<p>Det saknas ofta ingående kunskap om vad som behöver dokumenteras inom nätverk och dess arkitektur. Vad bör dokumenteras? Hur bör man dokumentera det och hur bör man hantera den färdiga dokumentationen? Detta är de frågor som vi med detta arbete vill ge svar på.</p><p>Vi har genom en kvalitativ fallstudie och deduktivt arbete kommit fram till en lösning som förenklar arbetet med dokumentering av servrar, nätobjekt och nätverksinfrastruktur. Denna lösning innefattar egenutvecklade mallar i Microsoft Word, en lösning för dokumenthantering i Windows SharePoint Services och ett verktyg för automatisk insamling av systeminformation.</p>

<p>Vid möteshantering används många olika groupware, några av de groupware som används är intranät och e-post. Något som blir allt vanligare är att integrerade intranät och e-postlösningar (exempelvis Sharepoint) används vid möteshantering. Det behövs fler jämförelser om hur användbara olika informationssystem är vid möteshantering. Den här studien syftar till att jämföra hur användbart integrerat intranät och e-post är jämfört med separat intranät och e-post vid möteshantering. För att besvara frågan så har groupware walkhtrough och enkäter använts. Studien har skett på Stena Line i två olika grupper. Resultatet pekar mot att integrerat intranät och e-post är mer användbart vid möteshantering än separat intranät och e-post. Det krävs dock fler liknande undersökningar på andra arbetsplatser för att kunna generalisera resultatet.</p>

Det saknas ofta ingående kunskap om vad som behöver dokumenteras inom nätverk och dess arkitektur. Vad bör dokumenteras? Hur bör man dokumentera det och hur bör man hantera den färdiga dokumentationen? Detta är de frågor som vi med detta arbete vill ge svar på. Vi har genom en kvalitativ fallstudie och deduktivt arbete kommit fram till en lösning som förenklar arbetet med dokumentering av servrar, nätobjekt och nätverksinfrastruktur. Denna lösning innefattar egenutvecklade mallar i Microsoft Word, en lösning för dokumenthantering i Windows SharePoint Services och ett verktyg för automatisk insamling av systeminformation.

Abstract Xeratech AB is a medium-sized company in Karlstad, Sweden. Part of their business involves support of their products. This support has been managed manually; incoming errands has been received, by phone or by e-mail, and afterwards sent to a consultant for processing. This approach lacks the ability to efficiently store these errands, to make useful reports based on the work done with it, and to automatically send out notifications and e-mail to support members involved with the errand.   The goal of this dissertation is to implement an errand support system (a help desk) able to do the above things automatically. Since Xeratech use mostly Microsoft products, and uses SharePoint as their intranet platform, a choice has been made to implement this help desk system as a SharePoint State Machine Workflow. A state machine workflow is a workflow consisting of states, transitions and events. This type of workflow has been chosen because of its resemblance to the life cycle of an errand: errands will, during its life time, change from one state to another in a non predetermined way. For instance, when an errand is created, it will start in the New state, the workflow will then, when a person has started working with it, transition to the In Progress state, followed by a number of states until finally its state is Completed, and the work with the errand is done.   This workflow will then be evaluated considering its ability to facilitate the implementation of the help desk system.

IT-företaget Medius tillhandahåller en produkt för ärendehantering, Medius Flow. I denna produkt finns ett visst stöd för dokumenthantering, närmare bestämt en möjlighet att klassificera dokument och lagra dem via Medius Flow. En av Medius kunder har efterfrågat mer funktionalitet och möjligheter att kunna sätta rättigheter på dokument, alltså bestämma vem som ska ha tillgång till ett specifikt dokument. Examensarbetet har gått ut på att undersöka olika lösningar för att implementera dokumenthantering i Medius Flow, utvärdera dessa och sedan implementera den lösning som verkar vara bäst. Efter att en kundintervju utförts framkom krav på systemet i form av bland annat utökade rättighetsfunktioner, möjlighet att skapa arbetsflöden och att man lätt ska kunna hitta dokumenten. Tre olika lösningsförslag togs fram. Det första gick ut på att vidareutveckla den dokumenthantering som finns i Medius Flow idag. Det andra gick ut på att använda sig av ett tredjepartsdokumenthanteringssystem och sedan bygga en integration mellan Medius Flow och detta system. Det tredje lösningsförslaget var att använda sig av Microsoft SharePoint, en webbplatsmotor som ingår i Windows Server 2003. Sharepointlösningen var den lösning som efter utvärdering valdes eftersom mycket av den önskade funktionaliteten redan fanns i produkten. Dessutom finns det utvecklingsverktyg där resterande funktionalitet kan utvecklas. Att sätta sig in i hur sharepoint fungerar och konfigureras har tagit en del tid i anspråk och detta kan till viss del bero på att sharepoint V3 endast funnits tillgängligt som en beta-version under tiden för examensarbetet. En dokumenthanteringswebbplats har skapats och på denna har experimentella studier utförts. Detta har mynnat ut i en portal med ett antal dokumentbibliotek och ett generellt arbetsflöde som jag har skapat för godkännande av dokument. Dokumenthanteringswebbplatsen som har byggts tillhandahåller en generell plattform som i framtiden kan konfigureras för att fungera för alla kunder Medius har. Framtida arbete kan vara att byta ut arbetsflödesmotorn i Medius Flow mot Windows Workflow Foundation för att i framtiden kunna utveckla nya arbetsflöden med stöd av programvara från Microsoft.

The purpose with this report is to present the findings from the thesis work performed at Ipendo Systems. The goal was to develop a methodological support for the migration process and implement a web portal for migration of data. When a company acquires a new application to perhaps replace a legacy system, or to improve their efficiency and there by their competitiveness, the company’s data need to be transferred into the new application. The process of transfer the data from a source to a target is called data migration. Because the source and target systems probably have a somewhat different architecture some transformation to the data has to be made. The thesis is divided in two parts, a theoretical part where I learned about data migration and developed a methodological support for data migration projects. The second part of the thesis work was practical designed and I developed a data transformation portal. Data migrations are often a somewhat forgotten activity in a project. It is sometimes carried out without a proper plan or structure. To bring some structure to this important process I developed a methodological support. The methodological support is made like a guide for how to conduct data migration projects. The purpose of the methodological support is to make data migrations more visible as an own project and add more structure to it. The methodological support is divided into five phases. The five phases are planning, analysis, design, implementation and validation. Every step has its own milestones and deliverables so the support could be used as a sort of checklist during the project. have also developed a web portal in SharePoint. The purpose with a data transformation portal is to gather all data migration to one common area without a third-party migration tool and minimize the technical complexity associated with data migration projects. I have developed two modules for the portal. The first module concerns migration from an Excel document to a SharePoint list. The second module handles upload of documents to a SharePoint document library. The portal has functionality like data mapping, validation and setting of metadata. Migration of data is a specific process, depending of the type of data that should be migrated it requires a somewhat different approach. A data transformation portal which can visually monitor, filter, transform and import various types of data to and from various data sources would facilitate the migration process.

Xamarin, a cross-platform development framework, was used in this project for the development of a proof-of-concept mobile client application for an existing intranet solution. The intranet consists of Microsoft SharePoint components and is a pre-assembled product produced by the requestor of this project; Sogeti. To fetch the intranet’s data, a web API was implemented as an intermediary between the mobile application and the intranet. The Xamarin application targets three different mobile platforms including iOS, Android and Universal Windows Platform, and since Xamarin allows for shared logic between different operating systems, this approach was adopted to the greatest extent possible. However, during the development of the project several problems were encountered that prompted platform-specific implementations. For example, the user authentication process needed to be implemented in a platform-specific manner in the client application and some parts of the graphical user interface needed to be adapted to each individual platform as well. Even though the development of the applications was not completely finished, four out of seven of the original requirements set forth by Sogeti at the beginning of the project were achieved. These fulfilled requirements include, among other functionality, the implementation of displaying news articles and attention messages from a user’s specific intranet solution. Overall, the project was found to be successful, especially with regard to evaluating how well Xamarin and cross-platform development works with these kinds of mobile applications.

The diploma thesis deals with the specific collaborative tools used in given company. It aims to validate the hypotheses selected within the surveyed company. The thesis is divided into two parts. The first part contains theoretical bases of the thesis. It outlines issues of information technology and communication tools since their beginnings towards the latest trends. The focus is on enterprise Microsoft and its products Microsoft Lync, Microsoft SharePoint and Windows Phone and enterprise BlackBerry and its contribution to the development and use of mobile communication devices. The practical part contains characteristics of surveyed company, the process of creating the survey, methodology, analysis and evaluation of given hypotheses.

Microsoft har utvecklat ett verktyg för informationsdelning och samarbete, detta mjukvarupaket är känt under namnet SharePoint teknologin. Vi har i detta examensarbete extraherat delarna av SharePoint teknologin. Vi fann, att paketet innefattar två huvudsakliga mjukvaruapplikationer som namnges SharePoint Services och SharePoint Portal Server 2003; vidare fann vi att SharePoint Service kan användas på egen hand, och att SharePoint Portal Server 2003 bara är en extension. I vår uppsats undersökte vi miljön som krävs för att åstadkomma en framgångsrik installation. Vi beskriver de olika systemarkitekturerna som paketet kan arbeta på och vilka andra mjukvaror som är nödvändiga för att använda SharePoint teknologin fullt ut. Vi blev inte överraskade att teknologin är baserad på en samexistens med andra Microsoft produkter, främst på Windows Server 2003 och Office 2003. Produkter från andra mjukvaruutvecklare kan bli integrerade, men grunden av teknologin baseras på Microsoft produkter. För att sätta SharePoint teknologin på prov gjorde vi en installation som innefattade en stand alone server med Windows Server 2003, SQL 2000 och Office 2003. Vi har gjort en dokumentsammanställning av installationen som innefattar detaljerad beskrivning av installationsprocedur- och konfigurations-möjligheter. Efter installationen av SharePoint Service undersökte vi funktionerna och användbarheten av SharePoint Services, genom att testa dess små interna mjukvaru-enheter kallade WebParts; alla dessa små enheter fungerar som delar, där var och en är avsedd att utföra en bestämd funktion. SharePoint använder WebParts som byggstenar vilka tillåter användaren att lätt definiera ett system, som han/hon behöver. Nästa steg var att installera SharePoint Portal Server 2003 och undersöka vilka extra finesser som tillkommer i extensionen. Vi fann att SharePoint Portal Server 2003 har exakt samma möjligheter som SharePoint Services, men är utökad med användbara finesser såsom personliga webbsidor, Target Audience och integration med andra företags mjukvara. Om man gör en extrem förenkling kan man säga att SharePoint Services, är mer avsett för småföretag och organisationer, som inte behöver samarbeta med externa källor och har alla sina resurser inom husets egna gränser. SharePoint Portal Server är inriktat på företag som har behov av samarbete inom organisationen, varhelst man befinner sig i världen. Vår uppsats involverar dock inte ett praktiskt test av huruvida SharePoint möter dessa frågeställningar. Denna uppsats gjordes med praktiska tester av WebParten och av systemen installerade på vår dator; för enkelhets skull gör vi teoretiska antaganden som baseras på det praktiska testet som gjorts för WebParten. Före sammanfattningen av våra slutsatser framlägger vi en formell Microsoft vy av SharePoint teknologin, denna används som en modell för våra tester, målet var att jämföra Microsofts vy med vårt test. Vi fann att Microsoft gjorde ett bra jobb, alla finesser som nämnts i den formella vyn är uppfyllda, men utifrån våra tester drar vi slutsatsen att detta inte är så enkelt gjort som man kan uppfatta av Microsofts skildring. / Microsoft has developed a tool for information sharing and collaboration, this software suit is known under the name SharePoint Technology. In this bachelor assignment we have extracted the parts of SharePoint Technology. We found that the suit consists of two main software applications named SharePoint Services and SharePoint Portal Server 2003, further we found that SharePoint Services can be used on its own and that SharePoint Portal Server 2003 application is only an extension. In our thesis we investigate the environment that is required to make a successful installation. We describe the different system architecture that the suit can work on and what other software is necessary to make full use of SharePoint Technology. We were not surprised that the technology is based on coexistence withother Microsoft products, mainly on Windows Server 2003 and Office 2003. Products from other software developers can be integrated but the foundation of the technology relies on Microsoft’s products. To put SharePoint Technology to the test we made an installation consisting of a stand alone server with Windows Server 2003, SQL 2000 and Office 2003. We have made a complete documentation of the installation, consisting of detailed description of installation procedure and configuration choices. After installing SharePoint Services we investigated the functions and usefulness of the SharePoint Services by testing its internal small software units called WebParts, all those small units serve as parts that are dedicated to perform a certain function. SharePoint uses WebParts as bricks that allow the user to easily define a system that he requires. Next step was to install SharePoint Portal Server 2003 and investigate what additional features come with the extension. We found that SharePoint Server 2003 has exactly the same possibilities as SharePoint Services but adds very useful features like personal webpages, target audiences and integration with other enterprise business’ software, if taken to extreme simplicity one can say that SharePoint Services is meant for smaller companies and organizations that don’t need to cooperate with external sources and have all its resources within the limits of their own house. SharePoint Portal Server is intended for companies that have the need of collaboration within organizations that are located anywhere in the world. Our thesis does not involve a practical test of whether SharePoint meets those issues. The thesis deals with practical tests of the WebParts and of the system installed on our computer, we simply make theoretical assumptions based on the practical test made to the WebParts. Before the summary of our conclusions we present a formal Microsoft view of the SharePoint Technology, this is used as a model for our testing, the goal was to compare the Microsoft view with our test. We found that Microsoft made a good job, all of the features mentioned in the formal view are covered but from our point of view it is not done as easy as one can assume.

I detta projekt har SharePoint integrerats i SiteVision. Flera av SiteVision AB:s kunder har efterfrågat en möjlighet att integrera produkten med SharePoint. Microsoft tillhandahåller inga direkta API:er för SharePoints objektmodell i Java som SiteVision är skrivet i. SiteVision AB visste inte hur kunderna ville kunna arbeta med SharePoint i SiteVision och var angelägna om att ta reda på detta. Det övergripande syftet med denna rapport har varit att möjliggöra en attraktiv integration av SharePoint från SiteVision. Detta har utförts genom att undersöka vilka delar av SharePoint som SiteVision AB:s kunder vill kunna komma åt från SiteVision och hur kunderna vill kunna komma åt dessa delar i SiteVision. Undersökningen har genomförts genom kvalitativa intervjuer med några av SiteVision AB:s kunder. Undersökningen har visat att kunderna helst vill ha en integration mot SharePoints dokumenthanteringssystem. De vill ha möjligheten att lista filer från SharePoint i SiteVision utifrån en given mapp eller metadata. De vill även kunna söka efter SharePoint-filer i SiteVision. Ett internt API för kommunikation mot SharePoint i Java har konstruerats. Efter kundernas önskemål har en SiteVision-modul som listar filer utifrån en angiven mapp skapats. Dessutom har en enkel prototyp till sökmodul konstruerats. Resultaten från intervjuerna kan inte anses vara representativa för hela kundkretsen men gav en indikation om vad som skulle utvecklas först. Projektets mål är uppfyllda men modulerna behöver utvecklas vidare innan de kan lanseras. / In this thesis project, SharePoint has been integrated in SiteVision. Several customers of SiteVision AB have requested an integration of SharePoint from SiteVision. Microsoft doesn’t provide any API for Java to SharePoint object model. SiteVision AB did not know in what form the customers wanted to access SharePoint from SiteVision but was keen to find out. The overall aim with this thesis has been to make an appealing integration of SharePoint from SiteVision possible. This has been accomplished by performing a study investigating what parts of SharePoint the customers wanted to access from SiteVision and in what form they wanted to access it. The study has been performed by qualitative interviews with some of the customers of SiteVision AB. The study has shown that the customers most of all wants to integrate the document management system of SharePoint. They want to be able to view SharePoint files inside SiteVision based on a provided folder, or file meta data. They also want to search for SharePoint files in SiteVision. An internal API for communication with SharePoint in Java has been constructed. Based on the customers’ requests, a SiteVision module that lists SharePoint files based on a folder has been created. Furthermore, a simple prototype for a search module has been constructed. The results from the study cannot be considered as representative of all customers but gave an indication of what should be developed first. The overall aim has been fulfilled but the modules need additional developing before they can be released.