The diploma´s thesis focuses on implementation of system for documents management in the selected company. The first part of thesis covers theoretical backgrounds. Second part includes company´s analysis. The last part contains solution by RPA tools and economic evaluation.

Den digitala utvecklingen som pågår i samhället har resulterat i nya arbetssätt för att effektivisera och förbättra organisationers processer. Tidigare har organisationer implementerat systemlösningar för att effektivisera sina verksamheter men i takt med den digitala utvecklingen har fenomenet Robotic Process Automation (RPA) utvecklats. RPA syftar till att effektivisera organisationers verksamheter genom automatisering av processer. Det problemområde som identifierats genom granskning av tidigare litteratur handlar om vad som är specifikt för aktiviteter som genomförs vid RPA-implementationer och vad som karaktäriserar dessa. Studien som genomförts med en kvalitativ ansats syftar därför till att skapa förståelse för implementationer av RPA. Mer specifikt för att kunna identifiera vilka aktiviteter som genomförs och vad som karaktäriserar dessa. Med karaktär på aktiviteterna menas vad, hur och varför den aktiviteten genomförs. Vi efter genomförd studie identifierat åtta stycken karaktärsdrag för aktiviteter vid implementation av RPA. / The digital development in the society has resulted in new ways of working in order for companies to improve and streamline their processes. Earlier, organizations have implemented system solutions to increase the efficiency in their operations, but along with the digital development the phenomenon Robotic Process Automation (RPA) has evolved. RPA aims to streamline the operations of companies through processes automation. The problem area that has been identified through review of earlier literature is about what is specific for activities carried out at RPA implementations and what is characterizing these. The study, which has been carried out with a qualitative approach, therefore aims to create an understanding for implementations of RPA. More specifically, in order to be able to identify which activities that are being implemented and how these are being characterized. With characteristics of the activities it is meant what, how and why the activity is implemented. We have, after completed study, identified eight characteristics for activities when implementing RPA.

Organisationer blir allt mer beroende av digitala lösningar i den dagliga verksamheten för att upprätthålla konkurrensen gentemot andra företag. Under en längre tid har organisationer implementerat Enterprise Resource Planning (ERP) system för att effektivisera verksamheterna och öka konkurrensfördelarna. I takt med utvecklingen av digitala lösningar har begreppet Robotic Process Automation (RPA) växt fram. RPA implementeras för att automatisera och effektivisera organisationers affärsprocesser. Likt implementering av ERP-system finns det utmaningar kopplade till implementering av RPA som behöver hanteras för att minska kostnader och öka effektiviteten. Tidigare forskning som identifierats har undersökt utmaningar vid implementering av RPA utifrån kundens och projektets perspektiv. Däremot har tidigare forskning som identifierats inte undersökt eller behandlat utmaningar utifrån RPA-leverantörens perspektiv, vilket resulterade i studiens syfte och undersökningsområde. Syftet med studien är att undersöka och kartlägga utmaningar som RPA-leverantörer kan ställas inför vid implementering av RPA. För att besvara frågeställningen och erhålla en djupare förståelse kring undersökningsområdet har nio RPA-konsulter intervjuats. Studiens resultat påvisar att kartlagda utmaningar utifrån RPA-leverantörens perspektiv vid implementering av RPA både skiljer sig och överensstämmer med utmaningar som identifierats i litteraturstudien utifrån projektets och kundens perspektiv. I slutsatsen presenteras elva utmaningar som RPA-leverantörer kan ställas inför vid implementering av RPA. / Organizations are becoming more dependent on using digital solutions in their daily operations to stay competetive with other companies. Organizations have implemented Enterprise Resource Planning (ERP) systems for a long time to streamline operations and increase competitive advantages. Along with the development of digital solutions, the concept of Robotic Process Automation (RPA) has developed. RPA is implemented to automate and streamline the organization's business processes. As an implementation of ERP systems, there are challenges associated with the RPA implementation that must be addressed to reduce costs and increase efficiency. Previous research that has been identified has investigated challenges with implementing RPA from a customer and project perspective. However, previous identified research has not investigated or mapped the challenges from the perspective of the RPA supplier, which resulted in the study's purpose and area of ​​study. The purpose of the study is to investigate and map the challenges that RPA suppliers may face when implementing RPA. To answer the question of the study and gain a deeper understanding of the study area, nine RPA consultants were interviewed. The result from the study demonstrates that mapped challenges from the RPA supplier perspective both differ and confirm challenges identified in previous research from a customer and project perspective. The conclusion presents eleven challenges that RPA suppliers may face when implementing RPA.

Det är allt vanligare att organisationer och dess processer genomgår en digital transformation föratt uppnå konkurrensfördelar. Organisationer letar ofta efter effektivare sätt att utföra processer.För att effektivisera processer kan digitala verktyg som Robotic Process Automation (RPA)användas. RPA har under de senaste fem åren blivit populärt bland organisationer då RPA oftastger en snabb return on investment (ROI). Vid ett strukturerat införande av RPA i organisationerkrävs ett förändringsarbete då det kan uppstå utmaningar som behöver hanteras. Befintliglitteratur inom RPA-området beskriver olika typer av metoder och utmaningar vid införande avRPA, men lite är känt om hur utmaningar och förändringar påverkar RPA-införandet och när deförekommer. Studiens syfte är därför att identifiera vilka utmaningar som uppkommit vidinförandet och när de förekommer. Studiens frågeställning lyder: Vilka utmaningar iförändringsarbetet finns det vid införande av RPA? Studien visar att utmaningar som uppkommer bör hanteras i tid för att inte påverka senareaktiviteter i RPA-införandet. Studiens slutsats är att det finns många olika typer av utmaningarsom en organisation ställs inför i förändringsarbetet när de för in RPA. Studiens resultat påidentifierade utmaningar är motstånd i organisationen, förändringsledning,processbeskrivningar, utveckling av RPA och övervakning av RPA. Det bidrag som studien tillförtill forskningsområdet är när utmaningar vid ett RPA-införande kan förekomma och hur derelaterar till varandra under RPA-införandet. / It’s common that organizations and their processes goes through a digital transformation toachieve competitive advantages. Organizations are often looking for more efficient ways ofexecuting their processes. To achieve efficiency in organizations, digital tools like RoboticProcess Automation (RPA) could be used. During the past five years RPA has become popularamong organizations due to a fast return on investments (ROI). When in a structured wayimplementing RPA in organizations, change management should be applied to handle potentialchallenges. Existing literature within the RPA field explains different types of models andholistic challenges when transitioning to RPA, however, little is known about how these changesare affecting the RPA-implementation and when they occur. Consequently, the purpose of thisstudy is to identify what challenges organizations have met during the implementation and whenthe challenges occurred. The question of the study is: What challenges in the change process isthere when implementing RPA? The study shows the importance of managing the challenges that arise initially to prevent futureissues in the RPA-project. The conclusion is that there are many different types of challenges thatan organization will encounter in change management when implementing RPA. The result of thestudy identified following challenges, organizational resistance, change management, processdescription, development of RPA and monitoring of RPA. The contribution of the study to theresearch area is when challenges during a RPA-implementation can occur and how challengesrelate to each other during the RPA-implementation.

RPA, robotbaserad processautomatisering, är en mjukvaruteknik som används för att automatisera repetitiva regelbaserade arbetsuppgifter. RPA-tekniken börjar bli vanligare för olika verksamheter att införskaffa. Syftet med denna studie är att designa en mjukvarurobot för en ekonomisk verifikation av kundreturer. För att kunna besvara studiens frågeställning har design science forskning använts, som övergripande är en forskningsmetod med riktlinjer för att utveckla och utvärdera artefakter. Det betyder i stora drag att en blandning av litteraturstudier, kvalitativa intervjuer och kreativa metoder tillämpas beroende på vilket steg i design science processen som bearbetas. En processmodell över det ekonomiska händelseförloppet togs fram genom att analysera svaren från intervjuerna, som genomfördes hos tre olika e-handelsföretag, och litteraturstudierna. Artefakten togs fram med hjälp av verktygen Uipath, Oneup och Gmail. Uipath är ett automatiseringsverktyg för RPA-mjukvarurobotar, Oneup är ett webbaserat ekonomisystem och Gmail är en e-posthanterare. Det teoretiska bidraget denna studie har tagit fram är ett fall som inte tidigare finns beskrivet i litteraturen. RPA används ute i praktiken för ekonomisk hantering men tidigare forskning, som beskriver konkreta metoder och principer för att stödja uppsättningen av RPA-mjukvarurobotar, är få. Det praktiska bidraget som studien har tagit fram är en generell prototyp av en mjukvarurobot för hantering av ekonomisk verifikation av kundreturer. Många fördelar som nämns i teorin har hittats ute i praktiken hos de företag som har intervjuats. Artefakten som har tagits fram har en returhanteringsprocess som går att generalisera men implementeringen är beroende av vilket affärssystem som används. Ett förslag på ny forskning är att undersöka de olika RPA-teknikerna för att ta fram en mer standardiserad lösning. / RPA, Robotic Process Automation, is a software technology that is used to automate repetitive rule-based tasks. The technology of RPA is becoming more common for various businesses to acquire. The purpose of this study is to design a software robot for efficient economical verification of customer returns. To be able to answer the study’s problem statement the method of design science research has been used, which is overall a research method with guidelines for developing and evaluating artifacts. This broadly means that a mixture of literature studies, qualitative interviews and creative methods are applied depending on which step in the design science process is being processed. A process model of the economic course of events was developed through the answers from the interviews, which were conducted at three different e-commerce companies, and from the literature studies. The artifact was developed from using the tools Uipath, Oneup and Gmail. Uipath is an automation tool for software robots, Oneup is a web-based economic system and Gmail is an email handler. The theoretical contribution by this study is that it describes something that has not been described in the previous research yet. The practical contribution is a general prototype that manages the economic verification of customer returns. Many advantages that have been mentioned in the theory have also been found in the three companies that were interviewed. The artifact’s return management process can be generalized. However, the artifact’s implementation is dependent on which system that is used. One suggestion for future research would be to investigate the different RPA-techniques to develop a standardized solution. This bachelor thesis will be written in Swedish.

Verksamheter i dagens samhälle måste utvecklas i snabb takt och i samband med digitaliseringen uppstår nya tekniker som kan hjälpa till att effektivisera, förbättra och förenkla arbetet inom verksamheter. En av dessa tekniker är Robotic Process Automation (RPA) som handlar om att automatisera enkla och monotona verksamhetsprocesser med tydliga regler. Implementeringen av RPA innebär både utmaningar och möjligheter som måste hanteras för en lyckad implementering. I nuläget existerar det en begränsad information kring hur RPA implementeras in i tillverkningsindustrin och i vilka processer som lämpar sig för automatisering i detta område. Tidigare forskning som identifierats har undersökt utmaningar vid implementering av RPA, samt hur utmaningarna bör ses från leverantörens perspektiv. Vår studie handlar om vilka organisatoriska utmaningar det finns före och under en RPA-implementering inom tillverkningsindustrin. I syfte att undersöka hur RPA tillämpas i tillverkningsindustrin har frågeställningen tagits fram: Vilka organisatoriska utmaningar finns det före och under en RPA-implementering inom tillverkningsindustrin? För att besvara studiens frågeställning har en kvalitativ ansats använts. Med hjälp av semistrukturerade intervjuer har ett empiriskt datamaterial samlats in, dessa har sedan kategoriserats utifrån identifierade teman som framkom ur litteraturen. Det analyserade resultatet har legat till grund för studiens slutsats gällande att identifiera utmaningarna. Viktiga slutsatser visade sig vara att anpassa utvärderingsmetod med fokus mot valda områden i tillverkningsmoment, tydliga förankringsprocesser, ägandeskap av processer, och utbildning som matchar förändrade arbetsuppgifter / Today, organizations must develop quickly and together with digitalization new technology can help organizations improve, become more effective, and simplify their work. One of these technologies is Robotic Process Automation (RPA), which automates simple and monotonous business processes with clear rules. The implementation of RPA carries challenges and opportunities that must be handled for a successful implementation. There is currently limited information regarding how RPA is implemented in the manufacturing industry and in which processes are suited for automation. Previous research has studied the challenges faced when implementing RPA and how they should be viewed from a supplier’s perspective. This study's purpose is to identify and explore organizational challenges before and under an RPA implementation within manufacturing industries. To investigate the topic, the following question is posed; Which organizational challenges can be identified before and during an RPA implementation within manufacturing industries? In order to answer the question, a qualitative method has been used through the use of semi-structured interviews that collected empirical data material. Using a thematic analysis based on identified themes found in the literature, the study can conclude, among other things, that securing a higher quality of automation is not only developed for cost efficiency but as well as using an adapted evaluation method with a focus on selected areas in manufacturing stages