Nivå:                                  Magisteruppsats i företagsekonomi, 15 hp Seminariedatum:                2009-05-29 Titel:                                  Stick to your knitting – Outsourcing av ekonomihanteringen hos några små aktiebolag i Västerås Författare:                          Johanna Eriksson 1982 johanna.erik@gmail.com Sandra Hansson 1982 shn04005@gmail.com Handledare:                       Leif Carlsson Syfte:                                  Att ur ett företagarperspektiv beskriva varför ett antal utvalda företag i Västerås har valt att outsourca respektive sköta ekonomihanteringen internt, hur detta har gått till samt hur de som lägger ut ser på sin outsourcingsituation idag. Med hjälp av undersökningens resultat vill vi bidra med råd till företagare som överväger att lägga ut sin ekonomihantering. Metod:                               En litteratursökning samt en förundersökning genomfördes för att skapa en referensram för uppsatsen. Förundersökningen gjordes bland en affärsrådgivare och två leverantörer av ekonomitjänster vilket genererade praktiska lokala exempel för att komplettera litteraturen. Huvudundersökningen utgjordes av semistrukturerade personliga intervjuer bland tolv aktiebolag i Västerås i olika storlekar. Av dessa hade sex valt att lägga ut ekonomihanteringen och övriga sex hade valt att behålla den internt. Slutsats:                             De övervägande argumenten för outsourcing var tidsbesparingen och att de kan fokusera på kärnverksamheten, kostnadsbesparingen och att leverantören har högre kompetens avseende ekonomihantering medan argumenten mot outsourcing var förlust av kontroll och intern kunskap samt att leverantören saknar kunskap om uppdragsgivarens bransch. Outsourcingprocessen hos de undersökta företagen är relativt kort. Valet att outsourca eller sköta ekonomihanteringen internt har varken planerats, utvärderats eller analyserats. Leverantören har valts efter rekommendation från en bekant och implementeringen har endast krävt överlämning av dokument och ungefär en dags arbete. Samtliga är nöjda och i de fall där missnöje har uppstått har de valt att byta leverantör. Nyckelord:                       outsourcing, ekonomihantering, redovisning, lägga ut, BPO

Level:                                 Master thesis in business administration, 15 credits Date of seminar:                2009-05-29 Title:                                  Stick to your knitting – Outsourcing of the economic function in some small private limited companies in Västerås Authors:                             Johanna Eriksson 1982 johanna.erik@gmail.com Sandra Hansson 1982 shn04005@gmail.com Tutor:                                 Leif Carlsson Purpose:                             From a company perspective describe why the chosen companies in Västerås decided to either outsource or to have their economic function internally, define how the outsourcing process looks like and examine how the companies that have chosen to outsource have experienced their outsourcing situation. Further, we wish to contribute with advice for companies that are considering the option of outsourcing their economic function. Method:                             An intensive study of existing literature and a pre-study were conducted in order to create a framework for the thesis. The pre-study was conducted with one business counselor and two suppliers of economic services and resulted in local practical examples that supplemented the found literature. The main research consisted of semi-structured personal interviews among twelve companies in different sizes in Västerås. Six of these had chosen to outsource their economic functions while the remaining six had chosen not to. Conclusion:                       The main arguments for outsourcing were the timesaving and being able to focus on the core business, cost savings and supplier’s higher competence in economics while the main arguments against outsourcing were the loss of control and internal knowledge, the costs and that the supplier does not possess the proper industry knowledge for the specific company. The outsourcing process is short. The choice for or against outsourcing is neither planned nor evaluated or analyzed and the choice of supplier is mostly made based on recommendations from someone they are acquainted with. The implementation consists of the handing over of documents and approximately one day’s work. All respondents are satisfied with their outsourcing situations, in those cases where dissatisfaction once occurred the supplier was exchanged. / Nivå:                                  Magisteruppsats i företagsekonomi, 15 hp Seminariedatum:                2009-05-29 Titel:                                  Stick to your knitting – Outsourcing av ekonomihanteringen hos några små aktiebolag i Västerås Författare:                          Johanna Eriksson 1982 johanna.erik@gmail.com Sandra Hansson 1982 shn04005@gmail.com Handledare:                       Leif Carlsson Syfte:                                  Att ur ett företagarperspektiv beskriva varför ett antal utvalda företag i Västerås har valt att outsourca respektive sköta ekonomihanteringen internt, hur detta har gått till samt hur de som lägger ut ser på sin outsourcingsituation idag. Med hjälp av undersökningens resultat vill vi bidra med råd till företagare som överväger att lägga ut sin ekonomihantering. Metod:                               En litteratursökning samt en förundersökning genomfördes för att skapa en referensram för uppsatsen. Förundersökningen gjordes bland en affärsrådgivare och två leverantörer av ekonomitjänster vilket genererade praktiska lokala exempel för att komplettera litteraturen. Huvudundersökningen utgjordes av semistrukturerade personliga intervjuer bland tolv aktiebolag i Västerås i olika storlekar. Av dessa hade sex valt att lägga ut ekonomihanteringen och övriga sex hade valt att behålla den internt. Slutsats:                             De övervägande argumenten för outsourcing var tidsbesparingen och att de kan fokusera på kärnverksamheten, kostnadsbesparingen och att leverantören har högre kompetens avseende ekonomihantering medan argumenten mot outsourcing var förlust av kontroll och intern kunskap samt att leverantören saknar kunskap om uppdragsgivarens bransch. Outsourcingprocessen hos de undersökta företagen är relativt kort. Valet att outsourca eller sköta ekonomihanteringen internt har varken planerats, utvärderats eller analyserats. Leverantören har valts efter rekommendation från en bekant och implementeringen har endast krävt överlämning av dokument och ungefär en dags arbete. Samtliga är nöjda och i de fall där missnöje har uppstått har de valt att byta leverantör.

Bakgrund: Outsourcing har funnits sedan 1960-talet, men var då vanligast inom IT-sektorn. Numera är outsourcing betydligt mer förekommande efter ett större genomslag under 1990-talet. Då kom en slogan att bli vanlig lydande ”satsa på din kärnkompetens”. Outsourcing handlar om att lämna ut en del av ett företag till en extern aktör för att denne ska sköta den delen. Oftast tillhör inte ekonomiavdelningen företagens kärnverksamhet vilket leder till att företagen väljer att outsourca den delen. Genom att istället satsa på kärnkompetensen kan ett företag vara starkare gentemot konkurrens från andra företag. När ett företag väljer att outsourca bör de vara uppmärksamma på de risker som kan föreligga. Forskare pratar om att det är viktigt med en bra relation mellan ett företag och en inhyrd kompetens, och att kommunikationen dem emellan måste fungera. Däremot är det få konsekvenser som tas upp i samband med dålig kommunikation.  Forskningsfrågor: Hur arbetar företaget respektive leverantören för att upprätthålla en god relation till varandra vid outsourcing av ekonomifunktioner? Hur upplever aktörerna att relationen fungerar? Syfte: Syftet med studien är att få en ökad förståelse kring hur relationen fungerar mellan företaget och redovisningskonsulten, när företaget väljer att outsourca sina redovisningsfunktioner. Målet med studien är att få en uppfattning om hur förtroende, kommunikation samt kom-petens bygger en relation.  Metod: Studien bygger på en kvalitativ metod med intervjuer. Både företag som outsourcar sina ekonomifunktioner samt auktoriserade redovis-ningskonsulter har intervjuats. Slutsats: För att upprätthålla en bra relation krävs bra kommunikation, starkt förtroende och kompetens. Att konsulten har rätt kompetens är under-förstått, och är inte alls lika avgörande för relationen. Personkemin mellan företaget och konsulten måste stämma för att samarbetet ska fungera. De intervjuade aktörerna upplever att relationen fungerar bra och är nöjda med den. Det är viktigt att företagen vet vad de vill uppnå med outsourcingrelationen innan den påbörjas. / Background: Outsourcing has been around since the 1960s; most commonly used in the IT sector. Today outsourcing is frequently used. In the 1990s out-sourcing made a great impact, when a slogan that was common read, "invest in your core competencies." Outsourcing entails releasing a portion of ones business to an external player to handles the task. Often the financial department is not considered to be the core business within the company, this leads to companies deciding to outs-ource this task and department. By focusing on the core competencies, a company can be stronger against the competition that affects companies. When outsourcing ones business the company should be aware of the risks that exist. Scientists talk about the importance of having a good relationship between a company and their outsourcing supplier. A good communication is vital between both parties. How-ever, the implications of poor communication are rarely discussed. Research questions: How do the company and the supplier work to maintain a good relationship between each other, when outsourcing financial and accounting functions? How do both parties experience that the relationship works? Purpose: The purpose of this study is to gain a greater understanding of how the relationship between a company and the accountant works when the company chooses to outsource their financial and accounting funct-ions. The goal is to get an idea and perception of how confidence, communication and skills build a relationship. Method: The essay is based on a qualitative approach based on interviews. Both companies that are outsourcing their accounting functions and authorized accountants have been interviewed. Conclusion: In order to maintain a good relationship good communication, strong confidence and competence is required. The fact that the consultant has appropriate skills is implied, and does not have much effect on the relationship. The chemistry between the company and the outsourcing supplier must correspond for the cooperation to function. Both parties in this study are satisfied with the relationship. It is of great import-ance that the company is aware of their expectations before entering a relation with an outsourcing company.

Outsourcing och specifikt callcenter outsourcing diskuteras bland företag. Tyngden i diskussionen ligger på kvalitén, som är en aktuell aspekt av fenomenet callcenter outsourcing. Frågan berör flera parter; de företag som outsourcar, callcenter och konsumenter. Callcenters är organisationer som är specialiserade inom kundkontakt och har i uppgift att kommunicera med företags konsumenter, genom att svara på frågor eller bidra med övrig information och hjälp som konsumenten är i behov av. Teorier som ligger till grund för vår uppsats, rör callcenter outsourcing, kvalitet och kvalitetssystem. Vidare har vi diskuterat var forskningen står idag och utifrån det identifierat vårt valda forskningsområde, där vi ämnar besvara frågan gällande vilka olika kvalitetskrav som kunden ställer och hur dessa säkerställs hos den outsourcade callcenterfunktionen, det vill säga leverantören av tjänsten. Kvalitetsaspekten är av stor vikt, därför att dålig service direkt reflekteras på det företag som outsourcar tjänsten, trots att det inte själva utför den. Bristande kvalitet kostar stora summor för verksamheter, närmare bestämt 10 – 30 procent av dess omsättning och därav är det av vikt att företag som outsourcar tjänster och leverantörer som levererar tjänsterna, är införstådda i vikten av kvalitetsaspekten. Det slutsatser vi dragit i uppsatsen, är att kunderna ställer olika krav på leverantörerna beroende på den typ av tjänst som ska levereras. Kraven kan handla om bemötande, sekretess, tillgänglighet och att hålla en specifik standard. Dessutom har vi i uppsatsen kommit fram till att leverantörerna använder sig av olika kvalitetssystem för att säkra kvalitén på tjänsterna som outsourcas, allt från kvalitetssystemet ISO9000 och COPC till egenutformade kvalitetssystem och avtal. / Outsourcing, especially call centre outsourcing, is discussed in many companies. One topic in the discussion is the quality of the service provided. The quality is important for all involved parties, companies who outsource their call centre, the call centre and especially for the consumers. Call centres are companies specialized in customer contact, undertaking the communication between the consumer and the company, through answering questions, providing information or support. The theories that initiates this essay is based on call centre outsourcing, quality and quality systems. Through a discussion of previous research, we specify our main area of the study. We intend to answer the question of how the quality requirements set by the company is guaranteed by the call centre. Quality is an important topic since the company outsourcing is directly affected by bad service quality. Poor quality is a high cost driver for companies, and research has shown that deficient quality can reduce the company’s turnover by 10-30 percent. The conclusion in this essay is that companies set different demands on the call centre, depending on what type of service they agree on. The demands could be about behaviour, secrecy, availability or maintaining a specific level of standard and quality. To secure the level of quality, call centres use different quality systems, such as ISO9000, COPC, systems developed by the call centre it self or service level agreements.

<p>Outsourcing och specifikt callcenter outsourcing diskuteras bland företag. Tyngden i diskussionen ligger på kvalitén, som är en aktuell aspekt av fenomenet callcenter outsourcing. Frågan berör flera parter; de företag som outsourcar, callcenter och konsumenter. Callcenters är organisationer som är specialiserade inom kundkontakt och har i uppgift att kommunicera med företags konsumenter, genom att svara på frågor eller bidra med övrig information och hjälp som konsumenten är i behov av.</p><p>Teorier som ligger till grund för vår uppsats, rör callcenter outsourcing, kvalitet och kvalitetssystem. Vidare har vi diskuterat var forskningen står idag och utifrån det identifierat vårt valda forskningsområde, där vi ämnar besvara frågan gällande vilka olika kvalitetskrav som kunden ställer och hur dessa säkerställs hos den outsourcade callcenterfunktionen, det vill säga leverantören av tjänsten. Kvalitetsaspekten är av stor vikt, därför att dålig service direkt reflekteras på det företag som outsourcar tjänsten, trots att det inte själva utför den. Bristande kvalitet kostar stora summor för verksamheter, närmare bestämt 10 – 30 procent av dess omsättning och därav är det av vikt att företag som outsourcar tjänster och leverantörer som levererar tjänsterna, är införstådda i vikten av kvalitetsaspekten.</p><p>Det slutsatser vi dragit i uppsatsen, är att kunderna ställer olika krav på leverantörerna beroende på den typ av tjänst som ska levereras. Kraven kan handla om bemötande, sekretess, tillgänglighet och att hålla en specifik standard. Dessutom har vi i uppsatsen kommit fram till att leverantörerna använder sig av olika kvalitetssystem för att säkra kvalitén på tjänsterna som outsourcas, allt från kvalitetssystemet ISO9000 och COPC till egenutformade kvalitetssystem och avtal.</p> / <p>Outsourcing, especially call centre outsourcing, is discussed in many companies. One topic in the discussion is the quality of the service provided. The quality is important for all involved parties, companies who outsource their call centre, the call centre and especially for the consumers. Call centres are companies specialized in customer contact, undertaking the communication between the consumer and the company, through answering questions, providing information or support.</p><p>The theories that initiates this essay is based on call centre outsourcing, quality and quality systems. Through a discussion of previous research, we specify our main area of the study. We intend to answer the question of how the quality requirements set by the company is guaranteed by the call centre. Quality is an important topic since the company outsourcing is directly affected by bad service quality. Poor quality is a high cost driver for companies, and research has shown that deficient quality can reduce the company’s turnover by 10-30 percent.</p><p>The conclusion in this essay is that companies set different demands on the call centre, depending on what type of service they agree on. The demands could be about behaviour, secrecy, availability or maintaining a specific level of standard and quality. To secure the level of quality, call centres use different quality systems, such as ISO9000, COPC, systems developed by the call centre it self or service level agreements.</p>

Syftet med den här uppsatsen har varit att undersöka vilka faktorer som är avgörande vid beslut kring outsourcing för högskolor och universitet. Studien har främst baserats på information från intervjuer med representanter från de utvalda högskolorna och universiteten i Sverige. Utformningen av referensramen grundar sig på litteratur och tidigare forskning inom outsourcing. Det har visat sig finnas ett antal för- och nackdelar med outsourcing, där de främsta fördelarna är kostnadsbesparing, tillgång till specialistkunskap och fokus på kärnverksamheten. De främsta nackdelarna är minskad intern kunskap, ökat beroende av leverantören och minskad kontroll över den outsourcade aktiviteten. Vissa av dessa för- och nackdelar har även varit avgörande vid beslut kring outsourcing. Den mest avgörande faktorn som högskolorna och universiteten nämner är tillgången till specialistkunskap och den ekonomiska faktorn.

This thesis is mainly based on an extensive literature review and statistic analysis. The purpose is to find out the motives and effects of four different options in both literature and empirical study and then answer research questions. The four options are in house production, off-shoring, domestic outsourcing and international outsourcing. After the explanation of four options’ definitions, literature review will discuss most common motives and effects of outsourcing from many articles. The theory basis, such as transaction cost, resource based view, industrial view and their influence on the outsourcing will be mentioned to help reader to understand outsourcing. In empirical study, four options model and two questions (in house/outsourcing, domestic/off-shoring) from survey are used to classify Swedish companies into four groups which stand for four options. The statistics analysis results are from SPSS's ANOVA and Scheffe. According to the results, important motives of Swedish companies are “cost reduction”, “investment reduction”, “fixed cost”, and “accessing to core competence”. They are a little different from the literature review. And most effects of four options are positive, only “lead time” and “delivery time” is significant between “in house production” and “off-shoring” options.

Syfte: Syftet med detta examensarbete är att genom en jämförelse mellan det köpande och det säljande företaget belysa vilka faktorer som kan bidra till att outsourcing av redovisningsfunktionen blir framgångsrikt.   Metod: I denna uppsats har vi använt oss av en kvalitativ undersökningsmetod och ett hermeneutisk synsätt. Detta eftersom vi har gjort några intervjuer och inga data har samlats in som kan göras mätbara. Vår intervjumetod var ostrukturerad då de intervjuade fick chansen att styra hur intervjuerna artade sig och en öppen dialog fördes. En undersökning kan ha olika avsikter, vi använde oss av de beskrivande och förstårliga. Då syftet med examensarbetet gick ut på att belysa vilka faktorer som kan bidra till att outsourcing av redovisningsfunktionen blir framgångsrik.   Resultat &amp; Slutsats: Under uppsatsens gång har vi kommit fram till att vi anser att företag borde outsourca sin redovisningsfunktion, då företag ska göra det de är bäst på. Kunskapen hos de säljande företagen är vad som gör outsourcingen framgångsrik. Med andra ord ska man lägga ner all sin tid och kraft på sin kärnverksamhet. I och med detta blir man ett konkurrenskraftigare företag, vilket leder till att fler marknadsandelar tas på marknaden.   Förslag till fortsatt forskning: Våra rekommendationer för fortsatta studier är att det skulle vara intressant att göra en jämförelse mellan större och mindre företag. Att se vilka för- och nackdelar som då dyker upp. Vilka för- och nackdelar ser de större företagen med att outsourca fullständigt eller partiellt?   Uppsatsens bidrag: Denna uppsats ska ge en större förståelse för företags kärnverksamhet och dess betydelse för företaget. En förståelse ska uppnås för varför företag väljer att outsourca sin redovisningsfunktion. / Aim: The aim with this essay is to make a comparison between the buying company and the selling company. When we have done this, we will illustrate the factors that can contribute that outsourcing by the companies accounting will be successful.   Method: In this paper we have used a qualitative method of research with a hermeneutic approch. This because we have done interviews and no measurable data has been collected. Our method of interview was unstructured, this because the people that we interviewed should have a change to influence the interview. A research can have different purpose, we used the describing and the understandable methods.   Result &amp; conclusions: We have found that companies should use outsourcing, because they shall do what they are suppose to do. It is the knowledge in the selling companies that make the outsourcing succesful. With other words, companies shall put all their energy and time in their core activity. In this way, companies will be very competitive and they will make more market shares.   Suggestions for future research: Our suggestions for future research are to make a comparison between bigger and smaller companies. To see which advantages and disadvantages that will appear.   Contribution of the thesis: This essay will give a bigger understanding for the company’s core activity, and an understanding shall accomplish why companies choose to outsource their accounting.

This paper examines the reasons behind firms considering backsourcing. While firms experience problems with their outsourcing activities, backsourcing emerges as an alternative solution. Firms primarily take cost considerations into account when reconsidering their outsourcing practices, but this only scratches the surface. A deeper analysis is needed, since cost increases arise from issues such as quality defects and cooperation problems. Even though production costs are low, outsourcing always implies transaction costs. Therefore, firms must implement a landed cost analysis before making their outsourcing decision. However, transaction costs occur from lack of competence, difficulties in communicationand problems in working relationships. This paper intends to focus on these underlying elements, since backsourcing is not only a matter of increased costs. Based on five interviews this study identifies these underlying elements. Findings suggest that backsourcing has emerged due to lack of monitoring and control systems as well as communication difficulties. Excessive focus on the core competence of the firm will also increase the risks of backsourcing. This paper also suggests that backsourcing may arise from business opportunities, since internal and external conditions change.

Syftet med denna studie är att få en bredare förståelse kring hur små företag outsourcar sin ekonomifunktion samt anledningarna till val av outsourcing av delar eller hela ekonomifunktionen. Vidare ska studien belysa hur små företag behåller styrningen över ekonomifunktionen när den outsourcas. Det är en kvalitativ studie som utgår ifrån semistrukturerade intervjuer med nio små företag som outsourcar sin ekonomifunktion till en extern part. För att styrka undersökningen och få ett perspektiv från den externa parten har även två intervjuer på en redovisningsbyrå och på en bokföringsbyrå utförts, eftersom de erbjuder tjänster inom ekonomifunktionen. I studien har teorier och tidigare studier använts för att besvara problemformuleringen och syftet. Denna studie visar att alla små företag använder sig av en splittrad outsourcing istället för en integrerad outsourcing vid outsourcing av sin ekonomifunktion. Orsaken till detta är små företag har möjligheten att utföra vissa delar av ekonomifunktionen internt. Vidare visade studien att alla små företag oftast outsourcar sin årsredovisning och bokslut eftersom dessa delar anses vara är mer komplicerade än den de övriga. Därmed anses brist på kunskap vara den främsta orsaken till att små företag outsourcar sin ekonomifunktion. Behovet av kompetens och expertiskunskap förknippas med kostnadsfrågan. Eftersom företagen anser att det är billigare att köpa tjänsten än att anställa intern personal som har kompetens. Outsourcing av ekonomifunktion ger därmed små företagen möjligheten att fokusera på sin kärnkompetens. Studien visade också att små företag använder sig av ett förtroendebaserat eller marknadsbaserat styrningsmönster vid outsourcing för att behålla styrningen över ekonomifunktionen. Eftersom styrningsförmågan kan förloras eftersom företagen överlämnar all information till den externa parten då det fortsatta arbetet sker externt. Företagen anser dock att man kan behålla någorlunda styrning genom regelbunden kontakt och egna rutiner. / Purpose: The aim of this study is to gain a broader understanding of how small enterprises outsource their accounting function and the reasons behind the choice of outsourcing parts of or the entire accounting function. Furthermore the study will shed light on how small enterprises retain control over the accounting function when it is outsourced. Method: A qualitative study based on semi-structured interviews with nine small enterprises that outsource parts of or all of the accounting functions. In order to strengthen the results of the study two interviews in two different accounting firms have been conducted. Theories and data from previous studies have been used in this study to answer the research question and the purpose. Conclusion: This study shows that all small enterprises make use of a fragmented outsourcing instead of an integrated outsourcing, when outsourcing their accounting function. The reason for this is the small enterprises have the ability to perform certain parts of the accounting function internally. Furthermore the study showed that all small enterprises often outsource their annual report and accounts as these parts are considered to be more complex than the others. Therefore is lack of knowledge the main reason that small enterprises outsource their accounting function. The need for competence and expertise knowledge is associated with the cost issue. Since companies believe that it is cheaper to buy the service than having internal staff that have expertise. Outsourcing the accounting function thus provide small enterprises the opportunity to focus on their core competencies. The study also showed that small enterprises make use of a trust-based or market-based control pattern to retain control over the accounting function. Because it is difficult for the enterprises to retain control over the accounting function they have chosen to outsource because the information is transmitted to the external party since the continued work is done externally. The companies do however reckon to maintain a fairly good amount of control through regular contact and own routines.