Thesis (M.A) - RAU, 1995 / Refer to document

Användarutbildning är en viktig faktor vid affärssystemsimplementation, eftersomdet kan bidra till att företag når önskade fördelar med sitt nya affärssystem. Därför är användarutbildning en betydande faktor under hela affärssystemsimplementationen från pre-implementationen till post-implementationen. Trots användarutbildningens betydelse vid affärssystemsimplementation är den användarutbildning som genomförs bristande, då den inte skapar förutsättningar för användaren att effektivt och självständigt nyttja affärssystemet efter att utbildningen avslutats. Syftet med studien är att undersöka hur användarutbildning genomförs under affärssystemsimplementation och identifiera utmaningar som beställarorganisationer ställs inför i samband med användarutbildning. Studien utgick från en kvalitativ ansats där semistrukturerade intervjuer genomfördes. Resultatet indikerar att den användarutbildning som genomförs pre-implementation skiljer sig från den som sker under post-implementation. Den huvudsakliga delen av utbildningen genomförs pre-implementation och består av formella utbildningsmetoder. Under post-implementationen genomförs ingen eller lite formell utbildning, men visst informellt lärande sker. Att genomföra användarutbildning under affärssystemsimplementation kan innebära utmaningar. Studien visar att följande utmaningar kan identifieras för beställarorganisationer i samband med användarutbildning “otydlig ansvarsfördelning gällande användarutbildning”, “ansvarsåtagande i rollen som nyckelanvändare”, “användarens ansvar för lärande” samt “användarens motivation och engagemang”. / End User Training (EUT) is an important part of the implementation of an Enterprise Resource Planning system (ERP system), since it is a prerequisite for companies to reach the expected benefits of their new ERP system. Therefore, EUT is an important factor during the whole ERP implementation, from pre-implementation to post-implementation. Despite the importance of EUT during ERP implementation the conducted EUT is inadequate since it does not create conditions for the users to effectively and independently use the ERP after the completion of training. The purpose of this study is to examine how EUT is conducted during ERP implementation and to identify challenges that client organizations face in connection with EUT. This study was based on a qualitative approach in which semistructured interviews were conducted. The result indicates that the EUT provided pre-implementation differs from that which occurs during post-implementation. The main part of the EUT is conducted pre-implementation and consists of formal training methods. During post-implementation, none or little formal training is performed, but some informal learning takes place. To conduct EUT during ERP implementation can entail challenges. In this study, following challenges can be identified for clientorganizations connected to EUT: "unclear responsibility for EUT", "responsibility in the role of key user", "user responsibility for learning," and "user motivation andcommitment".

Denna studie undersöker användarupplevelsen av utbildning i journalsystemet Cosmic i Region Jönköpings län. Utbildning är av största vikt för personalens välmående samt för optimal användning av systemet. Syftet med undersökningen är att utforma en enkät för kontinuerligt förbättringsarbete inom området. Enkäten undersöker både kvantitativa och kvalitativa element hos ett urval som stratifierats utifrån användarnas yrkesroller. Enkäten skickades till deltagarnas respektive arbetsmejl, och svaren samlades in och bearbetades med hjälp av enkätprogrammet EsMaker. Ordinalskalor användes som mätverktyg i många av enkätens kvantitativa frågor, medan de kvalitativa frågorna analyserades med hjälp av The constant comparative method.  Studiens resultat visar en godtycklighet gentemot det material som finns samt med kollegor som instruktörer. Dock framkommer starka önskemål om organiserade utbildningar. Ett tydligt mönster är att användarna föredrar utbildningsmetoder som bygger på synkron kommunikation, samt att metoder som bygger på demonstration av programvaran är mer uppskattade än andra. Resultaten visar dock att dessa metoder bör kombineras med övningar för bästa effekt.  Slutsatser som undersökningen genererat är att kommande utbildningsinsatser bör innebära organiserade utbildningar på arbetsplatsen. Vidare forskning kopplat till Ställföreträdande lärande och Aktivitetsbaserat lärande skulle kunna användas för att optimera utbildningens resultat samt användarnas nöjdhet. En djupare analys av enkätresultatet med avseende på yrkesrollernas respektive behov skulle ytterligare kunna höja kvalitén och effektivisera utbildningarna. Studiens absolut viktigaste fynd är vikten av att chefer avsätter tid för sina medarbetare att ta del av de utbildningsmöjligheter som finns. Detta är kärnan i allt, för utan tid till utbildning spelar utbildningsmaterialets kvalitet ingen som helst roll. / This study investigates the end-user experience of education in Cosmic, a system for electronic health records, in Region Jönköping County. Training is of paramount importance for the well-being of the staff and for optimal use of the system. The purpose of the survey is to design a questionnaire that can be used for continuous improvement of the end-user training in the county.  The survey examines both quantitative and qualitative elements of a sample that is stratified based on the end‑users' professions. The survey was sent to the participants' work emails, and the responses were collected and processed using the EsMaker survey program. Ordinal scales were used as a measurement tool in many of the survey's quantitative questions, while the qualitative questions were analyzed using The constant comparative method.  The results of the study show an arbitrary attitude towards the available training material as well as towards colleagues as instructors. However, there are strong desires for organized training. A clear pattern is that users prefer training methods based on synchronous communication, as well as methods based on demonstration of the software. However, the results show that these methods should be combined with individual tasks for the best effect.  Conclusions generated by the survey are that future training efforts should involve organized training at the workplace. Further research linked to vicarious modeling and enactive learning could be used to optimize the results of the education as well as end-user satisfaction. A deeper analysis of the survey results regarding the respective needs of the professional roles could further increase the quality and streamline the education. The study's most important finding is the importance of managers to dedicate time for their employees to use the training opportunities available. This is the essence of everything, because without time for training, the quality of the educational material does not matter whatsoever. / <p>Examensarbete i vårdadministration, YH-utbildning: 20 Yh-poäng.</p>

Utbildning för slutanvändare av IT-system på arbetsplatsen är en dyr och tidskrävande affär. Trots att mycket information om systemen tas fram under utvecklingenav systemet, i form av kravdokument och annan dokumentation, används den informationen sällan i utbildningssyfte. Företaget Multisoft önskadeundersöka hur den dokumentation de tar fram under utvecklingen av skräddarsyddaverksamhetssystem åt olika företag, kallade Softadmin R -system, kananvändas i utbildningssyfte.Syftet med detta examensarbete var att identifiera vilka lärbehov slutanvändareav verksamhetssystem utvecklade av företaget Multisoft har. Baserat på dessa lärbehov undersöktes hur den dokumentation som tas fram under utvecklingenskulle kunna nyttjas i utbildningssyfte. En kvalitativ undersökning med narrativa semistrukturerade intervjuer genomfördes med slutanvändare och projektdeltagare hos sex olika företag som implementeratett Softadmin R -system inom de senaste två åren. Projektdeltagarna hade varit involverade under utvecklingen från kundföretagets sida och slutanvändarnahade inte varit involverade i utvecklingen. Tio intervjuer genomfördes och en tematisk analys utfördes på intervjutranskriptionerna. Framtagna teman tolkades utifrån en kognitivistisk syn på lärande. Resultatet från analys av intervjuerna pekar på att slutanvändare vill kunna lära sig genom att testa sig runt i systemet. Slutanvändare vill lära sig genomatt få information visuellt och inte enbart via text. Ett utbildningsmaterial om ett Softadmin R -system ska inte kräva tidigare kunskap om systemet för attvara tillgängligt. Vidare indikerar resultatet att slutanvändare upplever att systemen har en komplex affärslogik där det är svårt att förstå hur systemet solika processer påverkar varandra. Övergången från ett gammalt system till det nya kan innebära svårigheter i lärandet för slutanvändarna. Avsaknad avstruktur då slutanvändarna lärde sig använda systemet identifierades som ett problem. Ett förslag på struktur för ett utbildningsmaterial har tagits fram. Detta utbildivningsmaterial är tänkt att använda information från den dokumentation som tas fram under utvecklingen av Softadmin R -system. Denna användning av dokumentationen skulle i nuläget behöva göras manuellt med viss anpassning. Förslag på hur det kan automatiseras har presenterats. Funktionella krav på ett system för framtagning och underhåll av den informationsom krävs för det föreslagna utbildningsmaterialet har presenterats. När Softadmin R -system som utbildningsmaterialet berör uppdateras möjliggörsystemet uppdatering av utbildningsmaterialet. Systemet möjliggör även framtagning av utbildningsmaterial anpassat för en viss yrkesroll. / End user training of IT systems at the workplace is an expensive and time consuming ordeal. Despite a lot of information about the systems being produced during development of the system, in the form of requirement documents and other documentation, the information is seldom used for educational purposes. Multisoft wished to explore how the documentation produced during the development of their tailor-made business systems, named Softadmin R systems, can be used for educational purposes.The purpose of this master thesis was to identify what learning-needs end users have in regards to business systems developed by the company Multisoft. Based on these learning-needs an investigation would be placed on how the documentation produced during development could be used for educational purposes. A qualitative study with narrative semi-structured interviews was conducted with end users and project participants at six different companies that had implemented a Softadmin R system at their workplace within the last two years. The project participants had been involved from the customer company’s side during the development whereas the end users had not been involved. Ten interviews were conducted and a the matic analysis was performed on the interview transcripts. Procured themes were then interpreted from a cognitiveperspective on learning. The results indicated that end users want to be able to learn by trying to use the system themselves. End users want to learn by getting information visually and not only via text. A training material for a Softadmin R system should not require prior knowledge about the system to be available to the learner. Furthermore the results indicate that end users feel the systems have a complex business logic where it is difficult to understand how the different processes in the system affect each other. The transition from an old system to a new system can be problematic to the end users’ learning. A lack of structure in the end users’ learning of the system was identified as an issue.