Denna studie syftar till att förklara innebörden av projektportföljstyrning, vilka beståndsdelar det består av samt vilka komponenter som krävs för att kunna nyttja en effektiv projektportföljstyrning. Den ger även exempel på hur projektportföljstyrningen kan se ut i några av Sveriges IT-företag och vilka former av stöd och verktyg som används, samt vilka effekter som kan förväntas vid ett aktivt användande av projektportföljstyrning och vilka problem och risker företag kan stöta på som inte använder sig av detta. Vad projektportföljstyrning innebär och bör innehålla besvaras genom en sammanställning av standardverken inom projektportföljstyrning samt några forskningsartiklar. Då majoriteten av litteraturen rörande detta ämne är skriven på engelska och berör utländska företag och organisationer, genomfördes en pilotstudie av vad artiklar i svenska facktidskrifter har att säga om projektportföljstyrning. Pilotstudien visade på att det finns ett intresse för projektportföljstyrning i svenska IT-företag där det intressant nog fanns väldigt få nya artiklar som berör ämnet trots att de äldre artiklarna påpekade att det gick att se en starkt uppåtstigande trend av projektportföljstyrning. En djupare undersökning av hur projektportföljstyrning kan se ut i svenska IT-företag genomfördes därefter genom kvalitativa intervjuer med intervjupersoner från fyra företag med olika omfattning där resultatet analyserats mot litteraturgenomgången och pilotstudien. Slutsatser som framgått i denna studie är att portföljstyrningen i de olika intervjuföretagen har en hel del gemensamt där de största skillnaderna beror på företagets omfattning och antal aktiva projekt. Trots vissa skillnader går det att hitta gemensamma nämnare i de olika komponenter som projektportföljstyrningen består av som stämmer väl överens med den litteratur som berör ämnet.

Examensarbetets mål har varit att utveckla en modell för att värdera och prioritera utvecklingsprojekt som verkar för att projektportföljen som helhet ska stödja företagets strategier. För att uppnå målet gavs studien syftet att förklara en process samt vilka styrmedel och parametrar som skapar en projektportföljhantering med koppling till strategin. Bakgrunden till syftet grundas både empiriskt och i vetenskapen. Den empiriska grunden sammanfattas i fyra utmaningar som identifierats genom en förstudie och genom beställaren Propias erfarenhet i följande fyra punkter: a) Företagen upplever en saknad av översikt över hur projekten uppfyller strategin. b) Önskar ökad transparens kring hur strategiska värderingar och prioriteringar görs. c) När externa förutsättningarna genom strategi ändras är det inte säkert att projektet omvärderas. d) Projekt växer och blir mer komplexa utan att omvärderas och har på så sätt svårt att motivera resursåtgång. En förstudie av befintlig vetenskap påvisade att koppling mellan projektportföljhantering och strategi behövde undersökas vidare. För att svara på företagens utmaningar och samtidigt bringa klarhet i hur strategi kan kopplas till projektportföljhantering gjordes en teoretisk utveckling av en modell och analysmodell som sedan låg till grund för att analysera data från en empirisk studie. Den empiriska insamlingen gjordes genom kvalitativa intervjuer på tre företag på koncernnivå och inom ett av företagen gjordes en mer omfattande studie där även enskilda affärsområden studerades.Arbetet resulterade i en modell som innefattar en process som beskriver stegen från identifiering av initiativ till utvärdering samt utifrån vilka styrmedel och värderingsparametrar, prioritering samt beslut inom processen ska baseras på. Stegen i modellen är identifiering, klassificering, balansering, urval, prioritering, optimering, sekvensering, beslut och utvärdering. De styrmedel som kopplas till processen och som lämpar sig för att koppla strategi till projektportföljhanteringsprocessen(PPH) är främst riktlinjer, budget, mål och mätetal samt strategiska perspektiv. Hur stegen kopplas ihop med styrmedel och parametrar visualiseras i Figur 1.För utmaningarna a, och b, föreslås att företag har identifiering, klassificering och balansering av projekt och placerar projekten i rätt portfölj samt att företag använder sig av en projektportföljhanteringsprocess (PPH-process) som skapar transparens och en översikt. För utmaningarna c, och d, föreslås att företag kopplar sin strategi till sina projektportföljer, skapar en synkronisering mellan strategi- och PPH-processen samt parkerar projekt som inte är aktuella för denna iteration av PPH-processen. / The goal of the thesis is to develop a model to valuate and prioritize development projects to ensure that the project portfolio is in line with strategy. To reach the goal the report was given the purpose to explain a process and which management control instruments and valuation parameters that creates a project portfolio management process that is connected to strategy. The background is based both in theory and empirically, which was ensured during the pre-study. The empirical background can be summed up in four main points: a) Businesses experience a lack of overview regarding how projects contribute strategy. b) Businesses wish for increased transparency regarding how strategic valuations and prioritization are being made. c) When external factors incorporated in strategy is changing it does not mean the all projects are re-valuated. d) When projects grow to be gradually more complex there is a tendency of not revaluating, hence resulting in trouble allocating resources for the project.A pre-study was conducted which showed that research finds a gap between strategy and how project portfolios are managed and that gap needs to be further examined. To fill the gap and answer to the empirical challenges a theoretically developed model has been developed combined with a model of analysis which was the foundation of the analysis of empirical data. The empirical data was collected through qualitative interviews from three different companies on corporate level as well from business level in one of the companies.This report has resulted in a process, management control components and parameters to be able to evaluate and prioritize project in a portfolio. The process consists of the steps identifying, clustering, balancing, selecting, prioritizing, optimizing, sequencing, deciding and evaluating. Meanwhile, guidelines, budget, performance measurement with goals and strategic perspectives are suitable formats for transferring strategy into the project portfolio management process.To handle point a) and b) above the study suggests that the process steps identifying, Clustering and balancing are used to place the projects in the appropriate portfolio and by that facilitate balance between projects and initiatives. To ensure transparency and enable overview the process needs to be formal and followed by the users. Regarding point c) and d) it is suggested that the project portfolio management process need to be adjusted for compatibility with the strategy development process and that projects.

Företag strävar i dagens samhälle efter ständiga förbättringar för att kunna anpassa sig till den ständigt föränderliga omvärlden. Den berörda organisationen verkar inom underhållningsbranschen. Organisationen har en styrande funktion vid namn portföljstyrning som fallstudien kommer undersöka. Portföljstyrning ska hjälpa organisationen att prioritera initiativ, ge ledningen kontroll samt balansera projektportföljen. Utmaningen är att kommunicera respektive informera om portföljstyrningen till hela organisationen. Studiens syfte är att undersöka hur de nya initiativen kommuniceras ut i organisationen med hjälp av portföljstyrning samt hur organisationen kan minska det organisatoriska motståndet vid implementering av nya initiativ. Det kommer även att presenteras förbättringsförslag till funktionen av portföljstyrning. De vetenskapliga teorier som studien behandlar är portföljstyrning, processer, kvalitetsverktyg, ledarskapsstilar, förändringsledning, kommunikation, organisatorisk förändringsberedskap och agilt arbetssätt. Studiens design är av kvalitativ form med fallstudie som tillvägagångsätt. Den datainsamlingsmetod som använts är en triangulering då studien använder granskning av dokument, litteraturstudie och intervju. Utifrån dataanalysmetoden upprättades tre teman som genomsyrar hela rapporten, portföljstyrning, organisatoriskt motstånd och kommunikation. Resultatet presenterar ett nuläge för hur funktionen fungerar. Det som framkom var även att portföljstyrningen är tydlig enligt intervjupersonerna. Genom analyser ansågs kommunikationen vara det största problemet till portföljstyrningen i nuläget. Slutsatserna som dragits är att organisation U i första hand bör upprätta ett tydligt ramverk för de olika begrepp som finns i funktionen. Tydligt skilja på vad kommunikation respektive information är och slutligen upprätta en kommunikationsplan för funktionen. / In today's society, companies strive for continuous improvement in order to adapt to the increasingly changing world. The specific organization operates in the entertainment industry. The organization has a governing function, portfolio management, which will be investigated. Portfolio management should help the organization to prioritize initiatives, give management control and balance the project portfolio. The challenge is to communicate and inform about portfolio management to the entire organization. The purpose of the study is to investigate how the new initiatives are communicated in the organization using portfolio management and how they can reduce organizational resistance when implementing new initiatives. Improvement proposals for the function of portfolio management will also be presented. The scientific theories that the study deals with are portfolio management, processes, quality tools, leadership styles, change management, communication, organizational change readiness and agile working methods. The design of the study is of a qualitative form with a case study approach. The data collection method used is a triangulation as it uses document review, literature study and interviews. Based on the data analysis method, three themes were established that pervade the entire report, portfolio management, organizational defense and communication. The result, in turn, presents an understanding of how the function works. What also emerged was that the portfolio management is clear according to the interviewees. Through analyses, communication was considered to be the biggest problem for portfolio management in the current situation. The conclusions drawn are that the organization should primarily establish a clear framework for the various concepts in the function. Clearly distinguish between what communication and information is and finally establish a communication plan for the function.

Projektformen blir allt vanligare i dagens utvecklingsarbete inom företag och dess verksamheter. Med fler projekt uppstår dock nya problem som exempelvis beroenden och resurskonflikter, det handlar inte längre bara om att genomföra ett projekt till utsatt tid och budget, utan även om att genomföra den rätta mix av projekt. På något sätt så vill man få kontroll på det kaos som uppstår i en multiprojektmiljö och det är här projektportföljstyrning, Project Portfolio Management (PPM), kommer in i bilden då detta är ett arbetssätt som underlättar prioriteringar och det löpande arbetet med flera projekt samtidigt. Studien syftar till att få en förståelse för vad projektportföljstyrning innebär och vad den innehåller. Studien syftar även till att visa på de viktigaste delområdena och faktorerna man bör fokusera på för att portföljstyrningen ska bli framgångsrik inom den verksamhet som ämnar använda sig av arbetsättet. Studien är dock avgränsad till vad projektportföljstyrning är, dels genom teori, men även enligt portföljchefer, konsulter och projektledare då det är dessa typer av aktörer som vi genom bekvämlighets och kedjeurval har intervjuat. Under studiens gång har sju intervjuer, med sammanlagt nio respondenter, utförts vilka har lagt grunden för det empiriska material som vi tillsammans med den teoretiska referensramen har använt oss av för att besvara våra frågor: Vad är projektportföljstyrning? Vilka områden är viktiga att fokusera på vid arbete med portföljstyrning? Vilka viktiga faktorer finns det inom varje delområde? Detta är dock inte en direkt mall för arbete med portföljstyrning då alla verksamheter ser olika ut och använder sig av olika metodiker. Studien visar på de viktiga områden som finns och lyfter fram faktorer inom respektive område som bör betänkas och arbetas med för att ge en större chans att lyckas med implementeringen samt det fortlöpande arbetet med en eller flera projektportföljer. Det vi fann var att det inte finns ett enda rätt sätt att implementera projektportföljstyrningen. Alla verksamheter har olika förutsättningar som gör att man måste anpassa sig till den specifika situationen. De delområden som vi fann vara viktigast att fokusera på är  implementeringen, projekt och projektportföljen, IT-stödet samt projektkontoret. Inom respektive delområde kunde vi identifiera ett antal viktiga faktorer, med en jämförelse mellan teori och empiri kunde vi se att det fanns stora likheter dem emellan. Vi kunde dock utveckla vissa faktorer genom den information vi anskaffat genom det empiriska materialet.