As a result of covid-19, there has been an increase of digitalisation in society and remote-work has therefore also increased. Workplaces have sent employees home and meetings have taken place through video calls over the internet. Remote-work is not evenly distributed across different occupational groups, but within financial institutions, the majority of work can be performed in an independent location. The purpose of this paper is to gain an increased understanding of the experience of usability within digital conference tools. This paper examines the perceived usefulness of conference tools by applying the theories Technology Acceptance Model (TAM) and Theory of Reasoned Action (TRA). This paper uses both a questionnaire and interviews to answer the research question. The result indicates that the experience of usability has a TAM score of 75,39 for the total average at financial institutions. One difference that the study found was the experience of usability based on the length of time the employee has used Microsoft Teams at financial institutions, the less time of use, the lower the score. This means that there may be a learning need of Microsoft Teams. Positive experiences for Microsoft Teams perceived usability, which can be generalized to more conference tools, are time-saving, efficient and good functionality. Negative experiences for Microsoft Teams perceived usability, which also can be generalized to more conference tools, are file management, resource-heavy and impersonal.

Användningen av digitala konferensverktyg (DKV) har ökat under pandemin Covid-19 ochanvändare har rapporterat att de upplever kommunikationen mer ansträngande än öga-mot-öga. En utmaning i DKV är att det inte går att rikta uppmärksamhet mot specifika samtalsdeltagare för att det inte går att skapa ögonkontakt vilket försvårar turtagning eftersom det är på så vis turen fördelas mellan samtalsdeltagare. Tidigare forskning visar att turtagning stöds av icke-verbala signaler och främst ögonkontakt och att stöd för turtagning i DKV kan designas utifrån att en ögonscanner som läser av var samtalsdeltagare tittar implementeras. Studien syftar till att undersöka hur olika designval vid design av DKV kan användas för att förbättra användaresupplevelser av turtagning vid samtal mellan flera parter i DKV. För att undersöka nya sätt att designa DKV har en designorienterad studie genomförts där designförslag formats baserade på ögonkontakt och dessa har utvärderats tillsammans med användare. Studiens resultat påvisar att turtagning kan stödjas i flerpartssamtal i DKV genom att addera rörliga visuella element som visar vem som talar nu och vem denne etablerar ögonkontakt med för att lämna över turen. Tre designförslag presenteras för hur detta kan göras. / The use of Digital conference tools (DKV) has increased because of the pandemic Covid-19 and DKV users has reported that the communication is more exhausting than communication face-to-face. A challenge in DKV is the inability to direct attention towards specific conversational participants because of absence of eye contact which makes turn-taking difficult since that is how the turn is allocated between conversational participants. Related work shows that turn-taking is supported by non-verbal signals, primarily eye-contact, and that turntaking can be supported by implementing an eyescanner that interpret where conversational participants direct their gaze. The aim of the study is to investigate how different design choices when designing DKV can be used to improve users’ experiences of turn-taking in multi-party conversations in DKV. In order to explore new ways of designing DKV design research has been used to empirically evaluate suggestions for design based on eyecontact. The result of the study shows that turn-taking can be supported in multi-party conversations in DKV by adding moving visual elements that shows who is the current speaker and who this person is establishing eye contact with to allocate the turn. Three suggestions for design are presented for how this could be done.

Documentation of meetings and conferences is performed at most companies by one or more people sitting at a computer and typing what has been said during the meeting. This may lead to typing mistakes or incorect perception by the person who records. The human factor is quite large. This work will focus on developing proposals for new technologies that reduce or eliminate the human factor, thus improving the documentation of meetings and conferences. It represents a problem for many companies and institutions, including Seavus Stockholm, where this study is conducted. It is assumed that most of the companies do not document their meetings and conferences in video or audio format, so this study will therefore only be about text-based documentation.The aim of this study was to investigate how to implement new features and build a modern conference system, using modern technologies and new applications to improve the documentation of meetings and conferences. Speech to text in combination with speech recognition is something that has not yet been implemented for such a purpose, and it can facilitate documenting meetings and conferences.To complete the study, several methods were combined to achieve the desired goals. First, the projects scope and objectives were defined. Then, based on analysis of the observations made in the company documenting process, a design proposal was created. Following this, interviews with the stakeholders were conducted where the proposals were presented and a requirement specification was created. Then the theory was studied to create an understanding of how different techniques work to then design and create a proposal for the architecture.The result of this study contains a proposal for architecture that shows that it is possible to implement these techniques to improve the documentation process. Furthermore, possible use cases and interaction diagrams are presented that show how the system may work.Although the proof of the concept is considered to be satisfactory, additional work and testing is needed to fully implement and integrate the concept into reality. / Dokumentering av möten och konferenser utförs på de flesta företag av en eller flera personer som sitter vid en dator och antecknar det som har sagts under mötet. Det kan medföra att det som skrivs ner inte stämmer med det som har sagts eller att det uppfattades felaktigt av personen som antecknar. Den mänskliga faktorn är ganska stor. Detta arbete kommer att fokusera på att ta fram förslag på nya tekniker som minskar eller eliminerar den mänskliga faktorn, och därmed förbättrar dokumenteringen av möten och konferenser. Det föreställer ett problem för många företag och institutioner, däribland för Seavus Stockholm, där denna studie utförs. Det antas att de flesta företag inte dokumenterar deras möten och konferenser i video eller ljudformat, och därmed kommer denna studie bara att handla om dokumentering i textformat.Målet med denna studie var att undersöka hur man, med hjälp av moderna tekniker och nya tillämpningar, kan implementera nya funktioner och bygga ett modernt konferenssystem, för att förbättra dokumenteringen av möten och konferenser. Tal till text i kombination med talarigenkänning är något som ännu inte har implementerats för ett sådant ändamål, och det kan underlätta dokumenteringen av möten och konferenser.För att slutföra studien kombinerades flera metoder för att uppnå de önskade målen.Först definierades projektens omfattning och mål. Därefter, baserat på analys och observationer av företagets dokumenteringsprocess, skapades ett designförslag. Därefter genomfördes intervjuer med intressenterna där förslagen presenterades och en kravspecifikation skapades. Då studerades teorin för att skapa förståelse för hur olika tekniker arbetar, för att sedan designa och skapa ett förslag till arkitekturen.Resultatet av denna studie innehåller ett förslag till arkitektur, som visar att det är möjligt att implementera dessa tekniker för att förbättra dokumentationsprocessen. Dessutom presenteras möjliga användningsfall och interaktionsdiagram som visar hur systemet kan fungera.Även om beviset av konceptet anses vara tillfredsställande, ytterligare arbete och test behövs för att fullt ut implementera och integrera konceptet i verkligheten.