Det faktum att RPA är ett så pass nytt fenomen, kan till viss del utmana implementeringsprocessen på grund av otillräcklig erfarenhet hos involverade medarbetare samt bristande utbud av allmän information om ämnet. För att hantera denna utmaning kan ett agilt arbetssätt underlätta processen. Trots att RPA och agilt arbetssätt kombineras i stor utsträckning inom näringslivet, finns det tämligen lite forskning kring kombinationen - vilket har bidragit till vårt forskningsgap. Utifrån detta forskningsgap har vi vidare lyckats formulera följande frågeställning: ​Hur kan en robotisk processautomatisering (RPA) implementeras i ekonomifunktionen, med hjälp av ett agilt arbetssätt? Fortsättningsvis är studiens genomgående syftet att beskriva och analysera hur RPA kan implementeras i en etablerad ekonomifunktion, genom användning av ett agilt tillvägagångssätt. För att lyckas generera ett nyanserat och träffsäkert svar till frågeställningen, har svar inhämtats via åtta intervjuer. En teoretisk grund har även inhämtats i form av ett antal vetenskapliga artiklar, för att skapa en vetenskaplig tyngd i arbetet. Analys har därefter gjorts utifrån en jämförelse mellan teori och empiri i syfte att kunna framställa en allmän slutsats kopplat till problemet. Metoden som använts är således en kvalitativ studie baserad på en induktiv ansats. I slutsatsen konstateras att RPA-implementering och agilt arbetssätt är en hållbar metod att arbeta i. Vidare har ett antal olika implementeringslösningar presenterats; därav ett antal konkreta metoder inom agilt arbetssätt samt ett antal modeller inom RPA. Däremot drogs slutsatsen att nyckeln till framgång är ett öppet mindset från medarbetarnas sida; där medarbetaren förstår värdet av varför agilt arbetssätt används i den specifika kontexten. Avslutningsvis presenterar även vi som författare våra uppfattningar om ämnet baserat på de empiriska och teoretiska intryck vi fått uppleva under studiens gång.

京都大学 / 0048 / 新制・課程博士 / 博士(医学) / 甲第20668号 / 医博第4278号 / 新制||医||1024(附属図書館) / 京都大学大学院医学研究科医学専攻 / (主査)教授 武田 俊一, 教授 岩井 一宏, 教授 清水 章 / 学位規則第4条第1項該当 / Doctor of Medical Science / Kyoto University / DFAM

Arbetsuppgifter som utförs på digitala system löper risk för att bli monotona, repetitiva ochtidskrävande. RPA, Robotic Process Automation, är en relativt ny teknik som kanautomatisera repetitiva och regelstyrda arbetsprocesser. Att implementera RPA leder oftast tillatt medarbetare inom ett företag kan lägga mer tid på värdeskapande uppgifter. RPA ochautomatisering möts av ett visst motstånd bland de medarbetare som påverkas ochinställningen till denna teknik varierar kraftigt. På ett företag som bedriver kollektivtrafik i Sverige har trafikledarna, som bemannar trafikledningscentralen på detta företag, en centralroll. De planerar och dirigerar trafik för ett geografiskt område. Syftet med denna studie är attidentifiera om trafikledarna ser några för- och nackdelar med RPA i deras arbetsprocessersamt deras generella inställning till RPA utifrån deras arbetsplats. För att samla in empirin har en kvalitativ ansats i form av semistrukturerade intervjuer medtrafikledarna genomförts för att identifiera deras inställning till RPA i anknytning till derasarbetsplats. Resultatet av denna studie visar att trafikledarna har en positiv inställning till RPAoch ser att RPA hade kunnat avlasta dem i deras arbete vilket skulle kunna leda till att mer tidpå tidskrävande och värdeskapande uppgifter. Flera trafikledare har dock svårigheter attidentifiera vilka typer av processer som kan automatiseras och om det hade hjälpt dem i derasarbete. Trots svårigheterna lyckas trafikledarna identifiera två processer som skulle kunnaautomatiseras med RPA.

Allt fler har fått upp ögonen för olika automatiseringstekniker för att underlätta för kunder, anställda och verksamheten. Robotic Process Automation (RPA) är en snabbt framväxande teknologi som automatiserar repetitiva och monotona arbetsprocesser som kan anses vara tidskrävande för anställda. Genom en kvalitativ fallstudie har möjligheter, utmaningar och rekommendationer som kan förekomma vid en implementering av RPA hos medelstora verksamheter som Stora Tunabyggen AB undersökts. Data som samlats in kommer från intervjuer och en dokumentstudie. En kvalitativ dataanalys genomfördes där möjligheter och utmaningar presenteras, sedan genomfördes en SWOT-analys för att finna styrkor och svagheter med RPA. SWOT-analysen användes sedan för att plocka fram rekommendationer för en eventuell implementering. Resultatet visar att det finns positiva såväl som negativa effekter vid en implementering av RPA som ett företag som överväger en implementering bör ha i åtanke. En utmaning med en implementation av RPA är att kartlägga och beskriva processerna som skall automatiseras. Möjligheten med detta är att personalen slipper fokusera på de monotona och repetitiva arbetsuppgifterna. Tunabyggen bör utvärdera hela verksamheten för en implementation av RPA för att få ut bästa möjliga effekt av RPA. En styrka med RPA är minskade mänskliga fel i verksamhetens arbetsprocesser. En av svagheterna med RPA är att det inte finns någon mänsklig kontroll före en arbetsprocess utförs. / More and more people have got their eyes on different automation techniques to make it easier for customers, employees and the business. Robotic Process Automation (RPA) is a rapidly evolving technology that automates repetitive and monotonous business processes that can be considered time consuming for employees. Through a qualitative case study, opportunities, challenges and recommendations that may occur during an implementation of RPA in medium-sized businesses have been investigated, like Stora Tunabyggen AB. The collected data comes from interviews and a document study. A qualitative data analysis was carried out in which opportunities and challenges were presented. Then a SWOT analysis was carried out to find strengths and weaknesses with RPA. The SWOT analysis was then used to present recommendations for a possible implementation. The result shows positive as well as negative effects that medium-sized businesses should be aware of when considering an implementation of RPA. A challenge with an implementation of RPA is to map and describe the processes that can be automated. A possibility is that the staff no longer have to focus on monotonous and repetitive tasks. Tunabyggen should evaluate the entire operation for an implementation of RPA to get the best possible effect from RPA. A strength with RPA is to reduced human error in the business processes of the organisation. One of the weaknesses of RPA is that there is no human control before a work process is performed.

Företag strävar idag alltmer efter att automatisera och effektivisera sina verksamhetsprocesser. Till följd av den digitala transformationen av vårt samhälle skapas ständigt nya möjligheter och tekniska innovationer för att stödja automatiseringen av processer genom att göra saker på helt nytt sätt genom att använda sig av modern informations- och datorteknik. Denna studie undersöker en ny teknisk innovation i form av mjukvarutekniken RPA (robotstyrd processautomation) samt dess förmåga att automatisera arbetsuppgifter som vanligtvis utförs manuellt. Studien syftar till att belysa de utmaningar som riskerar att uppstå samt vad som bör beaktas vid utvecklandet av RPA inom en verksamhetsprocess vilket redovisas i form av rekommendationer. Studiens metod utgår från ett explorativt angreppssätt, en kvalitativ datainsamling samt har en abduktiv ansats då ett fenomen både undersöks och analyseras med hjälp av teori relaterat till RPA och automatiserandet av verksamhetsprocesser. De utmaningar och rekommendationer som tagits fram baseras på resultat från mötestillfällen i form av semistrukturerade workshops baserade på utvecklingsprocessens fyra steg samt på utvecklingsgruppens egna upplevelser kombinerat med den teori som använts som underlag för analys. Studiens viktigaste resultat är att processen noga bör kartläggas och optimeras innan utvecklandet inleds samt att en ständig uppföljning med slutanvändaren genomförs i syfte för att upptäcka eventuella förändringar av krav. Någon inom utvecklingsgruppen bör, utöver ett tekniskt perspektiv, även inneha ett processperspektiv samt grundläggande kunskap kring utvecklingen av en verksamhet. / In today’s society companies increasingly strive to automate and streamline their business processes. As a result of the digital transformation of our society, new opportunities and technological innovations are constantly being created with the purpose of supporting the automation of processes by doing things in a completely new way and by utilizing modern information and computer technology. This study examines the new technological innovation in the form of a software technology called RPA (robotic process automation) and its ability to automate tasks that are usually performed manually. The study aims to highlight the challenges that are likely to arise and what the developer should consider when developing RPA within an operational process, which is presented in the form of recommendations. The method of the study is based on an exploratory approach, a qualitative data collection and an abductive approach, since a phenomenon is examined and analyzed using theory related to RPA and the automation of business processes. The challenges and recommendations that have been developed are based on results from a number of meeting sessions in the form of semi-structured workshops based on the four stages of the development process and on the development group's own experiences combined with the theory used as a basis for an analysis. The most important result of the study is that the process should be carefully mapped out and optimized before the development begins and that a continuous follow-up with the end user should be carried out in order to detect any changes in requirements. Someone within the development group should, in addition to a technical perspective, also possess a perspective related to processes and basic knowledge of business development in general.

Bakgrund: Automatisering såsom Robotic Process Automation följs av en debatt huruvida dess innebörd är något fördelaktigt eller hotfullt för såväl anställda som företag. RPA har kapacitet att ersätta voluminösa och repetitiva arbetsuppgifter, vilket ligger till grund för både intresse och oro på arbetsmarknaden. Controllerrollen är vidare en mångfacetterad roll som präglas av tidspress och begränsad möjlighet att spendera arbetstid på värdefull analys. Yrkesrollen utgör därmed en intressant kontext för att studera hur automatisering kan tänkas verka för att skapa förändring. Utifrån tidigare forskning har RPA:s påverkan på en specifik yrkesroll inte behandlats, vilket skapar relevans i följande studies syfte. Vidare ämnar denna undersökning skapa underlag för företag att nå en framgångsrik implementering av tekniken. Syfte: Syftet med följande studie är att beskriva på vilket sätt controllerrollen kan tänkas förändras genom implementering av RPA, samt vilka följder tekniken kan få för såväl yrkesrollen som dess tillhörande företag. Metod: Denna empiriskt drivna studie karaktäriseras av ett kvalitativt tillvägagångssätt med utgångspunkt tagen i ett realistiskt perspektiv. Studiens empiri har samlats in genom semistrukturerade intervjuer med åtta controllers samt sex personer insatta i ämnet för RPA. Slutsats: RPA har kapacitet att assistera, möjligtvis ersätta, controllern i området för befattningens informationsproduktion. Genom denna tidsbesparing kan controllern spendera mer tid på proaktiv analys av kvalitetssäkrad information, något som resulterar i mer välgrundade beslutsunderlag för företag i stort. Vidare kan mjukvaran bidra med ökad effektivitet, flexibilitet och kvalitet, vilket kommer till olika uttryck för controllern och dess företag. Till följd av att RPA kan ersätta den fysiska medarbetaren i sedvanliga uppgifter, uppstår dock utmaningar för controllern i att bibehålla verksamhetsförståelse samtidigt som oro för nedskärningar kan spridas i personalstyrkan. Av den orsaken kan motstånd till förändring uppstå, vilket är en utmaning företag behöver hantera. För att nå en framgångsrik implementering av RPA bör företag därav ta hänsyn till aspekter såsom vikten av förberedelsearbete, upprättandet av en fungerande förvaltningsmodell, samt ett aktivt ledarskap genom hela implementeringsprocessen. / Background: Automation, such as Robotic Process Automation, is followed by a debate of whether it is beneficial or threatful for companies and its employees. The technology has the capacity to replace voluminous and repetitive tasks, which implies both interest and concern on the labor market. Furthermore, the controller is a multifaceted role characterized by time pressure and limited opportunity to work with valuable analysis. The role is thus an interesting context for studying how automation can create change. Based on previous research, RPA´s impact on a specific occupational role has not been addressed, which creates relevance in the purpose of the following study. Moreover, this study aims to create prerequisite for companies to achieve successful implementation of the technology. Purpose: The purpose of the study is to describe how the occupational role of a controller can change through implementation of RPA, as well as the consequences the technology can have for both the professional role and its associated company. Methodology: This empirically driven study is characterized by a qualitative approach based on a realistic perspective. The empirical data has been collected through semi structured interviews with eight controllers and six persons well familiar with the subject of RPA. Conclusion: RPA has the capacity to assist, alternatively replace, the controller in the area of information production. Through time saving, the controller can spend more time on proactive analysis of quality assured information, resulting in more well-founded decision making. Furthermore, the software can contribute to increased efficiency, flexibility and quality, which comes to different expressions for the controller and company. Due to the fact that RPA can replace the physical employee in customary tasks, however, challenges arise for the controller to maintain business understanding. Simultaneously, concerns about dismissals can be spread in the company. For that reason, resistance to change can arise, which is a challenge companies need to handle. In order to achieve a successful implementation of RPA, companies should take into account aspects such as the importance of preparatory work, the establishment of a functioning management model, and active leadership throughout the implementation process.

RPA, robotbaserad processautomatisering, är en mjukvaruteknik som används för att automatisera repetitiva regelbaserade arbetsuppgifter. RPA-tekniken börjar bli vanligare för olika verksamheter att införskaffa. Syftet med denna studie är att designa en mjukvarurobot för en ekonomisk verifikation av kundreturer. För att kunna besvara studiens frågeställning har design science forskning använts, som övergripande är en forskningsmetod med riktlinjer för att utveckla och utvärdera artefakter. Det betyder i stora drag att en blandning av litteraturstudier, kvalitativa intervjuer och kreativa metoder tillämpas beroende på vilket steg i design science processen som bearbetas. En processmodell över det ekonomiska händelseförloppet togs fram genom att analysera svaren från intervjuerna, som genomfördes hos tre olika e-handelsföretag, och litteraturstudierna. Artefakten togs fram med hjälp av verktygen Uipath, Oneup och Gmail. Uipath är ett automatiseringsverktyg för RPA-mjukvarurobotar, Oneup är ett webbaserat ekonomisystem och Gmail är en e-posthanterare. Det teoretiska bidraget denna studie har tagit fram är ett fall som inte tidigare finns beskrivet i litteraturen. RPA används ute i praktiken för ekonomisk hantering men tidigare forskning, som beskriver konkreta metoder och principer för att stödja uppsättningen av RPA-mjukvarurobotar, är få. Det praktiska bidraget som studien har tagit fram är en generell prototyp av en mjukvarurobot för hantering av ekonomisk verifikation av kundreturer. Många fördelar som nämns i teorin har hittats ute i praktiken hos de företag som har intervjuats. Artefakten som har tagits fram har en returhanteringsprocess som går att generalisera men implementeringen är beroende av vilket affärssystem som används. Ett förslag på ny forskning är att undersöka de olika RPA-teknikerna för att ta fram en mer standardiserad lösning. / RPA, Robotic Process Automation, is a software technology that is used to automate repetitive rule-based tasks. The technology of RPA is becoming more common for various businesses to acquire. The purpose of this study is to design a software robot for efficient economical verification of customer returns. To be able to answer the study’s problem statement the method of design science research has been used, which is overall a research method with guidelines for developing and evaluating artifacts. This broadly means that a mixture of literature studies, qualitative interviews and creative methods are applied depending on which step in the design science process is being processed. A process model of the economic course of events was developed through the answers from the interviews, which were conducted at three different e-commerce companies, and from the literature studies. The artifact was developed from using the tools Uipath, Oneup and Gmail. Uipath is an automation tool for software robots, Oneup is a web-based economic system and Gmail is an email handler. The theoretical contribution by this study is that it describes something that has not been described in the previous research yet. The practical contribution is a general prototype that manages the economic verification of customer returns. Many advantages that have been mentioned in the theory have also been found in the three companies that were interviewed. The artifact’s return management process can be generalized. However, the artifact’s implementation is dependent on which system that is used. One suggestion for future research would be to investigate the different RPA-techniques to develop a standardized solution. This bachelor thesis will be written in Swedish.

RPA, robotbaserad processautomatisering, är en mjukvaruteknik som används för att automatisera repetitiva regelbaserade arbetsuppgifter. RPA-tekniken börjar bli vanligare för olika verksamheter att införskaffa. Syftet med denna studie är att designa en mjukvarurobot för en ekonomisk verifikation av kundreturer. För att kunna besvara studiens frågeställning har design science forskning använts, som övergripande är en forskningsmetod med riktlinjer för att utveckla och utvärdera artefakter. Det betyder i stora drag att en blandning av litteraturstudier, kvalitativa intervjuer och kreativa metoder tillämpas beroende på vilket steg i design science processen som bearbetas. En processmodell över det ekonomiska händelseförloppet togs fram genom att analysera svaren från intervjuerna, som genomfördes hos tre olika e-handelsföretag, och litteraturstudierna. Artefakten togs fram med hjälp av verktygen Uipath, Oneup och Gmail. Uipath är ett automatiseringsverktyg för RPA-mjukvarurobotar, Oneup är ett webbaserat ekonomisystem och Gmail är en e-posthanterare. Det teoretiska bidraget denna studie har tagit fram är ett fall som inte tidigare finns beskrivet i litteraturen. RPA används ute i praktiken för ekonomisk hantering men tidigare forskning, som beskriver konkreta metoder och principer för att stödja uppsättningen av RPA-mjukvarurobotar, är få. Det praktiska bidraget som studien har tagit fram är en generell prototyp av en mjukvarurobot för hantering av ekonomisk verifikation av kundreturer. Många fördelar som nämns i teorin har hittats ute i praktiken hos de företag som har intervjuats. Artefakten som har tagits fram har en returhanteringsprocess som går att generalisera men implementeringen är beroende av vilket affärssystem som används. Ett förslag på ny forskning är att undersöka de olika RPA-teknikerna för att ta fram en mer standardiserad lösning. / RPA, Robotic Process Automation, is a software technology that is used to automate repetitive rule-based tasks. The technology of RPA is becoming more common for various businesses to acquire. The purpose of this study is to design a software robot for efficient economical verification of customer returns. To be able to answer the study’s problem statement the method of design science research has been used, which is overall a research method with guidelines for developing and evaluating artifacts. This broadly means that a mixture of literature studies, qualitative interviews and creative methods are applied depending on which step in the design science process is being processed. A process model of the economic course of events was developed through the answers from the interviews, which were conducted at three different e-commerce companies, and from the literature studies. The artifact was developed from using the tools Uipath, Oneup and Gmail. Uipath is an automation tool for software robots, Oneup is a web-based economic system and Gmail is an email handler. The theoretical contribution by this study is that it describes something that has not been described in the previous research yet. The practical contribution is a general prototype that manages the economic verification of customer returns. Many advantages that have been mentioned in the theory have also been found in the three companies that were interviewed. The artifact’s return management process can be generalized. However, the artifact’s implementation is dependent on which system that is used. One suggestion for future research would be to investigate the different RPA-techniques to develop a standardized solution. This bachelor thesis will be written in Swedish.

Forskningsfrågor: Vilka möjligheter och utmaningar finns med användningen av maskininlärning inom faktureringsprocessen? Hur har maskininlärning påverkat felkällorna inom faktureringsprocessen? Syfte:    Denna studie syftar till att beskriva automatisering inom bokföringsprocessen, med fokus på fakturahantering. Detta inkluderar en analys av hur maskininlärning kan tillämpas för att automatisera datainmatning och genomföra felkontroller i bokföring, samt hur väl denna teknologi kan koppla information till korrekt kontoklass. Metod:   I denna studie genomfördes datainsamlingen med hjälp av kvalitativa metoder, specifikt genom användning av semistrukturerade intervjuer. Urvalsgruppen bestod av systemutvecklare, produktutvecklare, IT-experter och en auktoriserad redovisningskonsult.  Slutsats:   Denna studie ger insikt i både möjligheter och utmaningar med maskininlärning inom faktureringsprocessen. Automatiseringen underlättar tolkning av fakturor och identifiering av mönster, vilket frigör tid för personal att fokusera på mer avancerade uppgifter. Fel som upptäcks i efterhand kan vara kostsamma att korrigera och det är kundens ansvar att säkerställa bokföringens korrekthet och vara medveten om potentiella felkällor. Ökad medvetenhet om systemets begränsningar och styrkor kan bidra till ökad trovärdighet och tillförlitlighet i bokföringsprocessen. / Research questions: What opportunities and challenges exist with the use of machine learning in the invoicing process? How has machine learning impacted error sources within the invoicing process? Purpose: This study aims to describe automation within the accounting process, with a focus on invoice management. This includes an analysis of how machine learning can be applied to automate data entry and conduct error checks in accounting, as well as how effectively this technology can link information to the correct account classification. Method: In this study, data collection was conducted using qualitative methods, specifically through the use of semi-structured interviews. The sample group consisted of software developers, product developers, IT experts, and a certified public accountant.   Conclusion: This study provides insights into both the opportunities and challenges of machine learning within the invoicing process. Automation facilitates the interpretation of invoices and the identification of patterns, thus freeing up time for staff to focus on more advanced tasks. Errors detected post hoc can be costly to rectify, and it is the customer's responsibility to ensure the accuracy of accounting and be aware of potential sources of errors. Increased awareness of the system's limitations and strengths can contribute to enhanced credibility and reliability in the accounting process.

Dagens samhälle utvecklas i snabb takt och i samband med digitaliseringen uppstår nya tekniker som kan effektivisera, förbättra och förenkla arbetet inom verksamheter. En av dessa tekniker är Robotic Process Automation (RPA) som handlar om att automatisera enkla och monotona verksamhetsprocesser med tydliga regler. Implementeringen av RPA kan innebära både möjligheter och utmaningar som kan komma bli avgörande för tillvägagångssätt inom verksamheter. I nuläget existerar begränsad information kring hur RPA kan implementeras effektivt inom specifika verksamheter. Hälso- och sjukvården består i dagsläget av många processer som lämpar sig för automatisering, vilket kan frigöra tid för vårdpersonalen till mer kvalitativ vård. Samtidigt finns det utmaningar med att tillämpa ny teknik inom sjukvården, vilket inkluderar juridik, organisatoriskt motstånd och tekniska hinder. I syfte att undersöka fenomenet där RPA tillämpas inom sjukvården kommer följande studie undersöka frågeställningen: Vilka möjligheter och utmaningar förekommer vid implementering av RPA inom hälso- och sjukvården? I syfte att besvara studiens frågeställning har en kvalitativ ansats använts. Med hjälp av semistrukturerade intervjuer samlades empiriskt datamaterial in och kompletterades även med övrig dokumentation från sjukhuset. Det analyserade resultatet medförde övergripande teman som präglade diskussionens utformning. Följande studie visar möjligheter och utmaningar som förekommer före, under och efter implementeringen av RPA inom ett svenskt sjukhus. Studiens slutsats visualiserar identifierade möjligheter och utmaningar, vilket bland annat belyser användarinvolvering, ökad digital nyfikenhet och prioritering av interna resurser. I och med den begränsade forskningen som existerar inom området förvä / Today's society is developing at a rapid pace and in relation with digitalisation, new technologies are emerging that can streamline, improve and simplify the work within organizations. One of these technologies is Robotic Process Automation (RPA), which is about automating simple and monotonous business processes with clear rules. The implementation of RPA can present both opportunities and challenges that may be crucial for business operations. Currently, limited research exists on how RPA can be implemented effectively within specific organizations. The healthcare sector currently consists of many processes suitable for automation, which can free up time for healthcare professionals to provide more quality care with patients. At the same time, there are challenges in applying new technologies in healthcare, which include law, organizational resistance and technical barriers. In order to investigate the phenomenon where RPA is applied within healthcare, the following study will investigate the issue: What opportunities and challenges exist when implementing RPA in healthcare? In order to answer the research question, a qualitative approach has been used. With the help of semi-structured interviews, empirical data material was collected and also supplemented with other documentation from the hospital. The analyzed result led to overall themes that characterized the design of the discussion. The following study shows opportunities and challenges that occur before, during and after the implementation of RPA within a Swedish hospital. The study's conclusion visualizes identified opportunities and challenges, highlighting, among other things, user involvement, increased digital curiosity and prioritization of internal resources. With the limited research that exists in the field, the study is expected to contribute to new information for future implementations within the same context.