Abstrakt Titel: Lean Administration – i tillverkande företag Nivå: C-uppsats i ämnet företagsekonomi Författare: Jolin Sjögren Handledare: Stig Sörling Datum: Maj 2012 Syfte: Syftet med studien är att skapa förståelse för vad som krävs vid en implementering av Lean Administration och vilka verktyg som kan användas. Metod: Studien är skriven utifrån en tolkande tradition. Teorin har samlats in från litteratur, vetenskapliga teorier samt en kurs inom ämnet Lean Administration. Vidare har sex intervjuer genomförts, fyra personliga intervjuer på ett fallföretag samt två e-postintervjuer. Den empiriska undersökningen analyserades tillsammans med den teoretiska referensramen för att urskilja likheter och olikheter. Resultat & slutsats: Min studie visar att det är viktigt att Lean Administration efterfrågas av chefer på olika nivåer för att få fäste i företaget. Studien visar att det är viktigt med kvalitet på det som produceras och meningar som ”Rätt från mig” och ”rätt från början” nämns både i den teoretiska referensramen och i den empiriska undersökningen. Vidare visar min studie att ett långsiktigt införande av Lean Administration kan vara att föredra framför snabba förändringar. Studien pekar på att gemensamma mål som är mätbara och som kontinuerligt följs upp; kan vara en framgångsfaktor.  Förslag till fortsatt forskning: Det finns olika sätt att implementera Lean Administration. Ett förslag på fortsatt forskning skulle vara att undersöka ett antal företag som implementerat Lean Administration med hjälp av konsulter och jämföra deras resultat av implementeringen med ett antal företag som drivit implementering själva. Det skulle vara intressant att se vilken av metoderna som varit mest framgångsrik hos företagen. Uppsatsens bidrag: Det finns mycket litteratur och tidigare forskning inom konceptet Lean Produktion. Under studiens gång har jag upptäckt att det finns en begränsad tillgång av tidigare forskning och litteratur kring Lean Administration. Min studie bidrar till en ökad förståelse för användbara verktyg inom Lean Administration, medarbetarnas roll i implementeringen samt olika framgångsfaktorer hos företag som lyckats. Nyckelord: LA (Lean Administration), 5S, slöseri, värde, kvalitet, Lean i allmänhet (LA, Lean, Lean Produktion)

SammanfattningExamensarbetet har utförts under 2012/2013 och är en avslutande del i vår utbildning inom industriell ekonomi.Vi har valt att fördjupa oss i Lean och se hur vi kan få in denna metod och ‖tankar‖ i den administrativa delen av akademin. Lean används idag inom många olika sektorer och är en erkänd förbättringsmetod vars syfte är att skapa nya smarta och utvecklande sätt att utföra sina arbetsuppgifter på. Dessutom ska det vara gynnsamt för medarbetarna som arbetar i detta och verksamheten som helhet.På administrationsavdelningen på ingenjörshögskolan i Borås finns intresset av att se vilka möjligheter Lean kan medföra för en särskild process. Denna process önskar de få förtydligad och förhoppningen är att eliminera riskerna för fel och missförstånd. Syftet med examensarbetet är att ge lösningsförslag med bakgrund till problembeskrivningen med hjälp av verktyg och metoder efter Lean principer.Genom hela projektet har vi haft administrationsavdelningen i åtanke och vill med detta examensarbete försöka återge såpass mycket relevant information och kunskap som vi har stött på och fördjupat oss i under vår informationsinsamling och analys. Vår förhoppning är att väcka intresset för Lean och ge inspiration till förbättringar som kan användas i det dagliga arbetet och i den aktuella processen, årlig revidering av kursutbud.Vi föreslår att det skapas tid och rum för kommunikation och uppföljning. Detta kan ske med hjälp av att följa den nya uppdaterade processkartan och den checklista som skapats för att på en övergripande nivå ge en klar beskrivning av vad som ska göras och vem som är ansvarig. Vi rekommenderar administrationsavdelningen att fullfölja processmetoden och skriva ner en detaljerad beskrivning av sina arbetsuppgifter. När denna nivå är fastställd kan en standard efter bäst kända arbetssätt sättas och därefter kan en fortsatt utveckling påbörjas.Vi tror att genom att Lean integreras i administrationen kan det skapa en hållbar utveckling enligt högskolans arbete med att säkra detta genom ett mer överskådligt perspektiv i processerna.Slutsatsen som dragits av detta är att det finns en vilja till förändring men att det saknas ett forum för informationsbyte och kommunikation i den aktuella process som vi har studerat.Genom att förändra ‖tanken‖ och med våra förbättringsförslag och använda vår modell som plattform, möjliggörs en för en bättre kommunikation och processerna på administrationen kan effektiviseras och förbättras. Detta ger även en grund till en mer storskalig utveckling av Lean Academic på institutionen Ingenjörshögskolan i Borås. / Program: KINLO Industriell ekonomi - logistikingenjör

The purpose of the case study is to create a greater understanding of how the case company works with communication and information between the company and its customers and dealers. The objective of this thesis is to map the invisible value chain for a manufacturing company and make their information flow visible and point out flaws in the communication process between its customers and dealers. Theory and empirical findings will be analyzed and result in different recommendations and suggestions from the authors. The recommendations are discussed with a positive and a negative attributes to broaden the reader’s perspective. All the recommendations have been carefully selected to make sure an implementation would make the information flow more efficient for the case company.

The study aims at identifying the impacts accruing from the implementation of an ERP-system on a large production company that previously managed information in several unintegrated systems. This is investigated from the perspectives and frameworks of Lean Administration, information security and information- and data quality. The study has been conducted at SCA Östrands marketing department, SCA is currently investing 7,8 billion Swedish kronor in the Östrand pulp mill and will be leading the world market. SCA aims to produce 1 million tons of pulp per year with the new mill. As production increases, more data and information will be handled, and support processes must be improved and developed. Process flows were mapped with the process mapping method BPMN and analyzed at a current state and a future state. In the current state, several unintegrated systems are used, in the future, many parts have been integrated and automated. Three main processes were identified and analyzed according to the earlier mentioned frameworks. The analysis shows that the information security is improved according to the CIA-triad, Information- and data quality is improved, and the working method is Leaner after the implementation. In order to calculate efficiency, Data Envelopment Analysis, DEA method has been used with the CCR and ARI models. The results of DEA-CCR and DEA-ARI shows that process flow of the current state is between 48,3% and 57,1% effective compared to the future state, which is 100% effective in the models. / Studien syftar till att identifiera vilka konsekvenser en implementation av ett affärssystem har på ett stort produktionsföretag som tidigare arbetat med informationshantering i flera ointegrerade systemstöd. Detta undersöks ur perspektiven och ramverken för Lean Administration, informationssäkerhet samt informations- och datakvalitet. Undersökningen har genomförts på SCA Östrands marknadsavdelning, SCA investerar just nu 7,8 miljarder kronor i massafabriken Östrand och kommer att bli ledade på världsmarknaden. SCA har som mål att producera 1 miljon ton massa per år med den nybyggda fabriken. Då produktionen ökar kommer mer data och information hanteras och stödprocesserna måste förbättras och utvecklas. Processflöden har kartlagts med processkartläggningsmetoden BPMN och analyserats i ett nutida samt ett framtida optimalt läge. I det nutida läget används flera ointegrerade systemstöd och i det framtida läget har många delar blivit integrerade och automatiserade. Tre huvudprocesser har identifierats och dessa processflödena analyseras utifrån de tre ramverken. Analysen visar att informationssäkerheten förbättras enligt CIA-triaden, Informations- och datakvaliteten förbättras och arbetssättet är mer Lean efter implementationen. För att beräkna ett relativt effektivitetsmått har metoden Data Envelopment Analysis, DEA, använts med modellerna CCR och ARI. Resultatet av DEA-CCR och DEA-ARI visar att det nutida läget är mellan 48,3% och 57,1% effektivt jämfört med det framtida läget som anses vara 100% effektivt i modellerna.

Syfte – Syftet med denna studie är att undersöka tillämpbarheten av Lean på operativt inköp samt undersöka hur detta kan tillämpas på ett tillverkande företag som arbetar med Lean i produktionen. För att besvara syftet har det brutits ned i ett delmål och en frågeställning. Delmål: Att undersöka tillämpbarheten av Lean på operativt inköp   Frågeställning: Hur kan Lean tillämpas på operativt inköp på ett företag som arbetar med Lean i produktionen? Metod – Litteraturstudier genomfördes inom områdena inköp och valda Leankoncept för att samla in teori som möjliggjorde uppfyllandet av studiens delmål. En fallstudie genomfördes för att samla in empiri som sedan jämfördes med delmålet för att besvara studiens frågeställning. Empiri samlades in genom samtal, intervjuer, dokumentstudier och observationer. Resultat – Företag som arbetar med Lean i produktionen kan tillämpa Lean på operativt inköp för att effektiviseras. Operativt inköp är en transaktionsbaserad process med information som värdeflöde. Operativt inköp bör effektiviseras i syfte att skapa ett så värdeadderande flöde som möjligt. Genom att utgå från de fyra grundområdena Filosofi, Processer, Medarbetare och partners samt Problemlösning i Lean och de tillhörande 14 principerna, skapas ett helhetsperspektiv och riktlinjer som lyfter förbättringsområden. För att realisera de 14 principerna bör metoder och verktyg anpassas efter avdelningens förutsättningar och mål. Minskade processtider för inköpsärenden, ökad flexibilitet bland inköpare och minskad stress är resultat av framgångsrikt tillämpande av Lean på operativt inköp.   Implikationer – Studiens syfte var inte att skapa ett nytt Leankoncept utan att undersöka vad inom Lean som kan tillämpas på operativt inköp för att effektiviseras. Teori inom området är nästintill obefintligt och utförandet av studien har bidragit med ny kunskap om Lean tillämpat på operativt inköp. Begränsningar – Resultatet påverkas av hur länge företag arbetat med Lean i produktionen innan Lean tillämpas på operativt inköp. Genomförande av en flerfallstudie, istället för en enfallstudie, hade gett ett mer generaliserbart resultat för företag att använda sig av med likartade förutsättningar som fallföretaget. Nyckelord – Lean Administration, Lean Office, Lean Produktion, Lean Service, operativt inköp, effektivitet / Purpose – The purpose of this study is to investigate the applicability of Lean in operational purchasing and examine how it can be applied to a manufacturing company that is working with Lean in the production. To fulfill the purpose it has been broken down into one objective and one problem statement. Objective: Investigate the applicability of Lean on operational purchasing Problem statement: How can Lean be applied on operational purchasing in a company that works with Lean in the production? Method – Literature studies were conducted in the areas of purchasing and selected Lean Concepts to collect the theory that made it possible to answer the sub-target of the study. A case study was conducted to compare the empirical data and theory to answer the problem statement. Empirical evidence was gathered through conversations, interviews, document studies and observations. Findings – Companies working with Lean production can apply Lean on operational purchasing in order to make it more efficient. Operational purchasing is a transaction-based process with information as its value stream and operational purchasing should be streamlined in order to create as much value in the value-flow as possible. The fundamental areas in Lean are Philosophy, Processes, People and Partners, and Problem Solving and through the associated 14 principles create an overall perspective and guidelines that highlights areas for improvement. To fulfill the 14 principles, chosen methods and tools should match the department's conditions and goals. Reduced processing times for purchasing cases, increased flexibility among purchasers and reduced stress are the result of the successful application of Lean on operational purchasing. Implications – The study's purpose was not to create a new Lean concept, but to investigate what in Lean can be applied to operational purchasing to create efficiency and effectiveness in the department. Theory in the area is virtually non-existent and the execution of the study has contributed to new knowledge about Lean applied to operational purchasing. Limitations – The result is affected by how long companies have worked with Lean production before Lean is applied to operational purchasing. The use of a multi-case study, rather than a one-case study, had given a more generalizable result for companies that have the same conditions as the case company. Keywords – Lean Administration, Lean Office, Lean Production, Lean Service, operational purchasing, efficiency, effectiveness

This thesis is the final result of an investigation aimed at studying how Lean administration best can be implemented in an existing service company to standardize the processes they already have, as a result of a quality assurance and effectivization of the daily labor. The study took place in the autumn of 2018 at the case-company Deva Mecaneyes in Västerås where a value-stream-mapping has been mapped and analyzed. In collaboration with the company, and together with the value-stream-mapping, improvement proposals were developed for the case-company´s processes regarding what they call “repeat-orders”. Three questions have defined and formed the study, of which the first question (1) has been the main question of the thesis and the remaining two questions (2-3) are considered minor supplementary questions: <ol type="1">Which Lean administration application methods exists and which would work best for a service company? Based on a value-stream-mapping, what wastes in the form of non-value-added activities and problem areas can be identified with the aim of enhancing a company´s efficiency and simplifying their internal processes? What are the challenges of implementing Lean administration at a service company? To find out how a service company can implement Lean in an office environment, this study has been conducted using a literature study to attain five different methods for introducing Lean into the administrative support processes. A comparison of the five methods resulted in the study presenting a combination of three of these methods. With the help of the created value-stream-mapping at the case-company, improvement proposals have been developed to help them eliminate non-value-added activities and waste in the form of unnecessary moves and waiting, which means that they can dedicate more time to value-added activities or other work. For continued work, it is recommended that the case-company assign one or more employees responsible for implementing Lean; as the biggest problem in the case-company has been that many projects are started but never finished because no-one is responsible for the projects. Furthermore, they should also study other processes within the company at other departments. Continued recommendation for further studies on the subject of Lean and Lean Administration is to study the value-added activities instead of simply focusing on the activities that do not create any value. It would be interesting to investigate how many and which processes are value-adding and if they could be used and imitated in other processes and activities within a company.

Rapporten baseras på en fallstudie som gjordes på ett varuproducerande företag under vårterminen 2016. Rapporten är en C-uppsats skriven på informationslogistikprogrammet vid Linnéuniversitetet. Syftet med studien var att studera hur valet av kommunikationskanal och waste påverkar den upplevda kommunikationseffektiviteten bland de anställda på fallföretaget. Bakgrunden till studien grundar sig i att kommunikation är ett brett och viktigt område där det saknas forskning om kommunikationseffektivitetens påverkan av waste och kanalval. Kommunikationskanalerna utvecklas idag snabbare än teorierna som definierar dess användning, vilket gör uppsatsens ämne aktuellt. Teorierna som har använts i denna studie är Media richness theory [MRT] och Lean administration. Dessa har kombinerats och använts för att belysa hur den upplevda kommunikationsineffektiviteten kan ökas genom ett strukturerat kanalval på fallföretaget. Studien har haft en kvalitativ ansats med en abduktiv inriktning där resultatet kommer från individuella intervjuer med anställda på fallföretagets kontorsdel. Undersökningen visade att det finns brister i kommunikationen och att det påverkar kommunikationseffektiviteten på kontoret. Val av kanal görs individuellt utifrån vad personalen anser vara mest lämpligt då de inte ser helheten. Genom analysera och diskutera resultatet utifrån teorier framkom det att kommunikationseffektiviteten hade kunnat bli bättre om kanalvalen standardiserats. / The report is based on a case study made at a product producing company in the spring of 2016. The report is a bachelor thesis and is written by students from information logistic programme at Linnaeus University. The purpose of the thesis is to study what the effect of the choice of communication channel and waste could have on the employees at the company. Background to the study is that communication is a broad and important field where there is insufficient research on how waste and choice of communication channels affects communication effectiveness and efficiency. Development of new communication channels is faster than the studies about them and therefore lacks important information how and for what the new channels should be used for. This gap makes this study relevant. The theories that have been used in this study are Media richness theory [MRT] and Lean administration. These have been combined and used to show how the communication effectiveness and efficiency could improve if the company uses structured choice of channels for communication. The approach of the study has been qualitative with an abductive emphasis where the result comes from interviews with the employees at the company. The study is only carried out in the office at the company and will not include any other areas. The case study shows that there are deficits in the communication and that it affects communication effectiveness and efficiency at the office. The choice of channels to communicate through is done individually today. This because the employees are missing the big picture. The study has identified that a standardization of the communication would improve the communication effectiveness and efficiency. The result has been identified by using theories while analysing and discussing the result of the interviews.

This master thesis describes the process of implementing a new system planning shifts in a production company. The Value Stream Mapping method was used to evaluate the previous system. The implementation process is split into four phases. MS Project was used to manage the project. Thanks to this process shifts planning time has been decreased by 20 %. Furthermore, the new system allows employees to work more effectively, significantly reduces the human error factor, and automatically satisfies legislative requirements.

The aim is to use Lean Administration metodology to improve custom clearance process steps that do not add value, but it is necessary to carry out them due to legislative reasons. The company has excellent results of applying the Lean principles in manufacturing and this thesis will bring to the company specific application of Lean Enterprise metodolgy outside manufacturing. The thesis is proof of the implementation of the company philosophy of continuous improvement, perfection does not exist, there is always the possibility of improvement.

Lean is a philosophy with the purpose of increasing value from the customer perspective, through the continuous elimination of waste. During the last decades, the implementation of this philosophy has expanded to the service sector and administrative support processes. The last decades have also shown a major increase of employment within the service sector in Sweden, giving validity to the implementation of lean within administrative support processes. The implementation of this philosophy within the service sector can be associated with the term lean administration.  The purpose of this study is to suggest efficiency improvements by applying value stream mapping within the invoice flow of an industrial company's financial unit and to provide recommendations regarding an implementation of lean administration. The purpose of this study is based upon the problems that the financial unit faces today regarding inefficiencies within the invoice flow due to redundant processes and a lack of standardized work. The purpose of this study and research questions are fulfilled by performing a literature study as well as a case study which included qualitative interviews and quantitative observations.  The current invoice flow has through the simulation program FlexSim been mapped and analyzed. The authors have been able to construct a recommended invoice flow, with the current flow as a point of reference. The recommended flow shows that a 46% decrease in active process time per invoice can be achieved. This decrease of active process time per invoice alongside an implementation of lean administration can benefit the financial unit in the long term.  After interviews, observations and discussions with the case company, the suggested efficiency improvements presented in this study, can be considered applicable within and outside of the observed financial unit. The suggestions for improvement are based on the value stream mapping through FlexSim and could be achieved through an application of the recommended invoice flow. The case company should also consider a future implementation of lean administration and its associated improvement tools 5S, 5-Why and PDCA-cycles.