I dagens kunskapsintensiva verksamheter finns det ett växande behov av att ta tillvara, sprida och skapa kunskap och lärande mellan projekt. Samtidigt har det blivit vanligare att verksamheten bedrivs i projektform, där arbetet sker i tidsgränsade projekt mot uppställda mål. Traditionellt sätt har projekt betraktats som engångsföreteelse som inte kommer att upprepas.  Enligt den tanken finns ingen eller litet möjlighet till kunskapsspridning och lärande mellan projekten. Idag ses arbetet med kunskap och lärande mellan projekt som en möjlighet och även som en förutsättning för att verksamheten ska överleva på en alltmer konkurrensutsatt marknad. Detta konstaterande leder till uppsatsens syfte vilket är att beskriva kunskap och lärande mellan projekt och att emballera samt distribuera den vidare till framtida projekt.   Empirin bygger på kvalitativa intervjuer hos sex projektverksamheter som utförts för att få en helhetsbild av verkligheten. Empirin tillsammans med teori och litteraturstudier är underlag till uppsatsens analys, där en funktion för kunskap och lärande mellan projekt diskuteras.  I analysen beskrivs varför det behövs en funktion och hur den påverkar ledningen, projekten och verksamheten som helhet.   Slutsatsen presenterar ett projektkontor som riktar sig mot kunskap och lärande mellan projekt för användning i medelstora projektverksamheter. Projektkontoret är en central opartisk enhet mellan projekt och ledning. Medarbetarna i projektkontoret medverkar vid projektens tollgates, beslutspunkterna under projektets livscykel samt utför en projektutvärdering vid projektets avslutning. Projektkontoret ska dokumentera information och kunskap som ska användas i andra pågående eller i framtida projekt. Uppsatsen avslutas med en diskussion om rekommendationer och implementering i en projektverksamhet samt författarnas reflektioner. / In today's knowledge-intensive companies, there is a growing need to utilize, disseminate and create knowledge and learning between projects. Meanwhile, it has become common for companies to work in project basis, where the work is done in projects with time limits and against objectives. Traditionally projects have been considered as one-off exercise that will not be repeated. With that reflection there is no or little opportunity for knowledge sharing and learning between projects. Today the knowledge and learning between project works as an opportunity and also as a prerequisite for companies to survive in an increasingly competitive market. This finding leads to the thesis purpose, which is to collect the knowledge and learning between projects and to distribute it to future projects. Empirical data based on qualitative interviews with six project companies was carried out to obtain a view of reality. The empirical data together with theory and literary studies is the basis for the thesis’s analysis, in which a function of knowledge and learning between projects are discussed. It describes the need of a function and how it affects management, projects and the company as whole.   The conclusion presents a project office that is aimed to handle knowledge and learning between projects for use in medium-sized project companies. Project office should be a central impartial unit between project and management. Employees in the project office are involved in the projects' tollgates, the decision points during the projects’ life cycle and performing a project evaluation at the end of the project. The project office will document the information and knowledge to be used in other contemporary future projects. The thesis concludes with a discussion of recommendations and implementation of a project office and the writer’s reflections.

The County Administrative Board of Västerbotten is a complex organisation with ties to both the nearby municipal offices and the Swedish government. The government put high demands on the County Administrative Boards in the country when it comes to the time of processing different cases. During October 2017, a suggestion was submitted to the parliament considering the Boards’ processing times of cases being too long and sporadic, where they proposed that continuous work regarding effectivity in their work processes would help reduce the time and irregularity. The County Administrative Board of Västerbotten, with the help of the Bitstream project, decided to implement a new unit, a type of Project Management Office (PMO), in 2018 which was tasked to offer support and tools for the other units’ work processes. Bitstream is a Swedish-Norwegian project, which includes a collaboration between Umeå University, as well as several municipalities in northern Sweden, with the purpose of creating innovations in business modelling within the public sector. The unit, called process support, contains six employees whom originated from the unit for regional growth, and their task is to help the Boards’ units determine their processes during cases to resolve which sub processes are not time efficient. They also help identify the processes that are valuable for the client, which processes are necessary but does not create value, as well as those that do neither. While the implementation and the results of the process support have been fairly successful, the enforcement of the unit proved to be ineffectual, with several complications occurring. This study aims to research the best possible prerequisites to productively implement and administer a Project Management Office in the public sector. Due to most research on PMOs being focused on businesses and not state organisations, the need for such a study is present. Through interviews with five of the County Administrative Board of Västerbotten’s employees, documents from the Board and Bitstream project, and related research on PMO, we display several proposals of change the Board should apply as well as the prerequisites needed to effectively implement and administer a PMO in a state organisation.

Sedan behovet av att skaffa sig konkurrensfördelar uppstod har organisationer utvecklat mer flexibla organisationsformer. Projektkontor är ett sådant exempel. De är komplexa så till vida att de kan organiseras på olika sätt, på olika organisatoriska nivåer och inrymma ett spektrum av funktioner. Projektkontor har historiskt etablerats utan att inventera organisationens behov. Syftet med uppsatsen har varit att undersöka medarbetares upplevelser av behov av stöd i sin projektledarroll. Detta för att göra det möjligt att ta fram förslag på funktioner som bör inkluderas vid etablering av ett stödjande projektkontor inom den undersökta organisationen. Åtta semi-strukturerade intervjuer har genomförts och data har bearbetats genom tematisk analys. Detta resulterade i fyra teman som beskriver projektledarnas upplevelser av behov av stöd: förankring från början till slut, ökad projektmognad inom organisationen, bollplank som är tillgängligt efter projektledarens behov samt initialt stöd via personliga möten. Studiens fyra teman diskuterades sedan utifrån Hobbs och Aubrys modell från 2007, med 27 projektkontorsfunktioner indelade i fem funktionsgrupper. Detta ledde fram till ett antal konkreta förslag kring stödfunktioner som bör inkluderas vid etablering av projektkontor inom den studerade organisationen. / Since the need to gain competitive advantage, organizations have developed more flexible organizational forms. Project management offices are such an example. They are complex to the extent that they can be organized in different ways, at different organizational levels and contain a spectrum of functions. Project management offices have, historically, been established without inventing the organization’s needs. The purpose of this thesis has been to investigate employee perceived needs for support in their project management role. This is to enable proposals for functions that should be included when establishing a supporting project management office within the studied organization. Eight semi-structured interviews have been conducted and data has been processed through thematic analysis. This resulted in four themes that describe the perceived needs of project managers: anchoring from start to finish, increased project maturity within the organization, coach available according to project manager’s needs and initial support through personal meetings. The four themes of the study were then discussed based on the model of Hobbs and Aubry from 2007, containing 27 project office functions, divided into five groups of functions. This lead to a number of concrete suggestions on support functions that should be included when establishing a project management office within the studied organization.

Projektformen blir allt vanligare i dagens utvecklingsarbete inom företag och dess verksamheter. Med fler projekt uppstår dock nya problem som exempelvis beroenden och resurskonflikter, det handlar inte längre bara om att genomföra ett projekt till utsatt tid och budget, utan även om att genomföra den rätta mix av projekt. På något sätt så vill man få kontroll på det kaos som uppstår i en multiprojektmiljö och det är här projektportföljstyrning, Project Portfolio Management (PPM), kommer in i bilden då detta är ett arbetssätt som underlättar prioriteringar och det löpande arbetet med flera projekt samtidigt. Studien syftar till att få en förståelse för vad projektportföljstyrning innebär och vad den innehåller. Studien syftar även till att visa på de viktigaste delområdena och faktorerna man bör fokusera på för att portföljstyrningen ska bli framgångsrik inom den verksamhet som ämnar använda sig av arbetsättet. Studien är dock avgränsad till vad projektportföljstyrning är, dels genom teori, men även enligt portföljchefer, konsulter och projektledare då det är dessa typer av aktörer som vi genom bekvämlighets och kedjeurval har intervjuat. Under studiens gång har sju intervjuer, med sammanlagt nio respondenter, utförts vilka har lagt grunden för det empiriska material som vi tillsammans med den teoretiska referensramen har använt oss av för att besvara våra frågor: Vad är projektportföljstyrning? Vilka områden är viktiga att fokusera på vid arbete med portföljstyrning? Vilka viktiga faktorer finns det inom varje delområde? Detta är dock inte en direkt mall för arbete med portföljstyrning då alla verksamheter ser olika ut och använder sig av olika metodiker. Studien visar på de viktiga områden som finns och lyfter fram faktorer inom respektive område som bör betänkas och arbetas med för att ge en större chans att lyckas med implementeringen samt det fortlöpande arbetet med en eller flera projektportföljer. Det vi fann var att det inte finns ett enda rätt sätt att implementera projektportföljstyrningen. Alla verksamheter har olika förutsättningar som gör att man måste anpassa sig till den specifika situationen. De delområden som vi fann vara viktigast att fokusera på är  implementeringen, projekt och projektportföljen, IT-stödet samt projektkontoret. Inom respektive delområde kunde vi identifiera ett antal viktiga faktorer, med en jämförelse mellan teori och empiri kunde vi se att det fanns stora likheter dem emellan. Vi kunde dock utveckla vissa faktorer genom den information vi anskaffat genom det empiriska materialet.