Nach einer Umfrage 2017 fand im Jahr 2021 erneut eine Umfrage zum Thema Digitale Langzeitarchivierung in der Fachgruppe statt: Es zeigte sich, dass die Fachgruppe mittlerweile auf dem Weg zur digitalen Archivierung ist, vor allem auf der Grundlage von Archivierungsverbünden. Zugleich bleiben Probleme wie die zu geringe Personalausstattung der meisten Archive weiterhin bestehen. / After the 2017 survey, another survey on the topic of digital long-term archiving took place in the Fachgruppe in 2021: It showed that the Fachgruppe is now on the way to digital archiving, especially on the basis of archiving networks. At the same time, problems such as the insufficient staffing of most archives remain.

Mit der Gründung des Vereins „Goobi. Digitalisieren im Verein“ am 17. September 2012 hat das Wort „Goobi“ eine weitere Bedeutung erhalten. Goobi ist die verbreitetste Open Source-Software zur Produktion und Präsentation von Digitalisaten. Sie ist Markenzeichen für Plattformunabhängigkeit, Modularität, Mandantenfähigkeit, offene Schnittstellen und internationale Standards. Sie steht für umfassende Lösungen zur Boutique- und Massendigitalisierung sowie skalierbare Unterstützungsleistungen durch namhafte Firmen; und seit einigen Wochen ist Goobi nun also auch ein eingetragener Verein mit anerkannter Gemeinnützigkeit. [...]

Dateisammlungen gehören in vielen Archiven mit zu den am häufigsten angebotenen Daten, mit denen man im Rahmen der digitalen Langzeitarchivierung konfrontiert ist. Gerade im Bereich der Übernahme von Nachlässen und vor dem Hintergrund einer oftmals mangelhaften Aktenführung in der Verwaltung kommt diesen im Rahmen der Überlieferung eine nicht zu vernachlässigende Bedeutung zu. Dennoch ist die archivfachliche Auseinandersetzung mit dem Thema in den vergangenen Jahren überschaubar, wie der Vortrag mit Blick auf die vorhandene deutschsprachige Literatur zeigen will. Da der Umgang mit komplexen Dateisammlungen eine Herausforderung darstellt, soll in einem zweiten Teil ein Musterworkflow vorgestellt werden, der praxisnah versucht, mittleren und kleineren Archiven mit wenig Personal, überschaubaren finanziellen Ressourcen und geringen Erfahrungen im Bereich der Archivierung von Dateisammlungen eine Hilfestellung anzubieten. / In many archives, file collections are among the data most frequently dealt with in the context of digital long-term archiving. Especially when dealing with “Nachlässen” and in the context of inadequate records management. The lecture wants to show that despite this relevance, the discussion of the topic in recent years has been low. In a second part, a handout is presented that tries to offer practical assistance in archiving file collections.

Ausgehend von der Darstellung der gegenwärtigen Situation am Archiv der Technischen Universität Graz bricht dieser Vortrag eine Lanze für die verstärkte Wahrnehmung des vorarchivischen Bereichs des records managements. Auch bei der Übernahme unstrukturierter digitaler Unterlagen ist der Einsatz einer Schnittstellensoftware notwendig, die den Kriterien der DIN 31644 für vertrauenswürdige digitale Langzeitarchive entspricht und es den aktenproduzierenden Stellen ermöglicht, digitale Unterlagen anzuliefern. Anhand der Beispiele der „Akademischen Ehrungen“ und der Mitteilungsblätter der Technischen Universität Graz wird in der Folge die Funktionsweise einer solchen am Archiv der Technischen Universität Graz programmierten Schnittstelle erklärt. In diesem Zusammenhang wird aber auch auf das Problem von Links eingegangen, die aus den Mitteilungsblättern auf weitere Homepages verweisen, wobei auch in diesem Fall die archivische Bewertung eine bedeutende Rolle einnimmt. Auch die Einführung von Rahmenaktenplänen und/oder Teilaktenplänen sowie der stete Kontakt zum Verwaltungspersonal können im Vorfeld für etwas mehr Struktur in der Datenablage sorgen. / Based on the presentation of the current situation at the TU Graz archives, this contribution sticks up for the view, that increased awareness of the pre-archival area of records manegement ist necessary. Even when taking over unstructured digital documents it is necessary to use an interface software that meets the criteria of DIN 31644 for trustworhy digital long-term archives and enables the offices, producing the files, to deliver digital documents in an adequate manner. The functionality of such an interface, programmed an the TU Graz archives, is explained below using examples from the „Academic Honours“ and the official bulletin of the Graz University of Technology. In this context, however, the problem of links that lead from the bulletin to other homepages is also adressed, whereby the archival evaluation also plays an important role in this context. The introduction of master filing plans and/or particular filing plans as well as a constant contact with the administrative staff can also ensure a little more structure in the area of data storage in advance.

Audiovisuelle Medien nehmen in Archiven – mit Ausnahme der einschlägigen Facharchive – eine Sonderstellung ein und führen aufgrund ihrer technischen Gegebenheiten oftmals eine Randexistenz. Die Bewertung dieser Archivalien für die Sammlung und die (digitale) Langzeitarchivierung hängt von Überlegungen ab, die sowohl inhaltliche als auch technische Faktoren mit berücksichtigen müssen. Welche Schritte sind dazu notwendig? Was ist das Besondere an audiovisuellen Medien? Wie kann man sie in die digitale Welt überführen und was ist dabei zu beachten? Am Beispiel der Österreichischen Mediathek, dem audiovisuellen Nationalarchiv in Österreich, werden einige dieser Arbeitsschritte dargestellt – die ein Beispiel für eine mögliche Arbeitsweise in Archiven, Museen und Sammlungen mit audiovisuellen Beständen darstellen können. / Audiovisual media occupy – with the exception of the relevant specialist archives – a special position in archives and often lead a marginal existence due to their technical circumstances. The evaluation of these archival materials for the collection and the (digital) long-term archiving depends on considerations that must take into account both content-related issues as well as technical issues. What steps are necessary? What is special about audiovisual media? How can they be transferred to the digital world and what should be taken into account? Using the example of the Österreichische Mediathek, the audiovisual national archive in Austria, some of these work steps are presented – which can be an example of a possible way of working in archives, museums and collections with audiovisual holdings.

Mit der Gründung des Vereins „Goobi. Digitalisieren im Verein“ am 17. September 2012 hat das Wort „Goobi“ eine weitere Bedeutung erhalten. Goobi ist die verbreitetste Open Source-Software zur Produktion und Präsentation von Digitalisaten. Sie ist Markenzeichen für Plattformunabhängigkeit, Modularität, Mandantenfähigkeit, offene Schnittstellen und internationale Standards. Sie steht für umfassende Lösungen zur Boutique- und Massendigitalisierung sowie skalierbare Unterstützungsleistungen durch namhafte Firmen; und seit einigen Wochen ist Goobi nun also auch ein eingetragener Verein mit anerkannter Gemeinnützigkeit. [...]

The doctoral thesis deals with the evidence in accounting in terms of Information and Communication Technologies. The aim of the thesis is to gather all of the available information about the ICT in accounting, to emphasize the impacts of ICT on accounting and following draw the attention to the risks which result from the application of ICT. In order to achieve the aim the qualitative analysis and the search of the accessible information resources are used. Some parts of the thesis are demonstrated on examples. The purpose of single chapters is to discuss, according to the theoretical base defined, subsequently all phases of the life cycle of accounting documents which are presented as financial statements at the output from the accounting. Special attention is given to accounting evidence. The last part of the thesis has application nature. The use of XML in financial reporting is demonstrated there in the real existing and secured systems based on ICT. According to the analysis made I came to the conclusion that because of the requirement for the reliability of accounting the internal control system has growing importance. Regardless the technologies used there is need to preserve the evidence at the level of accounting record during all of its life cycle phases -- when it is made out or received, when it is transferred, conversed to some other form and archived. I dealt also with another important phase of the life cycle of accounting records -- with the evidential financial reporting. There I came to conclusion that key phases are following: Firstly, there is need to provide evidential linkage between bookkeeping and the statements assembled. Further it is crucial to assure secured transfer of the statements to the final storage place or publishing location of the statements. Finally it is desirable to consider trustworthy storage place for the statements and also its evidential method of publishing them on the web. It is possible to deduce from the statistics available that information and procedures described in the thesis do not correspond with the actual ordinary practice in the Czech Republic. More likely it can be seen as a sum of the knowledge which can be technically and legally used by the accounting entities. Its wider use can be expected in the following years.

Das Archiv des Instituts für Zeitgeschichte und das Archiv der Technischen Universität München richteten zusammen mit dem Verband deutscher Archivarinnen und -archivare vom 05. bis 08. April 2022 die 22. Frühjahrstagung der Fachgruppe 8 des VdA aus. Die hybrid angebotene Tagung fand zum mittlerweile dritten Mal auch als Dreiländertagung unter Beteiligung der österreichischen und tschechischen Wissenschafts- und Universitätsarchivar*innen statt. Die Tagung, die sich dem Thema 'Bewertung - eine Kernaufgabe im Archiv' widmete, startete am Dienstag, dem 5. April 2022, zunächst vollständig virtuell mit acht gut besuchten Online-Diskussionsforen. Die Teilnehmer*innen konnten sich dabei zu einer Bandbreite von Themen informieren und austauschen, die von der Bewertung von Nachlässen und den Umgang mit Forschungsdaten über Erfahrungen mit Lobbyarbeit bis zu Urheberrechts- und Datenschutzfragen reichten. Am Mittwoch, dem 6. April 2022, fanden sich dann rund 45 Archivarinnen und Archivare für die Tagung vor Ort in München ein, während sich weitere 70 Interessierte online zuschalteten. Das übergreifende Thema 'Bewertung' wurde über die nächsten drei Tage aus verschiedenen Blickwinkeln betrachtet. In Werkstattberichten und Vorträgen wurde über die Herausforderungen bei der Bewertung digitaler Dateisammlungen, von Karten und Plänen sowie Fotos und AV-Medien berichtet. In verschiedenen Sektionen wurden Dokumentationsprofile und die Grundsatzfrage nach 'richtiger' oder 'falscher' Bewertung diskutiert. Gesprächsrunden und Podiumsdiskussionen thematisierten die Notwendigkeit besserer Kommunikation zwischen Historiker*innen und Archivar*innen beim Thema Bewertung und die Rolle der Archive innerhalb der diversen im Entstehen begriffenen nationalen Forschungsdateninfrastrukturen. / From April 5th through April 8th, 2022, the Archives of the Leibniz Institute for Contemporary History and the Archives of the Technical University of Munich hosted the 22nd Spring Meeting of Division 8 of the VdA. The overarching theme of the hybrid conference, which also served as the third joint meeting of the university and research institution archives of the German, Austrian and Czech professional archives associations, was 'Appraisal - A Core Purpose for Archives'. The conference started on Tuesday, April 5th, with eight online forums, ranging thematically from the appraisal of personal papers, the handling of research data to questions of lobbying, copy right and privacy. On Wednesday, April 6th, approximately 45 archivists assembled in Munich, while 70 more joined the conference via live stream. Over the next three days, the issue of appraisal was considered from various perspectives. Several talks presented approaches to solving the problems of appraising unstructured collections of digital data files, maps and blue prints as well as photographs and audiovisual material. In other sections, presenters and participants discussed documentation profiles as well as the question whether archivists can go 'right' or 'wrong' in their appraisal. Round tables and panels discussed the need for more communication between historians and archivists in regard to appraisal and the role of archives in the various evolving national research data infrastructures.

The aim of this thesis is to present, analyse, compare and evaluate the current state of digital repositories at universities in the Czech Republic that use a software application for their digital repository. A theoretical part, which introduces the reader into the issue of compilation and operating of digital repositories in the Czech academic context, precedes the practical reserach. The crucial chapter of the practical part are the results of the actual analysis. The results of a supplementary survey of universities that do not run a digital repository with usage of software application and choose a different way of storage and access to their grey literature draw on the results of this analysis. The conclusion of the entire thesis is the outline of future development of the investigated issue and the perspective of further progress of the Czech academic milieu.