Sammanfattning Kurs: Ämnesfördjupande arbete i logistik, 2FE25E. Författare: Matilda Engblom, Jonas Holmberg och Max Husell Handledare: Helena Forslund Titel: Effekter på användningen av webb-EDI i en operativ inköpsprocess - En fallstudie på Svenssons i Lammhult Bakgrund: Electronic data interchange (EDI), är ett hjälpmedel som underlättar och standardiserar informationsflödet mellan företag som använder sig utav olika affärssystem. Effektivisering av administrativa processer är ett mål med EDI. Grunden är en automatisk generering, överföring och mottagning av information. I en operativ inköpsprocess sker flera steg av informationsutbyte. Där leverantörssamarbeten och väl fungerande logistik är två viktiga framgångsfaktorer. Den operativa inköpsprocessen kan beskrivas som en sjustegs aktivitetsmodell som repetitivt upprepar sig vid varje inköp. Syfte: Syftet med denna studie är att kartlägga den operativa inköpsprocessen på Svenssons i Lammhult och se till vilka upplevda problem som kan underlättas med hjälpa av en webbEDI-implementering samt, se till vilka effekter en användning av webb-EDI kan ge. Metod: Denna fallstudie har en kvalitativ forskningsmetod med en deduktiv ansats. Studien har ett positivistiskt synsätt och en fallstudiedesign. I studien har det gjorts en mönsterjämförelse mellan teori och insamlad empiri. Slutsats: Studien har studerat effekter som kan nås av webb-EDI. Utifrån teoretiskt och empiriskt material har slutsatsen gjorts att effekter kring säkerhet, effektivisering, felminimering, arbetsbesparing och automatisering kan uppnås. Uppfattningen av förväntat utfall kring leverantörer som ska ingå i en webb-EDI-implementering matchar vad teori och EDI-leverantörer säger att man kan förvänta sig. Författarna menar att med denna undersökning som stöd, bör fortsatt arbete kring implementering av webb-EDI göras hos Svenssons i Lammhult. Det finns ett antal olika typer av webb-EDI-lösningar vilket ger olika valmöjligheter. Rekommendationen är att leta efter en universallösning likt de som tagits upp i studien där en EDI-leverantör kan erbjuda en webb-EDI-lösning som både erbjuder full integration men även leverantörsportaler. Nyckelord: Webb-EDI, Electronic Data Interchange, Inköp, inköpsprocess, Operativt inköp, Implementering, effekter av webb-EDI, Processkartläggning

Syfte – Syftet med denna studie är att undersöka tillämpbarheten av Lean på operativt inköp samt undersöka hur detta kan tillämpas på ett tillverkande företag som arbetar med Lean i produktionen. För att besvara syftet har det brutits ned i ett delmål och en frågeställning. Delmål: Att undersöka tillämpbarheten av Lean på operativt inköp   Frågeställning: Hur kan Lean tillämpas på operativt inköp på ett företag som arbetar med Lean i produktionen? Metod – Litteraturstudier genomfördes inom områdena inköp och valda Leankoncept för att samla in teori som möjliggjorde uppfyllandet av studiens delmål. En fallstudie genomfördes för att samla in empiri som sedan jämfördes med delmålet för att besvara studiens frågeställning. Empiri samlades in genom samtal, intervjuer, dokumentstudier och observationer. Resultat – Företag som arbetar med Lean i produktionen kan tillämpa Lean på operativt inköp för att effektiviseras. Operativt inköp är en transaktionsbaserad process med information som värdeflöde. Operativt inköp bör effektiviseras i syfte att skapa ett så värdeadderande flöde som möjligt. Genom att utgå från de fyra grundområdena Filosofi, Processer, Medarbetare och partners samt Problemlösning i Lean och de tillhörande 14 principerna, skapas ett helhetsperspektiv och riktlinjer som lyfter förbättringsområden. För att realisera de 14 principerna bör metoder och verktyg anpassas efter avdelningens förutsättningar och mål. Minskade processtider för inköpsärenden, ökad flexibilitet bland inköpare och minskad stress är resultat av framgångsrikt tillämpande av Lean på operativt inköp.   Implikationer – Studiens syfte var inte att skapa ett nytt Leankoncept utan att undersöka vad inom Lean som kan tillämpas på operativt inköp för att effektiviseras. Teori inom området är nästintill obefintligt och utförandet av studien har bidragit med ny kunskap om Lean tillämpat på operativt inköp. Begränsningar – Resultatet påverkas av hur länge företag arbetat med Lean i produktionen innan Lean tillämpas på operativt inköp. Genomförande av en flerfallstudie, istället för en enfallstudie, hade gett ett mer generaliserbart resultat för företag att använda sig av med likartade förutsättningar som fallföretaget. Nyckelord – Lean Administration, Lean Office, Lean Produktion, Lean Service, operativt inköp, effektivitet / Purpose – The purpose of this study is to investigate the applicability of Lean in operational purchasing and examine how it can be applied to a manufacturing company that is working with Lean in the production. To fulfill the purpose it has been broken down into one objective and one problem statement. Objective: Investigate the applicability of Lean on operational purchasing Problem statement: How can Lean be applied on operational purchasing in a company that works with Lean in the production? Method – Literature studies were conducted in the areas of purchasing and selected Lean Concepts to collect the theory that made it possible to answer the sub-target of the study. A case study was conducted to compare the empirical data and theory to answer the problem statement. Empirical evidence was gathered through conversations, interviews, document studies and observations. Findings – Companies working with Lean production can apply Lean on operational purchasing in order to make it more efficient. Operational purchasing is a transaction-based process with information as its value stream and operational purchasing should be streamlined in order to create as much value in the value-flow as possible. The fundamental areas in Lean are Philosophy, Processes, People and Partners, and Problem Solving and through the associated 14 principles create an overall perspective and guidelines that highlights areas for improvement. To fulfill the 14 principles, chosen methods and tools should match the department's conditions and goals. Reduced processing times for purchasing cases, increased flexibility among purchasers and reduced stress are the result of the successful application of Lean on operational purchasing. Implications – The study's purpose was not to create a new Lean concept, but to investigate what in Lean can be applied to operational purchasing to create efficiency and effectiveness in the department. Theory in the area is virtually non-existent and the execution of the study has contributed to new knowledge about Lean applied to operational purchasing. Limitations – The result is affected by how long companies have worked with Lean production before Lean is applied to operational purchasing. The use of a multi-case study, rather than a one-case study, had given a more generalizable result for companies that have the same conditions as the case company. Keywords – Lean Administration, Lean Office, Lean Production, Lean Service, operational purchasing, efficiency, effectiveness

Purpose: Investigate operational purchasing in industrial companies in Sweden. Furthermore, the study aims at investigating how companies work with continuous improvements in the operational purchasing process, measuring and evaluating results. To be able to answer the purpose of the study, three research questions have been formulated: Which non-value adding factors limit the efficiency of industrial operational procurement processes? How can industrial operational procurement processes potentially be improved? Which ratios can be used to measure and evaluate the outcome of purchasing processes? Methodology and execution: A literature study was conducted in parallel with a case study and benchmarking to answer the research questions. The literature study is based on a study of lean administration, operational purchasing and information-related challenges. The case study consists of value stream mapping of the operational procurement process of purchased materials, a description of order confirmation systems and delivery reporting, observations and interviews. The benchmarking study is based on interviews with operational buyers. Data from cases and benchmarking studies were analysed on the basis of the literature study. Findings: Various non-value adding factors that limit the operational purchasing efficiency have been identified and provide the basis for potential improvements. Based on results from fall, benchmarking and literature studies, proposed improvement proposals for the fall company. Recommendations: In the course of further research, more employees in organizations would be interviewed to broaden knowledge of common challenges in purchasing. Operational buyers, managers in improvement work, purchasing managers and corporate executives would be interviewed to provide different perspectives on decisive factors in streamlining operational purchasing processes. Keywords: Lean, Administration, Operational Purchases, Waste, Information Management in purchasing, Continuous Improvement, Improvement Tools / Syfte: Undersöka hur industriella tillverkningsföretag i Sverige arbetar med operativt inköp. Vidare syftar studien till att undersöka hur de arbetar med ständiga förbättringar av den operativa inköpsprocessen, mäter och utvärderar resultat. För att besvara studiens syfte har tre problemfrågeställningar formulerats: Vilka icke värdeskapande faktorer begränsar effektiviteten i industriella operativa inköpsprocesser? Hur kan industriella operativa inköpsprocesser potentiellt effektiviseras? Vilka potentiella mätetal kan användas för att mäta och utvärdera resultatet av inköpsprocesser? Metod och genomförande: En litteraturstudie genomfördes parallellt med en fallstudie och benchmarkingstudie för att besvara studiens frågeställningar. Litteraturstudien bygger på en studie av lean administration, operativt inköp och informationsrelaterade utmaningar. Fallstudien består av värdeflödesanalyser av den operativa inköpsprocessen av tillköpt material, en beskrivning av system för orderbekräftelser och leveransavisering, observationer och intervjuer. Benchmarkingstudien bygger på intervjuer med operativa inköpare. Data från fall och benchmarkingstudie analyserades med stöd av litteraturstudien. Studiens resultat: Olika icke värdeskapande faktorer som begränsar den operativa inköpsprocessen effektivitet har identifierats och utgör grunden för potentiella förbättringar. Med utgångspunkt från resultat från fall-, benchmarking- och litteraturstudie föreslogs förbättringsförslag för fallföretaget. Rekommendationer: Vid fortsatt forskning skulle fler medarbetare i organisationer intervjuas för att vidga kunskapsfånget kring vanliga utmaningar inom inköp. Operativa inköpare, ledare inom förbättringsarbete, inköpschefer och representanter från företagsledningen skulle intervjuas för att ge olika synvinklar på avgörande faktorer vid effektivisering av operativa inköpsprocesser. Nyckelord: Lean, administration, operativt inköp, slöserier, informationshantering inom inköp, ständiga förbättringar, förbättringsverktyg