Sammanfattning Ett affärssystem kan ses som ett standardiserat, verksamhetsöverskridande systemstöd. Införandet av affärssystem har stora inverkningar på organisationen och är komplext, resurs- och tidskrävande. Det är många faktorer att ta hänsyn till, vilket resulterar i att flera systeminföranden misslyckas. Kontentan av ett misslyckande kan innebära stora förluster för organisationen och i värsta fall leda till konkurs.   Uppsatsens syfte har varit att rekonstruera framgångsfaktorer med processkartläggning vid ett systeminförande. Den har en kvalitativ ansats som är baserad på intervjuer med personer i tre olika yrkesroller. Uppsatsen ska med sina slutsatser underlätta genomförandet av framtida systeminföranden.   Fallstudien visar på att definierade verksamhetsprocesser kan synliggöra och tydliggöra informationsflöden, data och funktioner i systemprocesser som behövs för att stödja verksamhet och ställa krav på och underlätta val av affärssystem. Strömlinjeformade affärs- och systemprocesser resulterade i att organisationen kunde rationalisera och få ökad produktivitet. Förändringsarbetet underlättades genom att låta användarna vara med vid kartläggningen av processerna. Att skapa en helhetsbild över organisationen gav insikt för hur den såg ut samt ökade acceptansen för det nya affärssystemet. Drivkraften som detta medförde, var att den anställde blev mer motiverad, eftersom den ville se kartläggningen gå i uppfyllelse. Genom att förankra systeminförandet kunde ledningen enklare införa det nya affärssystemet, eftersom användaracceptansen var högre. Processkartläggningen gav dessutom beslutsunderlag för att avgöra om det var verksamhetsprocesser, systemprocesser, eller båda delarna som behövde anpassas. Genom att använda sig av processkartläggning inför ett systeminförande kunde fallföretaget öka chanserna för att lyckas, eftersom organisationen gemensamt kartlade vilka processer i verksamheten som affärssystemet skulle stödja. Därav är rekommendationen att använda processkartläggning som ett verktyg inför ett systeminförande, eftersom detta visat sig skapa många positiva effekter.

<p>När ett system införs, spelar det ingen roll hur god funktionalitet det har, om användarna av någon anledning inte kan eller vill använda det på ett effektivt sätt. I första hand bestäms användbarheten hos ett program av egenskaper hos detta och hos de aktuella användarna. God användbarhet beror av acceptans från användarna, kompetens hos användarna och användarvänlighet hos systemet. </p><p>För att undersöka hur man kan uppnå hög användbarhet och därmed en hög grad av användande vid införande av ett nytt system, har vi gjort en undersökning av användbarheten och användandet av ett system vid Landstinget i Östergötland. </p><p>Våra slutsatser visar på att utbildning och information är mycket viktiga faktorer för att uppnå hög användbarhet för ett system. Många har en motvilja mot att använda datorer och problem med att se vilka fördelar ett införande av ett nytt system kan medföra, något vi anser kan lösas med bättre utbildning och information. Trots att teorier om användbarhet funnits i över tio år, har vi funnit att det forfarande inte tas tillräcklig hänsyn till de grundläggande faktorer som påverkar användbarheten vid införande av ett system.</p>

När ett system införs, spelar det ingen roll hur god funktionalitet det har, om användarna av någon anledning inte kan eller vill använda det på ett effektivt sätt. I första hand bestäms användbarheten hos ett program av egenskaper hos detta och hos de aktuella användarna. God användbarhet beror av acceptans från användarna, kompetens hos användarna och användarvänlighet hos systemet. För att undersöka hur man kan uppnå hög användbarhet och därmed en hög grad av användande vid införande av ett nytt system, har vi gjort en undersökning av användbarheten och användandet av ett system vid Landstinget i Östergötland. Våra slutsatser visar på att utbildning och information är mycket viktiga faktorer för att uppnå hög användbarhet för ett system. Många har en motvilja mot att använda datorer och problem med att se vilka fördelar ett införande av ett nytt system kan medföra, något vi anser kan lösas med bättre utbildning och information. Trots att teorier om användbarhet funnits i över tio år, har vi funnit att det forfarande inte tas tillräcklig hänsyn till de grundläggande faktorer som påverkar användbarheten vid införande av ett system.

<p>Kraven från omvärlden att organisationer skall högprestera är ett faktum och de trappas upp varje dag vilket innebär att behovet av förändringar i verksamheten ständigt finns på ledningens agenda. Förändringar innebär enligt Ahrenfelt och Berner (1992) alltid en konflikt och många människor har inte förmågan att se möjligheterna istället för hoten. Mastec AB är en industrigrupp, bestående av sju dotterbolag, inom metall och plast med huvudkontor beläget i Huskvarna. Koncernen har valt att implementera Microsoft Business Solution Navision på alla dot-terbolag för att på så sätt skapa ett enhetligt affärssystem. I och med implementeringen har dock konflikter uppstått.</p><p>Syftet är, med utgångspunkt i konfliktteori, att undersöka vilka konflikter som kan uppstå i samband med införandet av ett affärssystem med anknytning till parallell affärsutveckling samt ge exempel på hur dessa konflikter kan hanteras.</p><p>Undersökningen påbörjades med en genomgång av lämplig litteratur inom konfliktteori. Den empiriska studien utfördes sedan på Mastec AB och inleddes med en kvalitativ intervju och följdes av en enkät på tre dotterbolag bestående av både kvalitativa och kvantitativa frågor. Utfallen från den empiriska studien analyserades sedan i förhållande till lämplig teori.</p><p>Informationsbrist kan vara en orsak till att konflikter uppstår. Det mesta talar för att detta kan hanteras genom möten och ytterligare information. Det finns situationer där konflikter väljs att hanteras genom överkörning, exempelvis då tidspress föreligger. Studien visar också att det skett en parallell verksamhetsutveckling, dock inte medvetet. Även missförstånd kan leda till konflikter. Hantering av dessa kan exempelvis bestå av förändrat samarbete. Konflikter kan även uppstå när förväntningarna på verksamheten och systemet är diffusa.</p> / <p>Demands from the surrounding world concerning the fact that organizations must overachieve increases every day, which means that business changes always have to be on the management’s agenda. According to Ahrenfelt and Berner (1992) changes always mean a conflict and many people do not have the ability to see the opportunities instead of the threats. Mastec AB is a group of seven companies within the plastics- and metal industry with its headquarter situated in Huskvarna. It has chosen to implement Microsoft Business Solution Navision on all subsidiaries to attain a uniformed business system. In relation to the implementation, conflicts have arisen.</p><p>The purpose is, with starting-point in conflicts theory, to investigate what conflicts that may occur when implementing a business system in connection to a parallel business development and also give examples on how to handle these.</p><p>The investigation was initiated with a literature study with suitable ref-erences to conflicts. The empirical study was then carried out at Mastec AB and began with a qualitative interview which was followed by a survey that consisted of both qualitative and quantitative questions. The results from the empirical study were then analyzed in relation to appropriate theory.</p><p>Lack of information can cause conflicts. This conflict may be handled through meetings and further information. There are situations when conflicts are chosen to be completely disregarded, which also is a way of conflict handling. The study shows that a parallel business development has occurred but not deliberately. Also misunderstandings can lead to conflicts. These can be handled by changing ways to collaborate. Conflicts can also arise when the expectations on the business and the business system are diffuse.</p>

Kraven från omvärlden att organisationer skall högprestera är ett faktum och de trappas upp varje dag vilket innebär att behovet av förändringar i verksamheten ständigt finns på ledningens agenda. Förändringar innebär enligt Ahrenfelt och Berner (1992) alltid en konflikt och många människor har inte förmågan att se möjligheterna istället för hoten. Mastec AB är en industrigrupp, bestående av sju dotterbolag, inom metall och plast med huvudkontor beläget i Huskvarna. Koncernen har valt att implementera Microsoft Business Solution Navision på alla dot-terbolag för att på så sätt skapa ett enhetligt affärssystem. I och med implementeringen har dock konflikter uppstått. Syftet är, med utgångspunkt i konfliktteori, att undersöka vilka konflikter som kan uppstå i samband med införandet av ett affärssystem med anknytning till parallell affärsutveckling samt ge exempel på hur dessa konflikter kan hanteras. Undersökningen påbörjades med en genomgång av lämplig litteratur inom konfliktteori. Den empiriska studien utfördes sedan på Mastec AB och inleddes med en kvalitativ intervju och följdes av en enkät på tre dotterbolag bestående av både kvalitativa och kvantitativa frågor. Utfallen från den empiriska studien analyserades sedan i förhållande till lämplig teori. Informationsbrist kan vara en orsak till att konflikter uppstår. Det mesta talar för att detta kan hanteras genom möten och ytterligare information. Det finns situationer där konflikter väljs att hanteras genom överkörning, exempelvis då tidspress föreligger. Studien visar också att det skett en parallell verksamhetsutveckling, dock inte medvetet. Även missförstånd kan leda till konflikter. Hantering av dessa kan exempelvis bestå av förändrat samarbete. Konflikter kan även uppstå när förväntningarna på verksamheten och systemet är diffusa. / Demands from the surrounding world concerning the fact that organizations must overachieve increases every day, which means that business changes always have to be on the management’s agenda. According to Ahrenfelt and Berner (1992) changes always mean a conflict and many people do not have the ability to see the opportunities instead of the threats. Mastec AB is a group of seven companies within the plastics- and metal industry with its headquarter situated in Huskvarna. It has chosen to implement Microsoft Business Solution Navision on all subsidiaries to attain a uniformed business system. In relation to the implementation, conflicts have arisen. The purpose is, with starting-point in conflicts theory, to investigate what conflicts that may occur when implementing a business system in connection to a parallel business development and also give examples on how to handle these. The investigation was initiated with a literature study with suitable ref-erences to conflicts. The empirical study was then carried out at Mastec AB and began with a qualitative interview which was followed by a survey that consisted of both qualitative and quantitative questions. The results from the empirical study were then analyzed in relation to appropriate theory. Lack of information can cause conflicts. This conflict may be handled through meetings and further information. There are situations when conflicts are chosen to be completely disregarded, which also is a way of conflict handling. The study shows that a parallel business development has occurred but not deliberately. Also misunderstandings can lead to conflicts. These can be handled by changing ways to collaborate. Conflicts can also arise when the expectations on the business and the business system are diffuse.

Vad är det som gör att införandet av ett nytt IT-system i en organisation upplevs som framgångsrikt eller inte? För att söka svar på frågan studerades införande av ett nytt IT-system vid en svensk myndighet. Ramen för studien utgörs därmed av den offentliga sektorn och e-förvaltningskontexten. Genom att återge och analysera systemägares och användares berättelser om införandet och användandet gavs möjlighet att jämföra berättelserna med myndighetens intentioner med IT-systemet utgående från olika beslut och planer. Syftet med studien var att i den jämförelsen kunna fånga upp och bidra med kunskap om gap mellan olika perspektiv/berättelser vid införande av IT-system och utgående från det kunna visa på olika aspekter som kan bidra till förståelse av och förklaringar till upplevelser och resultatet av införande av nya IT-system i offentlig verksamhet.  Studiens teoretiska ramverk baserade sig på idén om att IT konstrueras socialt och att man vid studier om informationssystem och organisationer behöver beakta både tekniska och sociala system/institutionell kontext. En teori- och analysmodell, som utgick ifrån att ramen för implementering av IT-system utgörs av kontext, systeminförande och användande och där den ramen kan fyllas med olika innehåll (berättelser/upplevelser/tolkningar) beroende av om det är systemägarens eller användarens perspektiv som återges, presenterades.  Dokumentstudier och intervjuer genomfördes vid den aktuella myndigheten för att samla in den empiri som sedan analyserades utgående från studiens teori- och analysmodell. I analysen påvisades ett par gap (gaps) mellan myndighetens intentioner, systemägarnas och användarnas berättelser om upplevelser. Gapen kopplades till fem aspekter som bidrar till förståelsen av vad som kan påverka resultatet eller utfallet vid ett systeminförande:  gemensam förståelse av sammanhanget och syftet;  resurser i tid och pengar för förändring och utveckling;  organisationen och strukturen för systemutveckling och -införande;  information, kommunikation och utbildning och uppföljning;  kännedom om användarna för att därmed ha kunskap om organisationens förutsättningar för förändring och utveckling.

By using systems, organizations can increase the flow of information by getting the right information, in the right place and with the right person, at the right time. A system that has become more common today are Business Intelligence systems, which aims to support the decision-making process within organizations. Over the last decade, cloud systems have also become more common. Cloud systems are provided on cloud platforms over the Internet and are delivered like services. The adoption and use of such cloud services differs from the implementation and the use of traditional systems, which are implemented on premise by the customer. The system supplier has huge control over the cloud system, which leaves the customer with less control. The purpose of this study is to identify challenges that can arise when adopting and using a cloud- based Business Intelligence system, from a customer perspective. By using a case study design, we want to identify the different challenges that the customer may face when adopting and using such a system. This study is based on several literature reviews on topics such as Business Intelligence systems, cloud services, information security and user resistance etcetera. This study is also based on four qualitative interviews, from two respondents that sell the current cloud-based Business Intelligence system, as well as from two respondents who have chosen to use the system in their organizations. The study results in a conclusion that presents four overall themes that include a variety of challenges. The challenges relate to themes such as time to get started, information security requirements, needs of education and support and lastly, understanding the systems and its user interface. Several of the challenges can be specifically associated with the nature of systems and how the system is delivered, the customers’ knowledge has also been shown to be a significant aspect. Keywords: System adoption, System usage, Cloud service, Business Intelligence systems

Omgivningen ställer ständiga krav på organisationer att arbeta aktivt för att effektivisera arbetsprocesser för att behålla sin konkurrenskraft och legitimitet. Ofta innebär detta någon form av ökad digitalisering och införandet av nya IT-system då dagens teknik skapar möjlighet för organisationer att bearbeta en högre omfattning av information och sammanlänka både interna och externa intressenter. Vid införandet av ett nytt IT-system i en offentlig organisation råder det dock lite andra förutsättningar än i ett privat företag. Det finns en högre grad av yttre krav i form av lagar och förordningar som gäller för samtliga offentliga verksamheter i landet. Systeminförande i kommunala organisationer utförs ofta i projektform innebärande att projektledaren har stor betydelse. Ett nytt system berör användare med stor variation av erfarenhet och kunskap i samband med användningen av systemstöd i de dagliga arbetsprocesserna. Detta ställer stora krav projektledaren, både rörande de tekniska aspekterna men även i hur de framtida användarna bemöts, utbildas och sedan stöds under användandet när systemet tagits i drift. Syftet med denna uppsats är att via kvalitativa intervjuer samla in empiri för att identifiera och beskriva vilka egenskaper som gör en projektledare framgångsrik i arbetet att motivera användarna i samband med införandet av ett nytt IT-system i en kommunal organisation. Hurhar projektledaren agerat för att vara framgångsrik i arbetet att utbilda, informera och stödja användarna av ett nytt IT-system? Det är denna undersökningsfråga som denna uppsats berör och som resulterar i en konkret beskrivning över specifika egenskaper hos en projektledare som är viktiga vid IT-projekt i kommunala organisationer. De egenskaper som visat sig vara avgörande är främst förmågan att anpassa sitt ledarskap. Att läsa av användarna och se till deras individuella behov för att skapa motivation. Dessa behov tillfredsställs genom att projektledaren är tillgänglig, bemötande, tålmodig, lugn, positiv, tydlig, har kunskap om IT, är social, tålmodig, kommunikativ, engagerad, förstående och tillitsfull, ödmjuk men ändå självsäker. Men genererar endast i effektivt ledarskap om projektledaren har förmågan att avgöra vad en individ kräver i en specifik situation för att bli motiverad i användandet av ett nytt IT-system i en kommunal organisation. Nyckelord: ledarskap, systeminförande, IT-system, kommunala organisationer,projektledning, motivation, situationsanpassat ledarskap, motiverade användare.

Införandet av ett IT-system är en socioteknisk förändring som ställer många krav på en orga-nisation om det ska betraktas som framgångsrikt. Det finns utmaningar av både teknisk, social och organisatorisk karaktär. I beskrivningar av lyckade systeminföranden framträder ofta fak-torer som påverkade införandets framgång. Syftet med uppsatsen är att få kunskap om dessa faktorer och hur de kan påverka systeminföranden i kommunala organisationer. I detta arbete identifieras dessa faktorer som kallas framgångsfaktorer i teori och genom studier av verkliga omständigheter i organisationer. Faktorerna undersöks och kunskap om dem samlas och pre-senteras. Arbetet genomförs som en kvalitativ intervjuundersökning av två organisationer i två mindre kommuner med stora erfarenheter av systemimplementationer. De personer som intervjuades hade varierande roller inom organisationen och olika erfarenheter av införande-processen. Som resultat presenteras respondenternas upplevelser, erfarenheter och synpunkter på implementationer rörande områden som till exempel systemets användbarhet, ledarskap, utbildning och engagemang. I arbetet framkommer faktorer som uppfattas ha bidragit till framgång, till exempel ledning-ens stöd och engagemang, teknisk stabilitet och användardeltagande. De viktigaste slutsat-serna av arbetet är att flera framgångsfaktorer som beskrivs i studier från andra typer av orga-nisationer även återfinns i kommunala organisationer. Faktorer som påverkar systeminföran-dens framgång återfinns i områden som organisation, kompetens, systemets användbarhet och systemanvändarna. Det förekommer olika metoder för utvärdering, och olika definitioner av framgång, därför är framgångsfaktorer inte generella genvägar till framgång utan snarare un-derlag för arbete före, under och även efter systeminföranden. De specifika omständigheterna vid varje systeminförande och organisationens övergripande strategi för system- och verksam-hetsutvecklingsarbete kan variera, och påverka faktorernas effekter. / An implementation of an IT system is a socio-technical change that places many demands on the organization if the implementation is to be considered successful. There are challenges of both the technical, social and organizational nature. Descriptions of the implementations that were perceived as successful often refers to common factors that contributed to the successful implementation, so-called success factors. The purpose of this work is to obtain knowledge about those factors and how they can affect system implementations in municipal organiza-tions. In this work those so-called success factors are identified based on theory and studies of practical circumstances in organizations. The factors are examined and knowledge about them is gathered and presented. This work is conducted using a qualitative interview study of two organizations in two small municipalities with large experience on system implementations. The interviewed persons have varying roles in the organizations and different experiences of implementations. The results are the respondents' perceived views, experiences and comments on implementations regarding such as system usability, leadership, training and commitment. This work presents factors perceived to have contributed to the success, for example the lead-ers support and commitment, technical stability and user participation. The main conclusions of this work include that a number of success factors that are described in studies from other types of organizations can even be found in municipal organizations. Factors that affect the implementations success are found in fields that regards organization, qualifications, systems applicability and the systems users. There are different methods for evaluation, and different definitions of success, therefore they are not general shortcuts to success, but rather a base for the work before, during and even after the systems implementation. The specific circum-stances of each system implementation and organization overall strategy for system and busi-ness development may vary and influence the factors' effects.