En omfattande datorisering inom företagsvärlden har skapat ett beroende av informationssystem (IS) som kan hantera och lagra information efter verksamhetens behov. Genom att investera i nya och mer effektiva IS kan verksamheter skaffa sig verktyg där de effektivt kan prioritera och allokera de resurser som finns tillgängliga. Detta gör det möjligt att omdefiniera arbetsprocesser och sysselsättningsrutiner och därmed spara arbetskraft genom att automatisera och eliminera en del uppgifter. Dock finns det en del faktorer som påverkar implementeringen av IS, exempelvis brist på resurser, teknik och kompetens. Dessa faktorer gör det många gånger mer problematiskt att utveckla IS i utvecklingsländer.Syftet med studien är att undersöka hur en organisation med begränsade resurser, kan effektiviseras genom att använda sig utav Lean IT. Studien utgår ifrån ett förändringsprojekt som genomfördes av Swedish Development Advisers (SDA), på uppdrag från Sida, för att förenkla IT-stödet för de krigsskadades myndighet i El Salvador. Myndigheten är en kombination av Arbetsförmedlingen, Försäkringskassan och remitterande sjukvård med 36 000 handikappade som kunder. SDA lyckades förkorta myndighetens handläggningstider med 90 % genom en förenkling av organisationens informations- och kommunikationsteknologier. Vi ser idag ett liknande problem inom Sverige där Försäkringskassan kritiseras på grund av de allt för långa handläggningstiderna, varpå vi även drar generella jämförelser med denna myndighet.Studien har genomförts med en hermeneutisk ansats av kvalitativ art. Där empirin insamlats genom intervjuer med SDA, samt svensk rikspress där problematiken kring Försäkringskassan har debatterats. Därefter analyserade vi hur väl SDA använde sig utav Lean IT vid genomförandet av projektet i El Salvador. Vidare gjordes en jämförelse mellan de olika myndigheterna för att kunna ta fram likheter i den problematik som har kunnat urskiljas inom organisationerna. Detta gjordes för att kunna undersöka om även Försäkringskassan bör använda sig utav Lean IT för att effektivisera verksamheten.Med studien har vi kommit fram till följande slutsats. Omstruktureringsprojektet i El Salvador är ett mycket gott exempel på hur en organisation kan effektiviseras genom Lean IT. Projektet gav ett mycket gott resultat med förenklade och förbättrade processer som följer det behov som finns bland de krigsskadade. Vi kom även fram till att den problematik som finns inom Försäkringskassan liknar i stor utsträckning de problem som fanns inom myndigheten för de krigsskadade innan effektiviseringsprojektet. SDA lyckades genom Lean IT att upptäcka och eliminera de problem som fanns. Vi anser att detta tyder på att det går att eliminera de liknande problem som finns inom Försäkringskassan med samma metod. / Program: Dataekonomutbildningen

With the fast a growth of the global economy and the competition in the world, all business enterprises are trying to deliver their products at the lowest possible price and at high quality. At the same time businesses should run in profit. This is possible by reducing waste and introducing new technology like information technology (IT). IT provides necessary information for the customers regarding the new products, quality and recent features about the product design. By using databases in the enterprise, recent market trends and customer needs can be known in advance and the product design can be changed and make the customers more satisfaction. IT also plays an important role in the security of information in the enterprise and also security to the customers regarding product delivery and product details. Lean management systems provide the new ideas about the non value and unnecessary activities in the enterprise. Ultimately Lean reduces the wastage and improves the customer satisfaction. Our thesis focuses on advantages of lean-IT in business enterprise and how information technology can be useful in customer service and continuous improvement by utilizing knowledge management.

Inom IT-branschen läggs det mycket resurser på att effektivisera arbetssätt, och att hitta det optimala sättet att styra och leda projekt är en ständig utmaning. Dagens IT-organisationer befinner sig även i en situation där marknaden ställer krav på minskade kostnader men samtidigt en högre nivå av support och service. Utifrån detta har det genererats en uppsjö olika arbetssätt och tillhörande verktyg som alla har som mål att strukturera eller effektivisera systemutvecklingsprocessen. Ett av dessa arbetssätt är Lean IT som hämtar sina grunder från det väl beprövade produktionssystemet Lean Manufacturing.Inom systemutvecklingsbranschen arbetas det ofta i projektform och att ha en bra projektledning är ofta en av faktorerna bakom ett lyckat projekt. För att en projektledare ska kunna leda projektet till framgång krävs det att denne har en bra uppfattning om arbetssättet inom organisationen och projektgruppen. Denna rapport fokuserar därför på om en projektledares arbetsuppgifter inom Lean IT förändras gentemot ett mer traditionellt arbetssätt, och i så fall hur projektledarens arbetsuppgifter ser ut inom Lean IT. Informationen i studien har samlats ihop genom intervjuer med ett flertal kontaktpersoner på tre olika företag som alla inkorporerar Lean IT i sina arbetssätt, samt via deltagande observation på ett mikroföretag inom systemutvecklingsbranschen i Borås.Genom att jämföra insamlad data om en projektledares arbetsuppgifter i Lean IT-projekt med den traditionella projektledarens arbetsuppgifter som dessa är beskrivna i litteratur, har ett antal skillnader påvisats. Lean IT förespråkar ett mycket närmare samarbete mellan projektgruppen och projektledaren och en mer intensiv involvering i projekt från projektledarens sida, och detta visar sig i rapporten överensstämma med hur de studerade företagen har använt Lean IT i praktiken. Dessutom konstateras det att projektledning inom Lean IT på många nivåer är starkt relaterad till traditionell projektledning. Istället för att ha resulterat i helt nya arbetsuppgifter grundar sig snarare projektledning inom Lean IT i den traditionella projektledningen och därifrån vidareutvecklat sättet att arbeta på. / Program: Systemarkitekturutbildningen

During the last decades the importance of IT has increased for businesses all over the world. It has transferred from only being used in administrative purposes to become more integrated to the core business. Due to the financial crisis in 2009 and increasing globalization, IT is facing the challenge of lower costs and increased efficiency. This requires IT-departments to embrace new strategies in order to fulfill these new tougher demands. Lean is a business development concept that aims to lower costs through more effective processes by removing all activities that does not create any value from the end customer’s perspective. Lean originates from Toyota’s Production System, TPS but is today used by healthcare providers, banks and IT-departments. This master thesis aims to develop a tool that can assess the opportunities for an IT-department to increase its efficiency through the use of Lean. This tool has been developed in cooperation with Niklas Larsson and is to be used by management and IT consulting company Connecta AB. To ensure that the tool is useful for the company four goals have been defined. They are that the tool should be reliable, should not require large amounts of resources, should be user friendly and identify areas that can be improvement through the implementation of Lean. The Lean IT Assessment Tool has been developed through interviews with consultants at Connecta, studies of literature and articles about Lean and Lean IT. The tool consists of three parts. The first part assesses the maturity of the IT-department from a Lean perspective. The second part is a questionnaire that aims to identify the employees’ attitude toward their work environment. The third is a value stream map, VSM, which aims to identify problems and bottlenecks in a specific IT-process. To ensure that the goals were met the tool was tested at a representative IT-department. The conclusions were that they were all reached and the continuation of the work is now left to Connecta AB.

This thesis deals with the relation between ERP systems and lean principles. More specifically, the utility of these principles in conjunction with ERP systems for small and medium-sized companies supplied by Czech companies. The basic building block is then practical experience and interviews with experts. That all from both sides of the business relationship (supplier and client). The work does not only evaluate the relationship of mentioned systems and lean principles, or their usefulness in the Czech environment, but also provides complete material for basic awareness regarding these issues and answers to fundamental questions that I (or interviewed experts) choose like interesting. The thesis ends with finding the truth of the basic thesis and recommendations for possible implementation or integration of ERP systems and lean principles.

Detta examensarbete har syftat till att utveckla ett verktyg för att utvärdera en IT-avdelnings möjligheter till effektivisering genom att implementera Lean på IT Service Management. Verktyget har utvecklats i samarbete med Tina Eriksson på uppdrag av management och IT-management konsultbolaget Connecta AB. Connecta AB har som syfte att använda verktyget för framtida affärer. För att verktyget ska vara användbart och uppfylla Connectas krav så har fyra mål satts upp. Verktyget ska vara trovärdigt, resurseffektivt, användarvänligt samt underlätta för fortsatt arbete och implementering av Lean på IT Service Management. Det färdiga verktyget består av tre separata delar vilka tillsammans syftar till att ge en heltäckande bild av ITavdelningen ur ett Lean-perspektiv. Verktyget består av en mognadsanalys som mäter Lean -mognaden inom fem centrala områden, en enkät som analyserar medarbetarnas syn på sin arbetssituation och slöserier kring denna samt en värdeflödeskartläggning för att analysera ett par IT Service Management- processer. Verktyget testades på en representativ kund under våren 2010 i syfte att utvärdera dess lämplighet. Utifrån testresultatet har verktyget analyserats utifrån uppsatta mål och slutsatsen är att det uppfyller sitt ändamål.

Lean has become a widespread concept within various industries. It originates from the production system at Toyota and focuses on maximizing customer value and eliminating waste. It has been adopted throughout industries as a consequence of stiffening competition and higher customer demands. From Toyota, the concept spread to other car manufacturers and then further to other manufacturing industries. In recent years, the Lean concept has spread to more intangible settings, initially to service functions within the manufacturing companies and later to pure service oriented industries such as healthcare, banking, and insurance. Most recently, the concept has been adopted in IT businesses as a mean to gain competitive advantage. A lot of research on the Lean concept has been concerned with issues such as implementation and the operational application of the concept. Even though the purpose of the concept is to increase the operational performance and to deliver high customer value, little emphasis has been put on research related to performance measurement in a Lean service setting. While some research regarding modern performance measurement frameworks exists, a weak link is identified between the two research areas (Lean and Performance measurement). This study has focused on the specific IT service setting at Company X and their Lean initiative. The purpose of this study is to complement Company X’s Lean initiative with recommendations related to an area currently not emphasized by Company X, measuring performance improvements due to their Lean efforts. Company X is especially interested in the linkage between operational improvements and the financial outcomes. This study employs a holistic view in order to gain a wide understanding of the organizational context and the business in general. It has been paramount for this study to understand the organizational setting, the theoretical concepts, and the interplay between them. As a mean of fulfilling the purpose, the case study methodology has been employed throughout this study. The research was initially defined by its objectives and delimitations. Interviews, observations, and a content analysis contributed to the overall organizational knowledge which was deemed crucial for the end result. The organizational knowledge together with the understanding of the theoretical concepts and the exploratory benchmark study has been the basis for the analysis and recommendations. The study has rendered in recommendations regarding how measurement activities should be designed and employed in Company X’s Lean setting. This study suggests that a limited focus should be put on general measuring activities in Tieto. More specifically, little focus should be put on attempting to determine a correlation or linkage between the operational improvements and financial outcomes. The study further suggests a separation of the organizational KPIs into steering (operational) KPIs and monitoring (financial) KPIs. This is suggested in order to have operations steer the organizational performance as well as cement the Lean concept within the organization. Overall, a focus should be put on measuring processes rather than financial data.