O objetivo deste trabalho é estudar a produção documental das organizações privadas com base nas funções administrativas desempenhadas por elas. A partir da caracterização dos arquivos de pessoas jurídicas de direito privado são discutidas algumas das condicionantes que influenciam a produção documental dessas organizações. Inicialmente apresentamos uma condicionante intimamente relacionada à função probatória dos documentos de arquivo: a obrigatoriedade do cumprimento de determinações legais na celebração de atos jurídicos necessários à existência e funcionamento das instituições. A seguir, as condicionantes ligadas à evolução das teorias da Administração e do processo de gestão, que possuem grande representatividade na realização das funções administrativas. Por fim, a influência da cultura organizacional na produção e na atribuição de valor aos documentos de arquivo, especialmente para finalidades de preservação. Consolidando as discussões realizadas, apresentamos o levantamento de funções administrativas realizadas nas organizações e estabelecemos a ligação entre o cumprimento dessas funções e a produção documental característica. Ao final, é apresentado o quadro de espécies e tipos de documentos representativos da tipologia documental de organizações privadas, contendo definição, referências técnicas e legais. / The objective of this work is to study the document production in private organizations based on their internal administrative functions. From the description of the characteristics of the documents in private organizations, we discuss some of the conditions that influence on their record production. We initially present a closely related condition to the probationary function of the records: the requirement of following legal determinations on the process of fulfillment of all legal transactions regarding their existence and operation. The next two presented are connected to the evolution of the theories of administration and management process, which have great degree of representation on the administration functions. Finally, the influence of the organizational culture on the production and value assignment to the records, especially for the purposes of preservation. Consolidating all the discussions held, we describe the administrative functions performed in the organizations and we establish the connection between following these functions and the resulted record production. Concluding this work, it is presented a picture of types of representative documents of the record typology in private organizations, including definitions, legal and technical references.

This study focused on records management in churches, particularly the Friends Church (Quakers) in Kenya. The study sought to find out the record types and formats created or received, establish records management systems currently being used, investigate the challenges faced in managing the records, and assess the status quo in records management as well as recommend possible solutions for the Friends Church in Kenya. Both qualitative and quantitative were used to collect data from the field. Through interviews, data was collected from pastors, church administrators, and church members. Exploratory research design was adopted in conducting in-depth interviews among the participants in order to understand records management practices in the Friends Church in Kenya and provide recommendations for improvement. Purposive sampling technique was adopted to select a sample size of 24 participants who included individuals with relevant information about records management in the Friends Church in Kenya. The response rate for this study was 100 percent. The study discovered that records created or received by the Friends Church in Kenya were not properly managed. This was due to lack of an electronic system of records management, inadequate qualified personnel to manage records, inaccessible records when needed, lack of fire protected cabinets, poor leadership, among others. These culminated to time wastage in churches, conflicts, overspending on various church activities, unproductivity, loss of file(s) that contain vital information, poor organization and culture, and some committed church members left the church. The Study concluded that for the Friends Church to achieve operational efficiency, it is important that the church leadership establish records management offices that are equipped with requisite resources to effectively manage paper based records and electronic records. / Information Science / M. Inf. (Information Science)

This main goal of this project was to implement a training course in archivistic to the Technical and Administrative Servers in Education of the UFSM using as a technological tool the Learning Management System Moodle. The intention is produce a reflection about the modality of distance learning and the LMS as an element to support a professional training in the institution. The research was classified as applied quantitative approach and a case study through the technical procedures for acquiring objective knowledge about Moodle; the study supports a proposal and an evaluation of an alternative training using distance learning. Techniques and instruments of literature were used for read, analyze and interpret the last material already published in books, scientific papers, dissertations and doctoral theses. The bibliography facilitated the planning and the development of a training course in distance learning using the LMS of the Pró-Reitoria de Gestão de Pessoas (PROGEP) in the UFSM university. To reinforce the requirements for the expansion of the institutional archivistics polices of the university, the project develops studies in university archives and in the document preservation as an evidence of scientific, cultural and educational knowledge of the country. This helps to ensure the right access to information, the right of citizens and transparency of government actions. The project demonstrated the feasibility of conducting distance learning training courses to servicemen directly or indirectly involved in institutional documents management. The staff improvement policies implementation through distance learning is an effective strategic tool to implement the UFSM archivistic system. The LMS Moodle of PROGEP worked as environment of cooperative interaction between technical and administrative servicemen and the DAG (Departamento de Arquivo Geral). / Este estudo teve como principal objetivo implementar um curso de capacitação na área arquivística para os servidores Técnico-Administrativos em Educação (TAE) da UFSM, utilizando-se como ferramenta tecnológica o Ambiente Virtual de Ensino-Aprendizado (AVEA) Moodle e, assim, auxiliar na reflexão acerca da modalidade de educação a distância e de AVEA como elemento de suporte a capacitação profissional na instituição. A pesquisa foi classificada como aplicada com abordagem quantitativa e um estudo de caso quanto aos procedimentos técnicos porque objetivou adquirir conhecimento sobre o Moodle, a fim subsidiar a proposição e a avaliação de uma alternativa de capacitação por meio da modalidade a distância. Para tanto, utilizou-se das técnicas e instrumentos da pesquisa bibliográfica para leitura, análise e interpretação de materiais já publicados em livros, artigos científicos, dissertações de mestrado e teses de doutorado. As ideias de diferentes autores possibilitaram o planejamento e a construção de um curso nessa modalidade, utilizando-se o ambiente de EaD da Pró-Reitoria de Gestão de Pessoas (PROGEP) da Universidade. Para reforçar a necessidade de expansão das políticas arquivísticas nas IFES abordaram-se temas relevantes sobre os arquivos universitários, em especial as universidades federais, e a preservação de seu patrimônio documental como prova do conhecimento científico, cultural e educacional do País, para garantir o acesso à informação, o direito dos cidadãos e a transparência das ações governamentais. Os estudos demonstraram a viabilidade de realização de cursos de capacitação à distância aos servidores envolvidos, direta ou indiretamente, na gestão de documentos institucionais. A implementação de políticas de capacitação profissional a distância apresentou-se como uma ferramenta estratégica eficaz à implantação do sistema de arquivos da UFSM e o Ambiente de EaD da PROGEP, que utiliza o Moodle, serviu como um ambiente de interação cooperativa entre os servidores técnico-administrativos em educação e o Departamento de Arquivo Geral.

Submitted by Maria Fabiana Izidio De Almeida (izidio1985@yahoo.com.br) on 2018-06-15T23:14:30Z No. of bitstreams: 1 Dissertacao Maria Fabiana.pdf: 2556138 bytes, checksum: bbfe77159fed5caa0597b518992edd79 (MD5) / Approved for entry into archive by Satie Tagara (satie@marilia.unesp.br) on 2018-06-18T14:04:08Z (GMT) No. of bitstreams: 1 almeida_mfi_me_mar.pdf: 2556138 bytes, checksum: bbfe77159fed5caa0597b518992edd79 (MD5) / Made available in DSpace on 2018-06-18T14:04:08Z (GMT). No. of bitstreams: 1 almeida_mfi_me_mar.pdf: 2556138 bytes, checksum: bbfe77159fed5caa0597b518992edd79 (MD5) Previous issue date: 2018-05-18 / Não recebi financiamento / No atual mundo globalizado e competitivo apresentar as informações adequadas em tempo hábil tornou-se um diferencial para as empresas que almejam grandes resultados e liderança no mercado. A gestão documental é parte deste processo, pois a partir de um modelo de gestão será possível localizar a informação solicitada a tempo de contribuir com a tomada de decisão, amenizando possíveis erros. Nesse contexto, a presente pesquisa tem como foco os arquivos empresariais e visa aprofundar-se no cenário dos arquivos contábeis, fiscais e financeiros por meio da técnica contábil: auditoria. Indica-se como problema desta pesquisa: Quais os impactos da ausência de gestão documental no processo de auditoria? O objetivo geral da presente pesquisa é verificar os impactos da ausência da gestão documental no processo de auditoria. Para investigar e responder aos questionamentos propostos nesta pesquisa foram estabelecidos os seguintes objetivos específicos: a) compreender os fundamentos teóricos e conceitos relacionados aos arquivos contábeis, fiscais e de auditorias; b) verificar as dificuldades vivenciadas pela empresa de auditoria, relacionadas à gestão documental não realizada por seus clientes; c) identificar e caracterizar os fatores determinantes da gestão documental para o êxito das auditorias e, d) apresentar as relações entre a gestão documental e a auditoria contábil. . Utilizou-se como método de pesquisa o estudo de caso em uma organização de prestação de serviços em auditorias e consultorias. A análise dos dados foi realizada a partir da triangulação das fontes de evidências: questionário, entrevista, análise documental e registros de arquivo. Como resultado principal identificou os seguintes impactos na auditoria financeira, causados pela ausência de gestão documental: lacunas no processo, ensejo para fraudes, maior tempo para concluir as análises, atrasos na entrega dos resultados, retrabalhos, incerteza das informações apresentadas, desorganização dos próprios processos, reflexos na qualidade dos trabalhos executados, perda de clientes e apontamentos nos relatórios finais sobre a falta de controle de informações. Conclui-se que a gestão documental está no cerne dos ambientes administrativos, para as organizações que buscam eficiência, eficácia, redução de custos, melhoria contínua nos seus processos, entre outros benefícios, a gestão documental torna-se fundamental. / In today's globalized and competitive world presenting the right information in a timely manner has become a differential for companies that aim for great results and market leadership. The records management is part of this process, because from a management model it will be possible to locate the requested information in time to contribute to the decision-making, alleviating possible errors. In this context, the present research focuses on business archives and seeks to delve deeper into the scenario of accounting, tax and financial files by means of accounting techniques: audit. It is pointed out as a problem of this research: What are the impacts of the absence of records management in the audit process? The overall objective of this research is to verify the impacts of the absence of records management in the audit process. In order to investigate and answer the questions proposed in this research, the following specific objectives were established: a) to understand the theoretical foundations and concepts related to accounting, tax and audit files; b) verify the difficulties experienced by the audit firm, related to the records management not performed by its clients; c) identify and characterize the determinants of records management for the success of audits and d) present the relationship between records management and accounting audit. . The case study was used as a research method in an organization providing services in audits and consultancies. Data analysis was performed from the triangulation of sources of evidence: questionnaire, interview, documentary analysis and archive records. As a main result, it identified the following impacts on the financial audit, caused by the absence of records management: process gaps, opportunity for fraud, longer time to complete the analyzes, delays in delivery of results, rework, uncertainty of information presented, disorganization of the processes themselves, of the work performed, loses clients and notes in the final reports on the lack of control of information. It is concluded that record management is at the core of administrative environments, for organizations that seek efficiency, effectiveness, cost reduction, continuous improvement in their processes, among other benefits, records management becomes essential.

Submitted by ELIANDRO DOS SANTOS COSTA (eliandrocosta@gmail.com) on 2018-04-27T22:17:05Z No. of bitstreams: 1 COSTA-TESE_DOUTORADO-UNESP.pdf: 4233963 bytes, checksum: 55589a58597a8ef6921242acd2990587 (MD5) / Approved for entry into archive by Satie Tagara (satie@marilia.unesp.br) on 2018-05-02T13:50:30Z (GMT) No. of bitstreams: 1 costa_es_dr_mar.pdf: 4233963 bytes, checksum: 55589a58597a8ef6921242acd2990587 (MD5) / Made available in DSpace on 2018-05-02T13:50:30Z (GMT). No. of bitstreams: 1 costa_es_dr_mar.pdf: 4233963 bytes, checksum: 55589a58597a8ef6921242acd2990587 (MD5) Previous issue date: 2018-03-28 / Não recebi financiamento / Nesta pesquisa realizou-se uma investigação referente ao processo de desenvolvimento de sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos de instituições de ensino superior, observando-se especificamente a função de descrição arquivística, o uso das normas de descrição arquivística e o uso de requisitos do e-Arq Brasil como eixo central da pesquisa em interação com a área de recuperação da informação. Optou-se, como estudo de caso, pelos sistemas informatizados adotados em duas (02) instituições de ensino superior, a Universidade Estadual de Londrina (UEL) e a Universidade Estadual Paulista “Júlio de Mesquita Filho” (UNESP). Como todas possuem seu próprio software, desenvolvido para o atendimento das demandas diárias de trabalho relacionadas às suas atividades fim e meio, escolhe-se uma funcionalidade de cadastro e acompanhamento de disciplina no sistema, observando-se a visão do seu utilizador. Como recursos metodológicos, adotam-se pesquisa bibliográfica e documental, natureza exploratória, descritiva e explicativa, com abordagem qualitativa, realizando-se assim um estudo de caso buscando as evidências da documentação, da observação direta e da observação participante, e seguindo um roteiro pré-definido. Os resultados apresentam o atendimento de determinados funcionalidades essenciais de cada software, de acordo com um conjunto de requisitos determinado a partir do e-Arq Brasil, em acordo com a natureza e tipo de tecnologia de automação e com os preceitos da recuperação da informação e da descrição arquivística e demais princípios arquivísticos essenciais para SIGAD’s. Visa-se com esse procedimento não só contribuir para o cumprimento da experiência de usuário, mas também propor um modelo para sistema informatizado de gestão arquivística de documentos, mais próximo da realidade do usuário e do atendimento da demanda da organização. Também identifica-se, como ramo tanto de pesquisa como de atuação arquivística, o cenário de estudo de melhorias para SIGAD’s utilizando-se o conhecimento interdisciplinar de duas ciências, a da informação, por meio da Arquivística e recuperação da informação, e a da Ciência da Computação, por meio da engenharia de software, interação entre homem e computador e adoção da técnica de análise contextual de tarefas. Conclui-se que o arquivista como profissional da informação deve inteirar-se dos aspectos inovadores que envolvem as atividades das organizações no mercado atual, fortalecendo suas bases, aprimorando suas técnicas e produzindo pesquisas que possam acrescentar valor à sua formação e à sua qualificação para os desafios da sociedade moderna. / This research carried out an investigation regarding the process of development of computerized archival management systems for documents of higher education institutions, specifically observing the function of archival description, the use of the archival description standards and the use of requirements of the e -Arq Brazil as the central axis of the research in interaction with the information retrieval area. The computerized systems adopted in two (02) higher education institutions, the State University of Londrina (UEL) and the Universidade Estadual Paulista "Júlio de Mesquita Filho" (UNESP), were chosen as a case study. Since both of them have their own software, developed to meet the daily demands of work related to their core and non-core activities, a registration and monitoring of discipline in the system is chosen, observing the view of its user. As a methodological resource, it is adopted a bibliographic and documentary research, of an exploratory, descriptive and explanatory nature, with a qualitative approach, thus conducting a case study seeking evidence of documentation, direct observation and participant observation, following a pre-defined script. The results present the fulfillment of certain essential functionalities of each software, according to a set of requirements determined from e-Arq Brasil, the nature and type of automation technology and with the precepts of information retrieval and archival description and other archival principles essential to SIGAD's. This procedure aims not only to contribute to the fulfillment of the user experience, but also to propose a model for a computerized document management system, closer to the user's reality and to the organization's demand. It also identifies, as a branch of both research and archival activity, the scenario of study of improvements for SIGAD's using the interdisciplinary knowledge of two sciences, that of information, through archivology and information retrieval, and that of computer science, through software engineering, human-computer interaction, and the adoption of the contextual task analysis technique. It is concluded that the archivist as an information professional must know the innovative aspects that involve the activities of the organizations in the current market, strengthening his/her bases, improving his/her techniques and producing research that can add value to his/her training and his/her qualification for the challenges of modern society.

The use of standards has become widespread in the field of digital archiving. The most notable of these is the Open Archival Information System (OAIS) model. In the development and usage of such standards both researchers and practitioners have been similarly focused on the technical dimension of standards, prioritizing efficiency, and cost-effectiveness. Less attention has been paid to study the implementation of standards from a social perspective. Based on the reflexive methodology, suggested by Mats Alvesson and Kaj Sköldberg, and adopting an actor-network theory (ANT) approach, this study attempted to understand the role played by a technological artifact such as the OAIS standard in the specific context of a Swedish e-archive known as R7e-arkiv. Understanding the social in terms of association and focusing on key ANT concepts such as actors, mediators, intermediaries, network and translation the study found that the role played by the OAIS, was that of a silent intermediary until recent developments in the e-archive made it acquire the momentary role of mediator, giving it the capabilities of acting upon the actor-network. The discussion outlines different conceptions of standards through ANT approaches. Among these, the view of the OAIS as a black box and the understanding of compliancy as performativity could serve as interesting starting points for further inquiries concerning the use of standards in digital archiving. / Användandet av standarder har blivit allt vanligare inom digital arkivhantering. En framstående standard är Open Archival Information System (OAIS) Model. Vad det gäller utveckling och användning av sådana standarder har tonvikten, både för yrkesverksamma arkivarier och forskare, legat på standardens tekniska dimension. Effektivitet och kostnadseffektivitet har varit det viktigaste. Lite uppmärksamhet har däremot ägnats åt hur standarder implementerats från ett socialt perspektiv. Denna uppsats har med utgångspunkt i reflexiv metod av Mats Alvesson och Kaj Sköldberg, samt aktör-nätverksteori undersökt vilken roll en teknologisk artefakt som OAIS spelar för det svenska e-arkivet R7e-arkiv. Genom att förstå det sociala i termer av associationer och med hjälp av aktör-nätverksteoretiska begrepp som aktör, medlare, mellanhand, nätverk och översättningar fann undersökningen att OAIS sedan R7e-arkivs grundande har haft rollen av en tyst mellanhand. Senare utvecklingar och förändringar i e-arkivet har dock lett till standarden att uppta rollen av medlare, vilket gett den möjligheten att agera och göra skillnad på aktör-nätverket. Uppsatsens diskussion erbjuder alternativa sätt att förstå standarder utifrån ett ANT-perspektiv. Bland dessa perspektiv framstår två som möjliga utgångspunkter för vidare forskning: OAIS förstått som svart låda samt följsamhet av standarder förstått i termer av performativitet.

Das Universitätsarchiv Hamburg entwarf aufgrund des Musteraktenplans für Hochschulen einen prozessorientierten Gesamtaktenplan, der die spätere Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) an der gesamten Universität ermöglicht. Noch müssen die einzelnen Organisationseinheiten für die Identifikation der Geschäftsprozesse eingebunden und befragt werden, weil kein Geschäftsverteilungsplan und keine Prozesslandkarte existieren. / On the basis of Germany’s sample filing plan for universities, the Hamburg University Archives designed a process-oriented filing plan which will later enable the introduction of a records management system throughout the whole university. Units and departments still have to be involved and surveyed in order to identify business processes because there is no previous business process map.

The study sought to develop a framework for access and use of documentary heritage at the National Archives of Zimbabwe (NAZ). This followed the realization that access and use is the raison d'être for national archival institutions yet the level of utilization has for a long time been lamented to be low. The researcher therefore took a holistic approach and investigated the issues of bibliographic, intellectual and physical access to archives. Using a grounded theory research approach framed within the constructivism ontology and the interpretivism epistemological research paradigm, this study employed the observation technique, interviews and content analysis to collect the empirical evidence that was needed to develop a framework for access and use of the documentary heritage in the custody of NAZ. The study extensively discussed the methodological issues involved in the study as grounded theory is a rarely used approach in Information Science studies. An extensive discussion was therefore offered to enable readers to follow and appreciate how the not so common approach was actually employed. The findings of the study showed that the position of NAZ as a public information resource centre was threatened by many obstacles that were compromising the accessibility and use of the documentary heritage in its custody. Such hindrances included the absence of a national policy on access to public archives, the absence of an institutional access policy, the absence of a standing committee on access and use of archives, lack of a budget, increasing backlogs of unprocessed archives, misconstrued public perception, the absence of special facilities for the physically challenged, centralised access to archives, access restrictions placed by legal instruments as well as limited use of digital technology, no use of the print media and Web 2.0 technologies. Using the findings of the study, the researcher offered a framework for enhanced access and use of archives to serve as a baseline on which archivists may reflect and improve on their practices. / Information Science

No description available.

The main target of selecting the electronic document management system is to boost the efficiency of organization. The Master's dissertation describes the main problems associated with assessing the parameters of existing systems, and the results of the selection document management system chosen for Ural Federal University. / Главная цель выбора системы электронного документооборота повысить эффективность организации. В диссертации описаны основные проблемы, связанные с оценкой параметров существующих систем и результатов выбора системы управления документами в Уральском Федеральном Университете.