Vår uppdragsgivare för detta arbete var IT-avdelningen på Banverkets huvudkontor. Deras upp-drag till oss var att kartlägga nuläget i ändringshanteringen i systemförvaltningen. Utifrån den kartläggningen skulle vi även utveckla en gemensam process med tillhörande processbeskrivning för ändringshanteringen. Ändringshantering är alla de aktiviteter som uppstår från det att ett förändringsbehov inkommer till dess att förändringen är införd. Banverket har under 2003 arbetat fram en metodik för systemförvaltning, som fortfarande är under utveckling. Metodikens stöd för det operativa arbetet, i synnerhet ändringshanteringen, är inte tillräcklig. Förvaltningsledare har hittills skapat sina egna processer kring hur ändringshan-teringen ska gå till och de finns inte dokumenterade, utan existerar som enskild kunskap. Detta leder till att systemförvaltningen blir personbunden och konsekvensen blir bland annat att det är resurskrävande att byta ut personen i förvaltningen samt att det tar längre tid vid överlämning av förvaltningen till ny person. Vi genomförde semistrukturerade intervjuer med nio systemförvaltare och förvaltningsledare för att kunna beskriva deras arbetssätt i nuläget. Till hjälp i beskrivningen av arbetssättet använde vi handlingsgrafer enligt metoden FA/SIM. Med handlingsgraferna kunde vi jämföra de olika arbetssätten. Vid jämförelsen kunde vi se att det fanns ett antal handlingar som är återkommande i de flesta nulägesbeskrivningarna. Vi analyserade dessa handlingar med hjälp av affärsaktsteorin för att få svar på om ändringshanteringen är affärstydlig. Vi kunde se att förvaltningsledarna saknar ett bra stöd för vilken information som bör komma in med varje förändringsbehov. Detta leder till att förvaltningsledaren känner en osäkerhet i om den prioriterat rätt och kan leda till att han/hon hamnar i ett underläge i en eventuell förhandling med leverantören. I acceptanstestningen märkte vi att den inte utförs på ett strukturerat sätt samt att det finns en tendens till att förvaltningsledaren i vissa fall förlitar sig på den testning leverantören utför. Den ändringshanteringsprocess vi utvecklat är en grund till ett gemensamt arbetssätt, men en viss fördjupning av detaljnivån i processen måste ske mot varje förvaltningsobjekt. Vi menar att för att säkerställa att rätt och jämförbar information om de olika förändringsbehoven kommer in behöver förvaltningsledaren arbeta fram någon form av frågemall. Genom att genomföra en nyt-tovärdering enligt PENG-modellen tror vi att förvaltningsledaren hittar de frågor som han/hon behöver ha svar på i prioriteringsfasen och som bör ingå i frågemallen. Acceptanstestningen bör ske på ett strukturerat sätt och vi föreslår att förvaltningsledaren arbetar fram ett testprotokoll för sitt förvaltningsobjekt samt identifierar några för verksamheten kritiska funktionaliteter som också bör ingå i testprotokollet.

En viktig del i ett företags strävan i att bli mer lönsamt, samt att hålla ned kostnader till ett minimum, är en effektiv produktion. Detta arbete handlar mycket om att identifiera och eliminera slöseri i olika former. Väntan i produktionen är en form av slöseri och kan till exempel uppkomma när personalen inte kan arbeta på grund av materialbrist eller att de letar verktyg eller delar. En annan form av slöseri är att producera eller korrigera defekta enheter. För att minimera dessa former av slöseri krävs förutsättningar för en god informationsstruktur med en väl fungerande kommunikation och dokumentation. Dessa förutsättningar kan erhållas genom standardiserade arbetssätt. Ett sätt att standardisera ett sådant arbetssätt samt att hantera och samla all information på ett ställe är att använda sig av ett affärssystem. Denna studie visar kopplingen mellan ett väl fungerande informationsflöde och en effektiv produktion. Den tillför konkreta förslag för hur standardiserade arbetssätt kan se ut för att uppnå ett mer pålitligt informationsflöde. Studien fokuserar framförallt på hur processen med artikeländringar kan se ut och belyser vikten av dokumentation. Med detta vill vi visa att ett bra informationsflöde kan bidra till en mer effektiv produktion och ett minskat slöseri av resurser, vilket leder till en mer lönsam situation för företaget.Denna studie visar att en varsamt utvecklad kommunikation med standardiserade informationsflöden, samt ett bättre utnyttjande av dokumenterade uppgifter, kan möjliggöra en mer effektiv produktion. Därmed finns även förutsättningar för högre lönsamhet. Genom intervjuer och observationer har informationsflöden samt processer kartlagts för vidare analys genom en litteraturstudie. I syfte att förbättra processen kring ändringshantering och för att få idéer om hur den kan utövas effektivt, genomfördes en benchmarking på ett annat svenskt tillverkande företag.

IT-system fungerar ofta som kärnan i verksamheter idag, dessa system ska underhållas under hela dess livstid av en IT-verksamhet. Med denna uppsats ville vi undersöka vilka problem som kan uppstå vid systemförvaltningens ändringshantering och hur dessa problem kan lösas med hjälp av agila metoder. För att besvara vår undersökningsfråga, Hur kan systemförvaltningens ändringshantering förbättras med agila metoder? använde vi oss av ett kvalitativt angreppssätt i form av intervjuer tillsammans med litteraturstudier. Företaget vi undersökte använde sig i systemförvaltningen utav agila metoder men aldrig i dess helhet. Vi kunde under analysen definiera flera problem som uppkom under förvaltningen och baserat på litteraturstudien föreslå lösningsalternativ utifrån agila metoder. Agila metoder var dock inte alltid en förbättring utan bäst resultat uppnås med en balans mellan agila och plandrivna tillvägagångssätt. Då systemförvaltning är ett samarbete mellan kund och förvaltare måste man komma överens om ett tillvägagångssätt som fungerar för båda parterna.

This thesis examines how a company can get an effective, high quality, maintenance of their computerized systems. After literary studies concerning the life cycle activity Maintenance we have studied how the maintenance at the department IT Supply of IKEA IT AB in Älmhult is carried out. What steps and measures in the analyzing of results of changes are carried out and if they have predefined processes for changes. Based on the facts we found most important in our literary studies we have created a model and theoretically applied this to the maintenance of a specific system to see what they can work with to further improve the quality and efficiency in their maintenance. The basis for our thesis is literary studies and the collected material has been used as a foundation for the research at the company, which was carried out through interviews. This thesis is based on the question: ”How do the lack of a model for maintenance and the lack of orientation affect the maintenance in a company?” / Detta examensarbete undersöker hur ett företag kan få en effektiv förvaltning av hög kvalitet. Med utgångspunkt ur litteraturstudier om livscykelfasen Förvaltning och drift har vi undersökt hur förvaltning hos avdelningen IT Supply vid IKEA IT AB i Älmhult bedrivs i praktiken, vilka steg och mått för analysering av resultatet efter genomförda ändringar som genomförs och om det finns fördefinierade processer för ändringar. Vi har skapat en egen modell med de punkter ur litteraturstudien som vi anser är viktigast och teoretiskt tillämpat denna modell på förvaltningen av ett specifikt system för att se vad de kan utgå ifrån för att ytterligare effektivisera och förbättra kvaliteten i sin förvaltning. Grunden till vår undersökning kommer från litteraturstudier. Det insamlade materialet har sedan använts som underlag för undersökningen på företaget, vilken skedde genom intervjuer. Examensarbetet utgår från frågeställningen: ”Hur påverkar avsaknad av en förvaltningsmodell och brist på styrning, förvaltningen?”