Robotic Process Automation (RPA) is an automation technology that has become increasingly common in recent years, as demands have increased on the use of new technologies to compete in the global economy. RPA means that a software robot is placed on top of existing systems where it performs tasks in a similar way as a human being previously did. No changes need to be made to the underlying systems, which means that RPA is rather quick and easy to implement at a relatively low cost. There are many advantages to the usage of RPA, but not all processes are suitable for the implementation of robots. The purpose of the study has been to help businesses select the parts of the organization that can be automated by identifying criteria which means that RPA can be applied to a process. In order to fulfill the purpose of the study, information has been collected through a literature study and semi-structured interviews with consultants working in the RPA area. The result shows that there are several criteria that increase the suitability of an RPA implementation on a process, but also that the importance of different criteria varies from situation to situation. The study has also identified criteria that must be met in order to be able to implement robots at all. Since the appearance of different companies and processes varies greatly, the criteria should be seen as a guideline where each situation is examined individually to identify what is important right there. Initially, a detailed analysis needs to be done of a candidate process in order to determine the degree of suitability and whether RPA is a good solution in that case. / Robotic Process Automation (RPA) är en automatiseringsteknik som blivit allt vanligare de senaste åren. Kraven har ökat på användandet av nya teknologier för att kunna konkurrera i den globala ekonomin. RPA innebär att en mjukvarurobot placeras ovanpå befintliga system där den utför uppgifter på ett likadant sätt som en människa tidigare gjorde. Inga ändringar behöver göras på de underliggande systemen vilket medför att RPA är förhållandevis snabbt och enkelt att införa med relativt låg kostnad. Det finns många fördelar med användningen av RPA, men alla processer är inte lämpliga att implementera robotar på. Studiens syfte har varit att hjälpa verksamheter att välja ut de delar i organisationen som kan automatiseras genom att identifiera kriterier som medför att RPA går att använda på en process. För att uppfylla studiens syfte har information samlats in via en litteraturöversikt och semistrukturerade intervjuer med konsulter som arbetar inom RPA-området. Resultatet visar att det finns ett flertal kriterier som ökar lämplighetsgraden för införandet av RPA på en process, men också att vikten av olika kriterier varierar från situation till situation. Studien har även identifierat kriterier som måste uppfyllas för att det överhuvudtaget ska gå att implementera robotar. Eftersom utseendet på olika företag och processer varierar kraftigt så bör kriterierna ses som en riktlinje där varje situation utreds individuellt för att identifiera vad som är viktigt just där. Initialt behöver en utförlig analys göras av en kandidatprocess för att kunna fastställa lämplighetsgraden och om RPA är en bra lösning i det fallet.

Automatisering av arbetsprocesser har varit ett aktuellt tema för många verksamheter i många år. Ofta är dessa automatiseringar relaterade till fysisk automation som exempelvis robotar vid produktionslinjer. Men med dagens teknik finns det potential för att automatisera arbetsprocesser i verksamheters back-office processer. Robotic process automation, eller förkortat som RPA, är en teknik som har förmågan att imitera användarens steg i en arbetsprocess och återskapa arbetsprocessen utan den mänskliga resursen.   Denna studie har som syfte att fastställa utmaningar och möjligheter som är relaterade vid införande av RPA i verksamheter. Genom intervjuer och tidigare publicerat material om RPA, skall denna studie erbjuda en djupare förståelse kring utmaningar och möjligheter för den stigande trenden robotic process automation. / Automation has been a hot topic for many businesses for a number of years now. The term is usually related to automation of physical machinery like robots to speed up production and assembling of cars.  But with currently technology, the automation has taken a step further. Automation is now capable of automating back-office processes. Robotic Process Automation, also known as RPA, is a technology that is capable of imitating the users step in a business process and replicate it automatically, without human intervention.   The purpose of this study is to determine the challenges and opportunities related to the implementation of RPA in businesses. By performing interviews and examining existing material about RPA, this study aims to deliver a deeper and wider understanding of the rising technology that is Robotic Process Automation.

Det faktum att RPA är ett så pass nytt fenomen, kan till viss del utmana implementeringsprocessen på grund av otillräcklig erfarenhet hos involverade medarbetare samt bristande utbud av allmän information om ämnet. För att hantera denna utmaning kan ett agilt arbetssätt underlätta processen. Trots att RPA och agilt arbetssätt kombineras i stor utsträckning inom näringslivet, finns det tämligen lite forskning kring kombinationen - vilket har bidragit till vårt forskningsgap. Utifrån detta forskningsgap har vi vidare lyckats formulera följande frågeställning: ​Hur kan en robotisk processautomatisering (RPA) implementeras i ekonomifunktionen, med hjälp av ett agilt arbetssätt? Fortsättningsvis är studiens genomgående syftet att beskriva och analysera hur RPA kan implementeras i en etablerad ekonomifunktion, genom användning av ett agilt tillvägagångssätt. För att lyckas generera ett nyanserat och träffsäkert svar till frågeställningen, har svar inhämtats via åtta intervjuer. En teoretisk grund har även inhämtats i form av ett antal vetenskapliga artiklar, för att skapa en vetenskaplig tyngd i arbetet. Analys har därefter gjorts utifrån en jämförelse mellan teori och empiri i syfte att kunna framställa en allmän slutsats kopplat till problemet. Metoden som använts är således en kvalitativ studie baserad på en induktiv ansats. I slutsatsen konstateras att RPA-implementering och agilt arbetssätt är en hållbar metod att arbeta i. Vidare har ett antal olika implementeringslösningar presenterats; därav ett antal konkreta metoder inom agilt arbetssätt samt ett antal modeller inom RPA. Däremot drogs slutsatsen att nyckeln till framgång är ett öppet mindset från medarbetarnas sida; där medarbetaren förstår värdet av varför agilt arbetssätt används i den specifika kontexten. Avslutningsvis presenterar även vi som författare våra uppfattningar om ämnet baserat på de empiriska och teoretiska intryck vi fått uppleva under studiens gång.

Arbetsuppgifter som utförs på digitala system löper risk för att bli monotona, repetitiva ochtidskrävande. RPA, Robotic Process Automation, är en relativt ny teknik som kanautomatisera repetitiva och regelstyrda arbetsprocesser. Att implementera RPA leder oftast tillatt medarbetare inom ett företag kan lägga mer tid på värdeskapande uppgifter. RPA ochautomatisering möts av ett visst motstånd bland de medarbetare som påverkas ochinställningen till denna teknik varierar kraftigt. På ett företag som bedriver kollektivtrafik i Sverige har trafikledarna, som bemannar trafikledningscentralen på detta företag, en centralroll. De planerar och dirigerar trafik för ett geografiskt område. Syftet med denna studie är attidentifiera om trafikledarna ser några för- och nackdelar med RPA i deras arbetsprocessersamt deras generella inställning till RPA utifrån deras arbetsplats. För att samla in empirin har en kvalitativ ansats i form av semistrukturerade intervjuer medtrafikledarna genomförts för att identifiera deras inställning till RPA i anknytning till derasarbetsplats. Resultatet av denna studie visar att trafikledarna har en positiv inställning till RPAoch ser att RPA hade kunnat avlasta dem i deras arbete vilket skulle kunna leda till att mer tidpå tidskrävande och värdeskapande uppgifter. Flera trafikledare har dock svårigheter attidentifiera vilka typer av processer som kan automatiseras och om det hade hjälpt dem i derasarbete. Trots svårigheterna lyckas trafikledarna identifiera två processer som skulle kunnaautomatiseras med RPA.

Allt fler har fått upp ögonen för olika automatiseringstekniker för att underlätta för kunder, anställda och verksamheten. Robotic Process Automation (RPA) är en snabbt framväxande teknologi som automatiserar repetitiva och monotona arbetsprocesser som kan anses vara tidskrävande för anställda. Genom en kvalitativ fallstudie har möjligheter, utmaningar och rekommendationer som kan förekomma vid en implementering av RPA hos medelstora verksamheter som Stora Tunabyggen AB undersökts. Data som samlats in kommer från intervjuer och en dokumentstudie. En kvalitativ dataanalys genomfördes där möjligheter och utmaningar presenteras, sedan genomfördes en SWOT-analys för att finna styrkor och svagheter med RPA. SWOT-analysen användes sedan för att plocka fram rekommendationer för en eventuell implementering. Resultatet visar att det finns positiva såväl som negativa effekter vid en implementering av RPA som ett företag som överväger en implementering bör ha i åtanke. En utmaning med en implementation av RPA är att kartlägga och beskriva processerna som skall automatiseras. Möjligheten med detta är att personalen slipper fokusera på de monotona och repetitiva arbetsuppgifterna. Tunabyggen bör utvärdera hela verksamheten för en implementation av RPA för att få ut bästa möjliga effekt av RPA. En styrka med RPA är minskade mänskliga fel i verksamhetens arbetsprocesser. En av svagheterna med RPA är att det inte finns någon mänsklig kontroll före en arbetsprocess utförs. / More and more people have got their eyes on different automation techniques to make it easier for customers, employees and the business. Robotic Process Automation (RPA) is a rapidly evolving technology that automates repetitive and monotonous business processes that can be considered time consuming for employees. Through a qualitative case study, opportunities, challenges and recommendations that may occur during an implementation of RPA in medium-sized businesses have been investigated, like Stora Tunabyggen AB. The collected data comes from interviews and a document study. A qualitative data analysis was carried out in which opportunities and challenges were presented. Then a SWOT analysis was carried out to find strengths and weaknesses with RPA. The SWOT analysis was then used to present recommendations for a possible implementation. The result shows positive as well as negative effects that medium-sized businesses should be aware of when considering an implementation of RPA. A challenge with an implementation of RPA is to map and describe the processes that can be automated. A possibility is that the staff no longer have to focus on monotonous and repetitive tasks. Tunabyggen should evaluate the entire operation for an implementation of RPA to get the best possible effect from RPA. A strength with RPA is to reduced human error in the business processes of the organisation. One of the weaknesses of RPA is that there is no human control before a work process is performed.

Bakgrund: Automatisering såsom Robotic Process Automation följs av en debatt huruvida dess innebörd är något fördelaktigt eller hotfullt för såväl anställda som företag. RPA har kapacitet att ersätta voluminösa och repetitiva arbetsuppgifter, vilket ligger till grund för både intresse och oro på arbetsmarknaden. Controllerrollen är vidare en mångfacetterad roll som präglas av tidspress och begränsad möjlighet att spendera arbetstid på värdefull analys. Yrkesrollen utgör därmed en intressant kontext för att studera hur automatisering kan tänkas verka för att skapa förändring. Utifrån tidigare forskning har RPA:s påverkan på en specifik yrkesroll inte behandlats, vilket skapar relevans i följande studies syfte. Vidare ämnar denna undersökning skapa underlag för företag att nå en framgångsrik implementering av tekniken. Syfte: Syftet med följande studie är att beskriva på vilket sätt controllerrollen kan tänkas förändras genom implementering av RPA, samt vilka följder tekniken kan få för såväl yrkesrollen som dess tillhörande företag. Metod: Denna empiriskt drivna studie karaktäriseras av ett kvalitativt tillvägagångssätt med utgångspunkt tagen i ett realistiskt perspektiv. Studiens empiri har samlats in genom semistrukturerade intervjuer med åtta controllers samt sex personer insatta i ämnet för RPA. Slutsats: RPA har kapacitet att assistera, möjligtvis ersätta, controllern i området för befattningens informationsproduktion. Genom denna tidsbesparing kan controllern spendera mer tid på proaktiv analys av kvalitetssäkrad information, något som resulterar i mer välgrundade beslutsunderlag för företag i stort. Vidare kan mjukvaran bidra med ökad effektivitet, flexibilitet och kvalitet, vilket kommer till olika uttryck för controllern och dess företag. Till följd av att RPA kan ersätta den fysiska medarbetaren i sedvanliga uppgifter, uppstår dock utmaningar för controllern i att bibehålla verksamhetsförståelse samtidigt som oro för nedskärningar kan spridas i personalstyrkan. Av den orsaken kan motstånd till förändring uppstå, vilket är en utmaning företag behöver hantera. För att nå en framgångsrik implementering av RPA bör företag därav ta hänsyn till aspekter såsom vikten av förberedelsearbete, upprättandet av en fungerande förvaltningsmodell, samt ett aktivt ledarskap genom hela implementeringsprocessen. / Background: Automation, such as Robotic Process Automation, is followed by a debate of whether it is beneficial or threatful for companies and its employees. The technology has the capacity to replace voluminous and repetitive tasks, which implies both interest and concern on the labor market. Furthermore, the controller is a multifaceted role characterized by time pressure and limited opportunity to work with valuable analysis. The role is thus an interesting context for studying how automation can create change. Based on previous research, RPA´s impact on a specific occupational role has not been addressed, which creates relevance in the purpose of the following study. Moreover, this study aims to create prerequisite for companies to achieve successful implementation of the technology. Purpose: The purpose of the study is to describe how the occupational role of a controller can change through implementation of RPA, as well as the consequences the technology can have for both the professional role and its associated company. Methodology: This empirically driven study is characterized by a qualitative approach based on a realistic perspective. The empirical data has been collected through semi structured interviews with eight controllers and six persons well familiar with the subject of RPA. Conclusion: RPA has the capacity to assist, alternatively replace, the controller in the area of information production. Through time saving, the controller can spend more time on proactive analysis of quality assured information, resulting in more well-founded decision making. Furthermore, the software can contribute to increased efficiency, flexibility and quality, which comes to different expressions for the controller and company. Due to the fact that RPA can replace the physical employee in customary tasks, however, challenges arise for the controller to maintain business understanding. Simultaneously, concerns about dismissals can be spread in the company. For that reason, resistance to change can arise, which is a challenge companies need to handle. In order to achieve a successful implementation of RPA, companies should take into account aspects such as the importance of preparatory work, the establishment of a functioning management model, and active leadership throughout the implementation process.

RPA, robotbaserad processautomatisering, är en mjukvaruteknik som används för att automatisera repetitiva regelbaserade arbetsuppgifter. RPA-tekniken börjar bli vanligare för olika verksamheter att införskaffa. Syftet med denna studie är att designa en mjukvarurobot för en ekonomisk verifikation av kundreturer. För att kunna besvara studiens frågeställning har design science forskning använts, som övergripande är en forskningsmetod med riktlinjer för att utveckla och utvärdera artefakter. Det betyder i stora drag att en blandning av litteraturstudier, kvalitativa intervjuer och kreativa metoder tillämpas beroende på vilket steg i design science processen som bearbetas. En processmodell över det ekonomiska händelseförloppet togs fram genom att analysera svaren från intervjuerna, som genomfördes hos tre olika e-handelsföretag, och litteraturstudierna. Artefakten togs fram med hjälp av verktygen Uipath, Oneup och Gmail. Uipath är ett automatiseringsverktyg för RPA-mjukvarurobotar, Oneup är ett webbaserat ekonomisystem och Gmail är en e-posthanterare. Det teoretiska bidraget denna studie har tagit fram är ett fall som inte tidigare finns beskrivet i litteraturen. RPA används ute i praktiken för ekonomisk hantering men tidigare forskning, som beskriver konkreta metoder och principer för att stödja uppsättningen av RPA-mjukvarurobotar, är få. Det praktiska bidraget som studien har tagit fram är en generell prototyp av en mjukvarurobot för hantering av ekonomisk verifikation av kundreturer. Många fördelar som nämns i teorin har hittats ute i praktiken hos de företag som har intervjuats. Artefakten som har tagits fram har en returhanteringsprocess som går att generalisera men implementeringen är beroende av vilket affärssystem som används. Ett förslag på ny forskning är att undersöka de olika RPA-teknikerna för att ta fram en mer standardiserad lösning. / RPA, Robotic Process Automation, is a software technology that is used to automate repetitive rule-based tasks. The technology of RPA is becoming more common for various businesses to acquire. The purpose of this study is to design a software robot for efficient economical verification of customer returns. To be able to answer the study’s problem statement the method of design science research has been used, which is overall a research method with guidelines for developing and evaluating artifacts. This broadly means that a mixture of literature studies, qualitative interviews and creative methods are applied depending on which step in the design science process is being processed. A process model of the economic course of events was developed through the answers from the interviews, which were conducted at three different e-commerce companies, and from the literature studies. The artifact was developed from using the tools Uipath, Oneup and Gmail. Uipath is an automation tool for software robots, Oneup is a web-based economic system and Gmail is an email handler. The theoretical contribution by this study is that it describes something that has not been described in the previous research yet. The practical contribution is a general prototype that manages the economic verification of customer returns. Many advantages that have been mentioned in the theory have also been found in the three companies that were interviewed. The artifact’s return management process can be generalized. However, the artifact’s implementation is dependent on which system that is used. One suggestion for future research would be to investigate the different RPA-techniques to develop a standardized solution. This bachelor thesis will be written in Swedish.

Den digitala utvecklingen som pågår i samhället har resulterat i nya arbetssätt för att effektivisera och förbättra organisationers processer. Tidigare har organisationer implementerat systemlösningar för att effektivisera sina verksamheter men i takt med den digitala utvecklingen har fenomenet Robotic Process Automation (RPA) utvecklats. RPA syftar till att effektivisera organisationers verksamheter genom automatisering av processer. Det problemområde som identifierats genom granskning av tidigare litteratur handlar om vad som är specifikt för aktiviteter som genomförs vid RPA-implementationer och vad som karaktäriserar dessa. Studien som genomförts med en kvalitativ ansats syftar därför till att skapa förståelse för implementationer av RPA. Mer specifikt för att kunna identifiera vilka aktiviteter som genomförs och vad som karaktäriserar dessa. Med karaktär på aktiviteterna menas vad, hur och varför den aktiviteten genomförs. Vi efter genomförd studie identifierat åtta stycken karaktärsdrag för aktiviteter vid implementation av RPA. / The digital development in the society has resulted in new ways of working in order for companies to improve and streamline their processes. Earlier, organizations have implemented system solutions to increase the efficiency in their operations, but along with the digital development the phenomenon Robotic Process Automation (RPA) has evolved. RPA aims to streamline the operations of companies through processes automation. The problem area that has been identified through review of earlier literature is about what is specific for activities carried out at RPA implementations and what is characterizing these. The study, which has been carried out with a qualitative approach, therefore aims to create an understanding for implementations of RPA. More specifically, in order to be able to identify which activities that are being implemented and how these are being characterized. With characteristics of the activities it is meant what, how and why the activity is implemented. We have, after completed study, identified eight characteristics for activities when implementing RPA.

Dagens konkurrenskraftiga företagsvärld ställer höga krav på organisationers effektivitet i många processer. Automatisering av arbetsuppgifter är nödvändigt för att uppfylla det behov av frekvent uppdaterad data som idag är ett faktum. Organisationers processer blir därför allt mer komplexa och automatiserade transaktioner, big data och realtidsapplikationer blir allt vanligare. Traditionell informationsteknologi (IT) även kallat heavyweight IT, räcker inte längre till för att hantera den konstant ökande komplexiteten i olika processer. Användandet av lightweight IT så som personliga applikationer, plattformar och enheter i arbetet är istället trenden som vuxit fram för att ge användare det stöd som krävs. Ett exempel på lightweight IT är Robotic Process Automation (RPA). RPA är ett nytt fenomen som endast interagerar med övriga system snarare än att integreras. Implementering av denna typ av IT innebär utmaningar för organisationer då sådana projekt inte kan behandlas som traditionella systemimplementationer. I denna studie har kvalitativa undersökningsmetoder använts där två projekt har studerats med hjälp av intervjuer. Syftet med denna studien är att kartlägga samspelet mellan RPA och organisationers övriga system för att identifiera de utmaningar som medförs av det delade synsättet på interaktion och integration. Genom litteraturstudien kunde tre huvudsakliga skillnader mellan interaktion och integration identifieras där utmaningar kan uppstå vilka kunde ligga till grund för den empiriska undersökningen. Slutsatsen innehåller sedan tre riktlinjer för hur organisationer kan hantera de identifierade utmaningarna. Riktlinjerna riktas till både beställare och konsultanter av RPA. / Today’s competitive world of companies set high demands on the efficiency of organizations processes. Automatization of tasks is necessary to fulfill the need of frequently updated data that exists in today’s society. The processes of organizations therefore become more and more complex and automatic transactions, big data, and reality-time-applications are becoming more common. Traditional information technology (IT) also referred to as heavyweight IT is no longer enough for organizations to handle the constantly growing complexity in different processes. Instead the use of lightweight IT such as applications, platforms and mobile devices for work purposes is trending to give employees the support they need. An example of lightweight IT is Robotic Process Automation (RPA). RPA is a new phenomenon that merely interacts with other systems rather than integrate. The implementation of this new type of IT means new challenges for organizations when these projects cannot be treated as traditional system implementations. The study applies qualitative survey techniques where two projects have been investigated through interviews. The purpose of this study is to map out the interplay between RPA and the organizations other systems to identify the challenges caused by the divided views on interaction and integration. Based on the literature review we identified three main differences between interaction and integration where challenges can arise. These challenges created base for the empirical study. The conclusion then contains three guidelines that can help organizations handle the identified challenges. The guidelines are addressed to both buyers and consultants of RPA.

Organisationer blir allt mer beroende av digitala lösningar i den dagliga verksamheten för att upprätthålla konkurrensen gentemot andra företag. Under en längre tid har organisationer implementerat Enterprise Resource Planning (ERP) system för att effektivisera verksamheterna och öka konkurrensfördelarna. I takt med utvecklingen av digitala lösningar har begreppet Robotic Process Automation (RPA) växt fram. RPA implementeras för att automatisera och effektivisera organisationers affärsprocesser. Likt implementering av ERP-system finns det utmaningar kopplade till implementering av RPA som behöver hanteras för att minska kostnader och öka effektiviteten. Tidigare forskning som identifierats har undersökt utmaningar vid implementering av RPA utifrån kundens och projektets perspektiv. Däremot har tidigare forskning som identifierats inte undersökt eller behandlat utmaningar utifrån RPA-leverantörens perspektiv, vilket resulterade i studiens syfte och undersökningsområde. Syftet med studien är att undersöka och kartlägga utmaningar som RPA-leverantörer kan ställas inför vid implementering av RPA. För att besvara frågeställningen och erhålla en djupare förståelse kring undersökningsområdet har nio RPA-konsulter intervjuats. Studiens resultat påvisar att kartlagda utmaningar utifrån RPA-leverantörens perspektiv vid implementering av RPA både skiljer sig och överensstämmer med utmaningar som identifierats i litteraturstudien utifrån projektets och kundens perspektiv. I slutsatsen presenteras elva utmaningar som RPA-leverantörer kan ställas inför vid implementering av RPA. / Organizations are becoming more dependent on using digital solutions in their daily operations to stay competetive with other companies. Organizations have implemented Enterprise Resource Planning (ERP) systems for a long time to streamline operations and increase competitive advantages. Along with the development of digital solutions, the concept of Robotic Process Automation (RPA) has developed. RPA is implemented to automate and streamline the organization's business processes. As an implementation of ERP systems, there are challenges associated with the RPA implementation that must be addressed to reduce costs and increase efficiency. Previous research that has been identified has investigated challenges with implementing RPA from a customer and project perspective. However, previous identified research has not investigated or mapped the challenges from the perspective of the RPA supplier, which resulted in the study's purpose and area of ​​study. The purpose of the study is to investigate and map the challenges that RPA suppliers may face when implementing RPA. To answer the question of the study and gain a deeper understanding of the study area, nine RPA consultants were interviewed. The result from the study demonstrates that mapped challenges from the RPA supplier perspective both differ and confirm challenges identified in previous research from a customer and project perspective. The conclusion presents eleven challenges that RPA suppliers may face when implementing RPA.