Stöd från kollegor och chefer är två viktiga faktorer till bra arbetsmiljö. Ett annat viktigt stöd är dokumentation. Att vid osäkerhet kunna finna svar och information som är dokumenterat kan leda till minskad oro och en känsla av trygghet. Dokumentation kan föras på olika sätt beroende på behov och förutsättning. I detta projekt har dokumentationsbehovet hos en städenhet undersökts och analyserats. Denna rapport är resultatet av ett examensarbetet som ägde rum under våren 2019 på civilingenjörsprogrammet Teknisk design på Luleå tekniska universitet. Den kommunala städenheten utför städning och golvrengöring i de flesta lokaler där kommunal verksamhet bedrivs i Piteå kommun. Städenheten har i dagsläget 85 fastanställda och 8 vikarierande städare i organisationen som utför städning inom fyra olika geografiska områden i kommunen. För att få ihop sina arbetstimmar är flera av städarna schemalagda i fler än ett arbetsobjekt. I dagsläget är det städarnas uppgift att själva sätta ihop scheman för när olika typer av städning ska ske på deras arbetsobjekt. Dokumentationen sker oftast i pappersformat och schemats utformning varierar både från utseende och till innehåll mellan arbetsobjekt. Med anledning av att dessa scheman är i pappersformat blir det också svårt för arbetsobjekt att ta inspiration från varandra gällande schemats innehåll och struktur. Att variationen på dessa scheman är så stor trots att de egentligen innehåller samma typ av information leder till en osäkerhet bland städarna. Under projektet har städarna fått besvara en enkät som innehöll en stor bredd på frågor, bland annat hur de upplever stöd, motivation och arbetsbelastningar. Dessa frågor användes till att kartlägga hur städarna upplevde olika ämnen inom organisationen. Observationer har också utförts på städarna där de har genomfört storstädningar och allergistädningar. Städenheten hade även arbetsplatsträffar och en utbildning för nya städare under projektets gång vilket gjorde det möjligt att även observera dessa tillfällen. En workshop där städarna fick reflektera och besvara olika diskussionsfrågor kopplade till dokumentation och information genomfördes i slutet av projektet för att samla in städarnas tankar för att använda till idé- och konceptgenerering. Projektet har resulterat i ett lösningsförslag på ett digitaliserat dokumentationsverktyg som städenheten kan ta vidare till utvecklingsarbete. Lösningsförslaget flyttar den i dagsläget stängda och låsta dokumentationen i pappersformat till ett mer öppet och lättåtkomligt digitaliserat dokumentationsverktyg. Verktyget ger städarna möjlighet att bland annat lära av varandra oberoende av arbetsobjekt, få ett stöd vid osäkerhet samt få in en gemensam struktur och rutin inom hela städenheten som skulle kunna förbättra den osäkerhet som i dagsläget finns gällande dokumentation. Implementering av ett dokumentationsverktyg åt städarna skulle bidra med enhetlighet, förbättrad arbetsmiljö och en möjlighet att bevara kunskap och information inom organisationen. Den kunskap och information som i dagsläget är person- och byggnadsbunden skulle kunna bevaras och hjälpa städenheten växa samt bibehålla status och konkurrenskraft om den dokumenterades. Ett digitaliserat dokumentationsverktyg skulle kunna vara lösningen till det behovet. / Support from colleagues and managers are two important factors to a good work environment. Another important support is documentation. Finding answers and information that is documented in cases of uncertainty can lead to reduced concern and a sense of security. Documentation can be carried out in different ways depending on the need and prerequisites. During this project the need of documentation at a cleaning unit have been investigated and analyzed. This report is the result of a master thesis project that took place during spring of 2019 at the Master of Science program in Industrial Design Engineering at Luleå University of Technology. The municipal cleaning unit carries out cleaning and floor cleaning in most premises where municipal activities are conducted in the municipality of Piteå. The cleaning unit currently has 85 permanent and 8 temporary cleaners in the organization who perform cleaning in four different geographical areas in the municipality. To get the required working hours several of the cleaners are schedule in more than one workplace. At the moment it is the cleaners task to assemble schedules when different types of cleaning are to be performed on their workplace. The documentation usually takes place in paper form and the design of the schedule varies from appearance to content between workplaces. Since these schedules are in paper form it is also difficult for workplaces to take inspiration from each other regarding the content and structure of the schedule. The fact that the variation on these schedules is so great even though they contain the same type of information leads to an uncertainty among the cleaners. During the project, the cleaners had to answer a survey that contained a wide range of questions to get an understanding on their thoughts regarding support, motivation, workloads among others. These questions were used to map how the cleaners experienced different topics within the organization. Observations have also been made on the cleaners where they have carried out major cleaning and allergy cleaning. The cleaning unit also had workplace meetings and an education for new cleaners during the project, which made it possible to also observe these occasions. A workshop where the cleaners had to reflect and answer various discussion issues related to documentation and information was carried out at the end of the project to collect the cleaners thoughts to use for idea and concept generation. The project has resulted in a solution proposal for a digitized documentation tool that the cleaning unit can carry on to development work. The solution proposal moves the now closed and locked documentation in paper format to a more open and easily accessible digitized documentation tool. The tool gives the cleaners the opportunity to, among others, learn from each other independently of workplace, get a support in case of uncertainty and get a common structure and routine within the whole cleaning unit that could improve the uncertainty that currently exists regarding documentation. Implementing a documentation tool for the cleaners would contribute with structure, uniformity, improve work environment and an opportunity to maintain knowledge within the organization. The knowledge and information that now is locked to people and workplaces could be preserved and help the cleaning unit grow and maintain status and competitiveness if documented. A digitized documentation tool could be the solution to that need.
| Identifer | oai:union.ndltd.org:UPSALLA1/oai:DiVA.org:ltu-74759 |
| Date | January 2019 |
| Creators | Söderberg, Elin |
| Publisher | Luleå tekniska universitet, Institutionen för ekonomi, teknik och samhälle |
| Source Sets | DiVA Archive at Upsalla University |
| Language | Swedish |
| Detected Language | Swedish |
| Type | Student thesis, info:eu-repo/semantics/bachelorThesis, text |
| Format | application/pdf |
| Rights | info:eu-repo/semantics/openAccess |
Page generated in 0.0031 seconds