Organisationer i dagens samhälle behöver ständigt förändras för att överleva i en konkurrensutsatt marknad. Tidigare forskning visar att cirka 70 procent av förändringsarbeten misslyckas med att nå de uppsatta målen och att det till stor del beror på den mänskliga faktorn. Studiens syfte var att utifrån ett tidigare förändringsarbete studera framgångsfaktorer och fallgropar. För att besvara syftet har semistrukturerade intervjuer med arbetstagare och arbetsgivare utförts för att kunna analysera deras upplevelse av förändringsprocessen. I likhet med vad som påvisats i tidigare forskning tyder studiens resultat på att förändringsarbeten är komplexa. Flertalet av respondenterna nämner svårigheter med kommunikation och delaktighet. Trots att möjligheten att påverka förändringsprocessen har funnits för medarbetarna har deras delaktighet till stor del uteblivit. Studiens resultat antyder att kommunikation, ledarskap och delaktighet har varit bristande faktorer under delar av förändringsarbetet. Med ett tydligare ledarskap och öppen dialog skapas förutsättningar till förståelse och vilja till delaktighet hos medarbetarna. Detta kan även skapa en grund för motiverade medarbetare som aktivt vill påverka och bidra till ett lyckat resultat av förändringsarbeten.

En implementering av ett nytt affärssystem kan jämföras med att verksamhetens ryggrad byts ut, ett affärssystem är till för att skapa en enhetlig informationshantering av aktiviteter. Att genomföra och implementera ERP-lösningar är utmanande och komplexa projekt i många hänseenden. Verksamheter behöver implementera nya affärssystem för att omvärlden ställer allt högre krav som leder till att verksamheter måste förändra sig och anpassa sig för att uppnå maximal effektivitet för att i sin tur kunna möta omvärldens krav som ställs på företagen. Studiens baseras på Karl E. Weicks teori om meningsskapande och Kurt Lewins förändringsprocessteori samt tidigare forskning. Syftet med den här uppsatsen är att få en djupare förståelse för hur anställda upplever förändringsarbete vid implementering av ett nytt affärssystem. Detta utifrån ledarnas och medarbetarnas egna upplevelser och hur det påverkar deras meningsskapande gällande förändringsarbetet. Studien bygger på en fallstudie som har utförts på en tillverkningsenhet i Västsverige. Studiens forskningsfrågor har besvarats med hjälp av en kvalitativ metod med semistrukturerade intervjuer för att samla in empirin. Resultatet och diskussion av studien har påvisat att det finns vissa faktorer som bör beaktas under ett förändringsarbete. Det kan vara faktorer som ledningen i viss mån kan påverka, till exempel ledarskap, delaktighet, information och kommunikation. Det kan också vara individens personlighet som är avgörande för hur dessa faktorer anammas. Något som studien påvisar är att det är viktigt att fokusera på hur budskapet tas in av individer snarare än hur budskapet formuleras ut till individer, detta för att individer skall få rätt förutsättningar för att skapa mening. Studiens slutsats är att det behövs ett tydligt och strukturerat ledarskap och att ledningen behöver avsätta tid för att alla typer av ledare ska kunna stötta och engagera sina medarbetare under ett förändringsarbete. Slutligen visar studien att det är viktigt att fortsätta informera och ha projektmöten när oförberedda händelser sker för att de inte involverade skall förlora tillit till projektet och för att inte individer ska skapa egna tolkningar kring situationen då det kan påverka meningsskapandet negativt.

Motivation är ett komplext fenomen där det är olika faktorer som spelar roll från individ till individ. Förändringar är en stor del i människor vardag och storleken på den organisatoriska förändringen påverkar hur lätt eller svårt det är att motivera till dem. Då människor reagerar olika behöver en förändringsledning anpassa sig utifrån individer då motivationen är en viktig faktor för ett lyckatförändringsarbete. Denna studie avser att undersöka faktorer som bidrar till en ökad motivation utifrån både ett ledar- och medarbetar- perspektiv. Sex kvalitativa intervjuer har genomförts inom två företag med uppdelningen av två ledare från ena företaget samt två ledare och två medarbetare från det andra företaget. Resultatet påvisar transparens, tydlighet och delaktighet är viktiga aspekter för att skapa motivation inför större förändringsarbeten. Relationen mellan ledning och medarbetare står sedan i fokus inom diskussionen som grundar sig i ledarskapsteorin Leader-Member Exchange Theory. / <p>PE207G. Examinationsdatum: 2023-08-17.</p>

As the amount of administrative work are increasing in the education sector, organizations has started to look for alternative solutions to the problem. One such solution might be to use automation within the field of administration in order to free the existing staff from the most burdensome and monotonous tasks. Robotic Process Automation (RPA) is a technology used to automate digital processes and perform tasks that were previously performed by humans. The implementation of RPA has however proven to be resource-intensive and in need of special technical skill in order to be successful. This thesis has aimed to investigate how RPA automation can be managed within a smaller organization in the education sector and how the expectations of the opportunities and challenges of using RPA may change along with the RPA implementation. A smaller organization who needs to use outsourcing in order to carry out an RPA implementation may have limited knowledge of RPA, which means that the expectations for automation can be unattainably high or surprisingly low. Findings from the case study however suggest that once the first robots had been put into production and started to produce value to the organization, the expectations among the staff increased and a majority of them could see new opportunities of using RPA for further automations. These findings therefore suggest that it is important to generate short-term wins in order to reduce possible resistance to change and to move forward in the implementation of RPA. This thesis has also identified several challenges. These are primarily attributable to limited resources, which means that the important work of reviewing and documenting manual processes for automation may be downgraded because of time restraint. Other challenges may consist of limited knowledge of RPA and an unclear ownership of processes when manually performed processes instead are being carried out by robots. By considering and taking advantage of the changed expectations and the opportunities and challenges that have emerged through this study, it is possible to ensure a successful implementation of RPA automation within the administration of education. / Eftersom mängden administrativt arbete ökar inom utbildningssektorn har organisationer börjat leta efter alternativa lösningar på problemet. En sådan lösning kan vara att använda automatisering inom administrationsområdet för att befria befintlig personal från de mest betungande och monotona uppgifterna. Robotic Process Automation (RPA) är en teknik som används för att automatisera digitala processer och utföra uppgifter som tidigare utförts av människor. Implementeringen av RPA har dock visat sig vara resurskrävande och i behov avspeciell teknisk skicklighet för att lyckas. Denna fallstudie har syftat till att undersöka hur RPA-automatisering kan hanteras inom en mindre organisation inom utbildningssektorn och hur förväntningarna på möjligheterna och utmaningarna med att använda RPA kan förändras under en RPA-implementeringen. En mindre organisation som behöver stöd utifrån för att genomföra en RPA-implementering kan ha begränsad kunskap om RPA, vilket innebär att förväntningarna på automatisering kan vara ouppnåeligt höga eller förvånansvärt låga. Resultaten från fallstudien antyder dock att när de första robotarna hade satts i produktion och börjat producera värde för organisationen ökade förväntningarna bland personalen och en majoritet av dem kunde se nya möjligheter attanvända RPA för ytterligare automatiseringar. Dessa resultat tyder därför på att det är viktigt att generera kortsiktiga vinster för att minska eventuellt motstånd mot förändring och för att gå vidare i implementeringen av RPA. Denna fallstudie har också identifierat flera utmaningar. Dessa beror främst på begränsade resurser, vilket innebär att det viktiga arbetet med att granska och dokumentera manuella processer för automatisering kan få lägre prioritering på grund av tidsbrist. Andra utmaningar kan bestå av begränsad kunskap om RPA och ett oklart ägandeskap av processer när manuellt utförda processer istället utförs av robotar. Genom att överväga och dra nytta av de förändrade förväntningarna och de möjligheter och utmaningar som har uppstått genom denna studie är det möjligt att säkerställa ett framgångsrikt genomförande av RPA-automatisering inom utbildningsadministrationen.