Made available in DSpace on 2015-10-19T11:50:10Z (GMT). No. of bitstreams: 1 rocco2013.pdf: 1127333 bytes, checksum: 2fe41c6fefaf702cde5728c7e1b93c83 (MD5) Previous issue date: 2013-03-08 / To analyze the problem of digital documents to record management in Brazilian Federal Public Administration, taking as its starting point a study on the use of Information Technologies and Communication in the production and dissemination of digital documents in society. This research aims to analyze the development of the digital record management in Brazil and how it has been applied in the digital medium. The increase in the recording of information into digital documents and the right to access information give increasing importance to study on the digital record management in Brazil, especially in the digital environment. The theoretical sought in Archival Science in Information Science and Diplomatic concepts from which the questions of this paper were presented. To conclude, to present the actual scenario about the digital archival documents within the Federal Public Administration and considers the directions that record management of these documents has taken in Brazil / Analisa a problemática dos documentos digitais para a gestão de documentos arquivísticos na Administração Pública Federal brasileira, tendo como ponto de partida um estudo sobre o uso das Tecnologias de Informação e Comunicação na produção e disseminação dos documentos digitais na sociedade. Esta pesquisa tem como objetivo analisar o desenvolvimento da gestão de documentos arquivísticos no Brasil e como ela tem sido aplicada no meio digital. O aumento do registro das informações em documentos digitais e o direito de acesso à informação conferem importância cada vez maior para o estudo sobre a gestão dos documentos arquivísticos no Brasil, em especial no meio digital. O referencial teórico buscou na Arquivologia, na Ciência da Informação e na Diplomática os conceitos a partir dos quais os questionamentos deste texto foram apresentados. Conclui apresentando o cenário atual dos documentos arquivísticos digitais no âmbito da Administração Pública Federal e considerações sobre os rumos que a gestão desses documentos tem tomado no Brasil

A discussão sobre a custódia, que polarizou a comunidade arquivística a respeito de como seria realizada a preservação dos documentos arquivísticos digitais, suscitou diversos questionamentos sobre os fundamentos da Arquivologia e do papel das instituições arquivísticas para desempenharem suas funções de guarda, preservação e acesso. Os arquivos historicamente foram concebidos como lugar de conservação de documentos autênticos e vinculados à administração. Essa ligação foi rompida no século XIX, quando os arquivos se tornaram históricos, voltados para a preservação das fontes do passado. A discussão sobre a preservação digital está possibilitando que os teóricos contemporâneos reflitam sobre os arquivos do ponto de vista do produtor, pois a preservação de materiais digitais é contínua e começa no momento da criação dos documentos. Esta religação com a administração significa a possibilidade de os arquivos se tornarem instituições do presente estreitamente ligadas ao exercício da cidadania. / The discussion about custody that polarized the archival community regarding how to implement the preservation of digital records raised diverse issues related to Archival Science fundamentals and about how archival institutions would develop their functions of guardianship, preservation and access. Archival repositories were historically conceived as places to preserve authentic records and were connected to the administration. This bond was broken in the XIX century, when archives became primarily historical, with the focus on preserving sources of the past. The discussion on digital preservation is offering an opportunity to contemporaneous scholars to think about archives from the point of view of the creator, because the preservation of digital materials is continuous and starts at the moment of record creation. This reconnection with the administration means that it is possible for archives to become institutions of the present closely committed to the exercise of citizenship.

The need to set policies that envisage the preservation and access to authentic digital archival documents essential to the memory of the university led to the choice of the theme this research. The objective of this work is to develop of a Digital Preservation Policy of records to the Universidade Federal de Santa Maria (UFSM), using as a reference document the "School Registers" (HE), which is produced by Education Information System (SIE). It is a qualitative research, of exploratory features, conducted through documentary and bibliographic research and direct observation, following the diplomatic analysis model of the InterPARES 3 Project. To meet this goal, first, it developed a diagnosis of the HE in order to assess their status while digital record. Based on this diagnosis, are suggested adjustments for what the HE can be considered a digital records in the field of SIE. The third step is to define the set metadata and requirements for management, preservation and access of the HE. Therefore, it applies by reference to the e-ARQ Brazil Model Requirements for Information Systems Records Management. In the last step, suggest guidelines to ensure the maintenance of Chain of Custody of HE, which support the presumption of authenticity of the records, using as reference the theoretical Hilari Jenkinson, Luciana Duranti and Daniel Flores, as well as regulations of the National Council on Archives. These steps will provide elements for the proposal of a Digital Preservation Policy of records the UFSM and may be used also for other IFES. As a result, it was found, in the light of contemporary diplomatic, that is missing the HE essential requirements for their effective digital preservation. Not there seems to also be a single solution that works as a panacea for the problem since everything in the digital world are vulnerable to technological obsolescence of formats and equipment. This study shows that alternative and solutions should be worked out to ensure the safeguarding of digital records heritage of UFSM, especially those born-digital documents, such as the implementation of a Digital Archival Repository Trusted and the awareness of managers and employees on the importance of establishing policies and regulations on the theme. / A necessidade de se definir políticas que vislumbrem a preservação e o acesso aos documentos arquivísticos digitais autênticos imprescindíveis para a memória da universidade, motivou a escolha pelo tema desta pesquisa. O objetivo deste trabalho é a elaboração de uma Política de Preservação Digital de Documentos Arquivísticos para a Universidade Federal de Santa Maria (UFSM), utilizando como referência o tipo documental Histórico Escolar (HE), que é produzido no âmbito do Sistema de Informações para o Ensino (SIE). Trata-se de uma pesquisa qualitativa, de caráter exploratório realizada por meio de pesquisa bibliográfica, documental e observação direta, seguindo o modelo de análise diplomática do Projeto InterPARES 3. Para cumprir tal objetivo, primeiramente, foi desenvolvido um diagnóstico sobre o HE, a fim de avaliar o seu status enquanto documento arquivístico digital. Com base nesse diagnóstico, sugerem-se adequações para que o HE possa ser considerado um documento arquivístico no domínio do SIE. Quanto à terceira etapa, consiste em delimitar um conjunto de metadados e requisitos para a gestão, preservação e acesso do HE. Para tanto, aplica-se como referência o e-ARQ Brasil Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos. Por conseguinte, sugerem-se orientações para garantir a Manutenção da Cadeia de Custódia do HE, que apóie a presunção de autenticidade dos documentos, empregando como referências os teóricos Hilari Jenkinson, Luciana Duranti e Daniel Flores, além de normativas do Conselho Nacional de Arquivos. Essas etapas ofereceram elementos para a proposição de uma Política de Preservação Digital dos Documentos Arquivísticos para a UFSM e que poderá ser utilizado, também, por outras IFES. Como resultado verificou-se, na perspectiva da diplomática contemporânea, que faltam ao HE requisitos imprescindíveis para a sua efetiva preservação digital. Entretanto, parece não existir, ainda, uma solução única que funcione como uma panacéia para o problema já que no universo digital tudo está vulnerável à obsolescência tecnológica de formatos e equipamentos. Este estudo mostra que alternativas e soluções devem ser trabalhadas para garantir a salvaguarda do patrimônio arquivístico digital da UFSM, principalmente àqueles documentos natodigitais, como a implementação de um Repositório Arquivístico Digital Confiável (RDC-Arq) e a conscientização de gestores e de funcionários sobre a importância de instituir políticas e normas quanto ao tema.

A discussão sobre a custódia, que polarizou a comunidade arquivística a respeito de como seria realizada a preservação dos documentos arquivísticos digitais, suscitou diversos questionamentos sobre os fundamentos da Arquivologia e do papel das instituições arquivísticas para desempenharem suas funções de guarda, preservação e acesso. Os arquivos historicamente foram concebidos como lugar de conservação de documentos autênticos e vinculados à administração. Essa ligação foi rompida no século XIX, quando os arquivos se tornaram históricos, voltados para a preservação das fontes do passado. A discussão sobre a preservação digital está possibilitando que os teóricos contemporâneos reflitam sobre os arquivos do ponto de vista do produtor, pois a preservação de materiais digitais é contínua e começa no momento da criação dos documentos. Esta religação com a administração significa a possibilidade de os arquivos se tornarem instituições do presente estreitamente ligadas ao exercício da cidadania. / The discussion about custody that polarized the archival community regarding how to implement the preservation of digital records raised diverse issues related to Archival Science fundamentals and about how archival institutions would develop their functions of guardianship, preservation and access. Archival repositories were historically conceived as places to preserve authentic records and were connected to the administration. This bond was broken in the XIX century, when archives became primarily historical, with the focus on preserving sources of the past. The discussion on digital preservation is offering an opportunity to contemporaneous scholars to think about archives from the point of view of the creator, because the preservation of digital materials is continuous and starts at the moment of record creation. This reconnection with the administration means that it is possible for archives to become institutions of the present closely committed to the exercise of citizenship.

Submitted by Talita Cristina da Silva null (talita_arquivo@hotmail.com) on 2017-07-03T11:30:31Z No. of bitstreams: 1 Talita PPGCI para auto arquivamento.pdf: 1398671 bytes, checksum: 11290e3351df145cd402a4bf9dfb0aec (MD5) / Approved for entry into archive by Luiz Galeffi (luizgaleffi@gmail.com) on 2017-07-04T17:55:35Z (GMT) No. of bitstreams: 1 silva_tc_me_mar.pdf: 1398671 bytes, checksum: 11290e3351df145cd402a4bf9dfb0aec (MD5) / Made available in DSpace on 2017-07-04T17:55:35Z (GMT). No. of bitstreams: 1 silva_tc_me_mar.pdf: 1398671 bytes, checksum: 11290e3351df145cd402a4bf9dfb0aec (MD5) Previous issue date: 2017-05-29 / Conselho Nacional de Desenvolvimento Científico e Tecnológico (CNPq) / Diante das transformações, das tecnologias e a mudança no comportamento dos internautas, os arquivos e profissionais da informação encontram-se com novos desafios, quanto à busca, a recuperação e o acesso à informação. Neste discutiu-se sobre os temas: descrição arquivística, normalização em arquivos, criação e implantação dos padrões e normas, com vistas à representação da informação; e o AtoM, como resultado destes esforços, que é um software de descrição Arquivística gerenciado pelo grupo Access to Memory. O AtoM registra, gerencia e apresenta via Web descrições de documentos. O sistema de descrição foi criado para ser aplicado em instituições de arquivo. Buscou-se, então, realizar a análise de softwares para representação em ambiente Web. Investigou-se o tema “Representação da Informação Arquivística na Web 2.0”, com o intuito de compreender o processo de organização (classificação e descrição) na tradição da biblioteconomia e arquivística. Também foram estudadas e comparadas as normas de descrição nacionais e internacionais. Por fim, realizou-se um levantamento bibliográfico dos autores que versam sobre o tema na área da Ciência da Informação. Esta pesquisa se justifica pela necessidade de padrões em arquivos e pela possibilidade de intercâmbio de informação e interoperabilidade que o AtoM tem para com outros sistemas, pois foi desenvolvido especificamente para descrição e em conformidade com as normas de descrição arquivística. A metodologia utilizada nessa investigação foi o método quadripolar que é composto por quatro polos (epistemológico, teórico, técnico e morfológico). Considera-se, que a partir da efetivação de uma boa descrição baseada nas normas nacionais e internacionais no AtoM; as ações de busca e recuperação da informação são otimizadas, dadas, sobretudo, as inúmeras possibilidades de localização e acesso viabilizadas através dos elementos característicos do documento descritos detalhadamente nos multiníveis do software. / Faced with the changes of technologies and in the behavior of Internet users, archives and information professionals experience new challenges in research, retrieval and access to information. Here some of the subjects that were discussed: archives' description, archives' normalization, creation and implementation of the standards and norms in order to represent the information; and AtoM. The result of these efforts: AtoM, it is archival description software managed by the Access to Memory group. AtoM records, manages and displays document descriptions via the Web. The description system was created to be applied in archival institutions. Therefore, it was aimed analyzing the software in Web environment. In order to understand the process organization (classification and description) in the librarianship and archival tradition, the topic "Representation of Archival Information in Web 2.0" was researched. It was also studied and compared national and international standards of description. Finally, a bibliographic survey of the authors on the subject in the area of Information Science was carried out. This research is justified by the need for standards in archives and by the possibility of information exchange and interoperability that AtoM has with other systems. The reason is that AtoM was developed specifically for description and in accordance with the norms of archival description. The methodology used in this research was the four pole method that is composed of the epistemological, theoretical, technical and morphological poles. It is considered, that from the accomplishment of a good description based on the national and international norms in the AtoM the actions of search and retrieval of information are optimized. This optimization is due to, above all, the innumerable possibilities of location and access enabled through the document element features, which is described in detail in the software multilevels. / CNPq: 134053/2015-0 / CNPq: 117325/2014-7

Submitted by JUAN BERNARDO MONTOYA MOGOLLÓN (juanmont1981@gmail.com) on 2017-03-17T11:57:45Z No. of bitstreams: 1 A emergência de uma adequada gestão e produção da informação em organizações.pdf: 1994167 bytes, checksum: f0fb3bb1f3bde3654c4a846175378c82 (MD5) / Approved for entry into archive by LUIZA DE MENEZES ROMANETTO (luizamenezes@reitoria.unesp.br) on 2017-03-21T14:15:15Z (GMT) No. of bitstreams: 1 montoyamogollon_jb_me_mar.pdf: 1994167 bytes, checksum: f0fb3bb1f3bde3654c4a846175378c82 (MD5) / Made available in DSpace on 2017-03-21T14:15:15Z (GMT). No. of bitstreams: 1 montoyamogollon_jb_me_mar.pdf: 1994167 bytes, checksum: f0fb3bb1f3bde3654c4a846175378c82 (MD5) Previous issue date: 2017-02-24 / Coordenação de Aperfeiçoamento de Pessoal de Nível Superior (CAPES) / Os documentos arquivísticos têm dificuldades em sua organização, tanto aqueles que estão nascendo digital (born digitals) quanto aqueles que nasceram e se desenvolveram em suporte de papel. Esta pesquisa tem como objetivo o estudo da importância e complexidade do documento arquivístico digital dentro dos ambientes organizacionais contemporâneos. Buscamos, com o olhar da Ciência da Informação e a Arquivologia, um mecanismo que possa ajudar na organização dos documentos descritos nas empresas desde sua própria produção, tendo em conta principalmente as contribuições das normas técnicas internacionais que normatizam o processo documental das entidades, a literatura científica que aprofunda o campo de pesquisa e as leis dos entes governamentais que estabelecem regras legais e jurídicas da organização documental. Esse mecanismo que ajuda na organização dos documentos empresariais, tem o intuito de oferecer uma possível alternativa para que as empresas conheçam as principais vantagens do documento digital dentro de um adequado sistema de gestão documental que melhore os processos dos fluxos documentais e os métodos de descrição, da análise, da avaliação e da recuperação documental. Para levar a cabo o objetivo deste trabalho, a metodologia utilizada foi principalmente a análise teórica-descritiva, na qual destaca-se no documento arquivístico digital, o avanço das leis governamentais e a efetividade que essas leis têm atualmente para ser aplicadas nas organizações. O resultado deste trabalho contribuirá para outros estudos relacionados com o atual debate do documento arquivístico digital. / The records digital archival continue having difficulties in their organization, both those who are born digital and those who were born on paper. Therefore, this research aims to study in depth the importance and complexity of the document digital archives within the organizational environments. We seek, since the look of information science, a mechanism that may assist in the organization of documents described in companies from their own production, taking particular account of the contributions of international techniques that normalize the documentary process of entities, the scientific literature that deepens the search field and the laws of the governmental entities that establish legal rules and legal organization of documents. This mechanism that helps in the organization of business documents, is intended to provide a possible alternative for organizations that know the main advantages of the digital document within an appropriate document management system that improves the processes of informational flows and the methods of description, analysis and retrieval of documents. To carry out the purpose of this study, the methodology used was mainly theoretical analysis, descriptive, in which it stands out in terms of the archival document digital, the advancement of laws made by the Colombian Government and the effectiveness that these laws currently have to be applied in different organizations. The result of this work will contribute to other studies related with the current debate of archival document digital. / Los documentos archivísticos tienen dificultades en su estructuración, tanto aquellos que están naciendo digital (born digitals) como aquellos que nacieron y se desarrollaron en soporte de papel. Por tanto, esta investigación tiene como objetivo el estudio de la importancia e complejidad del documento archivístico digital dentro de los ambientes organizacionales contemporáneos. Buscamos desde la mirada de la Ciencia de la Información y la Archivística, un mecanismo que pueda ayudar en la organización de los documentos descritos en las empresas desde su propia producción, teniendo en cuenta principalmente las contribuciones de las normas técnicas internacionales que normalizan el proceso documental de las entidades, la literatura científica que profundiza el campo de investigación e las leyes de los entes gubernamentales que establecen reglas legales y jurídicas de la organización documental. Este mecanismo que ayuda en la organización de los documentos empresariales, tiene el objetivo de ofrecer una posible alternativa para que las organizaciones conozcan las principales ventajas del documento digital dentro de un adecuado sistema de gestión documental que mejore los procesos de los flujos documentales e los métodos de descripción, de análisis e de la recuperación documental. Para llevar a cabo el objetivo de este trabajo, la metodología utilizada fue principalmente el análisis teórico-descriptivo, en el cual se destaca en el documento archivístico digital, el avance de las leyes gubernamentales e la efectividad que esas leyes tienen en la actualidad para ser aplicadas en las organizaciones. El resultado de este trabajo contribuirá para otros estudios relacionados con el actual debate del documento archivístico digital.

This paper presents an approach on the preservation of digital archival documents the activity of legal advice institutions, in other words, digital dossiers for electronic court proceedings. About this documentation, it is clear that it is part of the potential Documentary Heritage of these companies, demanding the adoption of conservation activities that provide the preservation and access of documents produced in this context. Therefore, this research aims to formalize recommendations for implementing a convenient digital environment in order to ensure the preservation of these documents and the maintenance of their authenticity. Permeate this purpose their identification as digital archival documents, the research about the adoption of document management practices in these institutions, the identification of the best Archival Digital Repository Digital to cater these companies and the development of recommendations for the implementation and use of it.As theoretical basis were approached Cultural Heritage and Documentary Heritage,Archivology and the archival document as their object of study, the archival management of digital documents and Digital Preservation. This research is classified as applied, qualitative and exploratory purposes, having a theoretical basis and is a case study. The data collection instruments were the bibliographic records and systematic observation to visualize the document management interventions in the legal advisory companies. As results, the research defined that digital documents produced in legal proceedings as archival documents, also a diagnosis based on systematic observation in law firms to illustrate the reality of them about the adoption of records management and the instruments used to Documentary Heritage definition. Was also analysed the attributes and features of the Archival Digital Repositories Archivematica and RODA in accordance with the OAIS model and the indication of Archivematica as the best suited repository to the research domain.Finally, the implementation and use recommendations for the Archivematica were prepared, passing to the preservation planning, ingest, archival storage, file formats normalization and the interoperability possibilities with archival description software to the digital Documentary Heritage dissemination. As conclusions, we could give as consolidated the main objective of the research, and the Archivematica proved to be able to comply with the demands of a digital environment capable to provide the preservation and the maintenance of the authenticity of archival documents digital stored, in accordance with the international reference standards. Key-words: Digital Preservation. Archival Digital Repository. Archival Digital Document. Archivology. Electronic Judicial Procedure. Documental Heritage / O presente trabalho apresenta uma abordagem acerca da preservação de documentos arquivísticos digitais oriundos da atividade fim das instituições de assessoria jurídica, ou seja, dossiês digitais relativos a processos judiciais eletrônicos. Sobre esta documentação, é possível afirmar que a mesma representa parte do potencial Patrimônio Documental destas empresas, fato que demanda a adoção de atividades que venham ao encontro da preservação com vistas ao acesso contínuo dos documentos produzidos neste contexto. Para tanto, a presente pesquisa tem como objetivo a formalização de recomendações para a implementação um ambiente digital com vistas a garantir a preservação destes documentos e a manutenção de sua autenticidade. Perpassam este objetivo a identificação dos mesmos como documentos arquivísticos digitais, a investigação acerca da adoção de práticas de gestão documental nestas instituições, a identificação do Repositório Arquivístico Digital que mais se adapta às necessidades destas organizações e a consolidação de recomendações para a implementação e uso do mesmo. Como preceitos teóricos foram abordados o Patrimônio Cultural e Patrimônio Documental, a Arquivologia e o documento arquivístico como seu objeto de estudo, a gestão arquivística de documentos digitais e a Preservação Digital. Esta pesquisa é um estudo de natureza aplicada, de abordagem qualitativa e objetivos exploratórios. Conta com levantamento bibliográfico e configura-se com estudo de caso. Como instrumentos de coleta de dados, listam-se o fichamento bibliográfico e a observação sistemática para a visualização das intervenções de gestão nas instituições de assessoria jurídica. Como resultados, teve a identificação dos documentos digitais produzidos com fins processuais como documentos arquivísticos, a realização de um diagnóstico baseado em observação sistemática em escritórios de advocacia para ilustrar a realidade dos mesmos quanto à adoção da gestão arquivística de documentos e instrumentos utilizados com fins de definição do Patrimônio Documental das mesmas, a análise dos atributos e funcionalidades dos Repositórios Arquivísticos Digitais Archivematica e RODA em consonância com o modelo OAIS, e a indicação do Archivematica como o repositório que melhor se adapta às necessidades do universo da pesquisa. Por fim, foram elaboradas as recomendações de implementação e uso do Archivematica, perpassando as etapas de planejamento da preservação, admissão, armazenamento, normalização de formatos de arquivo e possibilidades de interoperabilidade com softwares de descrição arquivística para fins de difusão do Patrimônio Documental em meio digital. Como conclusões, pôde-se dar como consolidado o objetivo geral da pesquisa, tendo o Archivematica demonstrado ser capaz de atender a demanda de um ambiente digital capaz de prover a preservação para acesso contínuo ao mesmo tempo em que provê a manutenção da autenticidade dos documentos arquivísticos digitais nele armazenado em conformidade com os padrões de referência internacionais.