Brister i Trafikverkets inköpsprocess och materialförsörjningsprocess har lett till att de uppsatta målen för Leveransprecision från leverantör, Leveransprecision till kund, Servicegrad till kund och Framförhållningsmått de senaste åren inte har uppnåtts. Det finns i dagsläget otydlighet i ansvar och beslutsvägar inom processerna, skillnader i arbetssätt i olika delar av landet samt ett stuprörstänk som resulterar i dålig samordning och samarbete. Dessa aspekter har bidragit till att Trafikverket har tagit beslut att de bör genomföras en översyn av hur dagens arbetssätt, roller och befattningar inom inköps- respektive materialförsörjningsprocessen ser ut. Detta så att effektivare processer kan skapas i framtiden. Syftet med examenarbetet är att identifiera problemområdena inom arbetssätt, roller och befattningar inom ramen för Trafikverkets inköps- respektive materialförsörjningsprocess för tekniskt godkänt järnvägsmaterial. För att nå bästa resultat delades studien upp i två steg. Först steget bestod av en omfattande kvalitativ studie i form av en intervjustudie med 41 medarbetare med olika befattningar som arbetar i de båda processerna samt observationer vid olika möten för att identifiera problemområdena inom processerna. Utifrån dessa problemområden genomfördes en litteraturstudie inom aktuella vetenskapliga teorier som mynnade ut i förbättringsförslag för att effektivisera processerna samt vilka nyckeltal som skulle ingå i nyckeltalsanalysen, det andra steget i studien. Nyckeltalsanalysen bestod av en kvantitativ studie i form av att analysera om samband mellan olika nyckeltal finns genom att beräkna korrelationen mellan nyckeltalen i Excel. För få en insyn i hur den privata sektorn arbetar med roller och befattningar genomfördes även en intervju med en Lean-konsult. De övergripande problemen som identifierades på den centrala funktionen Inköp och Logistik var bland annat brister i förståelsen för hela processflödet, vissa brister i gemensamt arbetssätt inom befattningarna, låg grad av utrymme för diskussion av förbättringsförslag i vissa enheter, vissa brister i samarbete och kommunikation inom och mellan processerna samt antalet befattningar på Leverans och Logistik. Utifrån dessa problemområden genomfördes en litteraturstudie inom flödesorienterad organisation, arbetsrutiner och arbetsmotivation, kommunikation samt självstyrande team. Resultatet från studien rekommenderar Trafikverket att först identifiera kunden i varje delprocess och därefter skapa befattningar och roller som stöttar processerna. Förbättringsförslagen innefattar även att få medarbetarna mer delaktiga i utvecklingsarbetet, skapa utrymme för förbättringsarbete, tydligare kommunikationsvägar samt ta beslut om ett mer standardiserat arbetssätt vilket kommer leda till effektivare processer. Två förslag på antalet befattningar på de olika enheterna har tagits fram. Studien visar däremot att tydligare befattningsbeskrivningar och antalet befattningar inte är den primära lösningen på de problemområden som identifierats på Inköp och logistik i denna studie. Dock kan införande av bland annat procentfördelning, ansvar om förbättringsarbete samt kommunikationsvägar i befattningsbeskrivningarna bidrar till effektivare processer. Nyckeltalsanalysen gav resultatet att fokus rekommenderas att läggas på de inre processerna för att öka chanserna att uppnå de uppsatta målen. Genomförande av förbättringsförslagen från denna studie kommer leda till bättre kommunikation och samarbete inom och mellan inköp- och materialförsörjningsprocess vilket i sin tur kommer bidra till effektivare processer så att Trafikverket ökar sin chanser att nå de uppsatta målen i framtiden. / Deficiencies in Trafikverket's (The Swedish Transport Administration) purchasing and material supply processes has led to the goals of Delivery precision from the supplier, delivery to customers, service to customers and long-term planning measurement in recent years has not been achieved. There is an ambiguity in responsibility and decision-making within the processes, differences in the way of working in different parts of the country which results in poor coordination and cooperation. These aspects have led to that Trafikverket has decided to evaluate current way of working and roles and responsibilities in the purchasing and material supply processes in order to improve these processes. The purpose of this study is to identify problem areas in the way of working, roles and positions within the Trafikverket’s purchasing and material supply process for technically approved railway materials. The study was divided into two phases. The first phase consisted of a qualitative study in the course of an interview study with 41 employees in various positions involved in the both processes and observations at meetings to identify problem areas within the processes. Based on these problem areas, a literature review of relevant theories was conducted. The study resulted in improvement suggestions to streamline the processes as well as which KPIs would be included in the KPI analysis, the second phase of the study. The KPI analysis consisted of a quantitative study to examine to what extent there is a relationship between various KPIs by calculating the correlation between the KPIs in Excel. To get an insight into how it works with roles and positions in the private sector an interview with a Lean consultant was conducted. The overall problems identified at Trafikverket were among others; deficiencies in the understanding of the entire process flow, no decision of one way of working in the positions, not enough space to handle the proposed improvements, deficiencies in cooperation and communication within and between the processes and the number of positions in the departments Leverans and Logistic. Based on these problem areas, a literature study within the flow-oriented organization, work routines and work motivation, communication, and autonomous teams was conducted. The outcome of the study recommends Trafikverket to first identify the customer in each sub-process and then create positions and roles supporting the processes. The improvement suggestions also include getting employees more involved in development work, creating room for improvement, clear communications path and take decisions in a more standardized way of working which will lead to more efficient processes. Two alternatives for the number of positions in the different departments have been developed, but clearer job descriptions and the number of positions is not the primary solution to the problem areas identified at Trafikverket. However, among other things the introduction of; percent distribution, responsibility for improvement and communication paths in the job descriptions will contribute to more efficient processes. The result of the KPI analysis showed that the internal processes have to be improved to increase the possibilities of achieving the goals. Implementation of improvement suggestions from this study will lead to better communication and cooperation within and between purchasing and material supply processes, which in turn would contribute to more efficient processes, leading to that Trafikverket will increase its possibilities to reach their goals in the future

<p>Bakgrund: En organisation måste fatta en mängd beslut och vilket beslut som fattas beror på dess vision och affärsidé. Ur affärsidén kan företagets kritiska framgångsfaktorer urskiljas eftersom denna anger vad organisationen skall tjäna pengar på. För att uppnå affärsidén utformar företaget en strategi och en struktur. Om det viktigaste för företaget är att uppnå kostnadsreducering kan strategin sägas vara produktionsorienterad. Resurser måste då grupperas efter kompetensområde och därför väljs en funktionsorganisation. Eftersom det uppstår en hierarki med över- och underordnande enheter kan denna struktur ses som ett vertikalt perspektiv. Om företagets kritiska framgångsfaktor istället är att skapa kundvärde intas en marknadsorienterad strategi. Kunden tillfredsställs av organisationens flöden och inte av funktioner. Därmed blir en samordning mellan enheterna viktig och processorienterade strukturer utvecklas. Eftersom intergration står i centrum kan denna struktur sägas utgöra ett horisontellt perspektiv. Organisationsstrukturer för dock med sig diverse problem. Eftersom enheterna inom funktionsorganisationen arbetar relativt självständigt kan det uppstå samordningsproblem när arbetsinsatserna skall sammanfogas. I en processorganisation kan istället ansvarsproblem uppstå då inte ansvarsstrukturen är lika tydligt definierad. Ett annat problem är kompetensutveckling eftersom individer med differentierade kunskaper integreras. Då processorganisationen främst sätter kunden i fokus kan dessutom lönsamheten komma i skymundan. </p><p>Syfte: Syftet med denna forskningsrapport är att ur ett styrningsperspektiv skapa förståelse för hur funktionsorganisationer och processorganisationer hanterar de problem som är förknippade med respektive organisationsstruktur. </p><p>Genomförande: Undersökningen genomfördes med hjälp av fyra fallföretag, varav två utgjorde funktionsorganisationer och två processorganisationer. </p><p>Resultat: De problem som uppstår i samband med valet av en organisationsstruktur hanteras med hjälp av olika styrmedel. Oavsett organisationsstruktur används liknande styrverktyg. Syftet med dessa skiljer sig emellertid åt beroende på att strukturerna för med sig olika problem. Funktionsorganisationerna använder styrmedel främst i ett horisontellt syfte eftersom denna struktur för med sig samordningsproblem. Till skillnad från detta använder processorganisationerna styrverktygen i ett vertikalt styfte för att lösa de problem som förknippas med denna struktur. På så sätt beaktas både ett vertikalt och ett horisontellt perspektiv. För att vara ett framgångsrikt företag krävs att båda perspektiven uppmärksammas. Renodlade funktions- och processorganisationer är därmed inte vanligt förekommande, utan istället tenderar de båda ytterligheterna att dra sig mot varanda.</p>

Bakgrund: En organisation måste fatta en mängd beslut och vilket beslut som fattas beror på dess vision och affärsidé. Ur affärsidén kan företagets kritiska framgångsfaktorer urskiljas eftersom denna anger vad organisationen skall tjäna pengar på. För att uppnå affärsidén utformar företaget en strategi och en struktur. Om det viktigaste för företaget är att uppnå kostnadsreducering kan strategin sägas vara produktionsorienterad. Resurser måste då grupperas efter kompetensområde och därför väljs en funktionsorganisation. Eftersom det uppstår en hierarki med över- och underordnande enheter kan denna struktur ses som ett vertikalt perspektiv. Om företagets kritiska framgångsfaktor istället är att skapa kundvärde intas en marknadsorienterad strategi. Kunden tillfredsställs av organisationens flöden och inte av funktioner. Därmed blir en samordning mellan enheterna viktig och processorienterade strukturer utvecklas. Eftersom intergration står i centrum kan denna struktur sägas utgöra ett horisontellt perspektiv. Organisationsstrukturer för dock med sig diverse problem. Eftersom enheterna inom funktionsorganisationen arbetar relativt självständigt kan det uppstå samordningsproblem när arbetsinsatserna skall sammanfogas. I en processorganisation kan istället ansvarsproblem uppstå då inte ansvarsstrukturen är lika tydligt definierad. Ett annat problem är kompetensutveckling eftersom individer med differentierade kunskaper integreras. Då processorganisationen främst sätter kunden i fokus kan dessutom lönsamheten komma i skymundan. Syfte: Syftet med denna forskningsrapport är att ur ett styrningsperspektiv skapa förståelse för hur funktionsorganisationer och processorganisationer hanterar de problem som är förknippade med respektive organisationsstruktur. Genomförande: Undersökningen genomfördes med hjälp av fyra fallföretag, varav två utgjorde funktionsorganisationer och två processorganisationer. Resultat: De problem som uppstår i samband med valet av en organisationsstruktur hanteras med hjälp av olika styrmedel. Oavsett organisationsstruktur används liknande styrverktyg. Syftet med dessa skiljer sig emellertid åt beroende på att strukturerna för med sig olika problem. Funktionsorganisationerna använder styrmedel främst i ett horisontellt syfte eftersom denna struktur för med sig samordningsproblem. Till skillnad från detta använder processorganisationerna styrverktygen i ett vertikalt styfte för att lösa de problem som förknippas med denna struktur. På så sätt beaktas både ett vertikalt och ett horisontellt perspektiv. För att vara ett framgångsrikt företag krävs att båda perspektiven uppmärksammas. Renodlade funktions- och processorganisationer är därmed inte vanligt förekommande, utan istället tenderar de båda ytterligheterna att dra sig mot varanda.

This investigation’s task was to map manufacturing of special qualities at Stora Enso Packaging under a certain period, analyze if rules concerning special qualities is followed, which consequences this results in concerning use of paper, waste and costs and to give suggestions on alternative solutions. The goal was to give sugges-tions that help the company to reach its business ratio that the production de-partment uses within use of paper and productivity in the corrugated cardboard machine. Stora Enso Packaging is a part of the forest group Stora Enso and is one of Swe-den’s leading producers of corrugated cardboard. Stora Enso Packaging acts pri-mary on the Swedish market, where they have a market share of 25 %. To be able to analyze orders with special qualities we did a data collection during two months, where we mapped incoming orders. The period for this mapping was set to 1 February – 31 March 2006. It was considered enough to see it as an aver-age for the whole year, as there were no mentionable season variations. There is given written rules for special qualities in Stora Enso Packaging’s manual for quality standard. The rules say that an order shall be at least 5000 m2. 177 of 270 orders in our investigation were less than 5000 m2, while 93 orders fulfilled the demands. The result clearly shows that most of the orders are not following the rules, which is quite remarkable considering the importance of effective plan-ning of the corrugated cardboard in the machine. One of Stora Enso Packaging’s four business ratio in the production department is the use of paper. Therefore we examined the use of paper for every single order dur-ing the data collection period and we show the result in three diagrams, partly for all orders and partly for orders over respectively under 5000 m2. The result shows that all orders that have a use of paper less than 50 % has also fewer than 5000 m2. It also shows that most of the orders have a use of paper between 91 100 %. The additional cost for the waste of corrugated cardboard was 83 % higher in SEK for orders over 5000 m2, compared with order under the same square meter limit. An important comparison is that orders over 5000 m2 are 7 times bigger in square meters than orders under 5000 m2. Of this comparison one can see that the addi-tional cost is bigger per ordered square meter for orders under 5000 m2. Further-more, the same indication shows when we compared the additional cost for waste with the revenue for every single order. Order under 5000 m2 shows a result of 12,5 %, while the same result for orders over 5000 m2 is 9,5 %. This shows an indi-cation of that orders under 5000 m2 increases the costs and decreases the productiv-ity in the plant.

<p>This investigation’s task was to map manufacturing of special qualities at Stora Enso Packaging under a certain period, analyze if rules concerning special qualities is followed, which consequences this results in concerning use of paper, waste and costs and to give suggestions on alternative solutions. The goal was to give sugges-tions that help the company to reach its business ratio that the production de-partment uses within use of paper and productivity in the corrugated cardboard machine.</p><p>Stora Enso Packaging is a part of the forest group Stora Enso and is one of Swe-den’s leading producers of corrugated cardboard. Stora Enso Packaging acts pri-mary on the Swedish market, where they have a market share of 25 %.</p><p>To be able to analyze orders with special qualities we did a data collection during two months, where we mapped incoming orders. The period for this mapping was set to 1 February – 31 March 2006. It was considered enough to see it as an aver-age for the whole year, as there were no mentionable season variations.</p><p>There is given written rules for special qualities in Stora Enso Packaging’s manual for quality standard. The rules say that an order shall be at least 5000 m2. 177 of 270 orders in our investigation were less than 5000 m2, while 93 orders fulfilled the demands. The result clearly shows that most of the orders are not following the rules, which is quite remarkable considering the importance of effective plan-ning of the corrugated cardboard in the machine.</p><p>One of Stora Enso Packaging’s four business ratio in the production department is the use of paper. Therefore we examined the use of paper for every single order dur-ing the data collection period and we show the result in three diagrams, partly for all orders and partly for orders over respectively under 5000 m2. The result shows that all orders that have a use of paper less than 50 % has also fewer than 5000 m2. It also shows that most of the orders have a use of paper between 91 100 %.</p><p>The additional cost for the waste of corrugated cardboard was 83 % higher in SEK for orders over 5000 m2, compared with order under the same square meter limit. An important comparison is that orders over 5000 m2 are 7 times bigger in square meters than orders under 5000 m2. Of this comparison one can see that the addi-tional cost is bigger per ordered square meter for orders under 5000 m2. Further-more, the same indication shows when we compared the additional cost for waste with the revenue for every single order. Order under 5000 m2 shows a result of 12,5 %, while the same result for orders over 5000 m2 is 9,5 %. This shows an indi-cation of that orders under 5000 m2 increases the costs and decreases the productiv-ity in the plant.</p>