Syftet med denna studie var att undersöka om, och i så fall hur, projektledare påverkas av en påtvingad omställning till distribuerat projektarbete på grund av Covid-19. Studien genomfördes utifrån en kvalitativ ansats med semistrukturerade intervjuer som datainsamlingsmetod. Totalt intervjuades tio projektledare från tio olika organisationer. Insamlad data analyserades med hjälp av tematisk analys och analysen resulterade i tre teman; Fånga dagen, Ingen människa är en ö och Förändringens vindar. Studiens resultat visar på att det påtvingade distribuerade arbetet upplevs ha en stor påverkan. Den delade upplevelsen är att situationen har större inverkan på ett personligt och socialt plan än på själva möjligheten att leverera projektresultat. Distribuerat arbete kräver en ökad mängd samarbete och ökad digital närvaro för att kompensera frånvaron av en gemensam arbetsplats. Slutsatsen är att fördelarna med det påtvingade distribuerade arbetet främst är den flexibilitet och effektivitet som upplevs. Utmaningarna med det distribuerade arbetssättet är ökade krav på ett individ- och situationsanpassat ledarskap, behov av tydligare struktur och mer kommunikation samt upplevd brist på närhet till kollegor samt den energi och engagemang man delar tillsammans.   Nyckelord: projektledning, påtvingat distribuerat arbete, ledarskap, virtuella team / The purpose of this study was to examine whether, and if so how, project managers are affected by an imposed conversion to distributed project work during Covid-19. The study was conducted on the basis of a qualitative approach, with semi-structured interviews as the method for data collection. A total of ten project managers from ten different organizations were interviewed. Thematic analysis was used to analyse the collected data and the analysis resulted in three themes; Seize the day, No man is an island and The winds of change.  The result of the study shows that the imposed distributed work is perceived to have a great impact. The shared experience is that the situation has a greater impact on a personal and social level than on the actual ability to deliver project results. Distributed work requires an increased amount of collaboration and increased digital presence to compensate for the absence of a shared workplace. The conclusion is that the benefits of the imposed distributed work are primarily the experience of flexibility and efficiency. The challenges with distributed work are increased demands for individual and situational leadership, the need for a clearer structure and more communication and a perceived lack of closeness to colleagues as well as the energy and commitment you share together. Keywords: project management, imposed distributed work, leadership, virtual teams

Studiens syfte är att undersöka hur avsaknaden av spontana möten påverkar innovationsförmågan i samverkansprojekt och besvaras genom följande forskningsfrågor. Hur påverkar en övergång från fysiskt till digitalt samarbete den informella kunskapsdelningen i projektdeltagarnas nätverk och vilken effekt får det för produktiviteten? Hur upplever projektdeltagarna att yrkesmässiga relationer påverkas av distribuerat arbete? Semistrukturerade intervjuer har genomförts med projektledare från tio av landets 61 Science parks vars verksamhet är att främja innovation och utveckling genom att bilda ett nätverk mellan akademi, offentlig verksamhet och näringslivet. En induktiv ansats har använts då Coronapandemins restriktioner medfört att projektdeltagare som tidigare arbetat tillsammans i fysiska rum under 2020 på grund av restriktioner tvingats arbeta distribuerat i digitala rum. En förändring som kraftigt minskat möjligheterna till spontana möten och kunskapsdelning med andra individer i projektledarnas nätverk. En tematisk analys har genomförts och gett följande teman. Med förändring i fokus; verksamhet som vanligt?, möten, möten, möten; spontanitet går inte att planera samt relationer och organisationskultur. Slutsatserna inkluderar att avsaknaden av fysiska arenor ger minskade möjligheter till relationsbyggande och överhörning vilket på sikt kan hämma möjligheterna att upptäcka potentiella synergier och samarbeten vilket i sin tur kan leda till minskad innovativ förmåga. Det ligger även en utmaning i att genomföra innovationsmöten och planering i det digitala mötet jämfört med i det fysiska mötet. Orsaken är att det upplevs svårare att få överblick och göra sig förstådd samt svårare att föra informella samtal vilket begränsar utbytet mellan parterna. Projektledarna kommer med all sannolikhet att fortsätta arbeta delvis på distans efter restriktionerna då det möjliggör en bättre balans mellan arbetsliv och privatliv. Ur ett organisationsperspektiv medför förändringen nya möjligheter då vissa geografiska och logistiska begränsningar försvunnit, men även nya utmaningar i att upprätthålla organisationskultur och produktivitet över tid. / In the wake of the Covid-19 pandemic project teams have been forced to workonline, in what could be described as "digital rooms". This has drastically decreased the possibilites for informal meetings. This study aims to answer how a transition from physical meetings to digital ones affects the informal knowledge sharing and what effect that might have on productivity. Further the study also aims to explore the effect on proffessional relationsship, as experienced by members of project teams. Following an inductive approach, ten semi structured interviews with project leaders, active in Sweden, was conducted. Thematic analysis was performed and four themes observed: /Change in focus/, /business as usual/, /meetings, meetings, meetings/, /spontanity can not be planned/, and /relations and culture/. Study found that the lack of physical meetings results in lesser opportunities for relationship building and informal sharing of information. Something that on a longer timescale could hamper the ability to find synergic effects and cooperations, which in turn could result in lessened creative abilities. Results also show that meetings aimed towards creativity and innovation is more challenging if held digitally instead of physically.  Meeting overview, missunderstandings and informal communication all becomes more challenging, which limits the interchange in between the project teams. Respondents will likely continue to work, partly, on distance also after the restrictions have been lifted, due to positive effects on the work-leisure balance. For organisations these changes carries new possibilities but also new challenges: geographical and logistic hinders have been removed, but to uphold company culture and productivity over time have become more onerous.

To integrate new employees into organizational norms, expectations and work-related procedures, organizations use onboarding with varied results. In 2020, Covid-19 forced organizations to have their employees working from home, if possible, to reduce the spread of the virus. Many organizations were caught off guard by this, as processes and routines, including onboarding processes, suddenly had to be performed in a distributed way through virtual means, which to many led to unforeseen consequences. The purpose of this study was to examine how new employees were affected by going through a distributed onboarding process, as well as how their continued distributed working circumstances changed. The purpose was also to contribute points of improvement for the studied organization, grounded in the study’s results combined with prior research on the topic of onboarding. Nine interviews were conducted with employees hired in the span of 2020-2022 in the Nordic part of a global organization where 250 employees work distributed in offices spread across Norway, Sweden, Finland, and Denmark. The results show varying challenges in relation to the participants’ experiences of distributed onboarding processes, where feedback, information sharing and gathering, relational aspects, communication, insiders, organizational culture, and role clarity were all affected in part by the distributed conditions, as were individual factors. The study contributes insights around the subject of distributed onboarding for the organization, but also gives a direction for further research to reach a deeper understanding of how organizations and individuals are affected by distributed conditions.

IT-system utvecklas idag ofta i globalt distribuerade organisationer. Detta görs för att möta de krav som ställs från omgivningen samt för att finna specialkompetens. En global organisation kan medföra distribuerat arbete, alltså att utvecklingsgrupper sprids över flera platser. Ett problem med detta kan vara att få alla delar av verksamheten att arbeta mot ett gemensamt mål. Koordination – att hantera beroenden mellan element i komplexa organisationer för att möjliggöra effektivt arbete mot ett gemensamt mål – blir då en viktig aktivitet. Att kommunicera över distans i den takt organisationen kräver är en omöjlighet utan att implementera informations- och kommunikationsteknik (IKT) – digitala verktyg med fokus på kommunikation och spridandet av information. Vi vill i denna uppsats undersöka hur koordination sker i distribuerade IT-projekt, samt vilken roll IKT-stöd har vid koordination av distribuerade IT-projekt. Syftet med denna studie är att bidra med kunskap gällande användandet av IKT-stöd för koordination i distribuerade IT- projekt. Vi genomför denna kvalitativa fallstudie hos IFS World Operations AB – en global affärssystemsleverantör. Data har samlats in genom intervjuer med personer i olika roller inom det undersökta it projektet. Vi har ställt de empiriska resultaten i relation till teorier inom områden som koordination, IT-projekt samt IKT. Våra resultat visar att koordination i agila, distribuerade IT-projekt sker på två nivåer; strategisk samt operationell koordination. Dessa syftar att uppnå mål på olika nivåer. Vi har också kunnat dela in koordinationshandlingar i tre typer utvecklade från teori och observationer; ömsesidig anpassning, framväxande standardisering och organisationsförvaltning. Vi kan även sluta oss till att IKT-stöd främst förhåller sig till koordination på tre sätt i ett distribuerat IT-projekt; möjliggörande, medierande samt begränsande. Med stöd av de ovan presenterade resultaten har vi tagit fram faktorer vi funnit påverka möjligheten att koordinera IT-projekt. Dessa är; gruppdynamik, graden av distribution, fasta utvecklingsgrupper, utveckla teknik tillsammans med organisation samt standardiserade kommunikationskanaler. / Information systems are often developed in globally distributed organizations. Many times the reason for being distributed is to meet requirements and demands from the organizations surrounding and to acquire a specialized set of skills. Global organizations may choose to work distributed, which means that development teams are spread out over multiple locations. This can create problems; how do you make all parts of the organization work together towards a common goal? Thus, coordination – The management of interdependent elements in a complex organization so as to enable them to work together effectively toward a specific goal – becomes important. Long distance communication using information and communication technology (ICT) – digital tools with the purpose of endorsing communication and knowledge – is required to coordinate between locations. In this thesis we examine how coordination is performed in distributed IT-projects. We will also address the role that information and communications technology plays in coordination of these projects. The purpose of the study is to contribute with knowledge in the area of using ICT tools for coordinating distributed IT-projects. This qualitative case study was conducted in cooperation with IFS World Operations AB – a global provider of an Enterprise Resource Planning system. Our empirical data has been collected using five interviews, all with different types of roles from within IT-projects. The data has then been put in relation to theories concerning coordination, IT-projects and ICT. Our findings show coordination in distributed, agile software development projects is working on two levels; strategic and operational coordination. The difference lies with the motivation to complete goals on different levels of the organization. We can also conclude that there are three different kinds of means to carry out coordination; Mutual Adjustment, Emerging standardization and organizational management. Concerning the role of ICT in the coordination of distributed IT-projects we have found it to be threefold; enabling, mediating and limiting. Based on these findings we conclude this study by presenting five factors that influence the ability to coordinate distributed IT-projects. These are: group dynamics, level of distribution, fixed development teams, parallel development of technology and organization and standardized communication channels.