Syftet med mitt examensarbete var att undersöka vilka faktorer som gör teknisk kommunikation tillgänglig och lättförståelig. Det skulle leda fram till en läsvärd lathund för användare av ett nytt CMS-system.   Arbetet har genomförts i samarbete med Telia, som är inne i ett förändringsarbete gällande sina informationssystem. De ska införa ett nytt så kallat PIM-system (Product Information Management), som ska innefatta ovan nämnda CMS-system och kommer innebära ett förändrat arbetssätt och nya arbetsuppgifter för min berörda målgrupp.   För att lösa problemet har jag tagit hjälp av en fokusgrupp och gjort en webbenkät. Jag har ställt mig frågor om vad teknisk kommunikation kan bidra med vid framtagning av ett instruerande material, samt i vilka syften användarna kan tänkas läsa den typen av material.   Med hjälp av teorier och ovanstående metoder producerade jag ett förslag på hur lathunden kan se ut. Jag testade också förslaget på målgruppen för att få deras åsikter, i syfte att förbättra slutresultatet. / The purpose of this thesis was to explore what factors make technical communication accessible and easily understandable. The thesis would result in a readable cheat sheet, made for users of a new CMS system.   The work was made in collaboration with Telia. The company is looking over its information systems to implement a so-called PIM system (Product Information Management) in the near future. The CMS system will be a part of that system and the change of process will also lead to changes in the work procedures and tasks of the personnel at Telia.   To solve this problem, I made an interview with a focus group and a questionnaire amongst the target group. I asked myself what technical communication could contribute to in the making of instructional material and also in what purposes you read that type of material.   With these methods, and of course the theory of this thesis, in mind I produced a prototype of what the cheat sheet would look like. I also tested the cheat sheet at my target group, to get their opinion on the material to make the appropriate improvements.

<p>I detta arbete har kommunikationen av teknisk information varit i fokus. Som en fallstudie används en operatörsmanual och en instruktions- och reservdelsmanual för en fyllare NM-602 åt Norden Machinery AB. Norden Machinery AB är världsledande inom tubhantering och tillverkar omkring 150 tubfyllarsystem per år. Maskinen som manualerna tillhör är en medelstor maskin som fyller 60 tuber/minut och är såld till Sirius Machinery Inc. i USA som är ett syskonbolag till Norden Machinery AB. Till maskinen hör en operatörsmanual som är det dokument som alltid ska finnas tillhands för dem som sköter maskinen, här ska all information som behövs för den dagliga driften finnas. Till maskinen hör även en instruktions- och reservdelsmanual som är mer ingående och beskriver hur maskinen fungerar och hur den är uppbyggd. För att sammanställa manualen har jag använt mig av flera olika datorprogram. Det som kanske är mest speciellt är Zert Infologic då Norden är ett av de första företagen som använder sig av detta program. Zert Infologic är specialtillverkat för att hantera stora mängder av teknisk information. Med hjälp av Shannon & Weavers kommunikationsmodell analyserades informationen i manualerna. Viktiga aspekter var uur informationen når kunden och om det finns brus som kan störa eller komplicera denna process. Speciellt fokus var på bruset, vilket gav resultatet att det som framför allt hindrar informationen att nå sin destination är brister i språket i manualen, den tekniska nivån på manualen och kunskapen hos författaren av manualen.</p> / <p>In this work, the focus is on communication of technical information. As a case study was used an assignment to make an operator’s manual and an instruction manual as well as a manual for spare parts concerning the filler NM-602 for Norden Machinery AB. Norden Machinery AB is world leading within tube handling and produces about 150 tube filling systems a year. The manuals belongs to a middle size machine that fills 60 tubes per minute, the buyer is Sirius Machinery Inc. in the USA, which is a company in the same concern as Norden Machinery. To the machine belongs an operator manual which is the document that is always supposed to be beside the machine and provides information about the daily routine. The machined also has an instruction manual and spare part manual, these are more detailed and they describe how the machine is built. In order to produce these manuals I used different computer programs. The one that is more special is Zert Infologic, because Norden Machinery is one of the first companies to use this program. Zert Infologic is specially designed to manage large amounts of technical information. Shannon and Weavers communication model was used to analyse the information in the manuals.. An important aspect were how does the information get transmitted to the customer and if there is noise that disturbes or complicates the process. With a special focus on noise, the results indicate that the main obstacles to the successful information transmission are the language in the manual, the technical level of the manual and the knowledge of the writer.</p>

I detta arbete har kommunikationen av teknisk information varit i fokus. Som en fallstudie används en operatörsmanual och en instruktions- och reservdelsmanual för en fyllare NM-602 åt Norden Machinery AB. Norden Machinery AB är världsledande inom tubhantering och tillverkar omkring 150 tubfyllarsystem per år. Maskinen som manualerna tillhör är en medelstor maskin som fyller 60 tuber/minut och är såld till Sirius Machinery Inc. i USA som är ett syskonbolag till Norden Machinery AB. Till maskinen hör en operatörsmanual som är det dokument som alltid ska finnas tillhands för dem som sköter maskinen, här ska all information som behövs för den dagliga driften finnas. Till maskinen hör även en instruktions- och reservdelsmanual som är mer ingående och beskriver hur maskinen fungerar och hur den är uppbyggd. För att sammanställa manualen har jag använt mig av flera olika datorprogram. Det som kanske är mest speciellt är Zert Infologic då Norden är ett av de första företagen som använder sig av detta program. Zert Infologic är specialtillverkat för att hantera stora mängder av teknisk information. Med hjälp av Shannon &amp; Weavers kommunikationsmodell analyserades informationen i manualerna. Viktiga aspekter var uur informationen når kunden och om det finns brus som kan störa eller komplicera denna process. Speciellt fokus var på bruset, vilket gav resultatet att det som framför allt hindrar informationen att nå sin destination är brister i språket i manualen, den tekniska nivån på manualen och kunskapen hos författaren av manualen. / In this work, the focus is on communication of technical information. As a case study was used an assignment to make an operator’s manual and an instruction manual as well as a manual for spare parts concerning the filler NM-602 for Norden Machinery AB. Norden Machinery AB is world leading within tube handling and produces about 150 tube filling systems a year. The manuals belongs to a middle size machine that fills 60 tubes per minute, the buyer is Sirius Machinery Inc. in the USA, which is a company in the same concern as Norden Machinery. To the machine belongs an operator manual which is the document that is always supposed to be beside the machine and provides information about the daily routine. The machined also has an instruction manual and spare part manual, these are more detailed and they describe how the machine is built. In order to produce these manuals I used different computer programs. The one that is more special is Zert Infologic, because Norden Machinery is one of the first companies to use this program. Zert Infologic is specially designed to manage large amounts of technical information. Shannon and Weavers communication model was used to analyse the information in the manuals.. An important aspect were how does the information get transmitted to the customer and if there is noise that disturbes or complicates the process. With a special focus on noise, the results indicate that the main obstacles to the successful information transmission are the language in the manual, the technical level of the manual and the knowledge of the writer.

Den här studien undersöker hur en tryckt broschyr kan anpassas till en webbplats. Syftet med arbete är att se hur en informationsrik text kan skrivas i klarspråk och hur tydlighet och struktur påverkar webbanpassningen av en text. Jag har i denna studie utgått från en informationsbroschyr om värmepumpar utgiven av Energimyndigheten. På uppdrag av Energimyndigheten har jag omarbetat några sidor av broschyren och förberett dem för digitalt format. Målgruppen för informationsmaterialet är villaägare och energi- och klimatrådgivare som arbetar med rådgivning om värmepumpar. Jag har utgått från teorier gällande klarspråk, läsning på skärm, hierarkier, komposition och disposition. Jag har gjort en textanalys på den befintliga broschyren, genomfört en enkätundersökning med energi- och klimatrådgivare, intervjuat en värmepumpsexpert på Energimyndigheten och sedan genomfört utprovningar med villaägare. De slutsatser jag kommit fram till är att webbtexter behöver vara konkreta och korta. Användande av vardagliga uttryck och förklaringar av krångliga ord och facktermer, underlättar för läsaren. Ett bra exempel är att inkludera en ordlista. Det ska vara enkelt att få en snabb överblick av webbplatsens innehåll och användaren vill inte behöva skrolla ner på skärmen, det försämrar översikten och sammanhanget. Men den absolut viktigaste slutsatsen är att försöka förstå målgruppen och utgå från deras förkunskaper. / This study examines how a printed brochure can be adapted to a website. The aim of this study is to see how an information-rich text can be adapted to a digital format with focus on plain language and how structure can contribute to web adaptation of a text. In this study I have worked with an information brochure about heat pumps, the brochure is a publication from the Swedish Energy Agency. On behalf of the Swedish Energy Agency I have revised some pages of the brochure and prepared them for a digital format. The target group of this information brochure is Swedish homeowners and energy and climate advisors. The advisors help and guide homeowners who are looking for information about heat pumps. I have focused on theories of plain language, reading on screen, hierarchy, composition and disposition. A text analysis on the existing brochure has been performed and I have conducted a survey where I gathered opinions from the energy and climate advisors. I have also interviewed a heat pump expert at the Swedish Energy Agency and conducted usability test with homeowners. The conclusions of my study are that web texts need to be concise and short. The usage of ordinary words is important and to always explain difficult phrases and technical words is of great help to the reader. A good example is to include a dictionary. It should be easy to get a quick overview of the site content and the user should see the full page info, having to scroll down complicates the overview and context. But the most important conclusion is that the writer needs to understand the target group and their previous knowledge.