Dateisammlungen gehören in vielen Archiven mit zu den am häufigsten angebotenen Daten, mit denen man im Rahmen der digitalen Langzeitarchivierung konfrontiert ist. Gerade im Bereich der Übernahme von Nachlässen und vor dem Hintergrund einer oftmals mangelhaften Aktenführung in der Verwaltung kommt diesen im Rahmen der Überlieferung eine nicht zu vernachlässigende Bedeutung zu. Dennoch ist die archivfachliche Auseinandersetzung mit dem Thema in den vergangenen Jahren überschaubar, wie der Vortrag mit Blick auf die vorhandene deutschsprachige Literatur zeigen will. Da der Umgang mit komplexen Dateisammlungen eine Herausforderung darstellt, soll in einem zweiten Teil ein Musterworkflow vorgestellt werden, der praxisnah versucht, mittleren und kleineren Archiven mit wenig Personal, überschaubaren finanziellen Ressourcen und geringen Erfahrungen im Bereich der Archivierung von Dateisammlungen eine Hilfestellung anzubieten. / In many archives, file collections are among the data most frequently dealt with in the context of digital long-term archiving. Especially when dealing with “Nachlässen” and in the context of inadequate records management. The lecture wants to show that despite this relevance, the discussion of the topic in recent years has been low. In a second part, a handout is presented that tries to offer practical assistance in archiving file collections.

Das Stadtarchiv München hat seit 2016 ein digitales Archiv in Betrieb und übernimmt seitdem elektronische Unterlagen aus der Stadtverwaltung der Landeshauptstadt und von privater Seite, letzteres aber noch eher selten. Die häufigste Form der digitalen Abgabe sind dabei unstrukturierte Dateisammlungen. Diese können in der Regel nicht ohne Vorarbeit ingestiert und im digitalen Magazin gesichert werden. Der Beitrag möchte zeigen, vor welche Herausforderungen uns unstrukturierte Dateisammlungen bei der Archivierung stellen, und wie wir solche Abgaben im Stadtarchiv München, unterstützt von zahlreichen Tools, im sogenannten PreIngest analysieren, bewerten und für den Ingest aufbereiten. / The Munich City Archives have a digital archive in operation since 2016 and since then take over digital data from the city administration of the state capital and from private sources, although the latters still are rare. The most common form of digital accessions are unstructured file collections. As a rule, these cannot be transferred into the archives’ repository without preparatory work. The article attempts to show the challenges unstructured file collections present us with when archiving, and how we analyze and evaluate such accessions in the Munich City Archives, supported by numerous software-tools, in the so-called pre-ingest and how we prepare them for the ingest.

Das Impulsreferat stellt eine Initiative für gemeinsame Aktivitäten von Hochschularchiven und Archiven wissenschaftlicher Institutionen in der Tschechischen Republik vor. Der Beitrag konzentriert sich auf die Umstände der Einrichtung einer Fachgruppe der Spezialarchive innerhalb der Tschechischen Archivgesellschaft und ihrer fachlichen Aktivitäten, die sich aus der Vorbereitung eines neuen Archivgesetzes auf nationaler Ebene ergaben oder die internen Bedürfnisse dieser Archive widerspiegelten. Darüber hinaus wurde eine Gruppe von Hochschul- und Wissenschaftsarchiven und deren Spezifizierung vorgestellt. Die aktuellsten Themen, mit denen sich diese Gruppe derzeit beschäftigt, sind als Anregung für die nachfolgende Diskussion festgelegt. Am Ende des Beitrags sind die wichtigsten Schlussfolgerungen aus der Diskussion zusammengefasst. / The opening paper presents an initiative for collective activities of the university archives and archives of scientific institutions in the Czech Republic. The paper focuses on the circumstances of the establishment of a specialized archives professional group within the Czech Archival Society and its professional activities, resulting from the preparation of a new Czech Archival Act, or reflecting the internal needs of these archives. Furthermore, a professional group of the university and scientific archives and its specification is presented. The most current topics that this group is currently dealing with is identified as an incentive for the subsequent discussion. At the end of the paper, the most important conclusions from the discussion is summarized.

Ausgehend von der Darstellung der gegenwärtigen Situation am Archiv der Technischen Universität Graz bricht dieser Vortrag eine Lanze für die verstärkte Wahrnehmung des vorarchivischen Bereichs des records managements. Auch bei der Übernahme unstrukturierter digitaler Unterlagen ist der Einsatz einer Schnittstellensoftware notwendig, die den Kriterien der DIN 31644 für vertrauenswürdige digitale Langzeitarchive entspricht und es den aktenproduzierenden Stellen ermöglicht, digitale Unterlagen anzuliefern. Anhand der Beispiele der „Akademischen Ehrungen“ und der Mitteilungsblätter der Technischen Universität Graz wird in der Folge die Funktionsweise einer solchen am Archiv der Technischen Universität Graz programmierten Schnittstelle erklärt. In diesem Zusammenhang wird aber auch auf das Problem von Links eingegangen, die aus den Mitteilungsblättern auf weitere Homepages verweisen, wobei auch in diesem Fall die archivische Bewertung eine bedeutende Rolle einnimmt. Auch die Einführung von Rahmenaktenplänen und/oder Teilaktenplänen sowie der stete Kontakt zum Verwaltungspersonal können im Vorfeld für etwas mehr Struktur in der Datenablage sorgen. / Based on the presentation of the current situation at the TU Graz archives, this contribution sticks up for the view, that increased awareness of the pre-archival area of records manegement ist necessary. Even when taking over unstructured digital documents it is necessary to use an interface software that meets the criteria of DIN 31644 for trustworhy digital long-term archives and enables the offices, producing the files, to deliver digital documents in an adequate manner. The functionality of such an interface, programmed an the TU Graz archives, is explained below using examples from the „Academic Honours“ and the official bulletin of the Graz University of Technology. In this context, however, the problem of links that lead from the bulletin to other homepages is also adressed, whereby the archival evaluation also plays an important role in this context. The introduction of master filing plans and/or particular filing plans as well as a constant contact with the administrative staff can also ensure a little more structure in the area of data storage in advance.

Auch die analoge Schriftgutverwaltung ist im digitalen Zeitalter nicht obsolet. Eine geordnete Schriftgutverwaltung ist Grundvoraussetzung für effektives Verwaltungshandeln und die Einführung von elektronischen Systemen. Dazu sind einheitliche und schriftlich fixierte Festlegungen notwendig sowie die Klärung von Zuständigkeiten. Die Ablage und Ordnung der Dokumente sollte nach einem einheitlichen Aktenplan erfolgen. Das Archiv ist zwar nicht zuständig für die Schriftgutverwaltung, sollte aber jederzeit als Ansprech- und Kooperationspartner bei der ordnungsgemäßen Umsetzung zur Verfügung stehen. / Even analog records management is not obsolete in the digital age. Orderly records management is a basic requirement for effective administrative action and the introduction of electronic systems. This requires uniform, written specifications and clarification of responsibilities. Documents should be filed and organized according to a uniform file plan. Although the archive is not responsible for records management, it should be available at all times as a contact and cooperation partner for proper implementation.

Das Universitätsarchiv Heidelberg verwahrt einen umfangreichen Urkundenbestand. In einem Digitalisierungsprojekt wurden die wichtigsten Urkunden digitalisiert und über einer Datenbank auf der Webseite zur Verfügung gestellt. Innerhalb des Projektes wurden die Erschließungsangaben verfeinert und ergänzt. Dabei wurden die erwähnten Personen mit Normdaten erschlossen. / The Heidelberg University Archives has an extensive collection of certificates dating back to before the university was founded. In a digitisation project, the most important certificates were digitised and made accessible on the website via a database. In the course of the project, the indexing information was refined and supplemented. In the process, the named persons were indexed with entities by Integrated Authority File (GND).

Zehn bayrische Universitätsarchive haben einen Verbund zur digitalen Archivierung, mit einer Koordinierungsstelle in Regensburg, gegründet. In einer gemeinsamen Arbeitsgruppe wurde ein Konzept erarbeitet. Im kurzen Vortrag wird vor allem der organisatorische Weg zur Einführung eines gemeinsamen elektronischen Archivs dargelegt. / Ten Bavarian university archives have founded a network for digital archiving, with a coordination office in Regensburg. A concept was developed in a joint working group. In the short lecture, the organizational path to the introduction of a common electronic archive will be presented.

Das Archiv des Instituts für Zeitgeschichte (IfZ) und das Archiv der Technischen Universität München (TUM) richteten zusammen mit dem Verband deutscher Archivarinnen und –archivare vom 05. bis 08. April 2022 die 22. Frühjahrstagung der Fachgruppe 8 des VdA aus. Die hybride Tagung stand unter dem Thema „Bewertung – eine Kernaufgabe im Archiv“ und fand zum mittlerweile dritten Mal auch als Dreiländertagung unter Beteiligung der österreichischen und tschechischen Wissenschafts- und Universitätsarchivarinnen und -archivare statt. Die Bewertung ist eines der Kerngeschäfte der Archive und die breit gestreuten Beiträge in dieser Tagungspublikation spiegeln dies auch sehr deutlich wider. Natürlich kann mit dieser Tagung der Gegenstand nur annähernd beleuchtet werden. Die Beiträge geben aber sehr wichtige Impulse und bieten hoffentlich Anlass für eine weiterführende Diskussion.:Programm 7 Stephan Luther: Einleitung 11 Esther-Julia Howell: Tagungsbericht hybride Dreiländer-Frühjahrstagung der Wissenschafts- und Universitätsarchivarinnen und -archivare im Verband deutscher Archivarinnen und -archivare (VdA), dem Verband Österreichischer Archivarinnen und Archivare (VÖA) und der tschechischen Archivgesellschaft, Hybridveranstaltung Online sowie in München und Raitenhaslach, 05.04.-08.04.2022 Marek Brčák, Marek Ďurčanský: Die Bewertung von Nachlässen. Erfahrungen aus dem Institut für Geschichte und Archiv der Karlsuniversität in Prag Anja Kürbis: Ein Musteraktenplan für Hochschulen. Für und Wider einen prozessorientierten Ansatz Kamila Mádrová: Neue Arbeitsgruppe der Hochschul- und Wissenschaftsarchive der Tschechischen Archivgesellschaft Daniel Baumann: Übernahme unstrukturierter Dateisammlungen Bernhard A. Reismann: Mitteilungsblätter und Akademische Ehrungen. Vom Versuch, unstrukturierte digitale Dateisammlungen in eine digitale Struktur zu übernehmen Matthias Buchholz: Nur wer sein Ziel kennt, findet den Weg. (Laotse). Vom Streben nach Objektivität bei der archivischen Bewertung Carla Camilleri, Karin Herles: Laufradschaufeln und Saugkrümmer. Die Plansammlung aus dem Nachlass des österreichischen Erfinders Viktor Kaplan (1876-1934) Matthias Röschner: Die Sprache der Ingenieure. Sammlungskriterien für technische Zeichnungen und Pläne im Archiv des Deutschen Museums Gabriele Fröschl: Das Unbekannte im Archiv? Audio- und Videoquellen: Zugänglichkeit und Erhaltung Marek Ďurčanský: Tschechisches Archivgesetz und die Hochschularchive

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Das Universitätsarchiv Hamburg entwarf aufgrund des Musteraktenplans für Hochschulen einen prozessorientierten Gesamtaktenplan, der die spätere Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) an der gesamten Universität ermöglicht. Noch müssen die einzelnen Organisationseinheiten für die Identifikation der Geschäftsprozesse eingebunden und befragt werden, weil kein Geschäftsverteilungsplan und keine Prozesslandkarte existieren. / On the basis of Germany’s sample filing plan for universities, the Hamburg University Archives designed a process-oriented filing plan which will later enable the introduction of a records management system throughout the whole university. Units and departments still have to be involved and surveyed in order to identify business processes because there is no previous business process map.