Arbetet med anskaffning, anpassning och implementering av standardsystem är komplext med många faktorer att beakta. För att det slutliga resultatet av detta systemutvecklingsarbete skall bli så bra som möjligt krävs det därför att arbetet genomförs på ett strukturerat och metodiskt sätt. Det finns ett flertal olika systemutvecklingsmetoder att tillgå som stöd men systemutvecklingsmodeller behandlar generellt sett huvudsakligen tekniska aspekter och är avsedda att ge stöd i själva utvecklingsarbetet i ett systemutvecklingsprojekt. Projektstyrningsmodeller å andra sidan behandlar olika sätt att planera, organisera och följa upp projekt. Syftet med denna studie har därför varit att identifiera vilka övergripande steg som bör ingå i en arbetsmodell som integrerar projektstyrning och systemutveckling, istället för att behandla dessa som två separata delar. Utifrån analys av den litteraturstudie respektive den intervjustudie som utförts under detta arbete kan bland annat följande övergripande steg identifieras som bör ingå i en integrerad projektstyrnings- och systemutvecklingsmodell: förändringsstudie, projektstart och projektavslut.

När en verksamhet bestämmer sig för att införskaffa ett nytt datorsystem kan de välja mellan att egenutveckla ett skräddarsytt system eller köpa ett färdigt standardsystem. Det blir idag allt vanligare att en verksamhet väljer att köpa ett standardsystem. Den stora fördelen med standardsystem är att det är billigare än att egenutveckla ett system. Det finns flera olika metoder som är framtagna för att underlätta arbetet med att välja rätt standardsystem. Det är inte ovanligt att en del verksamheter inte använder sig av en vedertagen metod vid val av standardsystem. Att ett företag inte arbetar efter en vedertagen metod behöver inte betyda att de inte arbetar metodiskt och strukturerat. För att ett arbete skall vara metodiskt måste verksamheten först analysera vilka behov av ett nytt system som finns. De skall därefter ta fram vilka krav standardsystemet måste kunna uppfylla. Efter detta kan verksamheten välja vilket system som skall köpas. Jag har i mitt arbete undersökt hur ett antal företag tycker att de har lyckats vid införandet av ett standardsystem. Jag har även studerat hur företagen har arbetat vid anskaffning av systemet. Jag har sedan i mitt arbete undersökt om det finns något samband mellan hur strukturerat och metodiskt företagen har arbetat och det resultat som arbetet gett. Informationen till arbetet har jag fått genom att intervjua ett antal företag och genom att studera dokument. I mitt arbete har jag kommit fram till att det kanske inte är nödvändigt arbeta metodiskt vid införandet av ett standardsystem för att få ett lyckat resultat. Jag tror ändå att jag kan påstå att ett metodiskt arbetssätt klart ökar chansen för ett lyckat resultat.

För ett företag eller en organisation kan det vara av stor vikt att kunna utvärdera en IT-investering då denna kan leda till nytta för organisationen. Ur kundens perspektiv är det viktigt att välja den investering som passar just deras organisation och därför är det viktigt med rätt information så att valet blir rätt. Därför är det viktigt att kunna identifiera de kriterier som företaget anser att en IT-investering ska uppfylla. Detta arbete inriktas därför till att undersöka vilka kriterier en IT-investering ska uppfylla för att skapa nytta för organisationen. Resultatet visar något olika kriterier uppkommit från de olika företagen som har undersökts. Genom att utföra litteraturstudier och enkätundersökning har det kunnat göras en jämförelse mellan de rådande åsikterna på företagen och det som litteraturen säger. Resultatet visar också att det finns ett antal anledningar till att byta/införa ett nytt affärssystem som är ganska lika mellan respondenterna. Vidare är de förväntningar som som finns på ett nytt affärssystem också relativt lika mellan de olika företagen som ingick i enkätundersökningen. Vidare i detta arbete ges en detaljerad beskrivning av en existerande modell som kan användas för att värdera nyttan av en IT-investering – PENG. Som resultat av detta arbete har de kriterier/mått som framkommit även kopplats till PENG-modellen, efter en jämförelse med litteratur.

Inom alla verksamheter och organisationer finns det idag någon form av informationssystem. För att effektivisera, förändra och stödja verksamheten har allt fler företag valt att anskaffa ett standardsystem som hjälpmedel. Tyvärr innebär detta även att ett antal problem kan uppstå. Ett av de mest kritiska problemen som bör försöka undvikas är utebliven användaracceptans. Syftet med detta arbete var att undersöka vilka insatser som bör vidtas i arbetet med att anskaffa ett standardsystem, för att förbättra användaracceptansen. Arbetet syftade även till att undersöka om de insatser som litteraturen tar upp, för att påverka användaracceptansen, är samma insatser som en organisation i verkligheten tycker är de mest lämpliga. I denna studie kartläggs attityder och inställningar hos tilltänkta användare av ett standardsystem, för att via analyser urskilja specifika insatser. Arbetet påvisar vikten av att vidta åtgärder så tidigt som möjligt i anskaffningsprocessen, till exempel bör de tilltänkta användarna av standardsystemet få ta del av information i ett tidigt stadium. Resultatet påvisar flertalet insatser som kan vidtas för att förbättra användar-acceptansen, vissa av insatserna stämmer överens med de insatser som litteraturen nämner. Resultatet av fallstudien är inte av generell karaktär, utan mer av en transibiltetisk karaktär. Detta betyder att lösningsförslaget är applicerbart på liknade problem inom liknande kontexter.

När ett standardsystem köps in i en verksamhet är det viktigt att göra anpassningar i både standardsystemet och verksamheten för att kunna uppnå bästa möjliga resultat. Det är av stor vikt att inkludera användare vid införande av standardsystem, för om systemet inte fyller den funktion användarna önskar kan det leda till att användarna inte känner tillfredställelse med systemet. Detta arbete syftar till att utreda vilka faktorer som kan påverka användarmedverkan vid införande av standardsystem. För att kunna besvara problempreciseringen har intervjuer med både användare och systemutvecklare utförts för att fastställa vilka olika åsikter som finns kring faktorer. Resultatet visar att systemutvecklare och användare värderar en del faktorer lika högt, men att det också förekommer en hel del avvikelser. Respondenterna bedömer bland annat faktorer som motivation, inflytande och feedback som betydelsefulla för att erhålla ett bra samarbete. Däremot värderar respondenterna exempelvis faktorn verksamhetskunskap olika, användarrepresentanterna anser att den är mer väsentlig än vad systemutvecklarna gör.

Problematiken för anskaffning av standardsystem inom en verksamhet kan bli omfattande, särskilt ifall företaget tar förhastade beslut, och därmed blir anskaffningen en belastning istället för tvärtom. Metodutvecklingen för anskaffningen av standardsystem är ett område som inte är utforskat i stor utsträckning. Idag finns det en generell metod som används vid anskaffning av standardsystem. Metoden kallas för SIV-metod (Standardsystem i verksamheter) och har utvecklats av bl.a. Anders G. Nilsson i samband med ett projekt som drevs inom institutet V i Stockholm i början av 1990-talet. SIV-metoden har inte utvecklats färdigt och behöver därför prövas i fler praktiska fall. Syftet med denna uppsats är ta fram metoden och pröva den i praktiken för att se hur pass användbar den är. Vi har arbetat med företaget Koneo i Växjö som är ett IT - relaterat företag och har varit i behov av att anskaffa ett standardsystem som i deras fall handlade om ett kundvårdssystem, CRM (Customer Relationship Management). I vår studie har vi tillämpat SIV-metoden för att se hur användbar den är i praktiken. Efter genomgånget projekt kan vi konstatera att metoden är användbar i den mening att den ger vägledning och tar vara på de grund delar som ingår i processen vid anskaffning av standardsystem. / The problems that occur when obtaining or realising Standardsytem within an organisation, can be exhaustive if the enterprise rushes to a desicion. Furthermore, this practical application could be a burden instead of an opportunity. The method for obtaining realising a standardsystem is an area that has not been studied to any greater extents. In the present, the SIV-method (SIV: Standardsystem in business) is a general method used in the relization of a standardsystem. The SIV-method has been developed by amongst others, Anders G. Nilsson, in a project assigned by the V institute in Stockholm, Sweden. The reason for this thesis is that the SIV-method is not considered complete and therefore we will attempt to investigate this in a practical case. The purpose of this thesis is to test the Siv-method in an organisations process for acquiring a standardsystem. This research is co-operated in with the enterprise of Koneo. That is in need of a standardsytem that concerns and operates the intergration of a Customer Relation Managment system, CRM- system. After accomplishing our project we can establish that SIV-method is useful, by means of that it takes into consideration main parts of the process when obtaining a standardsystem.

<p>Standardsystem är ett allt mer förekommande begrepp i dagens moderna</p><p>verksamheter. Dessa system möjliggör en effektivisering av verksamheten vilket leder till att den blir mer konkurrenskraftig på marknaden. Dock finns det en del problem att lösa vid anpassningen av standardsystem. Eftersom det på marknaden idag finns ett stort utbud av olika standardsystem är det svårt för kunden att välja rätt system för dennes verksamhet. En av riskerna med att anskaffa ett standardsystem är att bunden betalar alldeles för höga summor för onödiga funktioner eller att systemet de anskaffat inte tillfredställer de funktioner företaget eftersträvar. Därför</p><p>måste grova verksamhetsanalyser utföras innan anskaffningen. Detta för</p><p>att avgöra om standardsystemet i fråga uppfyller verksamhetskraven samt att det kan anpassas till de delar den inte tillfredställer. Till hjälp finns det kompletta metoder för anskaffningen av standardsystem.</p><p>En av dessa är SIV-metoden, den är en komplett metod för anskaffning av standardsystem. Efter genomförda val av system är det viktigt att kunna utföra anpassningar av det valda systemet och utifrån den aspekten härstammar idén för denna uppsats. Anpassningen av standardsystem är enligt oss ett outforskat ämne och kräver därför en mer djupgående forskning för att hitta och knyta de delar typiska för denna process.</p><p>Forskningen i denna uppsats omfattar de delar där anpassningen av</p><p>standardsystem behandlas. Dessa delar har vi lyft fram från befintliga</p><p>metoder där anpassnings delen bara är en del av det hela.</p> / <p>A common term in today’s modern businesses is Software packaged</p><p>system. These system’s are used to make the business operations more</p><p>efficient thus the enterprises more competitive on the marketplace.</p><p>But there are still issues regarding the adaptation of these system’s to the specific enterprise that must be resolved. Since the supply of software packages is very high, it is hard for the consumer to find the right kind of system that will fully satisfy company’s requirements.</p><p>One of the major risks with acquiring these software packaged systems</p><p>is that the customer pays too much money for a system with functions</p><p>that are not necessary for the customer business needs. In order avoid</p><p>this; the customer must make thorough analysis of their business</p><p>operations before buying and implementing these kinds of systems.</p><p>There are many obtainable methods that the customer can apply. In this</p><p>thesis, we have accounted for two of these methods, namely, the SIV-method and the VFS-model. These methods describe different steps that the customer must consider before implementing a software packaged system.</p><p>One of the significant steps in these methods is the adaptation process of software packaged systems. A matter we believe is unexplored and therefore further research is required on the subject.</p>

Anpassningar i ett affärssystem är en komplex och problematisk process. Det är en utmaning för systemleverantörer att utveckla ett system som matchar organisationers behov och som inte kräver anpassning. Många kundorganisationer är i behov av att genomföra kundspecifika anpassningar i sitt system på grund av saknad funktionalitet. Systemleverantörer kan bemöta kunders behov på olika sätt där anpassning av kunders standardsystem kan genomföras. Är inte behovet av en anpassning genomförbar kan det krävas ändring av kundens affärsprocesser. Studien syftar till att bidra med kunskap om hur systemleverantörer arbetar med kunders önskemål om anpassningar i affärssystem. Studiens resultat beskriver hur systemleverantörer bemöter den problematik litteraturen redogör. Det presenteras även en specifik process för hur systemleverantörer kan arbeta med anpassningar.

Verksamheter använder sig idag mer och mer utav informationssystem för att effektivisera arbetsflödet. Det ter sig inte så konstigt med tanke på att IT har en betydande roll i dagens samhälle. För att följa med i utveckling och efterfrågan är det idag nödvändigt att större verksamheter använder sig utav någon form av IT stöd. Eftersom IT hela tiden utvecklas räcker det således inte att införa ett informationssystem då det kommer nya och effektivare alternativ. Informationssystemen ska stödja verksamhetsmålen vilka blir annorlunda som en följd av att verksamheten förändras över tid. Många av dagens verksamheter väljer då att köpa in standardsystem och verksamhetsanpassar detta istället för att utveckla ett helt nytt informationssystem.Undersökningen behandlar de relationer som uppstår i dessa IT-projekt där man verksamhetsanpassar ett standardsystem. Genom studien har vi fått fram vilka faktorer det är som påverkar relationerna mellan systemutvecklare, beställare samt slutanvändare. Vi har undersökt både stora och små IT-projekt för att slutligen identifierat ett antal riktlinjer som ska hjälpa stödja ett IT-projekt.Riktlinjernas syfte är att aktörernas relationer ska bli goda samt att aktörerna ska bibehålla dessa relationer efter avslutat IT-projekt. Studiens resultat i form av riktlinjer ska ses som ett komplement till övriga metoder och tillvägagångssätt i IT-projekt så resultatet syftar således inte på att bidra till ett lyckat IT-projekt.

<p>Standardsystem idag är, även när det gäller de mindre systemen, så omfattande att det är svårt att välja det bästa systemet för en verksamhet om man inte vet vad man egentligen behöver. Risken är då stor att företaget får betala för onödiga funktioner eller inte får den funktionalitet i systemet som de anser vara viktig. </p><p>När man blickar bakåt i tiden kan man konstatera att eftersom det framförallt varit större verksamheter som intresserat sig för standardsystem har även större delen av forskningen som gjorts inom området bedrivits med större anskaffningsprojekt som bas. Exempel på en stor metod för anskaffning av standardsystem är SIV-metoden. Valet av ett affärssystem på ett litet företag skulle bli enklare och ge ett bättre resultat med en anskaffningsmetod som är mer anpassad till de mindre företagens behov. Eftersom vi antar att verksamhetsanalysen ska genomföras av utomstående krävs dessutom att analysmetoden lämpar sig för detta. Vår problemanalys har mynnat ut i en fråga om hur lämplig är metoden mini-SIV (som en krympt variant av SIV) för val av standardsystem i små företag utifrån ett externt perspektiv? </p><p>Vår forskningsfråga omfattar tre begrepp: anskaffning av standardsystem med hjälp av mini-SIV, små företag och dess exklusivitet i sammanhanget och ett externt perspektiv det vill säga konsultens roll i valprocessen. </p><p>Den empiriska delen av vår forskning genomfördes på företaget Keeplastics i Norrköping. Diskussion av studiens resultat i relation till den teoretiska referensramen har lett till en ny konsultmetod för val av standardsystem på småföretag.</p>