Series: SRE - Discussion Papers

Om en organisation i dagens samhälle ska leva och utvecklas bör den vara flexibel och öppen för att arbeta på andra sätt än vad den många gånger är van vid. Att förändra ett arbetssätt är oftast lättare sagt än gjort, vilket organisationen bör vara beredd på. En förändring av arbetssätt kan komma att påverka hela kulturen inom organisationen. Något som blir mer aktuellt vid genomförandet av interna förändringsprojekt. När det finns en risk att ett projekt påverkar den egna organisationen kan man uppleva det som mycket viktigt att undersöka de risker och förändringar som skulle kunna påverka själva projektet. Genom att undersöka projektets risker kan organisationen förebygga och undvika att okontrollerade förändringar uppstår. I denna studie har vi valt att fokusera på interna förändringsprojekt inom en offentlig organisation, då offentliga organisationer var för oss ett nytt område. Att vi valt att studera interna förändringsprojekt beror på att vi anser att det finns många olika delar som kan påverka förändringsprojektets resultat, så som den ovan nämnda kulturen. Vårt syfte med uppsatsen är att undersöka hur en specifik offentlig organisation hanterar risker i deras interna förändringsprojekt. Vi ville även se på vilket sätt projektledarna i den offentliga organisationen genomförde riskanalyser. Uppsatsen resulterar även i ett förslag på hur riskanalyserna skulle kunna sett ut samt en enklare riskanalysmall. Uppsatsarbetet startades med sökandet efter litteratur om risker, riskhantering samt olika modeller av riskanalyser. Vi har valt att genomföra en kvalitativ empirisk undersökning där fem projekt har granskats och dess projektledare intervjuats. Alla dessa fem jobbar inom samma offentliga organisation. De dokumentstudier som vi genomförde på projekten resulterade i en förförståelse, som vi sedan tog med oss vid genomförandet av djupintervjuerna. Uppsatsarbetet fortsatte med en sammanställning utav de data vi fått in. Vi insåg snart att den dokumentation vi samlat in från projekten många gånger var bristfällig, vilket gjorde att vi lade mer krut på att analysera djupintervjuerna. Under analysen av materialet började vi skönja en röd tråd i projekten. Projektdokumentationen var dåligt uppdaterade, det saknades tydlig styrning inom projektgrupperna och det uppkom ofta osäkerhet om vilka roller ett projekt bör innehålla och vem man ska rapportera till. Av den anledningen har vi valt att avsluta vår studie med två punkter som bör tänkas på vid genomförandet av projekt, vikten av tydlig dokumentation och tydliga rollbeskrivningar. Vi har även valt att lägga in en enklare riskanalys som bilaga i slutet av uppsatsen.

This research addresses the problem of identifying and navigating barriers in construction change management, which is defined as managing any modifications to a project's scope, design, schedule, or resources. The purpose is to offer a comprehensive understanding of challenges and strategies by synthesizing a theoretical framework, literature review, and empirical insights from industry professionals, focusing on the construction industry in Sweden. Methodologically, the study employs a qualitative approach, utilizing semi-structured interviews with cost managers working with contractors, clients, and consultants. The findings reveal multifaceted challenges across five main principles of change management, identified from the theoretical framework: Balanced Change Culture, Recognizing Change, Evaluating Change, Implementing Change, and Continuous Improvement from Lessons Learned. The study reveals several primary barriers to effective change management, including communication breakdowns, inadequate documentation, unclear project scopes, and insufficient risk assessments during early project stages. It emphasizes the importance of fostering a culture that balances the need for flexibility with adherence to structured processes tailored to each project’s unique requirements. Key themes such as the significance of clear communication, the impact of cultural differences on project management practices, and the critical role of detailed documentation are highlighted as areas requiring attention for effective change management. The study contributes to the body of knowledge in construction change management by providing empirical insights into the challenges faced by cost managers in the Swedish construction industry. Building on the theoretical framework of Ibbs' change management principles and integrating findings from the literature, this research develops a comprehensive understanding of effective change management strategies. These strategies are designed to mitigate identified barriers and are derived from both theoretical insights and practical recommendations gathered during the study. By providing actionable guidance, this research not only benefits practitioners in the field but also lays the groundwork for future academic inquiry into optimizing construction change management processes. / Denna studie undersöker problematiken kring att identifiera och navigera hinder i ändringshantering i byggprojekt. Ändringshantering definieras som att hantera eventuella ändringar av ett projekts omfattning, design, tidsplan eller resurser. Syftet är att ge en djupare förståelse för både utmaningar och strategier kring ändringshantering genom en litteraturöversikt och en empirisk studie av byggbranschen i Sverige. Studien utgår ifrån en kvalitativ metodik och inbegriper semi-strukturerade intervjuer med cost managers som arbetar med byggentreprenörer, byggherrar och konsulter. Resultaten avslöjar mångfacetterade utmaningar inom fem huvudprinciper för ändringshantering, identifierade från det valda teoretiska ramverket: Balanserad förändringskultur, Erkännande av förändring, Utvärdering av förändring, Implementering av förändring och Kontinuerlig förbättring från lärdomar. Studien avslöjar flera primära hinder för effektiv ändringshantering, inklusive kommunikationsavbrott, otillräcklig dokumentation, oklara projektomfattningar och otillräckliga riskbedömningar under tidiga projektskeden. Det betonar vikten av att främja en kultur som balanserar behovet av flexibilitet med efterlevnad av strukturerade processer som är skräddarsydda för varje projekts unika krav. Nyckelteman såsom betydelsen av tydlig kommunikation, inverkan av kulturella skillnader på projektledningsmetoder och den kritiska rollen av detaljerad dokumentation lyfts fram som områden som lägger grunden för effektiv ändringshantering. Studien bidrar till litteraturen kring ändringshantering inom byggnation genom att ge empiriska insikter i de utmaningar som cost managers står inför i den svenska byggbranschen. Med utgångspunkt i det teoretiska ramverket för Ibbs principer för ändringshantering och genom att integrera resultat från litteraturen, bidrar denna studie till en fördjupad förståelse för effektiva ändringshanteringsstrategier. Dessa strategier är utformade för att mildra identifierade hinder och är härledda från både teoretiska insikter och praktiska rekommendationer från studiens resultat. Genom att tillhandahålla handlingskraftig vägledning gynnar studien inte bara praktiker utan lägger också grunden för framtida forskning om att förbättra ändringshanteringsprocesser.