MA, School of Social Sciences, Faculty of Humanities, University of the Witwatersrand, 2002

This thesis considers the problem of the representation of individual institutional textual records in archival research tools. While document studies in academic journals point to the value of focussed consideration of various types of records, archives do not have the resources to apply such focus to every item in their holdings, even though these convey the information sought by many researchers. Over the last century, archivists have emphasized description of groups of records, because this provides insight into the context in which documents exist and immense quantities involved left little choice. Recent developments, however, suggest the individual document should be re-visited. This thesis focuses on how formal descriptive systems might be enhanced to allow closer consideration of individual institutional textual records. It reviews the history of description, explores benefits to researchers seeking information from particular documents (e.g. the will) and explores tools created in response, such as contextual authority files.

This thesis considers the problem of the representation of individual institutional textual records in archival research tools. While document studies in academic journals point to the value of focussed consideration of various types of records, archives do not have the resources to apply such focus to every item in their holdings, even though these convey the information sought by many researchers. Over the last century, archivists have emphasized description of groups of records, because this provides insight into the context in which documents exist and immense quantities involved left little choice. Recent developments, however, suggest the individual document should be re-visited. This thesis focuses on how formal descriptive systems might be enhanced to allow closer consideration of individual institutional textual records. It reviews the history of description, explores benefits to researchers seeking information from particular documents (e.g. the will) and explores tools created in response, such as contextual authority files.

「檔案」是人類最原始的紀錄，也是人類最重要的資產。在人們的現實生活中，檔案可提供給研究者作為探訪人類歷史發展的重要憑證及參考。由於檔案的珍貴價值，造成各國政府紛紛開放檔案供眾使用，然而在達成此項目標之前，檔案館必須盡可能地為檔案資料作描述及分析。為了能使各檔案單位於描述檔案時格式一致，許多國家皆制定有檔案描述規則供檔案人員參考。本研究分別針對國際檔案學會（ICA）、美國及英國所編訂的ISAD（G）、APPM及MAD3三種檔案描述規範進行文獻分析及比較研究，以瞭解國外制定檔案描述規則的發展背景及概況，同時進一步與國內檔案著錄規範的發展情形作一簡單對照。 本研究發現，ISAD（G）、APPM及MAD3這三種描述規則在發展背景方面，均由專業學會負責主導，都能持續修訂，及符合檔案本身特性；但編訂目的、應用地區、標準類型及編訂方式卻不盡相同。在內容編排方面，三者均屬於條文式規則，都能提供範例說明及名詞解釋；但有關編號助記性、款目架構層次、內容大綱及標點符號規範上則有些許差異。在描述項目方面，三者大致都能依據檔案特質來著錄。 根據比較結果，針對制定我國檔案描述規則的建議有以下六點：（1）依據檔案本身特性來制定描述規則；（2）參酌國際標準及國外經驗；（3）擬定相關的配套措施及法令；（4）提供選擇性的條文；（5）編訂相關的使用手冊；（6）提供合宜的範例說明。此外，亦對檔案管理局、檔案專業學會及檔案實務工作者提出相關建議，希望透過三者之間的配合及努力，以順利推動國內檔案描述工作的發展。

Submitted by LUCIANA DAVANZO null (luciana.davanzo@gmail.com) on 2016-06-03T01:22:56Z No. of bitstreams: 1 Luciana Davanzo (dissertação).pdf: 658708 bytes, checksum: 3307fd5e580d4e64664944ff214b7215 (MD5) / Approved for entry into archive by Ana Paula Grisoto (grisotoana@reitoria.unesp.br) on 2016-06-06T17:40:34Z (GMT) No. of bitstreams: 1 davanzo_l_me_mar.pdf: 658708 bytes, checksum: 3307fd5e580d4e64664944ff214b7215 (MD5) / Made available in DSpace on 2016-06-06T17:40:34Z (GMT). No. of bitstreams: 1 davanzo_l_me_mar.pdf: 658708 bytes, checksum: 3307fd5e580d4e64664944ff214b7215 (MD5) Previous issue date: 2016-05-06 / A diversidade na produção de informações oriundas de instituições públicas e privadas proporciona desafios diários para a arquivística, os quais se referem a maneira pela qual a área irá possibilitar o acesso, a recuperação e a reutilização das informações. Neste contexto dinâmico, fazer uso de instrumentos que colaborem com o processo de gestão da informação torna-se primordial. Além dos instrumentos tradicionalmente utilizados pela arquivística, tais como a descrição e a classificação arquivística, faz-se necessário a adoção de instrumentos que possam complementá-los, agregando precisão ao conjunto de descritores utilizados nos processos de representação da informação. Nesse sentido, esta pesquisa, estabelece discussões que visam a aproximar os instrumentos tradicionais da arquivística dos vocabulários controlados. Entende-se que esses instrumentos atuam como mediadores entre a representação e a recuperação da informação. Objetivou-se, portanto, analisar a norma de descrição arquivística ISAAR (CPF) que trata da descrição de registro de autoridade arquivística para entidades coletivas, pessoas e famílias, em conjunto com a norma ISO 25964-2011 que trata da elaboração de vocabulários controlados. Dessa forma, propôs-se verificar a interface entre os vocabulários controlados e a norma de descrição ISAAR (CPF), considerando-se que suas confluências podem melhorar o processo de representação e recuperação da informação. Para tanto, utilizaram-se os seguintes procedimentos metodológicos, revisão de literatura sobre a temática proposta nas bases de dados brasileiras (BRAPCI, Scielo) e bases de dados internacionais (Scopus, LISTA), bibliotecas de teses e dissertações digitais (BDTD) e anais de congresso (ENANCIB). Foram utilizadas também as normas ANSI/NIZO Z39.19-2005 (R2010) e a ISO 25964-2011 para o desenvolvimento dos componentes normativos dos vocabulários controlados. Em relação aos componentes teóricos da arquivística, a pesquisa desenvolveu-se tendo como parâmetro a norma de descrição ISAAR (CPF). Após a construção do referencial teórico da pesquisa, analisou-se conjuntamente a norma ISO 25964-2011 e a norma de descrição ISAAR (CPF) para que fosse possível fazer uma proposta visando uma proposta para vocabulários controlados específicos para arquivos. Os resultados obtidos com o desenvolvimento dessa pesquisa apontam a necessidade de aproximação entre a arquivística e os vocabulários controlados, instrumentos ainda pouco utilizados pela área, mas que por meio de seus elementos podem ajudar em relação a melhoria da representação da informação arquivística. / The diversity in the production of information from public and private institutions provide daily challenges for archiving, which refer to how the area will provide access, recovery and reuse of information. In this dynamic context, make use of instruments to collaborate with the information management process becomes paramount. In addition to the instruments traditionally used for archiving, such as the description and the archival classification, it is necessary to adopt tools that can complement them, adding precision to the set of descriptors used in the representation of information processes. In this sense, this research establishes discussions aimed at bringing the traditional instruments of archival of controlled vocabularies. It is understood that these instruments act as mediators between the representation and retrieval of information. In this sense, this research establishes discussions aimed at bringing the traditional instruments of archival of controlled vocabularies. It is understood that these instruments act as mediators between the representation and retrieval of information. The objective is therefore to this research, collaborate with the studies on the development of specific vocabularies for files because it was observed that there is still a shortfall in relation to the theme proposed under archival. In addition, it also aimed to analyze the standard of archival description ISAAR (CPF) which deals with the archival authority record description for corporate bodies, persons and families, together with the ISO 25964-2011 standard that deals with the development of controlled vocabularies. Therefore, the following methodological procedures are used, literature review on the proposed theme in Brazilian databases (BRAPCI, Scielo) and international databases (Scopus, LIST), theses and digital dissertations libraries (BDTD) and anal congress (ENANCIB). They were also used ANSI / NIZO Z39.19-2005 standards (R2010) and ISO 25964-2011 for the development of the theoretical components of controlled vocabularies. Regarding the theoretical components of archival, research developed having as parameter the standard ISAAR description (CPF). After the construction of the theoretical framework of the research, analyzed jointly ISO 25964-2011 standard and the standard of ISAAR description (CPF) to make it possible to make a proposal for the development of specific controlled vocabularies for files. The results obtained with the development of this research indicate the need for closer ties between the archival and controlled vocabularies, instruments still little used by the area, but through its standard-setting elements can help towards improving the representation of archival information.

Submitted by ELIANDRO DOS SANTOS COSTA (eliandrocosta@gmail.com) on 2018-04-27T22:17:05Z No. of bitstreams: 1 COSTA-TESE_DOUTORADO-UNESP.pdf: 4233963 bytes, checksum: 55589a58597a8ef6921242acd2990587 (MD5) / Approved for entry into archive by Satie Tagara (satie@marilia.unesp.br) on 2018-05-02T13:50:30Z (GMT) No. of bitstreams: 1 costa_es_dr_mar.pdf: 4233963 bytes, checksum: 55589a58597a8ef6921242acd2990587 (MD5) / Made available in DSpace on 2018-05-02T13:50:30Z (GMT). No. of bitstreams: 1 costa_es_dr_mar.pdf: 4233963 bytes, checksum: 55589a58597a8ef6921242acd2990587 (MD5) Previous issue date: 2018-03-28 / Não recebi financiamento / Nesta pesquisa realizou-se uma investigação referente ao processo de desenvolvimento de sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos de instituições de ensino superior, observando-se especificamente a função de descrição arquivística, o uso das normas de descrição arquivística e o uso de requisitos do e-Arq Brasil como eixo central da pesquisa em interação com a área de recuperação da informação. Optou-se, como estudo de caso, pelos sistemas informatizados adotados em duas (02) instituições de ensino superior, a Universidade Estadual de Londrina (UEL) e a Universidade Estadual Paulista “Júlio de Mesquita Filho” (UNESP). Como todas possuem seu próprio software, desenvolvido para o atendimento das demandas diárias de trabalho relacionadas às suas atividades fim e meio, escolhe-se uma funcionalidade de cadastro e acompanhamento de disciplina no sistema, observando-se a visão do seu utilizador. Como recursos metodológicos, adotam-se pesquisa bibliográfica e documental, natureza exploratória, descritiva e explicativa, com abordagem qualitativa, realizando-se assim um estudo de caso buscando as evidências da documentação, da observação direta e da observação participante, e seguindo um roteiro pré-definido. Os resultados apresentam o atendimento de determinados funcionalidades essenciais de cada software, de acordo com um conjunto de requisitos determinado a partir do e-Arq Brasil, em acordo com a natureza e tipo de tecnologia de automação e com os preceitos da recuperação da informação e da descrição arquivística e demais princípios arquivísticos essenciais para SIGAD’s. Visa-se com esse procedimento não só contribuir para o cumprimento da experiência de usuário, mas também propor um modelo para sistema informatizado de gestão arquivística de documentos, mais próximo da realidade do usuário e do atendimento da demanda da organização. Também identifica-se, como ramo tanto de pesquisa como de atuação arquivística, o cenário de estudo de melhorias para SIGAD’s utilizando-se o conhecimento interdisciplinar de duas ciências, a da informação, por meio da Arquivística e recuperação da informação, e a da Ciência da Computação, por meio da engenharia de software, interação entre homem e computador e adoção da técnica de análise contextual de tarefas. Conclui-se que o arquivista como profissional da informação deve inteirar-se dos aspectos inovadores que envolvem as atividades das organizações no mercado atual, fortalecendo suas bases, aprimorando suas técnicas e produzindo pesquisas que possam acrescentar valor à sua formação e à sua qualificação para os desafios da sociedade moderna. / This research carried out an investigation regarding the process of development of computerized archival management systems for documents of higher education institutions, specifically observing the function of archival description, the use of the archival description standards and the use of requirements of the e -Arq Brazil as the central axis of the research in interaction with the information retrieval area. The computerized systems adopted in two (02) higher education institutions, the State University of Londrina (UEL) and the Universidade Estadual Paulista "Júlio de Mesquita Filho" (UNESP), were chosen as a case study. Since both of them have their own software, developed to meet the daily demands of work related to their core and non-core activities, a registration and monitoring of discipline in the system is chosen, observing the view of its user. As a methodological resource, it is adopted a bibliographic and documentary research, of an exploratory, descriptive and explanatory nature, with a qualitative approach, thus conducting a case study seeking evidence of documentation, direct observation and participant observation, following a pre-defined script. The results present the fulfillment of certain essential functionalities of each software, according to a set of requirements determined from e-Arq Brasil, the nature and type of automation technology and with the precepts of information retrieval and archival description and other archival principles essential to SIGAD's. This procedure aims not only to contribute to the fulfillment of the user experience, but also to propose a model for a computerized document management system, closer to the user's reality and to the organization's demand. It also identifies, as a branch of both research and archival activity, the scenario of study of improvements for SIGAD's using the interdisciplinary knowledge of two sciences, that of information, through archivology and information retrieval, and that of computer science, through software engineering, human-computer interaction, and the adoption of the contextual task analysis technique. It is concluded that the archivist as an information professional must know the innovative aspects that involve the activities of the organizations in the current market, strengthening his/her bases, improving his/her techniques and producing research that can add value to his/her training and his/her qualification for the challenges of modern society.

The master's thesis is a comparative analysis of requirements to the description of archival documents in the Russian Federation and the provisions of the General international standard archival description. The conclusions are drawn about the degree of conformity of domestic and international approaches to archival description. In addition, given the promising directions of theoretical and methodological developments in the study area. / В диссертационной работе проведен сравнительный анализ требований к описанию архивных документов в Российской Федерации и в положениях Основного международного стандарта архивного описания, на основе которого были сформулированы выводы о степени соответствия отечественного и международного подходов к архивному описанию, обозначены перспективные направления теоретических и методических разработок в изучаемой сфере.

Nas instituições arquivísticas, as imagens estão cada vez mais acessíveis através da web. A pesquisa analisa a descrição dos documentos fotográficos digitais neste contexto, sejam eles produtos da digitalização da imagem física, isto é, produzida em processos analógicos, ou das imagens nato-digitais. Visa analisar o acesso em ambientes virtuais, através da padronização das normas de descrição arquivística. Para isso, foi utilizado o AtoM, software desenvolvido pelo Conselho Internacional de Arquivo (CIA), ferramenta totalmente voltada para web, que segue padrões de normas arquivísticas como a ISAD(G). Com o objetivo de complementar as especificidades do documento fotográfico, analisamos a ferramenta Sepiades, desenvolvida pelo CIA para descrever coleções fotográficas, atendendo às normas arquivísticas. Através da análise das duas ferramentas, realizada por meio de pesquisa bibliográfica e documental, verificamos que o AtoM é a ferramenta mais indicada para a descrição dos documentos. Como resultado, geramos um quadro para descrição de documentos fotográficos arquivísticos com base no AtoM, compatibilizado com os parâmetros do modelo Sepiades. / In archival institutions, images are increasingly accessible through the web. The research analyzes the description of digital photographic documents in this context, whether they are products of physical image scanning, that is, produced in analogical processes, or of digital-born images. It aims to analyze access in virtual environments, through the standardization of the norms of archival description. For this purpose, AtoM was used, software developed by the International Archive Council (CIA), a web-based tool that follows the standards of archival standards such as ISAD(G). In order to complement the specificities of the photographic document, we analyzed the Sepiades tool, developed by the CIA to describe photographic collections, meeting archival standards. Through the analysis of the two tools, carried out through bibliographical and documentary research, we verified that the AtoM is the most suitable tool for the description of the documents. As a result, we generated a framework for describing archival photographic documents based on AtoM, compatible with the parameters of the Sepiades model

O crescente uso das tecnologias de informação e comunicação a partir dos anos oitenta impulsionou no cenário arquivístico novas discussões em torno das questões de preservação e acesso aos arquivos, dentre outras. Neste contexto, a comunidade arquivística investiu no desenvolvimento de padrões e modelos para a descrição arquivística apresentando dentre os objetivos centrais a possibilidade de intercâmbio entre os arquivos e a ampliação do uso dos acervos. Contudo, este processo modelizador destituiu da descrição arquivística sua natureza de pesquisa, na medida em que não foi criado o devido espaço para a discussão teórico-metodológica pertinente a sua natureza. O problema atinge os arquivos em geral. Em nosso trabalho vamos analisar o impacto deste efeito modelizador e suas implicações no âmbito dos arquivos pessoais, uma vez que suas características mais específicas exigem do arquivista um trabalho de pesquisa detalhado em busca da reconstrução dos vínculos arquivísticos. / The increasing use of information and communication technologies since the 1980s has given an impulse to new discussions in the archival science field concerning digital preservation and access to archives, among other themes. In this context the community of archivists developed standards and models for archival description declaring as some of its aims the encouragement of the interchange between archives and the possibility of increasing the use of archive collections. However, this modeling process in fact deprived archival description of its research nature since it did not include or address the theoretical and methodological discussion pertinent to its own nature. This problem exists in all archives. In our work we will analise the impact of this modeling effect and its implications for personal archives, since they present more specific characteristics that demand from the archivist a more detailed research approach to reconstruct the archival bond.

A organização e tratamento da informação nos arquivos é um processo essencial na prática arquivística, que comporta um conjunto de atividades encadeadas para propiciar pesquisas e acesso aos documentos nela abrigados. O objetivo inicial da presente pesquisa foi compreender as teorias e métodos subjacentes a esse conjunto de processos. A hipótese inicial foi a de observar as teorias e práticas arquivísticas de organizar e tratar documentos e apontar suas interações com a Ciência da Informação. A pesquisa, de natureza qualitativa, utilizou o método hipotético dedutivo como ponto de partida, tendo como objeto empírico um corpus de artigos científicos da área da arquivística, do período de 2000-2015. Foi possível identificar nesse corpus as mudanças propostas para a realização de atividades de classificação, indexação, descrição arquivística, normalização e diplomática, ao longo desse período. Ao final, foi possível constatar que a arquivística é uma disciplina com fundamentos teóricos e práticos sedimentados, conta com um conjunto de métodos, procedimento e instrumentos específicos para organizar e tratar a informação. Foi possível identificar conceitos comuns entre a Ciência da Informação e a Arquivística, tais como classificação, análise de informação e indexação, entre outros. No entanto, não há ligação teórica ou prática explícita entre as duas áreas, visto que esses conceitos, na arquivística, são utilizados atrelados aos princípios arquivísticos da proveniência, da ordem original e do ciclo de vida dos documentos. Com base nesses princípios, a arquivística responde adequadamente, aos problemas contemporâneos relacionados ao complexo problema da autenticidade dos documentos digitais. Trata-se, portanto, de uma área em contínuo desenvolvimento, que constrói teorias, métodos e procedimentos próprios que respondem satisfatoriamente às demandas sociais de busca e acesso a informações para garantir os direitos dos cidadãos e a gestão de políticas públicas. / The organization and information processing in archives is an essential process in archival practices and includes a set of linked activities to facilitate the search and access to documents. The initial objective of this research was to understand the fundamental theories and methods that support this process. The initial hypothesis was to explore the relations of the archival practices of document processint and organization to point out their interactions with Information Science. This research has qualitative approach, used the hypothetical deductive method as a starting point and the content analysis of a corpus of scientific articles presented in serials dedicated to archival sciences, published in 2000-2015. It was possible to identify common concepts used in Archival science and Information Science, such as classification, analysis and indexing, but this does not denote an explicit theoretical and practical connection between the two domains, since these concepts are used in the archival science coupled with the archival principles of provenance, original order and the document life cycle. Based in these principles, the Archival Science present solutions, to the contemporary questions as the complex problems related to the authenticity of digital documents. It was possible to identify the changes that occurred in the activities of classification, indexing, archival description, normalization and diplomatics throughout this period. Archival Science is a domain that develops reflecting and constructing specific theories, methods and procedures to promote satisfactory responses to social demands of access to information to the citizens and to the management of public policies.