Background: From the beginning of the 60´s until the beginning of the 80´s the swedish local government has expand enourmously. The expansion didn´t lead to any discussions about how the local government should be controlled or organized. The local government should instead be organized and controlled as administrations. Lately it has became more usual to have these discussions about how local government should be controlled and organized. Nowadys it´s not unusual that local governments imitate private companies. Purpose: The purpose of this thesis is to analyze how local governments have had the possibility to use Balanced Scorecard. Limitations: We have only analyzed how local governments have had the opportunity to use Kaplan&Nortons original model about Balanced Scorecard. Method: We have performed a case study, where we have carried out eight interviews with a total of ten respondents from four local governments and Svenska Kommunförbundet. We have also used internal documents, Internet and already written literature concerning Balanced Scorecard. We have also used local governments respective private companies characteristics. Results: Local governments characteristics result in that the original model about Balanced Scorecard, can´t be used in local governments as it is performed by Kaplan&Norton. It´s still possible to use the basic idea of the model, but it has to be adapted to local governments conditions.

<p>Background: From the beginning of the 60´s until the beginning of the 80´s the swedish local government has expand enourmously. The expansion didn´t lead to any discussions about how the local government should be controlled or organized. The local government should instead be organized and controlled as administrations. Lately it has became more usual to have these discussions about how local government should be controlled and organized. Nowadys it´s not unusual that local governments imitate private companies. </p><p>Purpose: The purpose of this thesis is to analyze how local governments have had the possibility to use Balanced Scorecard. </p><p>Limitations: We have only analyzed how local governments have had the opportunity to use Kaplan&Nortons original model about Balanced Scorecard. </p><p>Method: We have performed a case study, where we have carried out eight interviews with a total of ten respondents from four local governments and Svenska Kommunförbundet. We have also used internal documents, Internet and already written literature concerning Balanced Scorecard. We have also used local governments respective private companies characteristics. </p><p>Results: Local governments characteristics result in that the original model about Balanced Scorecard, can´t be used in local governments as it is performed by Kaplan&Norton. It´s still possible to use the basic idea of the model, but it has to be adapted to local governments conditions.</p>

<p>Validerat; 20101217 (root)</p>

Municipalities must establish budget annually but they are free to decide how the governance should be designed, this can lead to lack of consistency and measurability within and between municipalities. The purpose of this thesis was to present a proposal for a unified and more measurable financial structure of a municipality where this was lacking.   In our theory we describe the issues of traditional management control and we introduce an alternative control with non-financial ratios included, called the Balanced Scorecard. In the empirical data it is investigated how the governance of a municipality could be designed, according to the respondents. In the analysis the information gathered to reach the answers to what are considered to be useful governance in municipality, are examined.   In the conclusion, we design Balanced Scorecards with both financial and non-financial ratios to the councils of the municipality. / I kommunallagen preciseras inte hur styrningen i kommuner skall ske, bara att förvaltning skall ske. Det finns lagstadgat att kommuner årligen skall upprätta budget men de får själva bestämma hur styrningen skall utformas, vilket kan leda till avsaknad av enhetlighet och mätbarhet inom och mellan kommuner. Syftet med uppsatsen var att finna ett förslag till en enhetlig och mer mätbar ekonomistyrningsstruktur i en kommun där detta saknades. En kvalitativ fallstudie valdes för att få svar på problemformuleringen. Informationen insamlades via litteratur, kommuners dokument och genom intervjuer med utvalda respondenter. Fokus har även lagts på organisationen Rådet för främjande av kommunala analyser. I teorin beskrivs den traditionella ekonomistyrningen och problematiken med denna. Den kan i många fall leda till kortsiktighet då lite fokus läggs på icke-finansiella mått, vilka främjar långsiktig styrning. En alternativ styrning med även icke-finansiella nyckeltal, benämnt Balanced Scorecard, introduceras där utformning samt användning av detta verktyg beskrivs. Genom att se verksamheten utifrån olika perspektiv och finna nyckeltal till dessa kan styrningen blir mer långsiktig och även innefatta de icke-finansiella aspekterna av verksamheten. Kommuner är komplexa organisationer och för att illustrera problematiken kommer även detta tas upp i teorin. I och med att kommuner till skillnad från företag inte drivs i primärt vinstsyfte måste styrningen anpassas till detta faktum. I empirin undersöks olika kommuner och deras styrning samt Rådet för främjande av kommunala analyser parallellt med den kommun som i dagsläget saknar struktur i sin ekonomistyrning. Det utreds hur styrningen för denna kommun, enligt respondenterna, skulle kunna utformas. Det framhävs att det är viktigt att kommuner inte bara styrs utifrån finansiella termer och de studerade kommunerna använder alla någon form av Balanced Scorecard. Även Rådet för främjande av kommunala analyser framhäver vikten av att styrningen sker utifrån en kombination av icke-finansiella och finansiella nyckeltal. I analysen studeras insamlad information för att nå svar på vad som är att betrakta som bra styrning i en kommun. Kortsiktigheten vid traditionell ekonomistyrning åskådliggörs och Balanced Scorecard rekommenderas som komplement. Det är viktigt att utgå från kommunens vision, strategi och framgångsfaktorer när nyckeltal till verksamheten tas fram. För att alla viktiga delar skall kunna mätas måste kommunens verksamhet ses utifrån ett antal perspektiv. Dessutom skall nyckeltalen vara få men mätbara. I slutsatsen tas ställning till vad vi anser skulle fungera i utvald kommun. För att få en mer mätbar och enhetlig struktur på kommunens ekonomistyrning anser vi att Balanced Scorecard skall användas. Utifrån vision, strategi och framgångsfaktorer utformas balanserade styrkort med både finansiella och icke-finansiella nyckeltal till kommunens nämnder.

<p>Municipalities must establish budget annually but they are free to decide how the governance should be designed, this can lead to lack of consistency and measurability within and between municipalities. The purpose of this thesis was to present a proposal for a unified and more measurable financial structure of a municipality where this was lacking.</p><p> </p><p>In our theory we describe the issues of traditional management control and we introduce an alternative control with non-financial ratios included, called the Balanced Scorecard. In the empirical data it is investigated how the governance of a municipality could be designed, according to the respondents. In the analysis the information gathered to reach the answers to what are considered to be useful governance in municipality, are examined.</p><p> </p><p>In the conclusion, we design Balanced Scorecards with both financial and non-financial ratios to the councils of the municipality.</p> / <p>I kommunallagen preciseras inte hur styrningen i kommuner skall ske, bara att förvaltning skall ske. Det finns lagstadgat att kommuner årligen skall upprätta budget men de får själva bestämma hur styrningen skall utformas, vilket kan leda till avsaknad av enhetlighet och mätbarhet inom och mellan kommuner. Syftet med uppsatsen var att finna ett förslag till en enhetlig och mer mätbar ekonomistyrningsstruktur i en kommun där detta saknades. En kvalitativ fallstudie valdes för att få svar på problemformuleringen. Informationen insamlades via litteratur, kommuners dokument och genom intervjuer med utvalda respondenter. Fokus har även lagts på organisationen Rådet för främjande av kommunala analyser. I teorin beskrivs den traditionella ekonomistyrningen och problematiken med denna. Den kan i många fall leda till kortsiktighet då lite fokus läggs på icke-finansiella mått, vilka främjar långsiktig styrning. En alternativ styrning med även icke-finansiella nyckeltal, benämnt Balanced Scorecard, introduceras där utformning samt användning av detta verktyg beskrivs. Genom att se verksamheten utifrån olika perspektiv och finna nyckeltal till dessa kan styrningen blir mer långsiktig och även innefatta de icke-finansiella aspekterna av verksamheten. Kommuner är komplexa organisationer och för att illustrera problematiken kommer även detta tas upp i teorin. I och med att kommuner till skillnad från företag inte drivs i primärt vinstsyfte måste styrningen anpassas till detta faktum. I empirin undersöks olika kommuner och deras styrning samt Rådet för främjande av kommunala analyser parallellt med den kommun som i dagsläget saknar struktur i sin ekonomistyrning. Det utreds hur styrningen för denna kommun, enligt respondenterna, skulle kunna utformas. Det framhävs att det är viktigt att kommuner inte bara styrs utifrån finansiella termer och de studerade kommunerna använder alla någon form av Balanced Scorecard. Även Rådet för främjande av kommunala analyser framhäver vikten av att styrningen sker utifrån en kombination av icke-finansiella och finansiella nyckeltal. I analysen studeras insamlad information för att nå svar på vad som är att betrakta som bra styrning i en kommun. Kortsiktigheten vid traditionell ekonomistyrning åskådliggörs och Balanced Scorecard rekommenderas som komplement. Det är viktigt att utgå från kommunens vision, strategi och framgångsfaktorer när nyckeltal till verksamheten tas fram. För att alla viktiga delar skall kunna mätas måste kommunens verksamhet ses utifrån ett antal perspektiv. Dessutom skall nyckeltalen vara få men mätbara. I slutsatsen tas ställning till vad vi anser skulle fungera i utvald kommun. För att få en mer mätbar och enhetlig struktur på kommunens ekonomistyrning anser vi att Balanced Scorecard skall användas. Utifrån vision, strategi och framgångsfaktorer utformas balanserade styrkort med både finansiella och icke-finansiella nyckeltal till kommunens nämnder.</p>

Abstract During the last decade the public sector has been influenced by new ways of measuring performance and governing, taking inspiration from the private sector. The Swedish municipal community Vellinge has since 2004 adopted “The Balanced Scorecard” by Kaplan &amp; Norton, measuring not only the financial parts but also other, important factors. The adoption took place since the Swedish government applied new demands on county councils and municipal communities through “God ekonomisk hushållning”. Critics points out that if the “The Balanced Scorecard” is to be adopted in the public sector, it has to be adjusted and changed to the specific public conditions. This study aims to examine how the municipal community of Vellinge has adopted “The Balanced Scorecard” in its organization on the basis of the main question: “How has the municipal community of Vellinge used ‘The Balanced Scorecard’ to improve the financial and activity guidance”? To reach a valid result interviews have been performed and empirically relevant material has been collected. The study concludes that Vellinge has adopted “The Balanced Scorecard” with a mixture of following the original model and adaptation to own and public conditions. The adoption has helped Vellinge satisfy the demands on “God ekonomisk hushållning” through the new way of measuring both financial and activity aspects. Keywords: Balanserad styrning, Offentlig sektor, Styrning, Vellinge kommun, God ekonomisk hushållning.

<p>The purpose of this essay is to investigate how well vision and strategies communicates from division level to underlying business unit levels with focus on the Balanced Scorecard Concept. The investigation was carried out within the ANS division and two of its underlying business units at the LFV Group (Swedish Airports and Air Navigation Services). ANS is responsible for the air navigation services in Sweden and the production of the services is carried out of the business units AER (En Route) and ATA (Tower and Approach). With Air Navigation Services means supervision and conducting air traffic mainly within national air space. The purpose of the services is to insure that air traffic could be carried out in a safe way.</p><p>The Balanced Scorecard was introduced for the first time in the beginning of the 1990´s. The authors behind the concept were Robert S. Kaplan and David P. Norton. The Balanced Scorecard, as a management tool, considers not only financial targets but take into account non financial targets as well because they have also a great influence on an organizations performance. The purpose of the scorecard concept is to deliver a balanced picture of organizations performance indicators, which gives information of key elements today, tomorrow and in the future. The LFV Group and its division ANS implemented the scorecard concept in the middle 1990´s and today the scorecard is a corn stone in the business process.</p><p>During several years Kaplan and Norton have developed the scorecard concept, especially with a focus to communicate a clear message throughout the organization. The latest compliment to the Balanced Scorecard is the Strategy Map. The Strategy Map is a single document and it has a main objective to explain the strategy. To do that the Strategy Map describe how local defined targets are connected to and contributes to the overall target for the organization.</p><p>To establish a picture of how ANS mediates vision and strategies to the underlying business units AER and ATA and how the message will be understood by the employees the authors of this essay have done several interviews and one opinion poll.</p><p>To communicate vision and strategies ANS establish a business plan for the whole division. ANS business plan is then a guiding star when the business units establish their business plans. The division and the business unit’s business plans are therefore very similar to each other and the structure is based on the Balanced Scorecard concept.</p><p>We have found out in this investigation that the communication of vision and strategies works well between division management and the underlying business units and its management with today’s application of the Balanced Scorecard. On the other hand the communication of vision and strategies with the scorecard concept to all employees is unsatisfactory. Workforce on underlying units below the management level have an unclear picture of the Balanced Scorecards function in the management process with purpose to send a clear message of vision on strategies.</p><p>The application of the scorecard concept is not similar for all units within the ANS. One unit for example has developed a Strategy Map to explain the strategy focus for the employees, other unit’s works more conventional with the basic concept of the scorecard. A more similar leadership could give a more positive effect and send a clear view to all employees. Through competence and contacts within the organization there are opportunities for education and development of the scorecard concept for the ANS division.</p> / <p>Syftet med denna uppsats är att undersöka hur väl vision och strategier förmedlas från divisionsnivå till underliggande affärsområdesnivå med avseende på det balanserade styrkortets utformning.</p><p>Undersökningen genomfördes på division ANS och två av ANS underliggande affärsområden AER och ATA vid svenska Luftfartsverket. ANS ansvarar för flygtrafiktjänsten i Sverige vilket sköts av AER och ATA. Flygtrafiktjänst innebär bland annat att övervaka och dirigera flygplan inom tilldelat luftrummet, detta för att kunna bedriva flygtrafik på ett säkert sätt.</p><p>Det balanserade styrkortet presenterades för första gången i början av 1990-talet av upphovsmännen Robert S. Kaplan och David P. Norton. Det balanserade styrkortet tar inte bara hänsyn till finansiella mått utan även icke finansiella mått vilket ger en mer balanserade syn på verksamheten. Luftfartsverket och division ANS började arbeta relativt tidigt med det balanserade styrkortet. I ett samarbete med ett konsultbolag i mitten av 1990-talet utformades ett balanserat styrkort för LFV som än idag arbetas efter.</p><p>Under årens lopp har Kaplan och Norton utvecklat styrkortet, speciellt med avseende på att kommunicera budskap ut i organisationen med hjälp av styrkortet. Det senaste komplementet till styrkortet är Strategikartan som utgörs av ett enskilt dokument och har som uppgift att förklara en strategi. Detta genom att visa och förklara hur ett enskilt uppsatt mål bidrar till helheten i en organisation.</p><p>För att få en uppfattning om hur ANS förmedlar vision och strategier till de underliggande affärsområdena AER och ATA och hur budskapet uppfattas av medarbetarna har intervjuer och en enkätundersökning genomförts.</p><p>För att förmedla vision och strategier upprättar ANS en affärsplan för hela divisionen. ANS affärsplan ligger sedan till grund för de affärsplaner som upprättas för respektive affärsområde. Divisionens och affärsområdenas affärsplaner är snarlika varandra och är uppbyggda på en struktur enlig konceptet med det balanserade styrkortet.</p><p>Resultatet som har framkommit i undersökningen är att kommunikationen av vision och strategier från divisionsledning till ledning för affärsområde ATA och AER fungerar bra med det balanserades styrkortets nuvarande utformning.</p><p>Däremot så finns det brister i kommunikationen av vision och strategier från affärsområdesledning ut till de underliggande produktionsenheterna. På dessa underliggande organisatoriska enheter så upplevs inte nuvarande styrkortskonceptet fungera i samma utsträckning med avseende på uppgiften att förmedla vision och strategier.</p><p>Tillämpningen av styrkortskonceptet skiljer sig dock mellan produktionsenheterna i affärsområdena. Detta exemplifieras av då ATCC-enheten i Stockholm har utvecklat styrkortkonceptet med en strategikarta och där upplevs kommunikationen ha förbättras. Konceptet med strategikarta skulle mycket väl kunna vara applicerbart på andra enheter och till och med för hela divisionens verksamhet. Genom att nyttja den kompetens och kontakter som idag finns inom verksamheten finns det stora möjligheter för utbildning och utveckling av styrkortskonceptet för division ANS.</p>

The purpose of this essay is to investigate how well vision and strategies communicates from division level to underlying business unit levels with focus on the Balanced Scorecard Concept. The investigation was carried out within the ANS division and two of its underlying business units at the LFV Group (Swedish Airports and Air Navigation Services). ANS is responsible for the air navigation services in Sweden and the production of the services is carried out of the business units AER (En Route) and ATA (Tower and Approach). With Air Navigation Services means supervision and conducting air traffic mainly within national air space. The purpose of the services is to insure that air traffic could be carried out in a safe way. The Balanced Scorecard was introduced for the first time in the beginning of the 1990´s. The authors behind the concept were Robert S. Kaplan and David P. Norton. The Balanced Scorecard, as a management tool, considers not only financial targets but take into account non financial targets as well because they have also a great influence on an organizations performance. The purpose of the scorecard concept is to deliver a balanced picture of organizations performance indicators, which gives information of key elements today, tomorrow and in the future. The LFV Group and its division ANS implemented the scorecard concept in the middle 1990´s and today the scorecard is a corn stone in the business process. During several years Kaplan and Norton have developed the scorecard concept, especially with a focus to communicate a clear message throughout the organization. The latest compliment to the Balanced Scorecard is the Strategy Map. The Strategy Map is a single document and it has a main objective to explain the strategy. To do that the Strategy Map describe how local defined targets are connected to and contributes to the overall target for the organization. To establish a picture of how ANS mediates vision and strategies to the underlying business units AER and ATA and how the message will be understood by the employees the authors of this essay have done several interviews and one opinion poll. To communicate vision and strategies ANS establish a business plan for the whole division. ANS business plan is then a guiding star when the business units establish their business plans. The division and the business unit’s business plans are therefore very similar to each other and the structure is based on the Balanced Scorecard concept. We have found out in this investigation that the communication of vision and strategies works well between division management and the underlying business units and its management with today’s application of the Balanced Scorecard. On the other hand the communication of vision and strategies with the scorecard concept to all employees is unsatisfactory. Workforce on underlying units below the management level have an unclear picture of the Balanced Scorecards function in the management process with purpose to send a clear message of vision on strategies. The application of the scorecard concept is not similar for all units within the ANS. One unit for example has developed a Strategy Map to explain the strategy focus for the employees, other unit’s works more conventional with the basic concept of the scorecard. A more similar leadership could give a more positive effect and send a clear view to all employees. Through competence and contacts within the organization there are opportunities for education and development of the scorecard concept for the ANS division. / Syftet med denna uppsats är att undersöka hur väl vision och strategier förmedlas från divisionsnivå till underliggande affärsområdesnivå med avseende på det balanserade styrkortets utformning. Undersökningen genomfördes på division ANS och två av ANS underliggande affärsområden AER och ATA vid svenska Luftfartsverket. ANS ansvarar för flygtrafiktjänsten i Sverige vilket sköts av AER och ATA. Flygtrafiktjänst innebär bland annat att övervaka och dirigera flygplan inom tilldelat luftrummet, detta för att kunna bedriva flygtrafik på ett säkert sätt. Det balanserade styrkortet presenterades för första gången i början av 1990-talet av upphovsmännen Robert S. Kaplan och David P. Norton. Det balanserade styrkortet tar inte bara hänsyn till finansiella mått utan även icke finansiella mått vilket ger en mer balanserade syn på verksamheten. Luftfartsverket och division ANS började arbeta relativt tidigt med det balanserade styrkortet. I ett samarbete med ett konsultbolag i mitten av 1990-talet utformades ett balanserat styrkort för LFV som än idag arbetas efter. Under årens lopp har Kaplan och Norton utvecklat styrkortet, speciellt med avseende på att kommunicera budskap ut i organisationen med hjälp av styrkortet. Det senaste komplementet till styrkortet är Strategikartan som utgörs av ett enskilt dokument och har som uppgift att förklara en strategi. Detta genom att visa och förklara hur ett enskilt uppsatt mål bidrar till helheten i en organisation. För att få en uppfattning om hur ANS förmedlar vision och strategier till de underliggande affärsområdena AER och ATA och hur budskapet uppfattas av medarbetarna har intervjuer och en enkätundersökning genomförts. För att förmedla vision och strategier upprättar ANS en affärsplan för hela divisionen. ANS affärsplan ligger sedan till grund för de affärsplaner som upprättas för respektive affärsområde. Divisionens och affärsområdenas affärsplaner är snarlika varandra och är uppbyggda på en struktur enlig konceptet med det balanserade styrkortet. Resultatet som har framkommit i undersökningen är att kommunikationen av vision och strategier från divisionsledning till ledning för affärsområde ATA och AER fungerar bra med det balanserades styrkortets nuvarande utformning. Däremot så finns det brister i kommunikationen av vision och strategier från affärsområdesledning ut till de underliggande produktionsenheterna. På dessa underliggande organisatoriska enheter så upplevs inte nuvarande styrkortskonceptet fungera i samma utsträckning med avseende på uppgiften att förmedla vision och strategier. Tillämpningen av styrkortskonceptet skiljer sig dock mellan produktionsenheterna i affärsområdena. Detta exemplifieras av då ATCC-enheten i Stockholm har utvecklat styrkortkonceptet med en strategikarta och där upplevs kommunikationen ha förbättras. Konceptet med strategikarta skulle mycket väl kunna vara applicerbart på andra enheter och till och med för hela divisionens verksamhet. Genom att nyttja den kompetens och kontakter som idag finns inom verksamheten finns det stora möjligheter för utbildning och utveckling av styrkortskonceptet för division ANS.