvement areas and practical suggestions for implementers and managers. From a theory perspective, this thesis makes an attempt to gain deeper understanding of specific communication approaches and their effect on employees in the context of technochange.

Att vara konkurrenskraftig är varför företag och organisationer idag i allt större utsträckning står inför förändringar för att vara relevant på marknaden. I stort sett alla företag och organisationer använder sig av och är helt beroende av sina affärssystem, vilket också redogör relevansen av funktionaliteten och acceptans av användarna. Affärssystem i sig och införandet av dem är komplexa och påverkar hela organisationen inklusive dess anställda och målsättningen är ofta att effektivisera befintliga affärsprocesser. Användarmotstånd är en faktor som bidrar till att affärssystemsinföranden i så stor utsträckning inte genomförs framgångsrikt och de förväntade effekterna affärssystemet ska medföra aldrig inträffar. Syftet med denna kandidatuppsats i informatik är att identifiera och beskriva påverkandefaktorer för att minska användarmotstånd under införande av ett nytt affärssystem i en organisation ur ett internt relationsperspektiv. I studien har fallstudiemetoden tillämpats, till följd av att fallföretagets interna relationer varit den valda analysenheten. Den primära empiriska data har samlats in genom kvalitativa intervjuer. Fem stycken personer har intervjuats, som arbetar vid fallföretaget, beträffande deras inställning och uppfattning om faktorer som bidrar till minskat användarmotstånd under ett affärssystemsinförande. De viktigaste slutsatserna från studiens analys är: tidpunkten för införandeprocessen bör analyseras noggrant, betydelsen av välbekant kommunikationshantering, involveringen av användarna har en betydande relevans, förmedling av förväntningar underlättar förändringsprocessen och förstå olika typer av användare och deras behov. Tidpunkten för affärssystemsinförandet är högst relevant för att användarna ska känna både stöd och en lyhördhet från ledningen. Användarna behöver veta vad ett nytt affärssystem innebär genom att de involveras i processen eftersom det är de ute i verksamheten som ska använda det. Kommunikationen under ett affärssystemsinförande bör ske på ett sätt som är sedan tidigare inarbetat för att det på bästa sätt ska flöda genom organisationen och mellan alla intressenter.