Introduction. The aim of this master thesis is to examine how students at Uppsala university manage, organize, and preserve their study-related information in a digital environment. It also investigates the motivations for personal information management (PIM) among students, and explores the concepts of sense making as both an activity and a desired outcome. The thesis focuses on the respondents’ experiences and behaviours in terms of PIM in relation to their digital collections.  Method. The research is based on 12 interviews with 9 exchange students, which were audio recorded and transcribed. Transcripts constituted the data for analysis.  Analysis. Interview data was analysed qualitatively with Nvivo software. Concepts were defined so that they could be used in the survey. Results. The study found that the five metalevels of PIM activities proposed by William Jones (2008) were applicable to the interview data, and that the respondents used a variety of digital tools and storage options, including cloud services, text editors and desktop applications, to organize and manage their information collections. Results are also presented in relation to Soo Jin Park’s (2011) three types of organizing and managing information collections.  Conclusion. The results showed that reflection on PIM and planning over time can lead to meaning-making and motivation for personal development. The degree of effort in organizing and managing information collections varied according to the individual values, personality, and contextual situations. The participants’ most common software for data storage were cloud services, text editors and web pages, with laptops, computers and mobile phones being the most popular devices for data storage. Some also had external hard drives as backup solutions and strict rules for discipline regarding PIM. While many participants trusted cloud storage when it came to privacy, some participants were skeptical of large IT companies and tried to find their own strategies to become less dependent on them. The majority made informed choices due to the risk of data loss and fragmentation. They had a profile of cognitive skills that included the ability to use visual messages to create unification and transparency in systems. They had a mix of dynamic and large collections of data.  They preferred to structure their files in a specific and structured system. Some preferred to file in more well-defined locations, while others used a more flexible method of organization. The majority had a one folder filing strategy. Some had file systems with a top-down approach, while others used incremental bottom-up strategies. They used a variety of PIM tools and strategies to meet their changing needs, such as using descriptive file names, splitting projects into smaller collections, regularly reviewing and deleting older files and categorize files by date. The study provided valuable insights into the process of managing digital information and the importance of continuous evaluation and adaptation of PIM tools and strategies to meet the changing needs of participants.  This is a two years master’s thesis in Archival Science.

Die Forschungsarbeit beabsichtigte den Zusammenhang zwischen Kultur und der wahrgenommenen Bedienbarkeit der PIM Software seitens deutscher und indonesischer Anwender, welcher in zwei Experimenten untersucht wurde, zu erforschen. Die Entwicklung der PIM Technologie in beiden Ländern, sowie deren kultureller Wert, insbesondere Unsicherheitsvermeidung (UA) und Individualismus-Kollektivismus (INCOL), repräsentieren die zentralen Beweggründe der vorliegenden Untersuchung. Der betrachtete kulturelle Hintergrund und die verwendete Methodik stellen die Verbindung zwischen der ersten und zweiten Studie dar. Die Experimente waren in zwei Studien aufgeteilt, da jeder kulturelle Hintergrund ein unterschiedliches Erhebungsdesign benötigt: UA steht in Beziehung mit der ersten vs. der zweiten Aufgabe und INCOL wurde mittels zwei verschiedenen Wegen der Vervollständigung erfasst (Individual- vs. Gruppenaufgabe). Während sich der Fokus der ersten Studie auf den Vergleich zwischen der deutschen und indonesischen Kultur richtet, konzentrierte sich die zweite Studie auf Kulturen zwischen (Deutschland vs. Indonesien) und innerhalb eines Landes (Individualismus vs. Kollektivismus). Die Ergebnisse legen dar, dass deutsche Anwender ein höheres Level an Unsicherheitsvermeidung als indonesische Anwender zeigen. Lediglich hinsichtlich der Zufriedenheit weisen indonesische, verglichen zu deutschen Benutzern, einen höheren Wert auf, wobei der Haupteffekt der Zeit nur bezüglich der Höhe der Effizienz signifikant ist. Es zeigte sich außerdem ein positiver Zusammenhang zwischen UA und der Effizienz beider Aufgaben, sowie eine negative Korrelation zwischen UA und der berichteten Zufriedenheit. Hinsichtlich der Höhe von UA und der Effektivität ließ sich kein negativer Zusammenhang nachweisen. Desweiteren, betreffend INCOL, lässt sich zusammenfassen, dass der Hauptinteraktionseffekt Aufgabe*INCOL statistisch signifikant ist. Bezüglich Effizienz und Zufriedenheit ist entscheidend, dass, je höher die Ausprägung von Individualismus und Kollektivismus auf Seiten der Anwender ist, desto weniger Zeit beanspruchen diese für die Ausführung individueller Aufgaben und desto zufriedener wenden die Benutzer das PIM und GIM Tool an. Mit eingeschlossen ist jedoch, dass sich zwischen Individualismus und Kollektivismus deutscher und indonesischer Bediener kein Zusammenhang mit der Höhe der Effektivität darstellen lasst. Zusammenfassend ist festzuhalten, dass die Entwickler der PIM Software mit einer internationalen Anwendergruppe beachten sollten, dass die Ergebnisse von Usability Messungen seitens Benutzeranfänger in verschiedenen Kulturen unterschiedlich sein können.

Die Forschungsarbeit beabsichtigte den Zusammenhang zwischen Kultur und der wahrgenommenen Bedienbarkeit der PIM Software seitens deutscher und indonesischer Anwender, welcher in zwei Experimenten untersucht wurde, zu erforschen. Die Entwicklung der PIM Technologie in beiden Ländern, sowie deren kultureller Wert, insbesondere Unsicherheitsvermeidung (UA) und Individualismus-Kollektivismus (INCOL), repräsentieren die zentralen Beweggründe der vorliegenden Untersuchung. Der betrachtete kulturelle Hintergrund und die verwendete Methodik stellen die Verbindung zwischen der ersten und zweiten Studie dar. Die Experimente waren in zwei Studien aufgeteilt, da jeder kulturelle Hintergrund ein unterschiedliches Erhebungsdesign benötigt: UA steht in Beziehung mit der ersten vs. der zweiten Aufgabe und INCOL wurde mittels zwei verschiedenen Wegen der Vervollständigung erfasst (Individual- vs. Gruppenaufgabe). Während sich der Fokus der ersten Studie auf den Vergleich zwischen der deutschen und indonesischen Kultur richtet, konzentrierte sich die zweite Studie auf Kulturen zwischen (Deutschland vs. Indonesien) und innerhalb eines Landes (Individualismus vs. Kollektivismus). Die Ergebnisse legen dar, dass deutsche Anwender ein höheres Level an Unsicherheitsvermeidung als indonesische Anwender zeigen. Lediglich hinsichtlich der Zufriedenheit weisen indonesische, verglichen zu deutschen Benutzern, einen höheren Wert auf, wobei der Haupteffekt der Zeit nur bezüglich der Höhe der Effizienz signifikant ist. Es zeigte sich außerdem ein positiver Zusammenhang zwischen UA und der Effizienz beider Aufgaben, sowie eine negative Korrelation zwischen UA und der berichteten Zufriedenheit. Hinsichtlich der Höhe von UA und der Effektivität ließ sich kein negativer Zusammenhang nachweisen. Desweiteren, betreffend INCOL, lässt sich zusammenfassen, dass der Hauptinteraktionseffekt Aufgabe*INCOL statistisch signifikant ist. Bezüglich Effizienz und Zufriedenheit ist entscheidend, dass, je höher die Ausprägung von Individualismus und Kollektivismus auf Seiten der Anwender ist, desto weniger Zeit beanspruchen diese für die Ausführung individueller Aufgaben und desto zufriedener wenden die Benutzer das PIM und GIM Tool an. Mit eingeschlossen ist jedoch, dass sich zwischen Individualismus und Kollektivismus deutscher und indonesischer Bediener kein Zusammenhang mit der Höhe der Effektivität darstellen lasst. Zusammenfassend ist festzuhalten, dass die Entwickler der PIM Software mit einer internationalen Anwendergruppe beachten sollten, dass die Ergebnisse von Usability Messungen seitens Benutzeranfänger in verschiedenen Kulturen unterschiedlich sein können.:1. Abstract 2. Chapter 1: Introduction 3. Chapter 2: Research Paradigm 4. Chapter 3: Uncertainty Avoidance and Usability of Personal Information Management 5. Chapter 4: Do Individualistic and Collective Persons Measure Usability of Personal and Group Information Management differently? A Culturability Study with German and Indonesian Users 6. Chapter 5: Summary and Conclusion 7. References