Syftet med den här rapporten är att undersöka hur mötena på distans inom Trafikverket Region Mitt fungerar ur ett användarperspektiv och vilka förbättringar som kan göras för att få en effektivare verksamhet och ge användare en bättre arbetsmiljö. Det visar sig att de anställda generellt är positivt inställda till resfria möten som mötesform men att det finns vissa problem. De vanligaste problemen är att ljudet inte fungerar korrekt och att användarna blir understimulerade av att ha tittat länge på en skärm. Tre förslag på lösningar presenteras. Det första är att satsa mer på utbildning för användarna samt att ställa krav på dem att lära sig visa funktioner i och med att Live Meeting används i deras dagliga arbete. Det andra är att använda kameran vid alla möten. Det finns stöd för kameraanvändning men det är något som idag inte används i särskilt stor utsträckning men som jag anser ger mer gemenskap och fler uppmärksamma deltagare. Det sista förslaget är att Trafikverket ska se över vilka mål de har med resfria möten och vilka möten som bör vara fysiska möten även i framtiden. Detta efter att ha noterat en tendens till att allt fler möten genomförs via Live Meeting. / The purpose of this master thesis was to identify some of the problem areas concerning the use of computer based web conference systems at Trafikverket Region Mitt in Sweden. The aim was to propose some solutions to the problems found. The material was gathered by meeting observations and a survey among the users of Live Meeting at the department Samhälle at Trafikverket Region Mitt. The results show that most problems are related to sound and attention issues during the meetings. Most users are pleased with the benefits given by this way of meeting at a distance, but they are bothered by details that do not work properly such as confusion in how to use certain functions. The results were analysed seen in a usability perspective. There are three solutions presented. The first is to give the users more education for them to be able to use the system properly and with greater skill. The second solution is to use the camera at all meetings.The third proposal for better meetings is for Trafikverket to discuss the goal with having distance meetings and what types of meetings that always should be physical to guarantee high quality in the company.

The world we live in becomes more globalized as a result of new communication media. Communication occurs over greater distances which leads to increased travel. In the report AR5, by IPCC, it is showed that the human impact of climate change is clear and that something has to be done. Therefore its very important to change the human impact. A part of it is to change the way we travel within the service which leads to the purpose of the thesis. The purpose is to eximine how commune´s, in Gävleborgs län, choice of transport and with a change against virtual meetings affects greenhouse gas emissions and costs. An additional purpose is to gather information about currently known differences between natural and virtual meetings and explain these with a focus on interaction and communication. This is to give information about what it is that makes people feel that virtual meetings lack of communication . This has been done by studying the empirical results of the CERO-model and the NTM-database of greenhouse gas emissions and conduct a literature review relating to projects in the area of virtual meetings and then try to explain their results by learning and communication theories. The results clearly shows that train as vehicle is preferred both environmentally as financially and if the trip must be carried while driving or flying it is only justifiable when trains and public transport is disadvantaged. Virtual meetings are rather cheaper and more environmentally friendly than all vehicles but has some limitations. That is because the conversation becomes formal, and gesticulation and phonological patterns is missing. The restriction of virtual meetings can be explained with that contextual differences arise when individuals meet at great distances while communication requires a stricter meeting posture. / reser inom tjänsten vilket leder till syftet med examensarbetet som är att undersöka hur en kommuns val av färdmedel vid tjänsteresor samt vid ett skifte mot resfria möten påverkar samhället med avseende på växhusgasutsläpp och kostnad. Vidare är syftet att samla information om idag kända skillnader mellan fysiska och resfria möten och förklara dessa med fokus på interaktion och kommunikation. Detta för att ge information om vad det är som gör att en del känner att resfria möten brister i kommunikationen. Detta har gjorts genom att studera empiriska resultat av CERO-modellen och NTMs databas för växthusgasutsläpp samt genomföra en litteraturstudie av projekt inom området resfria möten, för att förklara deras resultat utifrån lärande- och kommunikationsteorier. Resultatet visar tydligt på att tåget som färdmedel både är att fördedra miljömässigt såsom ekonomiskt om resan måste genomföras medan bil och flyg endast är försvarbart då utbredningen av tåg och kollektivtrafik är missgynnad. Resfria möten är istället billigare och miljövänligare än alla färdmedel men har vissa begränsningar då samtalet blir formellt och saknar gestikulering samt fonologiska mönster. Att resfria möten har begränsningar kan förklaras i att kontextuella skillnader uppstår när individer möts på stora avstånd samtidigt som kommunikationen kräver en striktare möteshållning.

Denna studie redovisar genom en kvantitativ och kvalitativ undersökning, så kallad flermetodsforskning, vilka interpersonella aktiviteter som observerats hos åtta mötesledare av distansmöten med datorkommunikation.  Syftet med undersökningen är att undersöka de faktiska observationerna av mötesledares interpersonella aktiviteter på distansmöten. Denna undersökning bygger på åtta distansmöten med en utsedd mötesledare på respektive möte och sammanlagt 41 personer har deltagit i undersökningen. Distansmötena har skett genom Video Tele Conferencing (VTC) och via en  multimodal plattform (MP) där mötesledarna har suttit vid sina enskilda datorer. Undersökningens problemformulering är; Vilka interpersonella aktiviteter förekommer hos distansmötesledare och hur bidrar de till upplevelsen av relationsbyggande faktorer? Efter observationerna som har skett på distans och av inspelade möten har mötesledarna och deltagarna besvarat en webbenkät. Resultatet av studien visar att ögonkontakt inte sker nämnvärt mycket vid distansmöten jämfört med andra icke verbala uttryck som att nicka, le och uttrycka småord som ”mm” och ”ja” etc. Studien visar också att mötesledarnas och deltagarnas synpunkter på bra distansmöten handlar om mötesstruktur, tillit och att alla ska komma till tals på mötet. Skillnaden mellan VTC möten och MP möte är störst vad gäller observationer av kroppshållning och ansiktsuttryck där VTC mötena medger ett längre avstånd till mötesledaren och då framgår kroppshållningen bättre men under MP möten kan ansiktsuttryck lättare avläsas på nära håll. Där flest leenden förekommit har också deltagarna bedömt det som att mötesledaren alltid eller ganska ofta använder distansmöte som ett relationsbyggande verktyg. Studien visar att det är i lyssnarfasen som mötesledaren har flest interpersonella beteenden och inte när vederbörande talar.