This Master thesis focuses on the concept of Records Management (RM) and Electronic Records Management (ERM) and how the adoption of an Electronic Document Records Management System (EDRMS) affects a business setting. The research focuses on the factors of perceived efficiency and on the costs that exist in a company. More specifically, this Master thesis is a qualitative exploratory case study which's aim is to examine and present the experiences and the attitudes of 4 individuals who are working in companies that possess an EDRMS. In order to acquire this deeper understanding, the data collection methods that were used were the in person semi structured interviews and the observation. During the research was examined how the perceived efficiency and the costs in a company are affected by a proper RM/ERM program. The analysis of the collected data shown that the specific individuals in the specific firms are benefited by the EDRMS and that their work is improved.

This thesis is concerned with the security risks in company and it is oriented to risks connected with electronic commerce. It describes these technologies a gives comprehensive view to security risks, designed for concrete firm in practice.

The aim of this study was to explore and understand how employees of a specific municipality perceive this technology and how, in what ways, the EDRMS could affect organizational processes. Emphasis was also given on evaluating the factors affecting the successful introduction and implementation of the EDRMS.   This master thesis focuses on employees’ perception of the newly introduced Electronic Document and Record Management System (EDRMS) “Irida” and how this affects organizational processes and working practices.  The data collection was conducted among employees that work in the Finance and Procurement Unit of the Municipality of Drama in Northern Greece. The empirical material was collected through conducting five semi-structured interviews. At the next phase, a questionnaire was developed based on the qualitative findings and was administered via email to all the Municipality of Drama employees that use the system. The data gathered during the qualitative and quantitative phase were analyzed and discussed, and the research findings were produced. It was found that the introduction of “Irida” had a positive effect on working efficiency, reduced contact and interaction among employees, and facilitated remote working. Training, flexibility of the system and employee participation was identified as factors that influence the successful implementation of an EDRMS.  The employees said they were satisfied with "Irida”, found it easy to use, and intended to keep using it. Most of them had varying degrees of stress during the initial implementation phase. It was also shown that employees who find "Irida” user-friendly are more likely to be satisfied and intend to keep using it and that employees who find "Irida” easy to use have a positive predisposition towards the system and do not mind that their work becomes more visible.

The main target of selecting the electronic document management system is to boost the efficiency of organization. The Master's dissertation describes the main problems associated with assessing the parameters of existing systems, and the results of the selection document management system chosen for Ural Federal University. / Главная цель выбора системы электронного документооборота повысить эффективность организации. В диссертации описаны основные проблемы, связанные с оценкой параметров существующих систем и результатов выбора системы управления документами в Уральском Федеральном Университете.

Актуальность выбранной темы состоит в том, что внедрение машинного обучения в системы электронного документооборота является новым и мощным инструментом для упрощения работы с документами. Многие организации уже перевели бумажный документооборот в электронный, поэтому необходимо рассмотреть вопрос как внедрение машинного обучения с систему электронного документооборота повысит производительность каждого сотрудника и предприятия в целом. Целью исследования является автоматизация процесса подготовки документа с использованием алгоритмов машинного обучения. Материалы данной работы, обобщённые по итогам анализа, могут быть использованы в качестве практического применения на предприятии для повышения эффективности работы всех подразделений и как следствие получения экономической выгоды от внедрения машинного обучения в систему электронного документооборота. / The relevance of the chosen topic lies in the fact that the introduction of machine learning into electronic document management systems is a new and powerful tool for simplifying work with documents. Many organizations have already transferred paper workflow to electronic, so it is necessary to consider how the introduction of machine learning from an electronic document management system will increase the productivity of each employee and the enterprise as a whole. The aim of the research is to automate the document preparation process using machine learning algorithms. The materials of this work, summarized according to the results of the analysis, can be used as a practical application at the enterprise to increase the efficiency of all departments and, as a result, obtain economic benefits from the introduction of machine learning into the electronic document management system.

Объект исследования – документационное обеспечение деятельности органов государственной власти. Предмет исследования – современные технологии документационного обеспечения в деятельности исполнительных органов государственной власти. Цель работы – анализ технологий документационного обеспечения деятельности органов государственной власти и внедрении современных технологий документационного обеспечения в Информационном центре ГУ МВД России по Свердловской области. В работе были рассмотрены технологии работы с документами в Информационном центре ГУ МВД России по Свердловской области. Их также можно разделить на технологии работы с входящими, исходящими и внутренними документами. Поскольку МВД России является государственным органом исполнительной власти, деятельность которого неразрывно связана с государственной тайной, в Информационного центра выделяется общее и секретное делопроизводство. Основным документом, регламентирующим работу с документами в Информационном центре, является Инструкция по делопроизводству в органах внутренних дел РФ, а работа с секретным делопроизводством ведется на основании Инструкции по обеспечению режима секретности в органах внутренних дел РФ. Во второй главе приведены статистические данные о сохраняющихся тенденциях нарастания секретных и несекретных документационных потоков в деятельности Информационного центра. Для повышения эффективности организации делопроизводства были разработаны рекомендации документационного обеспечения работы с документами в деятельности Информационного центра, а также разработан проект по внедрению технологий документационного обеспечения в деятельность Информационного центра. / The object of the research is documentation of the activities of state authorities. The subject of the research is modern technologies of documentation support in the activities of executive bodies of state power. The purpose of the work is to analyze technologies for documentary support of the activities of public authorities and the introduction of modern technologies for document support in the Information Center of the Main Directorate. Ministry of Internal Affairs of Russia for the Sverdlovsk region. The paper considered technologies for working with documents in the Information Center of the Main Directorate. Ministry of Internal Affairs of Russia for the Sverdlovsk region. They can also be divided into technologies for working with incoming, outgoing and internal documents. Since the Ministry of Internal Affairs of Russia is a state executive body, the activities of which are inextricably linked with state secrets, general and secret office work is allocated in the Information Center. The main document regulating the work with documents in the Information Center is the Instruction on office work in the internal affairs bodies of the Russian Federation, and work with secret office work is carried out on the basis of the Instruction on ensuring secrecy in the internal affairs bodies of the Russian Federation. The second chapter provides statistical data on the continuing trends in the growth of secret and unclassified documentary flows in the activities of the Information Center. To improve the efficiency of the organization of office work, recommendations were developed for documentary support for working with documents in the activities of the Information Center, and a project was developed for the introduction of technologies for document support in the activities of the Information Center.

В диссертации рассматривается стратегическое преимущество электронного документооборота. На основании проведенного анализа предложено усовершенствование модуля СЭД (системы электронного документооборота) за счет автоматизации процессов. Применить методы по внедрению нового функционала возможно на предприятиях производственного сервисного профиля. / The paper discusses the strategic advantage of electronic document management. Based on the analysis carried out, the improvement of the EDMS module (electronic document management system) by automating processes is proposed. It is possible to apply methods for the introduction of new functionality at enterprises with a production service profile.

Цель исследования – организация документооборота с оперативным движением документов по кратчайшему пути с минимальными затратами времени и труда, усиления контроля исполнения поручений и заданий. Объектом выпускной квалификационной работы является документооборот торговой организации. Предметом выпускной квалификационной работы является процесс проектирования и разработки системы электронного документооборота. Научная новизна заключается в получении новой системы электронного документооборота, разработанной под заказ, которая будет соответствовать всем бизнес-процессам рассматриваемой торговой организации. Таким образом, будет произведено усовершенствование системы, относящейся к предмету исследования. Практическая значимость исследования заключается что описанный проект по проектированию и разработки системы электронного документооборота может быть использован компаниями разных отраслей с целью автоматизации документооборота. / The purpose of the study - the organization of document flow with the operational movement of documents along the shortest path with minimal time and labor costs, strengthening the control of execution of orders and tasks. The object of the graduate qualification work is the document flow of the trade organization. The subject of graduate qualification work is the process of designing and developing an electronic document management system. Scientific novelty is to obtain a new system of electronic document management, developed to order, which will correspond to all business processes of the trade organization under consideration. Thus, the improvement of the system related to the subject of the study will be made. Practical significance of the study is that the described project on design and development of electronic document management system can be used by companies of different industries in order to automate document management.

Цель ВКР – опираясь на теоретические и практические основы комплексной автоматизации предприятия, повысить эффективность работы предприятия по изготовлению мебели на заказ за счет внедрения системы электронного документооборота. Объектом исследования выступает информационная система предприятия по изготовлению мебели на заказ. Предмет исследования – процесс согласования договоров внутри предприятия на мебельной фабрике. Научная новизна исследования состоит в разработке методических положений по комплексной автоматизации процессов за счет внедрения электронного документооборота для согласования документов внутри предприятия. Практическая значимость исследования заключается в применении авторских предложений по комплексной автоматизации процессов предприятия на мебельной фабрике. / The aim of the research is to increase the efficiency of the enterprise for custom furniture manufacturing through the implementation of electronic document management system based on the theoretical and practical foundations of complex automation of the enterprise. The object of the study is the information system of the enterprise for the manufacture of furniture to order. The subject of the study is the process of harmonization of contracts within the enterprise at the furniture factory. Scientific novelty of the study consists in the development of methodological provisions for the complex automation of processes through the introduction of electronic document management for the coordination of documents within the enterprise. The practical significance of the study lies in the application of the author's proposals for the integrated automation of enterprise processes at the furniture factory.

The title of graduation work is the development of an automated online system for electronic document management. Objective: to develop and implement an automated online system of electronic document management, content management systems, development of system architecture mining business processes in the electronic document. The first part is devoted to the basic concepts and definitions of electronic document; also focus on the basic principles of workflow management. The second part is devoted to the review the existing analogue electronic document management systems. The third part is devoted to the practical part - the development of an automated on-line system: a functional description of the system, logical design, physical design, structure and composition of the database and the user interface of electronic document management system. The fourth part is devoted to the content management system (CMS-system) and to the integration of electronic document management system. The last part is devoted to the theoretical foundations of data mining (Data Mining) and ways to further integrate electronic document management system. The graduation work consists of an introduction, 5 chapters and conclusion on 148 pages, including 32 figures and the list of 15 references. / Тема выпускной квалификационное работы: разработка онлайн автоматизированной системы для электронного документооборота. Цель работы: разработка и реализация онлайн автоматизированной системы электронного документооборота, системы управления контентом, разработка архитектуры системы интеллектуального анализа бизнес-процессов в электронном документообороте. Первая часть работы посвящена основным понятиям и определениям электронного документооборота; также уделено внимание основным принципам организации документооборота управленческой деятельности. Вторая часть посвящена обзору существующих аналогов систем электронного документооборота. Третья часть посвящена практической части – разработке автоматизированной онлайн-системы: функциональному описанию системы, логическому конструированию, физическому конструированию, структуре и составу базы данных и пользовательскому интерфейсу системы электронного документооборота. Четвёртая часть работы посвящена системе управления контентом (CMS-системе) и интегрированию к системе электронного документооборота. Пятая часть посвящена теоретическим основам интеллектуального анализа данных (Data Mining) и способам дальнейшей интеграции к системе электронного документооборота. Выпускная квалификационная работа состоит из введения, 5 глав и заключения, изложенных на 148 страницах, а также списка литературы и приложений. В работе имеется 32 рисунка. Список литературы содержит 15 наименований.