<p>Idag produceras, utväxlas och lagras fler och fler dokument elektroniskt i samma takt som ledtiderna blir kortare och kortare. Detta ställer högre krav på hur den stora mängd dokument som strömmar genom ett projekt ska hanteras; dels för att datorn som hjälpmedel inte ska väljas bort på grund av dålig struktur, säkerhet och användarvänlighet och dels för att inblandade aktörer skall ha möjlighet till rätt information vid rätt tillfälle.</p><p>Denna rapport ger grundläggande kunskaper om vilka system som finns för lagring och utväxling av information, vilka filformat för utväxling av information det förekommer inom byggbranschen samt ett exempel på ett eget utvecklat dokumenthanteringssystem enligt de krav som ställs.</p><p>De system som redogörs i rapporten är Electronic Document Management tillsammans med projektnätverk, Product Document Management, Product Life Cycle Management och Byggnads Informations Modell.</p><p>Slutligen redovisas exemplet vilket är ett projektverktyg utvecklat i programmet Microsoft Sharepoint.</p>

Idag produceras, utväxlas och lagras fler och fler dokument elektroniskt i samma takt som ledtiderna blir kortare och kortare. Detta ställer högre krav på hur den stora mängd dokument som strömmar genom ett projekt ska hanteras; dels för att datorn som hjälpmedel inte ska väljas bort på grund av dålig struktur, säkerhet och användarvänlighet och dels för att inblandade aktörer skall ha möjlighet till rätt information vid rätt tillfälle. Denna rapport ger grundläggande kunskaper om vilka system som finns för lagring och utväxling av information, vilka filformat för utväxling av information det förekommer inom byggbranschen samt ett exempel på ett eget utvecklat dokumenthanteringssystem enligt de krav som ställs. De system som redogörs i rapporten är Electronic Document Management tillsammans med projektnätverk, Product Document Management, Product Life Cycle Management och Byggnads Informations Modell. Slutligen redovisas exemplet vilket är ett projektverktyg utvecklat i programmet Microsoft Sharepoint.

<p>Migration mellan system används oftast när ett system har blivit föråldrat och då det märks att det inte längre är lika effektivt gentemot nyfunnen teknik. Då är det därför intressant att använda sig av migration, när det är av intresse att skapa ett nyare system utifrån det gamla. Detta arbete går igenom och löser problem vilka uppstått när en migration mellan ett dokumenthanteringssystem till en webbapplikation görs. Men fokuseringen har riktats mot att hitta den bästa migrations och övergångsmetoden för att kunna skapa en bra, enkel och effektiv migration mellan ett dokumenthanteringssystem till en webbapplikation</p>

<p>One of the aims of this report has been to make an inventory of the building trade market to see which document handling systems that are available. The secondary aim was to document the users´ demands on the systems and other demands such as quality assurance. After this, the document handling systems Byggnet and Lotus Notes, which are rather complex systems, have been analysed. Finally a recommendation has been made. </p><p>In the inventory of the marketthe internet has been used because it is there the latest information can be found. This because document handling systems are rather new and there are therefore no other literature written yet. To get the users´ demands on the systems several interviews have been made. </p><p>The result of the inventory is that there are six different document handling systems available today. And the recommendation is that Byggnet is an appropriate system to use.</p>

One of the aims of this report has been to make an inventory of the building trade market to see which document handling systems that are available. The secondary aim was to document the users´ demands on the systems and other demands such as quality assurance. After this, the document handling systems Byggnet and Lotus Notes, which are rather complex systems, have been analysed. Finally a recommendation has been made. In the inventory of the marketthe internet has been used because it is there the latest information can be found. This because document handling systems are rather new and there are therefore no other literature written yet. To get the users´ demands on the systems several interviews have been made. The result of the inventory is that there are six different document handling systems available today. And the recommendation is that Byggnet is an appropriate system to use.

<p>Ett ökande behov av metadata har identifierats och i många verksamheter finns ett behov att skapa och lagra metadata som beskriver någon typ av data. Detta har drivit på studier av datakataloger som betraktas som lösningen på metadatabehovet. Detta arbete har behandlat att specificera ett dokumenthanteringssystem byggd på en datakatalog för en verksamhet i en utförd fallstudie. Den behandlade dokumentdatakatalogen inkluderar en ontologi för att skapa ändamålsenlig sökning i en legacymiljö.</p><p>I den framtagna specifikationen på arkitekturavgränsningar för en dokumentdatakatalog är det kännetecken såsom integrerad, skalbar, robust, anpassbar och öppen som införlivar en sund arkitektur. I specifikationen ingår även ett antal krav som utöver kännetecknen bör följas för en god arkitektur. Komponenterna checkin/checkout och versionshantering presenteras som nödvändiga i en datakatalog för dokumenthantering. Övriga komponenter i en datakatalog anses ej vara nödvändiga i en begränsad dokumentdatakatalog men däremot användbara, dessa komponenter är följande: konfigurationskontroll, notifikation och kontexthantering.</p><p>Ontologi är ämnet om kunskapsrepresentation och för att erhålla ändamålsenlig sökning för verksamheten i datakatalogen behövs en ontologi som passar verksamhetens behov. Flera existerande ontologier utvärderades, dock fanns ingen ontologi som var tillräckligt specialiserad för området. Därför utvecklades en skräddarsydd ontologi vilken integreras med datakatalogens informationsmodell som anger strukturen på datakatalogens metadata.</p><p>Som sista steg i genomförandet skapades en fysisk realisationsspecifikation på en dokumentdatakatalog för verksamheten i fallstudien. Resultaten från de tidigare stegen i genomförandet användes som grund för arkitekturen. Dessutom utnyttjades egenskaper från legacymiljön vilken begränsar mängden av tillgängliga lösningar.</p><p>Trots att den resulterande dokumentkatalogen är skräddarsydd för verksamheten är stora delar av arbetet tillämpbart på andra verksamheter. De olika delresultaten är även bidrag, den flexibla och utbyggbara ontologin är tillämpbar på andra relaterade verksamheter. Arkitekturspecifikationen och realisationsspecifikationen är generella nog för att fungera på datakataloger oavsett informationsinnehåll. Dessa kan därför användas vid byggande av dokumentkataloger för andra verksamheter</p>

Migration mellan system används oftast när ett system har blivit föråldrat och då det märks att det inte längre är lika effektivt gentemot nyfunnen teknik. Då är det därför intressant att använda sig av migration, när det är av intresse att skapa ett nyare system utifrån det gamla. Detta arbete går igenom och löser problem vilka uppstått när en migration mellan ett dokumenthanteringssystem till en webbapplikation görs. Men fokuseringen har riktats mot att hitta den bästa migrations och övergångsmetoden för att kunna skapa en bra, enkel och effektiv migration mellan ett dokumenthanteringssystem till en webbapplikation

Ett ökande behov av metadata har identifierats och i många verksamheter finns ett behov att skapa och lagra metadata som beskriver någon typ av data. Detta har drivit på studier av datakataloger som betraktas som lösningen på metadatabehovet. Detta arbete har behandlat att specificera ett dokumenthanteringssystem byggd på en datakatalog för en verksamhet i en utförd fallstudie. Den behandlade dokumentdatakatalogen inkluderar en ontologi för att skapa ändamålsenlig sökning i en legacymiljö. I den framtagna specifikationen på arkitekturavgränsningar för en dokumentdatakatalog är det kännetecken såsom integrerad, skalbar, robust, anpassbar och öppen som införlivar en sund arkitektur. I specifikationen ingår även ett antal krav som utöver kännetecknen bör följas för en god arkitektur. Komponenterna checkin/checkout och versionshantering presenteras som nödvändiga i en datakatalog för dokumenthantering. Övriga komponenter i en datakatalog anses ej vara nödvändiga i en begränsad dokumentdatakatalog men däremot användbara, dessa komponenter är följande: konfigurationskontroll, notifikation och kontexthantering. Ontologi är ämnet om kunskapsrepresentation och för att erhålla ändamålsenlig sökning för verksamheten i datakatalogen behövs en ontologi som passar verksamhetens behov. Flera existerande ontologier utvärderades, dock fanns ingen ontologi som var tillräckligt specialiserad för området. Därför utvecklades en skräddarsydd ontologi vilken integreras med datakatalogens informationsmodell som anger strukturen på datakatalogens metadata. Som sista steg i genomförandet skapades en fysisk realisationsspecifikation på en dokumentdatakatalog för verksamheten i fallstudien. Resultaten från de tidigare stegen i genomförandet användes som grund för arkitekturen. Dessutom utnyttjades egenskaper från legacymiljön vilken begränsar mängden av tillgängliga lösningar. Trots att den resulterande dokumentkatalogen är skräddarsydd för verksamheten är stora delar av arbetet tillämpbart på andra verksamheter. De olika delresultaten är även bidrag, den flexibla och utbyggbara ontologin är tillämpbar på andra relaterade verksamheter. Arkitekturspecifikationen och realisationsspecifikationen är generella nog för att fungera på datakataloger oavsett informationsinnehåll. Dessa kan därför användas vid byggande av dokumentkataloger för andra verksamheter

Denhär rapporten är en fristående del inom ett samproduktionsprojekt mellan flerafristående parter. Studien är genomförd som en experimentell fallstudie med ettmetodiskt angreppssätt på en projektgrupp. Syftet med rapporten har varit attutröna och belysa problemen och möjligheterna vid införandet av ettdokumenthanteringssystem. Systemet i fråga är SharePoint som är ensamarbetsplattform för företag. Målgruppen är i första hand beslutsfattare ibegrepp att välja teknikstöd, men även forskare och studenter. Projektgruppenhar deltagare ifrån företag och högskola(Saab, Volvo PV, Autoliv och Chalmers)de använde bara fysiska möten och, e-mail vid dokumenthantering när studien startade.Avgränsningarna har varit att ingen värdering av dokuments innehåll har skett,inte heller har moduler och funktioner annat än de rörande dokument ochdokumenthantering behandlats. Studien har genomförts med enkätundersökning,observation och deltagandeobservation samt en granskning av artiklar inomämnet.  Slutsatser som drogs var att manbör se till att IT-avdelningen säkerställer att alla filer och program sombehövs uppdateras innan start. Att man minskar risken för ”information overload”och ökar enkelheten att publicera dokument samt förbättrar spårbarheten,tillgängligheten och versionshanteringen vid ett införande av ettDMS(SharePoint). / This report is an independent part of a co-productionproject between several independent parties. The studywas conducted as an experimental case study with a methodical approach on aproject group. The report has been about explore and illuminate the problemsand possibilities a introduction of a document management system will have andleads to. The system is SharePoint and it’s a business collaboration platformfor enterprises. The target audience is primarily the decision makers who arein the process of selecting a technology support, but also researchers andstudents. The project has participants from businesses and college (Saab, VolvoCars, Autoliv and Chalmers) when the study started the project group was usingonly the physical meetings and e-mail to distribute the documents. Theboundaries have been that no valuation of the document's content has occurred,nor have the modules and functions other than those related to documents anddocument management. The study was conducted by questionnaire, observation andparticipant observation and a review of several articles on the subject.Conclusions were that for start the IT department ensures that all files andprograms needed for the environment has been updated before first try. It’s away of reducing the risk of 'information overload' and increasing the ease ofpublishing documents, and improves traceability, availability and versioning ofdocuments with an introduction of a DMS (SharePoint).

Fler företag väljer att ISO-certifiera sig inom kvalitets- och miljöledning vilket medför krav på stora mängder dokumentation. Det kräver en metodisk och strukturerad hantering för att kunna leta fram rätt dokument i rätt version, annars går värdefull arbetstid åt till att leta. Som hjälpmedel finns dokumenthanteringssystem och det finns många tidigare utförda studier kring området. Studier med fokus på hantering av ISO9001- och ISO14001-dokumentation med hjälp av dokumenthanteringssystem är däremot av begränsad omfattning. Därför har syftet med den här studien varit att undersöka vilka krav ISO-certifierade verksamheter ställer på ett dokumenthanteringssystem. Ett dokumenthanteringssystem är ett IT-baserat hjälpmedel för att hantera dokument. Inom ISO används två typer av dokument: specificerande och redovisande dokument. ISO ställer krav på hanteringen av de här dokumenten. Tidigare studier ger rekommendationer på andra krav som bör ställas på ett dokumenthanteringssystem och dokumenthanteringsprocessen. Studien baseras på en litteraturgranskning av tidigare studier och av en fallstudie. Då det finns få tidigare studier inom området användes en metod i fallstudien inspirerad från en artikel som berör området kring implementering av dokumenthanteringssystem i kvalitetscertifierade verksamheter. Vår studie resulterade i en relativt generell, grundläggande kravställning på ett dokumenthanteringssystem för ISO-certifierade verksamheter. Kravställningen innehåller bland annat krav på hanteringsprocessen och systemets roller. Studien poängterade även de brister som kan uppkomma då ett dokumenthanteringssystem inte används till exempel bristande överblick och kontroll över dokumenten samt problem med versionshantering. Studien visade också att ett dokumenthanteringssystem rekommenderas som hjälpmedel i dokumenthanteringen utifrån flertalet fördelar såsom mindre administrativt arbete och bättre styrning av dokument.