Utbildning i samband med systemimplementering är enligt tidigare forskning ett viktigt men åsidosatt ämne som behöver studeras mer i detalj. Den här uppsatsen undersöker vilka faktorer som är väsentliga vid en utbildningssituation i samband med införandet av ett nytt system i en kommunal organisation. Studien belyser faktorer som uppkommit i insamlingen av empiri samt de faktorer som framkommit från tidigare forskning och teoretisk bakgrund. Idag finns det ingen standardiserad modell för hur en användarutbildning bör se ut. Således presenteras de viktigaste faktorerna som ger en indikation på hur en utbildning påverkar implementeringsresultat och hur en bra användarutbildning bör se ut.

I denna uppsats har en fallstudie genomförts på ett utvalt försäkringsbolag för att studera deras kommande systemimplementering utifrån ett användarperspektiv. Studien riktar sig på de tidiga stadierna av systemimplementering med planeringsfasen som utgångspunkt. Empiri från slutanvändare samt individer med direkt projektinvolvering har samlats in via semistrukturerade intervjuer som sedan har analyserats utifrån tre temaområden: systemimplementering, förändringsarbete och kommunikation. Utfallet av studien visar på svårigheter i kommunikation inom hierarkiska organisationer och att slutanvändare varken känner sig delaktiga eller informerade gällande den kommande systemimplementeringen.  Trots detta ställer slutanvändarna sig positiva till kommande systembyte och de missnöjen som finns är inte direkt kopplade till införandet av det nya systemet utan till bristen av information gällande projektet.

ERP-system kan vara väldigt komplexa att implementera i organisationer. Det är en utmaning som funnits med sedan lång tid tillbaka, där ERP-implementeringar misslyckas delvis på grund av bristande strategier. Teknologin utvecklas och därmed måste organisationerna hänga med i den utvecklingen när det gäller system. Alla organisationer är annorlunda och kräver därför olika lösningar. Detta kan medföra risker och problem under processens gång för att nå ett lyckat resultat. I denna studie undersöks det vilka strategier som är användbara under planeringsfasen för att minimera risker vid utrullning av ett globalt ERP-system. Syftet är att utvärdera strategier och risker i planeringsfasen där det är bristande tidigare forskning. Det anses inte som den viktigaste delen vid systembyten men är en betydande faktor för ett lyckat resultat. Fallstudien lägger fokus på ett globalt projekt där förberedelsefasen av en ERP-utrullning pågår. Datainsamlingen består av dokument från organisationen samt intervjuer av fyra olika nyckel-personer inom projektet. Slutsatsen i uppsatsen påvisar att det är avgörande att tidigt i projektet definiera strategin över strukturerade processer för att hantera risker. Två strategier som anses avgörande för att ett projekt ska bli lyckat är kommunikation och toppledningsstöd. Toppledningsstödet är väldigt viktigt i ett globalt projekt, men det medför även risker inom kommunikation och detaljplanering om det inte appliceras korrekt. / ERP systems can be very complex to implement in organizations. This is a challenge that has existed for a long time, where ERP implementations fail to a large extent, partly due to a lack of strategies. Technology is evolving, and thus organizations must keep up with that development when it comes to systems. All organizations are different and therefore require different solutions. This can entail risks and problems during the process to achieve a successful result. This study examines which strategies are useful during the planning phase to minimize risks when rolling out a global ERP system. The purpose is to evaluate strategies and risks in the planning phase where there is a lack of previous research. It is not considered the most important part of system changes but is a very important factor for a successful result. The case study focuses on a global project where the preparation phase of an ERP rollout is in progress. The data collection consists of documents from the organization as well as interviews with four different key persons within the project. The conclusion of the thesis shows that it is crucial to define the strategy of structured processes for managing risks early in the project.

SAMMANFATTNING   Datum:         2023-05-30 Nivå:            Kandidatuppsats i företagsekonomi, 15 hp Institution:  Akademin för Ekonomi, Samhälle och teknik, Mälardalens Universitet Författare:   Elin Andersson                   Emilia Johansson               Linnea Héléne                       93/08/07                             94/09/18                             92/09/22 Titel:            En organisations förändringsarbete & användning av digitalt verktyg i praktik Handledare: Inti Lammi                          Nyckelord:   Digitalisering, organisation, kommunikation, förändringsarbete, systemimplementering & flexibilitet. Forskningsfråga/or: Vilka faktorer påverkar framgång för användningen av ett digitalt verktyg? Syfte: Syftet med denna studie är att bidra med en ökad förståelse för hur organisationer kan skapa rätt förutsättningar till arbetet med digitala verktyg för att bidra till organisationens utveckling. Metod: Genom en kvalitativ undersökning hur händelseförloppet sett ut hos Länsförsäkringar Bergslagen från det att ett system implementerats tills studiens uppstart. Slutsats: Studiens resultat fann att ett samspel mellan kommunikation, acceptans och flexibilitet är väsentligt för att användning av digitalt verktyg ska fungera väl. / ABSTRACT   Date:            2023-05-30 Level:           Bachelor thesis in Business Administration, 15 cr Institution:  School of Business, Society and Engineering, Mälardalens University Authors:      Elin Andersson                   Emilia Johansson               Linnea Héléne                       93/08/07                             94/09/18                             92/09/22                              Title:            An organization's change work & use of digital tools in practice Supervisor:  Inti Lammi Keywords:   Digitalization, organization, communication, organizational change, system implementations & flexibility Research questions: What factors influence the success of using a digital tool? Purpose: The purpose of this study is to contribute with an increased understanding of how organizations can create the right conditions for working with digital tools to contribute to the organization's development. Method: Through a qualitative study of how the process have developed at Länsförsäkringar Bergslagen from the time a system was implemented until the start of the study. Conclusion: The study's main finding was that an interplay between communication, acceptance and flexibility is essential for the use of digital tools to work well.

Utvecklingen inom IT har traditionellt varit snabb, så har det även varit när fenomenet molnbaserade tjänster växt fram. De molnbaserade IT-tjänsterna har under kort tid gått från att det har spekulerats om deras användning till att nu vara på allas läppar och något som börjar införas i många verksamheter. Tjänsteleverantörer vill vara snabba in på marknaden och sälja molnbaserade lösningar samtidigt som verksamheter är intresserade av att få ta del av dessa lösningar. En skillnad med de molnbaserade IT-tjänsterna är att de baserar sig på en helt ny distributionsmodell för IT. Skillnaden ligger i att det är tjänsteleverantören som ansvarar för hela IT-systemets livscykel och kunden endast betalar baserat på verkligt nyttjande av tjänsten. Samtidigt kan kapaciteten skalas baserat efter kundens aktuella behov. I samband med de nya förutsättningarna så har vi i denna uppsats haft fokus på att utreda om det krävs några nya angreppssätt vid införande av molnbaserade IT-tjänster. Studien har sin grund i de särskiljande drag de molnbaserade IT-tjänsterna har i kontrast till de traditionella IT-tjänsterna. För att uppnå studiens syfte har vi valt att använda oss av en kvalitativ metodik som har sin fokus på ett mer tolkande perspektiv. Insamling av datamaterial till den empiriska delen av uppsatsen har vi gjort via intervjuer av personer med erfarenhet från både de traditionella och molnbaserade IT-tjänsterna. I denna uppsats finner vi nya utmaningar som inte tidigare varit aktuella i samma utsträckning vid införande av de mer traditionella IT-tjänsterna. Vi finner bland annat att det blir mindre möjligt att utföra anpassningar i de molnbaserade IT-tjänsterna, samt nya risker i samband med att garantera säkerheten för informationshantering. Till detta finner vi en rådande situation med många nyetablerade leverantörer på marknaden som alla har olika lösningar för hantering av säkerhet, servicenivåer och gränssnitt för utbyte av information mellan applikationer.  Till de kartlagda utmaningarna presenterar vi en rad nya angreppssätt som vi anser är viktiga för att hantera den förändrade bilden, samt för att ge ett adapterat fokus vid ett införande av molnbaserade IT-tjänster. Vi kommer fram till att förstudien blir mer viktig vid ett införande och har stor betydelse för valet av molnbaserad IT-tjänst. Förstudien behöver fokusera på att värdera leverantörernas tjänsteutbud, trovärdighet samt den molnbaserade IT-tjänsten som sådan. För att kunna garntera säker informationshantering blir det viktigt att klassificera verksamhetsinformation och att modellera kommunikationsvägarna för den verksamhetsinformation som hanteras av olika applikationerna.

Införandet av ett IT-system är en socioteknisk förändring som ställer många krav på en orga-nisation om det ska betraktas som framgångsrikt. Det finns utmaningar av både teknisk, social och organisatorisk karaktär. I beskrivningar av lyckade systeminföranden framträder ofta fak-torer som påverkade införandets framgång. Syftet med uppsatsen är att få kunskap om dessa faktorer och hur de kan påverka systeminföranden i kommunala organisationer. I detta arbete identifieras dessa faktorer som kallas framgångsfaktorer i teori och genom studier av verkliga omständigheter i organisationer. Faktorerna undersöks och kunskap om dem samlas och pre-senteras. Arbetet genomförs som en kvalitativ intervjuundersökning av två organisationer i två mindre kommuner med stora erfarenheter av systemimplementationer. De personer som intervjuades hade varierande roller inom organisationen och olika erfarenheter av införande-processen. Som resultat presenteras respondenternas upplevelser, erfarenheter och synpunkter på implementationer rörande områden som till exempel systemets användbarhet, ledarskap, utbildning och engagemang. I arbetet framkommer faktorer som uppfattas ha bidragit till framgång, till exempel ledning-ens stöd och engagemang, teknisk stabilitet och användardeltagande. De viktigaste slutsat-serna av arbetet är att flera framgångsfaktorer som beskrivs i studier från andra typer av orga-nisationer även återfinns i kommunala organisationer. Faktorer som påverkar systeminföran-dens framgång återfinns i områden som organisation, kompetens, systemets användbarhet och systemanvändarna. Det förekommer olika metoder för utvärdering, och olika definitioner av framgång, därför är framgångsfaktorer inte generella genvägar till framgång utan snarare un-derlag för arbete före, under och även efter systeminföranden. De specifika omständigheterna vid varje systeminförande och organisationens övergripande strategi för system- och verksam-hetsutvecklingsarbete kan variera, och påverka faktorernas effekter. / An implementation of an IT system is a socio-technical change that places many demands on the organization if the implementation is to be considered successful. There are challenges of both the technical, social and organizational nature. Descriptions of the implementations that were perceived as successful often refers to common factors that contributed to the successful implementation, so-called success factors. The purpose of this work is to obtain knowledge about those factors and how they can affect system implementations in municipal organiza-tions. In this work those so-called success factors are identified based on theory and studies of practical circumstances in organizations. The factors are examined and knowledge about them is gathered and presented. This work is conducted using a qualitative interview study of two organizations in two small municipalities with large experience on system implementations. The interviewed persons have varying roles in the organizations and different experiences of implementations. The results are the respondents' perceived views, experiences and comments on implementations regarding such as system usability, leadership, training and commitment. This work presents factors perceived to have contributed to the success, for example the lead-ers support and commitment, technical stability and user participation. The main conclusions of this work include that a number of success factors that are described in studies from other types of organizations can even be found in municipal organizations. Factors that affect the implementations success are found in fields that regards organization, qualifications, systems applicability and the systems users. There are different methods for evaluation, and different definitions of success, therefore they are not general shortcuts to success, but rather a base for the work before, during and even after the systems implementation. The specific circum-stances of each system implementation and organization overall strategy for system and busi-ness development may vary and influence the factors' effects.