Det offentliga Sverige digitaliseras i en snabb takt och om fördelarna med den tekniska utvecklingen ska kunna tas tillvara krävs det tillgång till ett antal grundläggande funktioner. En viktig grundfunktion är möjligheten att på ett säkert sätt kunna identifiera användare av e-tjänster och att kunna kontrollera att elektroniskt underskrivna handlingar är äkta. En nödvändig del av den grundläggande infrastrukturen för såväl e-förvaltning som för kommersiella aktörer är därmed elegitimering och e-underskrift. Den här studien syftar till att utforska processen för hantering av hyreskontrakt hos Uppsala kommun. För att utforska den här processen utgår studien från tre frågeställningar – (1) hur processen ser ut idag, (2) hur processen kan förbättras, samt (3) hur den förbättringen kan implementeras i organisationen. De problem som finns i processen idag är att processen är väldigt papperstung. Anledningen till att processen är papperstung är den stora mängden hyreskontrakt som hanteras. Hyreskontrakten hanteras i flera olika steg och de ska undertecknas i skrift av flera olika personer på flera olika exemplar. Teorin i den här studien är uppbyggt främst från kvalitetsteknikens egna teorier och modeller, men även från andra områden, såsom digitalisering. Kvalitetsteknikens teorier och modeller användes som en grund till förbättringsarbetet där digitaliseringen kom in och användes för att stärka upp förbättringen av det specifika fokusområdet. De metoder som användes vid datainsamlingen var främst intervjuer. De genomfördes i form av ostrukturerade intervjuer. Vid datainsamlingen gjordes även en insamling av kvantitativa data. Dataanalysen gjordes med hjälp av ett fiskbensdiagram där huvudkategorierna utgick från de olika typer av slöseri som Lean-konceptet använder. För att analysera de identifierade problemen i fiskbensdiagrammet ännu mer användes ”fem varför?” för att hitta rotorsakerna till problemen. Resultatet visade att den dåvarande processen var väldigt omfattande med alla dess steg samt komplicerad då hyreskontrakten skulle skickas mellan både interna och externa parter. Resultatet visar även att grundorsaken till majoriteten av problemen berodde på att Uppsala kommun inte har digitala funktioner som kan hantera underskrifter av hyreskontrakten. Slutsatsen av den här studien är att genom en digitalisering av processen skulle stora förbättringar kunna göras. Antal steg i processen skulle minska och hanteringen av varje avtal skulle bli enklare då processen skulle slippa hantering av papper. / Public Sweden is digitised at a rapid pace and if the benefits of technological development would be utilised, access to a number of basic functions is required. An important base is the possibility that in an appropriate way identify users of e-services and to verify that acts have electronic signatures. Electronic identification and e-signatures are a necessary infrastructure for both e-administration and commercial actors. This study leads up to explore the process for administration of rental agreements at Uppsala kommun. To be able to explore this process, the study is based on three question formulations - (1) how the process is working today, (2) how the process can be improved and (3) how the improvement can be implemented in the organisation. The current problem with the process is that it is mainly based on paper. The reason for that is the big amount of rental agreements being handled. The rental agreements are handled in many different steps and need to be manually signed by many different persons in many copies. This study is based on various theories and models from the Quality Technology, and also from the digitalisation area. The theories and models from the Quality Technology was used as a base for the work of improvements, where the digitalisation was used as a complement to strengthen the improvement of the specific area. The methods that have been used for the data collection were foremost interviews. They were made in an unstructured form. Through the data collection, quantitative data were also collected. The analyse of data was made through a fishbone diagram where the main categories were originated from the different kinds of waste from the Lean concept. To further analyse the identified problems in the fishbone diagram, the method 5 Whys were used to find the root cause of the problem. The result showed that the former process was extensive containing a lot of steps and also complicated because the rental agreements were distributed between internal and external parts. The result also shows that the main cause of the majority of the problems was caused by the fact that Uppsala kommun does not have digital functions that can handle signatures of the rental agreements. The conclusion of the study is that big improvements can be done if a digitalisation of the process would be done. The number of steps in the process would be reduced and the handling of every agreement would be easier if the process got rid of all papers.
| Identifer | oai:union.ndltd.org:UPSALLA1/oai:DiVA.org:uu-385638 |
| Date | January 2019 |
| Creators | Olsson, Hanna |
| Publisher | Uppsala universitet, Institutionen för teknikvetenskaper |
| Source Sets | DiVA Archive at Upsalla University |
| Language | Swedish |
| Detected Language | Swedish |
| Type | Student thesis, info:eu-repo/semantics/bachelorThesis, text |
| Format | application/pdf |
| Rights | info:eu-repo/semantics/openAccess |
| Relation | TVE-LKF ; 19 015 |
Page generated in 0.0033 seconds