<p>För att företag ska möta en ökande konkurrens, drivs de till att finna nya lösningar i syfte att ständigt förse de allt mer medvetna kunderna med nya produkter. En förbättrad produktutvecklingsprocess kan hjälpa företag att uppnå konkurrensfördelar genom att bemästra produktens allt kortare livscykel. Under produktutvecklingen arbetar flera av företagets avdelningar parallellt, vilket kräver ett väl fungerande samarbete.</p><p>Externa parter har en viktig roll vid framtagning av nya produkter, eftersom relationen mellan kund och leverantör medför tillgång till varandras kunskapsområden. Det är dock inte lätt att utveckla en nära relation, eftersom många problem kan uppstå vid ett samarbete. Företag inser vikten av att ta del av leverantörens specialistkunskap, men har ännu inte lärt sig hur de ska hantera samarbetet. Följaktligen behövs det ytterligare forskning kring hur företag kan koordinera produktutvecklingsarbetet, när leverantör är delaktig i projektet.</p><p>Studien har för avsikt att skapa förståelse, för hur produktutvecklingsarbetet ur ett inomorganisatoriskt perspektiv kan koordineras, när en leverantör medverkar. Genom kvalitativa fallstudier ämnar vi undersöka vilka koordinationsmekanismer företag använder för att koordinera produktutvecklingsarbetet. Fallstudierna bygger på sju djupgående intervjuer av personer som arbetar med produktutvecklingsarbete på två fallföretag.</p><p>Studien tar upp teorier som belyser fenomenet produktutveckling och de mekanismer som används, för att koordinera produktutvecklingsarbetet och hur leverantören integreras i utvecklingsprojektet. Studiens teoretiska referensram redogör vidare för tekniken ”concurrent engineering”, koordination av projektmedlemmarnas beroende och skilda förväntningar samt projektens karaktäristiska drag.</p><p>Studien visar att koordinationsmekanismer är viktiga för att företag ska kunna samordna sina produktutvecklingsaktiviteter. Behovet av koordinationsmekanismer bestäms utifrån i vilken fas produktutvecklingen är och i vilken utsträckning leverantören medverkar i produktutvecklingsprojektet. Företagets organisationskultur har en viktig roll i att koordinera projektmedlemmarnas beroende. Genom att utvecklingsarbetet sker i form av projekt måste projektmedlemmarnas olika intressen och förväntningar möta varandra för att åstadkomma synergieffekt i projektet. Vidare finns det ett positivt samband mellan projektens karaktäristiska drag och behovet av samverkan mellan projektmedlemmarna. Med andra ord ska koordinationsaktiviteterna anpassas efter produktutvecklingsprojektets karaktäristiska drag.</p>

För att företag ska möta en ökande konkurrens, drivs de till att finna nya lösningar i syfte att ständigt förse de allt mer medvetna kunderna med nya produkter. En förbättrad produktutvecklingsprocess kan hjälpa företag att uppnå konkurrensfördelar genom att bemästra produktens allt kortare livscykel. Under produktutvecklingen arbetar flera av företagets avdelningar parallellt, vilket kräver ett väl fungerande samarbete. Externa parter har en viktig roll vid framtagning av nya produkter, eftersom relationen mellan kund och leverantör medför tillgång till varandras kunskapsområden. Det är dock inte lätt att utveckla en nära relation, eftersom många problem kan uppstå vid ett samarbete. Företag inser vikten av att ta del av leverantörens specialistkunskap, men har ännu inte lärt sig hur de ska hantera samarbetet. Följaktligen behövs det ytterligare forskning kring hur företag kan koordinera produktutvecklingsarbetet, när leverantör är delaktig i projektet. Studien har för avsikt att skapa förståelse, för hur produktutvecklingsarbetet ur ett inomorganisatoriskt perspektiv kan koordineras, när en leverantör medverkar. Genom kvalitativa fallstudier ämnar vi undersöka vilka koordinationsmekanismer företag använder för att koordinera produktutvecklingsarbetet. Fallstudierna bygger på sju djupgående intervjuer av personer som arbetar med produktutvecklingsarbete på två fallföretag. Studien tar upp teorier som belyser fenomenet produktutveckling och de mekanismer som används, för att koordinera produktutvecklingsarbetet och hur leverantören integreras i utvecklingsprojektet. Studiens teoretiska referensram redogör vidare för tekniken ”concurrent engineering”, koordination av projektmedlemmarnas beroende och skilda förväntningar samt projektens karaktäristiska drag. Studien visar att koordinationsmekanismer är viktiga för att företag ska kunna samordna sina produktutvecklingsaktiviteter. Behovet av koordinationsmekanismer bestäms utifrån i vilken fas produktutvecklingen är och i vilken utsträckning leverantören medverkar i produktutvecklingsprojektet. Företagets organisationskultur har en viktig roll i att koordinera projektmedlemmarnas beroende. Genom att utvecklingsarbetet sker i form av projekt måste projektmedlemmarnas olika intressen och förväntningar möta varandra för att åstadkomma synergieffekt i projektet. Vidare finns det ett positivt samband mellan projektens karaktäristiska drag och behovet av samverkan mellan projektmedlemmarna. Med andra ord ska koordinationsaktiviteterna anpassas efter produktutvecklingsprojektets karaktäristiska drag.

Uppsatsen behandlar hur två organisationer samarbetar och koordinerar deras kooperativa arbete med hjälp av en artefakt. De två organisationerna är Marinmuseum och Turistbyrån där deras kooperativa arbete handlar om att skapa guidade turer tillsammans. Vi har jobbat mot målgruppernas målsättningar, behov och krav för att hitta det ultimata stödet för deras verksamhet. Syftet är att förmedla förståelse för hur organisationerna idag använder artefakten i deras gemensamma arbete, baserat på intervjuer och observationer. Huvudfrågorna i vår studie har varit: Hur kan vi som utvecklare kan stödja de två olika organisationernas samarbetsmöjligheter och förbättra koordinationen i det fall då de använder denna artefakt, deras pappersbaserade bokningslista som primär informationsplats? Hur kan denna artefakt ersättas utan att tappa dess koordinations och interaktions förmågor samt flexibilitet? Studien har visat att den pappersbaserade artefakten, deras bokningslista, innefattar många positiva egenskaper som vid digitalisering måste tas hänsyn till. Denna artefakt har vi valt att kalla för koordinationsartefakt för att belysa dess koordinationsegenskaper. Med vår studie vill vi framhäva den markanta skillnaden med ett system som är anpassat efter verksamheten istället för att verksamheten är anpassad efter systemet. / 0706-384031, 0708-682180

IT-system utvecklas idag ofta i globalt distribuerade organisationer. Detta görs för att möta de krav som ställs från omgivningen samt för att finna specialkompetens. En global organisation kan medföra distribuerat arbete, alltså att utvecklingsgrupper sprids över flera platser. Ett problem med detta kan vara att få alla delar av verksamheten att arbeta mot ett gemensamt mål. Koordination – att hantera beroenden mellan element i komplexa organisationer för att möjliggöra effektivt arbete mot ett gemensamt mål – blir då en viktig aktivitet. Att kommunicera över distans i den takt organisationen kräver är en omöjlighet utan att implementera informations- och kommunikationsteknik (IKT) – digitala verktyg med fokus på kommunikation och spridandet av information. Vi vill i denna uppsats undersöka hur koordination sker i distribuerade IT-projekt, samt vilken roll IKT-stöd har vid koordination av distribuerade IT-projekt. Syftet med denna studie är att bidra med kunskap gällande användandet av IKT-stöd för koordination i distribuerade IT- projekt. Vi genomför denna kvalitativa fallstudie hos IFS World Operations AB – en global affärssystemsleverantör. Data har samlats in genom intervjuer med personer i olika roller inom det undersökta it projektet. Vi har ställt de empiriska resultaten i relation till teorier inom områden som koordination, IT-projekt samt IKT. Våra resultat visar att koordination i agila, distribuerade IT-projekt sker på två nivåer; strategisk samt operationell koordination. Dessa syftar att uppnå mål på olika nivåer. Vi har också kunnat dela in koordinationshandlingar i tre typer utvecklade från teori och observationer; ömsesidig anpassning, framväxande standardisering och organisationsförvaltning. Vi kan även sluta oss till att IKT-stöd främst förhåller sig till koordination på tre sätt i ett distribuerat IT-projekt; möjliggörande, medierande samt begränsande. Med stöd av de ovan presenterade resultaten har vi tagit fram faktorer vi funnit påverka möjligheten att koordinera IT-projekt. Dessa är; gruppdynamik, graden av distribution, fasta utvecklingsgrupper, utveckla teknik tillsammans med organisation samt standardiserade kommunikationskanaler. / Information systems are often developed in globally distributed organizations. Many times the reason for being distributed is to meet requirements and demands from the organizations surrounding and to acquire a specialized set of skills. Global organizations may choose to work distributed, which means that development teams are spread out over multiple locations. This can create problems; how do you make all parts of the organization work together towards a common goal? Thus, coordination – The management of interdependent elements in a complex organization so as to enable them to work together effectively toward a specific goal – becomes important. Long distance communication using information and communication technology (ICT) – digital tools with the purpose of endorsing communication and knowledge – is required to coordinate between locations. In this thesis we examine how coordination is performed in distributed IT-projects. We will also address the role that information and communications technology plays in coordination of these projects. The purpose of the study is to contribute with knowledge in the area of using ICT tools for coordinating distributed IT-projects. This qualitative case study was conducted in cooperation with IFS World Operations AB – a global provider of an Enterprise Resource Planning system. Our empirical data has been collected using five interviews, all with different types of roles from within IT-projects. The data has then been put in relation to theories concerning coordination, IT-projects and ICT. Our findings show coordination in distributed, agile software development projects is working on two levels; strategic and operational coordination. The difference lies with the motivation to complete goals on different levels of the organization. We can also conclude that there are three different kinds of means to carry out coordination; Mutual Adjustment, Emerging standardization and organizational management. Concerning the role of ICT in the coordination of distributed IT-projects we have found it to be threefold; enabling, mediating and limiting. Based on these findings we conclude this study by presenting five factors that influence the ability to coordinate distributed IT-projects. These are: group dynamics, level of distribution, fixed development teams, parallel development of technology and organization and standardized communication channels.