The thesis on topic Event Management - solution of event project, field IT and logistics deals with the real project realized by company with particularly logistic branch, where the author is working. Whole thesis is about event, which was realized from November 2011 till March 2012. The aim of this thesis is to highlight problems linked to the project and event management and also to point out which methods are used in relation to the very realization of logistic forum. The reader of this thesis should be able to find out what the preparation, realization and implementation of the project contain and in which way might be used. Theoretical part clarify what the project and event management contains, which methodics are normally used and try to map different concepts of project and event management and what principles should be followed. Practical part deals with a real event, how gradually progressed in the implementation and project plan will be compared with the reality. This thesis is based on empiric method, especially on kind of empiric method -- project. For solving the main goal of thesis is used basically interpretation method - to show whole process of making this event. The conlusion and as a matter of fact hypothesis is to prove succesful realization based on theoretical principles of project and evetn management.

Denna studies syfte är att undersöka vilka utmaningar som finns med marknadsföring när det gäller evenemangsprojekt, samt hur projektledare använder marknadsföring i projekten och vad som kan komma att påverka. Men även om hur deras engagemang ser ut i förhållande till projekten. För att besvara detta så har följande frågeställningar formulerats " Hur skiljer sig marknadsföring beroende på projektets utformning?", "Hur mycket engagerar sig projektledare i marknadsföring?" och "Hur stor del av planeringen av evenemangen läggs på marknadsföringen?". Med hänsyn till studiens syfte och frågeställningar så har en kvalitativ metod genomförts. Intervjuerna i denna studie genomfördes genom semistrukturerad intervju. Studiens resultat visar att de intervjuade arbetar inom olika branscher inom evenemang vilket gör att de arbetar på olika sätt för att nå ut med marknadsföringen. Av samma orsak skiljes sig även planeringen för ett evenemang. Att vara engagerad i marknadsföringen skiljer sig mellan respondenterna men att de är överens om att det måste finnas ett engagemang. Slutsatserna är att oavsett om det finns olika tidsuppfattningar när det gäller att planera ett evenemang, att vissa upplever sig mer eller mindre engagerade, eller att de är olika gällande planeringen av marknadsföringen, så är de överens om att det handlar om att attrahera gäster eller kunder till att komma till evenemanget eller delta. / The purpose of this study is to investigate what challenges there are with marketing when it comes to event projects, as well as how project managers use marketing tools for the event projects and what factors may influence the outcome. Also, what the managers involvement looks like in relation to the projects. To answer this, the following questions have been formulated "How does marketing differ depending on the design of the project?", "How much do project managers engage in marketing?" and "How much resources for planning of the events is spent on marketing?". Considering the purpose and issues of the study, a qualitative method has been implemented. The interviews in this study were conducted through semi-structured interview. The results of the study show that the interviewees work in different industries within events business, which means that they work in different ways to reach out with their marketing efforts. For the same reason, the planning of an also differs quite a lot. Being involved in marketing activities differs between respondents but they agree that there must be an engagement to get results. The conclusions are that regardless of whether there are different timescales when it comes to planning an event, or that some feel engaged or less engaged, or that they are differences in terms of planning the marketing efforts, they all agree that in the end it is all about attracting guests or customers to come to the event to participate.

Studien syftar till att undersöka erfarna projektledares upplevelse av och arbete med hållbarhetsfrågor inom projekt i evenemangsbranschen. För att besvara detta har följande frågeställningar upprättats Hur upplever erfarna projektledare arbetet med hållbarhet inom projekt i evenemangsbranschen? och Vilka aspekter av hållbarhetsarbete diskuteras av erfarna projektledare inom projekt i evenemangsbranschen?. För att genomföra studien har en kvalitativ metod med en induktiv ansats valts. Intervjuerna genomfördes på ett semi-strukturerat vis och mynnade ut i ett resultat med tre centrala teman: När viljan och utfallet inte korrelerar, En bransch i förändring och Ett miljömässigt blad eller ett begrepp med flera grenar. Utifrån dessa teman tas läsaren med i en diskussion som sedermera mynnade ut i slutsatserna att en stor förändring pågår inom branschen i riktning mot mer hållbarhetsarbete, där den moderna projektledarens roll är central med vetskapen om en problematisk väg för att nå målet i att vara hållbara. / The study aims to investigate experienced project managers' experience of and work with sustainability issues within projects in the event industry. To answer this, the following questions have been raised. How do experienced project managers experience the work with sustainability in projects in the event industry? and What aspects of sustainability work are discussed by experienced project managers in projects in the event industry?. To carry out the study, a qualitative method with an inductive approach has been chosen. The interviews were conducted in a semi-structured way and resulted in three central themes: When will and outcome do not correlate, An industry in change and an environmental leaf or a concept with several branches. Based on these themes, discussions were held which later led to the conclusions that a major change is taking place in the industry towards more sustainability work, the project manager's role in sustainability work is central and project managers feel that sustainability work is important but not entirely unproblematic.

The purpose of this study is to explore which methods are used for knowledge transfer between recurring event projects, in different physical locations. The study also examines the different roles the project organization and the permanent organization take in these processes. The theoretical basis is previous research on knowledge transfer, projects and event projects. The study is using a qualitative method and studied three Swedish sport events (O-Ringen, 25manna and Tiomila). The data was collected through five semi-structured interviews. During the data processing, various themes and categories were coded, and a content analysis of the event's documentation was carried out. The results show that there are both similarities and differences between the knowledge transfer process in all three events. The events all have a similar method for knowledge transfer, but the balance between process, technology and people differs. This study also shows differences between the event projects and the permanent organizations, based on the various motives and long-term perspective the different organizations have. Finally, a new model for knowledge transfer is presented, based on both the theories and the findings of the study. / Syftet med uppsatsen är att undersöka metoder som används för kunskapsöverföring mellan projekt på olika fysiska platser, i form av evenemang. Dessutom undersöks vilka roller som projektorganisationen respektive årsövergripande organisation tar i dessa processer. Den teoretiska grunden utgår från tidigare forskning kring kunskapsöverföring, projekt och evenemangsprojekt. Studien har använt ett kvalitativt tillvägagångssätt och studerar tre svenska idrottsevenemang. Den primära datan samlades in genom fem semistrukturerade intervjuer, dessutom gjordes en innehållsanalys av dokumentation från evenemangen. Databehandlingen utgick från teman och kategorier som kodades. Resultatet från intervjuerna visar både på likheter och skillnader i metoder för kunskapsöverföring hos de tre studerade evenemangen. Alla tre evenemang har en liknande metod för kunskapsöverföring, men balansen mellan processer, teknologi och människor skiljer sig. Skillnader finns även mellan evenemangsprojekten och de årsövergripande organisationerna, utifrån de olika motiv och långsiktighet som organisationerna har. Till sist presenteras en egen modell för kunskapsöverföring utifrån teorier och studiens resultat.

Forskare hävdar att det behövs mer forskning om projektdeltagares upplevelser i ideella projekt och vad som krävs för att behålla dem i projektet. Forskning som gjorts har främst undersökt projektdeltagares motivation i megaevenemang, sportevenemang och studentengagemang i andra kulturer. Det blir därav viktigt att undersöka varför individer engagerar sig ideellt och varför de fullföljer till projektets slut när deltagandet i sig är belöningen. Studien har, utifrån en fallstudie med 11 kvalitativa intervjuer, undersökt projektdeltagares upplevelser från ett ideellt evenemangsprojekt. Det projektdeltagarna upplever som betydelsefullt för sin motivation att delta och stanna kvar i projektet är främst tillhörigheten till en grupp. Erhållandet av meriter på cv:t ses också som en anledning till att delta och en fördel efter projektets slut. Dock är samarbetet och känslan av en tillhörighet till gruppen det som väger tyngst för motivationen och att fullfölja projektet. När projektdeltagarna upplever samhörighet ökar också känslan av trygghet och stöttning i gruppen och det blir lättare att fråga om hjälp vid behov. Om en arbetsgrupp splittras försvinner sammanhållningen och med det tillkommer också en risk att projektdeltagare förlorar känslan över att ha en roll och ett tydligt ansvarsområde. Det är också viktigt att projektdeltagarna får uppleva sin förmåga och att de bidrar till projektet. Sammanfattningsvis väger alltså det sociala behovet tyngre än att få en merit på cv:t. Därav finns det anledning och tro att vid rekrytering bör man trycka på att man får göra något fantastiskt ihop med en liten grupp och inte bara lyfta att det är en bra merit. / Researchers argue that more research is needed for project participants' experiences in nonprofit projects and key factors to keep them in the project. Former research has mainly examined project participants' motivation in mega events, sporting events and student engagement in other cultures. It is therefore important to examine why individuals engage in nonprofit projects and why they carry out until the end of the project when the participation itself is the reward. Based on a case study with 11 qualitative interviews, the study has examined project participants' experiences from a non-profit event project. The project participants experience that their motivation to participate and to go through with the project is mainly the feeling of belonging to a group. Qualifications for a resumé is also seen as a reason to participate and beneficial after the project is over. However, the collaboration and feeling of belonging to a group is important for motivation and to complete the project. The sense of security and support increases when the project participants experience belonging to a group, and it becomes easier to ask for help when needed. If a workgroup is divided, cohesion is lost and there is also a risk that project participants lose the feeling of having a role and a clear area of ​​responsibility. It is also important that the project participants experience their ability and their contribution to the project. In summary, the social need thus weigh heavier than getting qualifications for a resumé. There is therefore reason to believe that when recruiting, one should highlight the fact that you will be doing something great together in a small group and not just highlight that it is good for a resumé.

Studien syftade till att undersöka huruvida en kunskapsöverföring av tidigare erfarenheter har applicerats på den nya destinationen inför det årliga svenska vinterrallyt. Evenemanget har arrangerats på samma destination i 55 år, vilket mynnade ut i en problemdiskussion som berörde hur implicita och explicita erfarenheter hanterats och förmedlats till den nya destinationen. Problemdiskussionen berörde även på vilka sätt dessa tidigare erfarenheter utspelat sig i evenemanget, och hur ett återkommande evenemang arbetar med den dokumenterade erfarenheten efter avslutat projekt.  Via en kvalitativ ansats genomfördes semistrukturerade intervjuer med totalt 12 deltagare. Datan genomgick sedan en tematisk analys, vilket resulterade i tre centrala teman; Effekten av en kedjereaktion, Vägvalet: Ett rally med, eller utan, Värmland? och Ett kretslopp av erfarenheter. Resultatet mynnade ut i slutsatser som bland annat visar att implicit kunskap för evenemanget är essentiellt, eftersom kunskapsutbytet påverkades av yttre faktorer som den ansvariga organisationen inte enskilt kunde eller får besluta om. Faktorerna låg till grund för bristen på erfarenhet till evenemanget, och således osäkerhet för diverse beslutsfattare och markanvändare på den nya destinationen. Resultatets slutsatser visar också att implicit kunskap efter evenemanget alltid får goda möjligheter till att fångas upp och transformeras till explicit tack vare en gedigen utvärderingsprocess. Utåt sett blev tävlingshelgen lyckad, men fortsatt är det en framtida process med att lära och samla på sig nya erfarenheter till nästkommande år. I förhållande till det är vilja är en viktig faktor att inneha i den interna processen med att lära och erfara, och således en aktuell aspekt under hela planeringsfasen. Studien kunde slutligen påvisa att erfarenhet inte alltid anses vara av positiv karaktär, till exempel när nya förändringar vill genomföras. / The study aimed to investigate whether a learning process from previous experiences has been applied to the new destination before the annual Swedish winter rally. The event has been arranged at the same destination for 55 years, which resulted in a problem discussion that concerned how implicit and explicit experiences were handled and communicated to the new destination. The problem discussion also touched on how these previous experiences took place in the event, and how a recurring event works with the documented experience after the project has ended.  Through a qualitative approach, semi-structured interviews were conducted with a total of 12 participants. The data then underwent a thematic analysis, which resulted in three central themes; The effect of a chain reaction, The choice of route: A rally with, or without, Värmland? and finally A cycle of experiences. The outcome resulted in conclusions that show that implicit knowledge for the Swedish rally is essential, as the exchange of knowledge was affected by external factors that the responsible organization not individually could decide on. The factors were founded in the lack of experience for the event, and therefore uncertainty for various decision makers and land users at the new destination. The conclusions of the result also show that implicit knowledge after the event always has good opportunities to be captured and transformed into explicit thanks to a solid evaluation process. Externally, the weekend of the event was successful, but it is still a future process of learning and gaining experiences for the coming years. In relation to that, will is an important factor to possess in the internal process of learning and experiencing, and thus a current aspect throughout the planning phase. Finally, the study was able to show that experience not always is considered to be of a positive nature, for example when new changes want to be implemented.