This report describes work on the thesis “IT systems and organizational development”. The work is carried out on Stocksbro Energi AB, during spring 2009. The company wanted better flow in their production but also review if the inventory management function located in Visma SPCS Administration 2000, could be used in the organization. Under the first part of this report the system were tested to ensure if the system would work together with the organization. After testing the desired features they were evaluated along with two of the users to the system at the company. The wanted functions could not be obtained whenthe Admin 2000 is an economic system and are not made for the producing companies. Thereafter the theoretical possibility was examined of introducing a more advanced system to get the desired functionality to work together with the organization. To introduce a more advanced system will require major changes of the organization, before, during and after the introduction. It is therefore important how the management implements a possibility of a new system. It’s important to make the staff join in this implementation but also get as much as possible out of the system.To conclude the thesis a goal and problem analysis but also a solution proposal was made with the help of the FA/SIMM method. Also some suggestions are mentioned how the company could proceed in the implementation of the proposals for a solution.

I detta examensarbete så studerades bolaget Koppartaxis verksamhet utifrån ett förändrings analytiskt perspektiv. Man studerar noga hur verksamheten påverkas efter att ett IT-stöd i form av en kommunikations applikation implementeras. Under studiens gång så observerades de rådande bristerna som fanns inom verksamheten i form av underlag från intervjuer som genomfördes. Analysmodellen FA-SIMM samt intervjuer med de anställda tillämpades, detta exponerade ett utslag som tyder på att det finns en rad olika brister inom verksamheten som behöver åtgärdas, såsom otydlig kommunikation mellan de anställda, bristfälliga arbetsförhållanden, som komplicerar rutinerna kring passbyte, frånvaroanmälan, etc. Resultatet som erhållits visar att de anställda uttrycker en oro över den rådande situationen. Implementering av det nya IT-system föll väl ut med att fånga upp de verksamhetsproblem som noterades i förändringsanalysen. Med det nya system löste man den onödiga tidsåtgången och irritationsmoment som det innebär att ha det gamla systemet samt att alla kan ta del en uppdatera information gällande passbyte, lediga pass och sjukfrånvaro. Implementeringen har givit ett gott resultat och haft en avsevärd påverkan inom bolaget. / In this thesis, the company studied Koppartaxis operations from a change's analytical perspec-tive where it carefully studied how the business is affected after an IT support in the form of a communication application is implemented. During study, the current shortcomings that existed within the business were observed in the form of evidence from interviews conducted. The FA-SIMM analysis model was applied as well as interviews with employees and this exposed a ruling that suggests that there are a number of different shortcomings in the business that need to be addressed, such as; unclear communication between employees, poor working conditions that complicate the routines around passport change, absence notification, etc. The results ob-tained show that the employees express concern about the current situation and that the appli-cation implemented has produced a good result and had a significant impact within the com-pany.

Syftet med min undersökning är att utvärdera tillämpbarheten av metoden FA/SIMM. En utrednings- och analysansats som ska underlätta breda och välförankrade beslutsunderlag för förändringar inom olika verksamheter. Som underlag för min utvärdering har jag använt en fallstudie av grundutbildningen för informatikämnet inom ISM vid Institutionen för datavetenskap, Linköpings universitet. En fallstudie i vilken jag undersöker hur administrationen av kurser fungerar, administration i betydelsen planering, samordning och organisering av olika handlingar. I rapporten redovisar jag endast ett kort utdrag av resultatet från fallstudien. Däremot beskriver jag relativt utförligt hur det varit att arbeta praktiskt med FA/SIMM. Min upplevelse av arbetet har analyserats utifrån särskilda utvärderingskriterier som tagits fram under arbetets gång. Resultatet av utvärderingen visar att tillämpbarheten totalt sett har stora brister för att FA/SIMM år 2003 ska kunna betraktas som praktisk att använda. Det gäller främst överskådligheten av metoden totalt. Det är inte genomskinligt vad FA/SIMM består av för delar och framför allt finns det inte någon lättillgänglig sammanställd beskrivning av alla ingående moment. Det saknas beskrivning av arbetssätt och analysstöd för vissa moment. Det finns inte heller några direkta praktiska hjälpmedel. Jag saknar också ett djupare beskrivande analysstöd som överensstämmer med metodförfattarnas perspektiv. Däremot finns det en flexibilitet att vid en verksamhetsdiagnos kunna välja vilka moment man vill använda beroende på syftet med diagnosen. Trots ovanstående negativa kritik gick det att få fram en, i mitt tycke, relativt utförlig bild av verksamheten med en omfattande och bra översikt av bl a dess komplexitet.

<p>Syftet med min undersökning är att utvärdera tillämpbarheten av metoden FA/SIMM. En utrednings- och analysansats som ska underlätta breda och välförankrade beslutsunderlag för förändringar inom olika verksamheter. Som underlag för min utvärdering har jag använt en fallstudie av grundutbildningen för informatikämnet inom ISM vid Institutionen för datavetenskap, Linköpings universitet. En fallstudie i vilken jag undersöker hur administrationen av kurser fungerar, administration i betydelsen planering, samordning och organisering av olika handlingar. I rapporten redovisar jag endast ett kort utdrag av resultatet från fallstudien. Däremot beskriver jag relativt utförligt hur det varit att arbeta praktiskt med FA/SIMM. Min upplevelse av arbetet har analyserats utifrån särskilda utvärderingskriterier som tagits fram under arbetets gång. </p><p>Resultatet av utvärderingen visar att tillämpbarheten totalt sett har stora brister för att FA/SIMM år 2003 ska kunna betraktas som praktisk att använda. Det gäller främst överskådligheten av metoden totalt. Det är inte genomskinligt vad FA/SIMM består av för delar och framför allt finns det inte någon lättillgänglig sammanställd beskrivning av alla ingående moment. Det saknas beskrivning av arbetssätt och analysstöd för vissa moment. Det finns inte heller några direkta praktiska hjälpmedel. Jag saknar också ett djupare beskrivande analysstöd som överensstämmer med metodförfattarnas perspektiv. Däremot finns det en flexibilitet att vid en verksamhetsdiagnos kunna välja vilka moment man vill använda beroende på syftet med diagnosen. </p><p>Trots ovanstående negativa kritik gick det att få fram en, i mitt tycke, relativt utförlig bild av verksamheten med en omfattande och bra översikt av bl a dess komplexitet.</p>

Norrköpings kommun har en viktig roll i samhället, mot medborgare och företagare. Det betyder att kommunens e-förvaltning har stor betydelse för den framtida utvecklingen. Medborgarnas krav på service och e-tjänster har ökat markant, därför har allt fler offentliga verksamheter intresserat sig för en konkurrenskraftig e-förvaltning. De befintliga e-tjänster och de elektroniska ärendehanteringssystemen inom Norrköpings kommun är varierande och saknar anslutning till varandra. Med en ökad medvetenhet och en vilja att förändras finns det bra förutsättningar för en samverkan mellan dessa IT-system. Med hjälp av datorisering kan system samverka bättre och Norrköpings kommun bli mer attraktiv, flexibel och effektiv för så väl medborgare som medarbetare. Vid ett införande av en datorisering bör en föranalys och verksamhetsanalys genomföras, något som ligger till grund för vår studie. Den har bestått i att kartlägga planprocessen med innefattande aktiviteter för att identifiera behov samt begränsningar i arbetsprocessen. Resultatet har visat att de studier vi utfört kan komma att främja den kunskap och medvetenhet inom datorisering och hur denna påverkar de arbetssätt som finns inom Norrköpings kommun. Utifrån resultatet kunde vi även fastställa att det fanns förbättringsområden inom planprocessen inför datoriseringen på Fysisk Planering. Det kommer att ske omfattande verksamhetsförändringar vid införandet av datorisering. Något som medarbetarna bör vara med på, genom att vara delaktiga. Vi vill understryka att det är av stor vikt att verksamheten ser till att involvera medarbetarna, både i och under införandet av Ärendenavet. Vi anser att det finns ett praktiskt värde i vår studie i och med att den underrättar offentliga verksamheter om de faktorer som bör uppmärksammas och åtgärdas vid en datorisering. Vi vill belysa att det inte bara är att införa ett nytt system. En viktig del är, att i ett tidigt skede reflektera över vad det kommer att medföra för medarbetare och deras arbetssätt. Det är viktigt att ta reda på styrkor och svagheter för att undvika fallgropar i det nya systemet och göra datoriseringen så optimalt som möjligt.

<p>CML Data AB is a small IT-company that offers complete IT-solutions adjusted to the needs of the customers. It is hard for the employees to bring all necessary papers, files and software when visiting a customer. They also have difficulties planning their daily work and to keep track of each other, because of the lack of a shared calendar.</p><p>The purpose of this report is to answer the following questions:</p><p>- How do you develop a centralized information system for CML Data AB where it is possible for the employees to gain access to files, plan their days and where the customers can get access to relevant information?</p><p>- How do you develop an information system that is easy to manage?</p><p>- How do you make it easier for the employees at CML Data AB to update their homepage?</p><p>We discussed the problems and the future information system with the employees and were able to establish a set of needs and requirements which we then used as a foundation during the software development. We used user centered system design during the whole process and focused a lot on usability and interaction design.</p><p>The project resulted in a stylistically pure and user friendly portal. The portal can be used to access and upload files and plan the daily work. It can also be used for administration of the homepage and the portal users.</p> / <p>CML Data AB är ett teknikintensivt och renodlat IT-företag som skräddarsyr helhetslösningar anpassade efter kundens behov. CML Data AB kan sägas fungera som en extern IT-avdelning för företag. Mycket av arbetet sköts ute hos kunder och man får ofta åka ut på uppdrag med kort varsel. Det är då svårt att få med sig de nödvändiga filer, dokument och programvaror som krävs. Företaget saknar även en gemensam kalender där det dagliga arbetet kan planeras.</p><p>För att få en bättre inblick i företagets verksamhet och för att få fram de förändringsbehov som fanns gjordes en FA/SIMM-analys. Denna analys visade att CML Data AB var i behov av ett centraliserat informationssystem med möjlighet att ladda upp och hämta filer, samt en kalender för att underlätta planeringen av det dagliga arbetet.</p><p>Det kunde också konstateras att företagets hemsida behövde förnyas och göras lättare att uppdatera och förändra.</p><p>Examensarbetets frågeställningar fastställdes till följande:</p><p>- Hur utvecklar man ett centraliserat informationssystem åt CML Data AB där det går att planera sitt arbete, få åtkomst till filer och där kunder kan komma åt relevant information?</p><p>- Hur utvecklar man ett centraliserat informationssystem åt CML Data AB som är enkelt och smidigt att administrera?</p><p>- Hur gör man det lättare och mindre tidskrävande för de anställda på CML Data AB att uppdatera hemsidan?</p><p>Tillsammans med de anställda på företaget togs de krav och behov fram som fanns på informationssystemet. Utvecklingsarbetet skedde med stöd av användarcentrerad systemdesign och fokuserade mycket på användarvänlighet och interaktionsdesign. Innan programmeringen tog vid framställdes ett antal prototyper som de anställda fick ha synpunkter på. Ett par av dessa prototyper godkändes och låg som grund för det fortsatta utvecklingsarbetet.</p><p>En accessdatabas ligger till grunden för informationssystemet som utvecklats i Visual Studio .NET med hjälp av programmeringsspråket Visual Basic .NET och serverspråket ASP .NET.</p><p>Arbetet resulterade i en portal med ett stilrent och användarvänligt gränssnitt. Från portalen går det att hämta och ladda upp filer, det går även att planera arbetsveckan och få information om vart de anställda befinner sig genom den gemensamma kalendern. Portalen har även en enkel och lättnavigerad administrationsdel där det går att uppdatera, ta bort och förändra den information som finns i portalen. Från administrationsdelen kan man också uppdatera och förändra den nydesignade hemsidan. Genom ett enkelt WYSIWYG-gränssnitt kan man lätt uppdatera och lägga till bilder och texter på hemsidan. Det finns också funktioner för att lägga till helt nya sidor och för att lägga till nyheter på hemsidan.</p>

<p>This paper describes the evolutionary development of an information system for a small company. The company performs overhaul of forklifts and cleaning machines. The company has already an information system that handles the reports from these overhauls but it needs a supplementary tool that assist the chief planner to plan forthcoming overhauls.</p><p>It should be able to display coming overhauls in a timetable and eventually print them, either to a PDF file or to a document. The timetables this function produces will help the chief planner and the assemblers to get a good overview of their day-to-day work.</p><p>The tool needs to be intelligent in that way that it takes into consideration were in the country different assignments will be performed. So that time consuming travels over great distances can be avoided. This coordination will lead to higher profitability for the company and more satisfied customers.</p><p>The paper contains theoretic background about what models and methods that are used in the development of an information system. This theoretic background is then used when developing a system in practise and the result of this is then showed. In the end the results are compared to the demands, goals and requirements stated in the beginning of the paper, to see if they are fulfilled.</p><p>This is a degree thesis at the S c ho o l o f E n gineering, Jö nkö pin g U niversity. It’s a part of the programme: Communication and Information Technology, and are mainly based on knowledge from the following courses: Programming Methods, Database Systems and Trends, Software Engineering Methods and Systems Analysis and Design with a Concept of Quality.</p> / <p>Det här examensarbetet beskriver vidareutvecklandet av ett befintligt informationssystem som hanterar servicerapporter på truckar och städmaskiner. Det befintliga systemet har behov av att kompletteras med ett verktyg som skall kunna lägga till kommande service, visa dessa i ett schema och sedan skriver ut denna planering som scheman i en PDF-fil och/eller på papper. Dessa scheman är till för att chef och de montörer som utför arbetet ska få en bra överblick över vad för arbete som skall göras under en vecka. Verktyget behöver vara smart så till vida att det måste veta var någonstans i landet montörer arbetar för att tidsförlust på grund av resor över stora geografiska avstånd minimeras. Effekten av införandet av verktyget är bättre lönsamhet för företaget och bättre kundrelationer.</p><p>Examensarbetet kommer att innehålla teoretisk bakgrund om vilka metoder som används i alla steg i ett informationssystems utveckling och hur de sedan kan kopplas till det praktiska arbetet. Den teoretiska bakgrunden kommer att användas i praktiken och resultatet blir ett fungerande informationssystem. Resultatet av utvecklingen av systemet kommer att relateras till de syften, mål och krav som anges i början av rapporten för att se om målen med rapporten uppnås.</p><p>Arbetet fokuserar på det praktiska arbete det innebär att utveckla ett informationssystem för ett mindre företag.</p><p>Examensarbetet skrivs vid IIngee njjörrsshögsskollaan, Högskolan i Jönköping och är en del av programmet Datateknik: Kommunikation och Informationskunskap. Arbetet bygger på kunskap främst från kurserna Programmeringsmetoder, Databas Internet, Systemutveckling, Teknisk information och Informationssystems användbarhet.</p>

This paper describes the evolutionary development of an information system for a small company. The company performs overhaul of forklifts and cleaning machines. The company has already an information system that handles the reports from these overhauls but it needs a supplementary tool that assist the chief planner to plan forthcoming overhauls. It should be able to display coming overhauls in a timetable and eventually print them, either to a PDF file or to a document. The timetables this function produces will help the chief planner and the assemblers to get a good overview of their day-to-day work. The tool needs to be intelligent in that way that it takes into consideration were in the country different assignments will be performed. So that time consuming travels over great distances can be avoided. This coordination will lead to higher profitability for the company and more satisfied customers. The paper contains theoretic background about what models and methods that are used in the development of an information system. This theoretic background is then used when developing a system in practise and the result of this is then showed. In the end the results are compared to the demands, goals and requirements stated in the beginning of the paper, to see if they are fulfilled. This is a degree thesis at the S c ho o l o f E n gineering, Jö nkö pin g U niversity. It’s a part of the programme: Communication and Information Technology, and are mainly based on knowledge from the following courses: Programming Methods, Database Systems and Trends, Software Engineering Methods and Systems Analysis and Design with a Concept of Quality. / Det här examensarbetet beskriver vidareutvecklandet av ett befintligt informationssystem som hanterar servicerapporter på truckar och städmaskiner. Det befintliga systemet har behov av att kompletteras med ett verktyg som skall kunna lägga till kommande service, visa dessa i ett schema och sedan skriver ut denna planering som scheman i en PDF-fil och/eller på papper. Dessa scheman är till för att chef och de montörer som utför arbetet ska få en bra överblick över vad för arbete som skall göras under en vecka. Verktyget behöver vara smart så till vida att det måste veta var någonstans i landet montörer arbetar för att tidsförlust på grund av resor över stora geografiska avstånd minimeras. Effekten av införandet av verktyget är bättre lönsamhet för företaget och bättre kundrelationer. Examensarbetet kommer att innehålla teoretisk bakgrund om vilka metoder som används i alla steg i ett informationssystems utveckling och hur de sedan kan kopplas till det praktiska arbetet. Den teoretiska bakgrunden kommer att användas i praktiken och resultatet blir ett fungerande informationssystem. Resultatet av utvecklingen av systemet kommer att relateras till de syften, mål och krav som anges i början av rapporten för att se om målen med rapporten uppnås. Arbetet fokuserar på det praktiska arbete det innebär att utveckla ett informationssystem för ett mindre företag. Examensarbetet skrivs vid IIngee njjörrsshögsskollaan, Högskolan i Jönköping och är en del av programmet Datateknik: Kommunikation och Informationskunskap. Arbetet bygger på kunskap främst från kurserna Programmeringsmetoder, Databas Internet, Systemutveckling, Teknisk information och Informationssystems användbarhet.

CML Data AB is a small IT-company that offers complete IT-solutions adjusted to the needs of the customers. It is hard for the employees to bring all necessary papers, files and software when visiting a customer. They also have difficulties planning their daily work and to keep track of each other, because of the lack of a shared calendar. The purpose of this report is to answer the following questions: - How do you develop a centralized information system for CML Data AB where it is possible for the employees to gain access to files, plan their days and where the customers can get access to relevant information? - How do you develop an information system that is easy to manage? - How do you make it easier for the employees at CML Data AB to update their homepage? We discussed the problems and the future information system with the employees and were able to establish a set of needs and requirements which we then used as a foundation during the software development. We used user centered system design during the whole process and focused a lot on usability and interaction design. The project resulted in a stylistically pure and user friendly portal. The portal can be used to access and upload files and plan the daily work. It can also be used for administration of the homepage and the portal users. / CML Data AB är ett teknikintensivt och renodlat IT-företag som skräddarsyr helhetslösningar anpassade efter kundens behov. CML Data AB kan sägas fungera som en extern IT-avdelning för företag. Mycket av arbetet sköts ute hos kunder och man får ofta åka ut på uppdrag med kort varsel. Det är då svårt att få med sig de nödvändiga filer, dokument och programvaror som krävs. Företaget saknar även en gemensam kalender där det dagliga arbetet kan planeras. För att få en bättre inblick i företagets verksamhet och för att få fram de förändringsbehov som fanns gjordes en FA/SIMM-analys. Denna analys visade att CML Data AB var i behov av ett centraliserat informationssystem med möjlighet att ladda upp och hämta filer, samt en kalender för att underlätta planeringen av det dagliga arbetet. Det kunde också konstateras att företagets hemsida behövde förnyas och göras lättare att uppdatera och förändra. Examensarbetets frågeställningar fastställdes till följande: - Hur utvecklar man ett centraliserat informationssystem åt CML Data AB där det går att planera sitt arbete, få åtkomst till filer och där kunder kan komma åt relevant information? - Hur utvecklar man ett centraliserat informationssystem åt CML Data AB som är enkelt och smidigt att administrera? - Hur gör man det lättare och mindre tidskrävande för de anställda på CML Data AB att uppdatera hemsidan? Tillsammans med de anställda på företaget togs de krav och behov fram som fanns på informationssystemet. Utvecklingsarbetet skedde med stöd av användarcentrerad systemdesign och fokuserade mycket på användarvänlighet och interaktionsdesign. Innan programmeringen tog vid framställdes ett antal prototyper som de anställda fick ha synpunkter på. Ett par av dessa prototyper godkändes och låg som grund för det fortsatta utvecklingsarbetet. En accessdatabas ligger till grunden för informationssystemet som utvecklats i Visual Studio .NET med hjälp av programmeringsspråket Visual Basic .NET och serverspråket ASP .NET. Arbetet resulterade i en portal med ett stilrent och användarvänligt gränssnitt. Från portalen går det att hämta och ladda upp filer, det går även att planera arbetsveckan och få information om vart de anställda befinner sig genom den gemensamma kalendern. Portalen har även en enkel och lättnavigerad administrationsdel där det går att uppdatera, ta bort och förändra den information som finns i portalen. Från administrationsdelen kan man också uppdatera och förändra den nydesignade hemsidan. Genom ett enkelt WYSIWYG-gränssnitt kan man lätt uppdatera och lägga till bilder och texter på hemsidan. Det finns också funktioner för att lägga till helt nya sidor och för att lägga till nyheter på hemsidan.