Problematiken som denna fallstudie försöker belysa är problemet med att mindre företag inte arbetar, åtminstone formellt, med kunskapshantering inom sina organisationer. Detta är givetvis något som är problematiskt i den generation vi lever i idag där en effektiv process för kunskapshantering är en förutsättning för att nå konkurrensfördelar. Tidigare forskning bevisar detta och menar på att kunskapshantering är ett komplext begrepp där avsaknad av formella tillvägagångssätt för hur man ska främja, bevara och sprida kunskap är något som är problematiskt för just mindre företag. Byggindustrin är en intressant bransch då det verkar råda mycket tyst kunskap bland arbetarna och de verkar ha delvis hittat ett effektivt tillvägagångssätt för att hantera kunskap.   Syftet med fallstudien är att ta fram ett ramverk och tillvägagångssätt för hur mindre företag kan påbörja, formellt eller informellt, sitt arbete med kunskapshantering och lärande genom att dra inspiration från byggbranschen i förhållandet mellan fullärd snickare och lärling.   Det teoretiska ramverket består av teorier om individuellt kunskapsskapande samt organisatoriskt lärande, där teorier såsom social inlärningsteori, stimulus och respons, lärcirkeln, Nonakas SEKI modell, Community of Practice och Argyris teori för enkel-och dubbelkretslärande tillämpas för att analysera undersökningens empiri.   Den tillämpade metoden som används för att möjliggöra studien är kvalitativ ansats där semistrukturerade intervjuer genomförts med VD, arbetsledare, tre snickare och tre lärlingar på Företag A.   Diskussion visar hur mycket av denna undersökning som överensstämmer med tidigare forskning men även några områden som inte överensstämmer. Tidigare forskning tillämpar ett negativt perspektiv på informella processer, medan vår studie visar att så inte behöver vara fallet. I slutsatsen redovisas fem aspekter som har identifierats som mindre företag kan tillämpa börja arbeta med kunskapshantering på ett effektivt tillvägagångssätt, även om processerna förblir informella. Dessa fem aspekter är fysisk kommunikation, stark gemenskap, bonus, trial-and-error samt främja och prioritera byggnadsarbetarnas och lärlingarnas reflektion kring avslutade projekt för att på ett systematiskt, standardiserat och kontinuerligt sätt fånga upp, bevara och sprida kunskap. Genom att, som mindre företag, tillämpa dessa aspekter undviker man behovet av att anlita dyr extern hjälp för att formalisera sina processer för kunskapshantering. / The major concern this case study tries to address is the identified problem of how smaller companies, at least formally, work with knowledge management within their organizations. This, of course, is something that is problematic in today's generation where an effective process for knowledge management is necessary to provide qualification to reach competitive advantage. Past research also shows this and says knowledge management is a complex area where missing a formal approach to how to promore, preserve, evolve and spread knowledge is problematic for smaller companies. The construction industry is very interesting to this regard, since they have a lot of tacit knowledge among the workers and they seem to partially have found an effective approach as to how to handle that knowledge.   The purpose of this case study is to identify a framework and approach that smaller companies can apply to start, formally or informally, their work with knowledge management and learning by taking inspiration from the construction sector in the relation between a fully learned construction worker and an apprentice.   The theoretical framework consists of theories about individual knowledge creation as well as organizational learning, where theories like social learning theory, stimulus and response, learning circle, Nonaka's SECI model, Community of Practice and Argyris theory of double-loop learning is applied to analyze the empiric findings of this research.   The applied method of conducting this research was a qualitative approach with semi structured interviews performed on the CEO, supervisors, three workers and three apprentices.   Discussion shows how a lot of this research corresponds with previous research but also a few areas that does not correspond. Past research approaches with a negative perspective on informal processes, while our study shows that there can be some positive aspect if learned to handle. In the conclusion we present a framework consisting of five aspects that have been identified  and to which smaller companies can start to apply in order to get to work with knowledge management in an effective way, even if the processes may stay informal. These five aspects are physical communication, a strong community, a performance based bonus and trial-and-error as well as promote and prioritize the construction workers´ and apprentices reflections for finished projects in order to in a systematic, standardized and consistent way catch, preserve and share knowledge. By applying, as a smaller company, these aspects the company can avoid the need of the hiring expensive external companies to help with formalising the processes for knowledge management.

I Sverige bedrivs en stor del av all forskning vid universitet. Det finns dock även forskningsinstitut; organisationer som helt inriktar sig på forskning. I takt med dagens moderna kunskapssamhälle så har kunskapshantering som ämne vuxit sedan 1990- talet. En viktig fråga inom kunskapshanteringen är hur kunskap och erfarenheter från projekt kan dokumenteras och arkiveras för att senare återanvändas i framtida arbeten. Anledningen till att vi valde kunskapshanteringen i just forskningsinstitut är att de är projektintensiva organisationer och att vi inte hittade några tidigare studier om det sambandet. Syftet med undersökningen är att analysera hur kunskapshanteringen ser ut i sex utvalda forskningsinstitut och för att lyckas så har två frågeställningar besvarats. Frågeställningarna är hur kunskap som skapas i projekt hanteras och hur instituten strukturerat sin kunskapshantering. För att svara på frågeställningarna genomfördes kvalitativa intervjuer med varsin anställd på sex svenska forskningsinstitut som arbetar med forskningsprojekt av olika slag. Den insamlade empirin analyserades med hjälp av kunskapsterminologi och utefter två teman: metoder och verktyg samt interaktion. En del av syftet var att undersöka om särskilda metoder och verktyg för kunskapshantering förekom i forskningsinstituten. Efter genomförd analys kan vi konstatera att typen av arbetsuppgifter spelar stor roll i kunskapshanteringen där skillnaden mellan de två samhällsvetenskapliga instituten och de övriga tekniska och naturvetenskapliga är tydlig. Förekomsten av de utvalda metoderna och verktygen för kunskapshantering skiljer sig, men de är till stor del frånvarande från de analyserade instituten där exempelvis endast hälften dokumenterar projekterfarenheter och arkiverar dem för framtida användning. De medvetna och strukturerade valen av kunskapshantering varierar mellan instituten, men den mänskliga interaktionens roll har visat sig vara väsentlig för att hantera projektrelaterad kunskap. / In Sweden, a large part of all research is conducted at universities. However, there are also research institutes; organisations wholly focused on research. Keeping up with today’s modern knowledge society, knowledge management as a subject has grown since the 1990’s. A key issue in knowledge management is how knowledge and experience from projects can be documented and archived for later use in future projects. The reason we chose knowledge management in research institutions is that they are project-intensive organizations and that we did not find any previous studies of the relationship between the two. The purpose of the study is to analyse what the knowledge management looks like in six selected research institutes and to achieve this two questions have been answered. The questions are how knowledge created in projects is managed and how the institutions have structured their knowledge management. In order to answer the questions qualitative interviews were conducted with a staff member from six Swedish research institutes of various kinds. The collected empirical data was analysed using knowledge terminology and by using two themes: methods and tools and interaction. Part of the purpose was to investigate if specific methods and tools for knowledge management were used in the research institutes. After completing the analysis, we can conclude that the type of assignment plays a major role in knowledge management where the difference between the two social science institutes and the other technical and natural sciences ones is clear. The presence of the selected methods and tools for knowledge management differs, but they are in large part absent from the analysed institutions where, for example, only half of them document project experiences and archive them for future use. The conscious and structured choices of knowledge management vary between the institutes, but the role of social interaction has shown itself to be essential for the management of project-related knowledge.

Processing Production Centre Lund (PPCL) är en affärsenhet inom Tetra Pak-koncernen som tillverkar processutrustning, förpacknings- och fyllningsmaskiner för livsmedel. I denna produktion är materialbrister vanligt förekommande vilket leder till kostsamma expressleveranser och icke värdeskapande arbete. Studiens mål är att identifiera problemkällor samt presentera förbättringsförslag för att minska antalet materialbrister i syfte att öka PPCLs leveransprecision, minska förekomsten av icke värdeskapande arbete samt reducera användandet av expressfrakt. Med hjälp av observationer, intervjuer och litteraturstudier har företagets arbetsprocesser kartlagts. Genom att jämföra de observerade arbetsprocesserna med de föreskrivna har de föreskrivna arbetsprocesserna konstaterats vara alltför generellt beskrivna, och ibland föråldrade, för att vara direkt tillämpbara för de anställda. Med flödesanalysmetoder har icke värdeskapande arbete belysts, problemkällor för delprocesser har påvisats och alternativa arbetsprocesser har föreslagits. Denna studie föreslår processutbildning för företagets anställda och bättre informationsdelning vid processuppdateringar. Detta skulle medföra en större insikt om hur egna handlingar påverkar andra samt leda till mer standardiserade arbetssätt. Vidare rekommenderas att de anställda tas med i arbetet med att ta fram detaljerade arbetsprocesser, bland annat för att utnyttja fördelarna med etablerade workarounds. Denna studie föreslår en ny process att följa vid ändringar i materialbehov, vilken skulle leda till bättre informerade materialval i tidigare skede. Dessutom rekommenderas striktare riktlinjer för när ändringar i materialval ska accepteras av PPCL utan förbehåll. Vidare klarlägger studien problem med de data som finns tillgängliga i Tetra Paks affärssystem. Felaktiga parametrar gällande ledtider på material från leverantörer och outnyttjade hjälpmedel vad gäller material som avbeställs eller ersätts leder ofta till materialbrister i produktionen. Studien lyfter fram standardiserade arbetsmetoder samt jämnare fördelning av arbetsbelastning för dem anställda som möjliga åtgärder till dessa problem. Stora materialgrupper som innefattar material med lång leveranstid leder ofta till materialbrist när behovet specificeras i ett sent skede. Denna studie föreslår artikelstandardisering och ett bättre informationsflöde mellan inköp och den som specificerar materialbehovet. Detta skulle minska uppkomsten av materialbrister. Ett annat problemområde som tas upp i studien är uppdelningen av de två affärsenheterna som är inblandade i orderflödet. Underutvecklade processer, dubbelarbete och få kommunikationskanaler är några av de problem som tas upp. Tvärorganisatoriska förbättringsprojekt förespråkas i studien för att förbättra och effektivisera detta samarbete för att i förlängningen minska antalet materialbrister. Slutligen rekommenderas att de ledtider som utlovas till slutkunderna ses över för att spegla verkliga ledtider på ett mer korrekt sätt. Felaktiga ledtider dömer produktionen till ett arbete under tidspress vilket innebär att det kontinuerliga förbättringsarbetet försakas.

Denna studie är en undersökning av hur kunskap om arbetet hanteras av personalen och organisationen på Umeå universitetsbibliotek. Fokus ligger på hur kunskap bevaras inom organisationen och förs vidare till de som behöver den. Jag sökte svar på följande frågor: Hur tas kunskapen tillvara när någon lämnar arbetsplatsen? Hur kommer kunskap inom organisation fram till de som behöver den? Vad i organisationen finns det som hjälper eller hindrar kunskapsöverföring? Studien visar att bevarandet av kunskap från de som slutar på arbetsplatsen inte tycks vara viktigt för att verksamheten ska fungera praktiskt men att ett visst kunskapsbevarande ändå hela tiden sker naturligt. Lärande inom organisationen sker i mycket hög grad på ett socialt och informellt sätt genom samspel mellan människor. Inga aktiva insatser görs för att ta tillvara på kunskapen hos erfarna medarbetare men det tycks inte heller behövas för att arbetet ska fungera. Den kunskap som är relevant förs över i det dagliga arbetet. Kunskapen inom organisationen når de som behöver den tack vare att medarbetarna själva ställer frågor och söker upp de som vet, samt i viss mån genom allmänt småprat och olika typer av dokumentation. Kunskapsöverföring underlättas av ett öppet klimat där det är lätt att ställa frågor och där människor generöst delar med sig, samt medarbetarnas frihet att själva lägga upp sitt arbete och därmed söka kunskap på vilket sätt de vill, från vem de vill.

<p>Stora förändringar av marknadsstrukturen under det senaste årtiondet har visat tecken på en ”ny ekonomi”. Dagens ekonomi blir allt mer kunskapsinriktad och utvecklingen märks främst genom att organisationer med en ”stark kunskapsinriktning” ökat.</p><p>Med detta som grund fann jag det intressant att titta närmare på arbetet med skapande och spridning av kunskap i organisationer. Frågeställningen lyder;</p><p>Hur fungerar arbetet med att skapa och överföra kunskap inom organisationer?</p><p>Ämnet belyser jag genom en empirisk kvalitativ undersökning om hur en organisation inom banksektorn i praktiken arbetar med att skapa och överföra kunskap från organisationen till individen och mellan individer. Syftet med den empiriska undersökningen är att söka förståelse för hur kunskapsöverföring praktiskt går till.</p><p>Teorin inleds med en orientering i kunskapsbegreppets mångfacetterade betydelse och dess relation till andra begrepp. Fokus i teorin ligger på hur skapande av kunskap och lärande sker och förutsättningar för kunskapsöverföring.</p><p>I analysen av det empiriska materialet kommer jag fram till att den undersökta bankens sätt att hantera kunskap fokuseras på information, även kallad kodifierad kunskap. Banken satsar på individuell interaktiv kunskapsutveckling, främst via dator och webföreläsningar via bankens interna nätverk. Detta visar på en stark tekniktro från bankens håll. Den kunskap de anställda har definieras, som banken ser det, som generell kunskap, vilken är relativt hårt styrd av lagar och regler. Individerna arbetar trots det mot ett förvärvande av kunskap som gör att det leder till ett fördjupat lärande.</p><p>Slutligen kommer jag till slutsatsen att banken med sitt arbetssätt fokuserar på ett lärande och förskaffande av kunskap som resulterar i ett lärande där det inte finns utrymme för utveckling av fördjupad kunskap. Individerna i organisationen arbetar samtidigt för att deras lärande ska fördjupas genom att utbyta erfarenheter och arbeta interagerande i skapandet av kunskap.</p>

<p>In the prevailing uncertain and ever-changing business environment knowledge has become the single certain source for sustainable competitive advantage. Learning from past mistakes and avoiding reinventing the wheel are crucial tasks and no organization can today afford not to look for ways to make the best use of its knowledge. With Siemens Industrial Turbomachinery AB (SIT) being an actor in a complex and high-technology industry managing and leveraging the organization’s knowledge becomes essential. It came to the authors’ attention that the project manager department (GL) within the gas division of SIT experienced a need for improved processes for managing and utilizing the organization’s knowledge-base.</p><p>On the first of January 2010 Siemens carried out a major reorganization, which affected SIT and the GL department by merging two previously separate departments of project managers into one unit. With efforts underway to harmonize the two department’s former working methods the situation implies timeliness for conducting a study on how to improve the company’s knowledge management initiative. This master thesis hence evolved to focus on examining and point out the improvement opportunities that exist with regards to knowledge sharing between projects, and between projects and the organization, and how tools and processes should be designed to collect, preserve, disseminate and reuse experiences, knowledge and lessons learned within a project-based organization in the best possible way.</p><p>The research approach of the study was of a qualitative character including interviews with the 16 project managers of GL and other key employees both at SIT and at Siemens Oil & Gas division’s new CS and IP business units. Combined with meeting participation and observations of the project managers in their daily operations an increased understanding of the current situation at SIT and GL emerged; an understanding needed to identify the reasons and factors affecting the low degree of retention and utilization of the organization’s knowledge-base; an understanding leading up to the development of a model highlighting the important aspects for successful knowledge management initiatives, and how these aspects correlate.</p><p>In order to improve the knowledge utilization a continuous lessons learned gathering throughout the project life-cycle needs to be implemented. This is primarily achieved through collecting lessons learned at the regular project meetings together with special lessons learned workshops. The collection and reutilization of knowledge hence needs to be integrated with the project management process. Improving the different forums available for knowledge sharing is also needed to enable an increased level of transformation of human capital into structural capital; augmenting the organization’s knowledge-base. Providing forums for knowledge sharing together with a visualized management support through actions, feedback and the introduction of a culture aimed at organizational learning further enhance the retention and utilization of the organization’s knowledge-base.</p><p>Although the approach of this study is based on a case study of the SIT organization the conclusions are regarded to be of value for other project-based organizations and thus rending the conclusions to be generalized and used within other lines of business. The generic conclusion of this study is that in order to implement a successful knowledge management initiative all factors of the model need to be considered and attended too.</p> / <p>I dagens osäkra och ständigt föränderliga affärsklimatet har kunskap blivit den enda säkra källan till långsiktig konkurrenskraft. Att lära sig av misstag och undvika att återuppfinna hjulet är idag av yttersta vikt; dagens organisationer har helt enkelt inte råd med att inte använda sin kunskap på bästa sätt. I och med att Siemens Industrial Turbomachinery AB (SIT) verkar i en komplex och högteknologisk industri är det absolut nödvändigt att tillvarata och använda den kunskap som finns internt. Det har emellertid kommit till författarnas insikt att projektledningsavdelningen (GL) inom gas divisionen på SIT upplever ett behov av förbättrade processer för kunskapshantering och återanvändning av den kunskapsbas som finns inom organisationen.</p><p>Den första januari 2010 genomförde Siemens AG en stor omorganisation vilket innebar att två tidigare separata projektledningsavdelningar inom SIT och GL slogs ihop till en enhet. Det nuvarande arbetet med att harmonisera de två avdelningarnas tidigare arbetssätt medför en fördelaktig tidpunkt för att se över och undersöka hur organisationen bör förbättra sin kunskapshantering framöver. Med detta som bakgrund har det följande examensarbetet fokuserat på att undersöka och belysa de förbättringsmöjligheter som finns gällande spriding av kunskap internt mellan projekt och mellan projekt och den övriga organisationen. Vidare studerar rapporten hur verktyg och processer bör utformas för att samla in, bevara, sprida och återanvända erfarenheter, kunskaper och lärdomar inom en projektbaserad organisation på bästa möjliga sätt.</p><p>Studiens tillvägagångssätt är av kvalitativ karaktär och inkluderar intervjuer med de 16 projektledarna inom GL samt med andra nyckelpersoner inom både SIT och de nya affärsenheterna CS och IP inom Siemens Oil & Gas division. Medverkan i projektledarmöten och observationer av projektledarna i deras dagliga verksamhet har vidare bidragit till en fördjupad förståelse av den nuvarande situationen inom SIT och GL; en förståelse som visat sig nödvändig för att kartlägga de faktorer och bakomliggande orsaker som gett upphov till organisationens låga kunskapsbevarande och användning av intern kunskap; en förståelse som gett upphov till den modell som belyser de viktiga aspekterna för att uppnå framgångsrik kunskapshantering, och dessas beroende och påverkan på varandra.</p><p>För att förbättra den interna kunskapsanvändningen krävs att lärdomar och erfarenheter samlas in kontinuerligt under hela projektets livscykel. Insamlandet bör primärt ske genom dagens regelbundna projektmöten tillsammans med specifika workshops avsedda för att tillvarata erfarenheter och lärdomar. Insamlandet och användningen av lärdomar bör på detta sett integreras i projektledningsprocessen. Det finns även ett behov av att förbättra och utveckla organisationens forum för kunskapsdelning; vilka behövs för att möjliggöra att humankapital kan omvandlas till strukturkapital, vilket leder till att organisationens kunskapsbas utökas. Förbättrade forum tillsammans med ett visualiserat stöd från ledningen genom handling, feedback och införandet av en organisationskultur som förespråkar ett organisatoriskt lärande, ser gemensamt till att förbättra bevarandet och användandet av organisationens kunskapsbas.</p><p>Även om tillvägagångssättet för denna studie baseras på en fallstudie av SIT:s organisation anses slutsatserna kunna vara av värde för andra projektbaserade organisationer; slutsatserna anses därmed generaliserbara och tillämpbara inom andra branscher. Den allmänna slutsatsen av denna studie är att ett framgångsrikt kunskapshanteringssystem bör beakta och involvera alla faktorer i den presenterade modellen.</p>

Over the last few years there has been a downturn in business. As a response, many companies have initiated various downsizing activities – often on a short-term financial basis – in order to improve the competitive position of the company. Yet, at the same time, innovation is often cited as the key to long-term success by the very same companies. The central problem examined in this book is whether downsizing and innovation are compatible. The problem was studied during a two year exploratory case research in six cases – selected from a well-defined reference population consisting of 37 companies – facing the exact challenge of simultaneously downsizing and trying to sustain its high level of innovation. The simple answer found in the study is yes. Companies can simultaneously downsize and still maintain a high level of innovation, but it is difficult and challenging and it depends on the company’s ability to handle the knowledge creation process. So what is needed? Create an understanding in the company, at all levels, that balancing knowledge creation – the ability to share and transfer knowledge – is one of the most important tasks in order to remain innovative over time. This is done by building a commitment to knowledge creation. This commitment is achieved through making knowledge creation a visible and central element of the strategic intent, and organizing the company so that ideas can be generated and generalized. Examples of activities include: At an organizational level there is a need to create boundary spanning activities to facilitate knowledge creation between various part of the organization, but also to other organizations. At a top management level shared visions and values need to be created; exemplified in words and action. Important is that the top management not get involved into micro-management. Avoid cutting-down on initial activities – where visualization and brainstorming are in focus – in projects aiming for innovation, as these activities are the foundations the rest of the project. This book is useful for those who are faced with the challenge of finding a balance between short-term activities, often focusing on downsizing, and the more long-term activity of being innovative. / Diss. Stockholm : Handelshögskolan, 2004

Stora förändringar av marknadsstrukturen under det senaste årtiondet har visat tecken på en ”ny ekonomi”. Dagens ekonomi blir allt mer kunskapsinriktad och utvecklingen märks främst genom att organisationer med en ”stark kunskapsinriktning” ökat. Med detta som grund fann jag det intressant att titta närmare på arbetet med skapande och spridning av kunskap i organisationer. Frågeställningen lyder; Hur fungerar arbetet med att skapa och överföra kunskap inom organisationer? Ämnet belyser jag genom en empirisk kvalitativ undersökning om hur en organisation inom banksektorn i praktiken arbetar med att skapa och överföra kunskap från organisationen till individen och mellan individer. Syftet med den empiriska undersökningen är att söka förståelse för hur kunskapsöverföring praktiskt går till. Teorin inleds med en orientering i kunskapsbegreppets mångfacetterade betydelse och dess relation till andra begrepp. Fokus i teorin ligger på hur skapande av kunskap och lärande sker och förutsättningar för kunskapsöverföring. I analysen av det empiriska materialet kommer jag fram till att den undersökta bankens sätt att hantera kunskap fokuseras på information, även kallad kodifierad kunskap. Banken satsar på individuell interaktiv kunskapsutveckling, främst via dator och webföreläsningar via bankens interna nätverk. Detta visar på en stark tekniktro från bankens håll. Den kunskap de anställda har definieras, som banken ser det, som generell kunskap, vilken är relativt hårt styrd av lagar och regler. Individerna arbetar trots det mot ett förvärvande av kunskap som gör att det leder till ett fördjupat lärande. Slutligen kommer jag till slutsatsen att banken med sitt arbetssätt fokuserar på ett lärande och förskaffande av kunskap som resulterar i ett lärande där det inte finns utrymme för utveckling av fördjupad kunskap. Individerna i organisationen arbetar samtidigt för att deras lärande ska fördjupas genom att utbyta erfarenheter och arbeta interagerande i skapandet av kunskap.

The overall purpose in this research has been to investigate what happens when somebody or something intervenes in a knowledge worker´s every-day life. Empirically, the author has chosen to explore how an anesthesia patient record is constructed to be what it becomes and then computerized and the implications of this for the anesthesist and the anesthesia nurse. The research takes place among a group of people that call themselves emergency people. Some of them think that the art of the performance will be at risk if the anesthesia patient record is computerized. The author has used a theoretical framework integrating ideas about knowledge management with concepts from structuration theory and theories about sensemaking, representations and schema use. Integrating knowledge management with structuration theory makes it possible to capture the complexity of what takes place when a knowledge worker shuttles between transformation and routine in an organizational setting in the knowledge society. “The clinical eye” emerges as a concept that influences how an anesthesist searches for information, how knowledge is exercised in anesthesia and how a patient record should be designed. The author concludes that the clinical eye is a central concept for understanding how an anesthesist exercises his or her knowledge, how the content of a patient record is constructed and designed and how reactions to a changed evolve. The author introduces two concepts “knowledge structuring” and “knowledge domination” that are considered important and interrelated. Exercising knowledge is a structured activity. In our heads we make plans for what to do, how to do it and what to do next. When an organizational setting is structured the knowledge that is exercised in this setting also becomes structured. An anesthesist exercises the practice of anesthesia in a structured order in a certain space during a certain time-period. When upgrading and computerizing the anesthesia patient record, both a transformation and an additional structuring of how knowledge is exercised take place. The question then becomes how this new structuring influences the practice of performing anesthesia. In addition to this the author theorizes that if the computerized patient record is conceptualized as a knowledge management system the way it is used changes. Many more services are included, and it is not “just” a patient record anymore. / Diss. Stockholm : Handelshögskolan i Stockholm, 2006

In the prevailing uncertain and ever-changing business environment knowledge has become the single certain source for sustainable competitive advantage. Learning from past mistakes and avoiding reinventing the wheel are crucial tasks and no organization can today afford not to look for ways to make the best use of its knowledge. With Siemens Industrial Turbomachinery AB (SIT) being an actor in a complex and high-technology industry managing and leveraging the organization’s knowledge becomes essential. It came to the authors’ attention that the project manager department (GL) within the gas division of SIT experienced a need for improved processes for managing and utilizing the organization’s knowledge-base. On the first of January 2010 Siemens carried out a major reorganization, which affected SIT and the GL department by merging two previously separate departments of project managers into one unit. With efforts underway to harmonize the two department’s former working methods the situation implies timeliness for conducting a study on how to improve the company’s knowledge management initiative. This master thesis hence evolved to focus on examining and point out the improvement opportunities that exist with regards to knowledge sharing between projects, and between projects and the organization, and how tools and processes should be designed to collect, preserve, disseminate and reuse experiences, knowledge and lessons learned within a project-based organization in the best possible way. The research approach of the study was of a qualitative character including interviews with the 16 project managers of GL and other key employees both at SIT and at Siemens Oil &amp; Gas division’s new CS and IP business units. Combined with meeting participation and observations of the project managers in their daily operations an increased understanding of the current situation at SIT and GL emerged; an understanding needed to identify the reasons and factors affecting the low degree of retention and utilization of the organization’s knowledge-base; an understanding leading up to the development of a model highlighting the important aspects for successful knowledge management initiatives, and how these aspects correlate. In order to improve the knowledge utilization a continuous lessons learned gathering throughout the project life-cycle needs to be implemented. This is primarily achieved through collecting lessons learned at the regular project meetings together with special lessons learned workshops. The collection and reutilization of knowledge hence needs to be integrated with the project management process. Improving the different forums available for knowledge sharing is also needed to enable an increased level of transformation of human capital into structural capital; augmenting the organization’s knowledge-base. Providing forums for knowledge sharing together with a visualized management support through actions, feedback and the introduction of a culture aimed at organizational learning further enhance the retention and utilization of the organization’s knowledge-base. Although the approach of this study is based on a case study of the SIT organization the conclusions are regarded to be of value for other project-based organizations and thus rending the conclusions to be generalized and used within other lines of business. The generic conclusion of this study is that in order to implement a successful knowledge management initiative all factors of the model need to be considered and attended too. / I dagens osäkra och ständigt föränderliga affärsklimatet har kunskap blivit den enda säkra källan till långsiktig konkurrenskraft. Att lära sig av misstag och undvika att återuppfinna hjulet är idag av yttersta vikt; dagens organisationer har helt enkelt inte råd med att inte använda sin kunskap på bästa sätt. I och med att Siemens Industrial Turbomachinery AB (SIT) verkar i en komplex och högteknologisk industri är det absolut nödvändigt att tillvarata och använda den kunskap som finns internt. Det har emellertid kommit till författarnas insikt att projektledningsavdelningen (GL) inom gas divisionen på SIT upplever ett behov av förbättrade processer för kunskapshantering och återanvändning av den kunskapsbas som finns inom organisationen. Den första januari 2010 genomförde Siemens AG en stor omorganisation vilket innebar att två tidigare separata projektledningsavdelningar inom SIT och GL slogs ihop till en enhet. Det nuvarande arbetet med att harmonisera de två avdelningarnas tidigare arbetssätt medför en fördelaktig tidpunkt för att se över och undersöka hur organisationen bör förbättra sin kunskapshantering framöver. Med detta som bakgrund har det följande examensarbetet fokuserat på att undersöka och belysa de förbättringsmöjligheter som finns gällande spriding av kunskap internt mellan projekt och mellan projekt och den övriga organisationen. Vidare studerar rapporten hur verktyg och processer bör utformas för att samla in, bevara, sprida och återanvända erfarenheter, kunskaper och lärdomar inom en projektbaserad organisation på bästa möjliga sätt. Studiens tillvägagångssätt är av kvalitativ karaktär och inkluderar intervjuer med de 16 projektledarna inom GL samt med andra nyckelpersoner inom både SIT och de nya affärsenheterna CS och IP inom Siemens Oil &amp; Gas division. Medverkan i projektledarmöten och observationer av projektledarna i deras dagliga verksamhet har vidare bidragit till en fördjupad förståelse av den nuvarande situationen inom SIT och GL; en förståelse som visat sig nödvändig för att kartlägga de faktorer och bakomliggande orsaker som gett upphov till organisationens låga kunskapsbevarande och användning av intern kunskap; en förståelse som gett upphov till den modell som belyser de viktiga aspekterna för att uppnå framgångsrik kunskapshantering, och dessas beroende och påverkan på varandra. För att förbättra den interna kunskapsanvändningen krävs att lärdomar och erfarenheter samlas in kontinuerligt under hela projektets livscykel. Insamlandet bör primärt ske genom dagens regelbundna projektmöten tillsammans med specifika workshops avsedda för att tillvarata erfarenheter och lärdomar. Insamlandet och användningen av lärdomar bör på detta sett integreras i projektledningsprocessen. Det finns även ett behov av att förbättra och utveckla organisationens forum för kunskapsdelning; vilka behövs för att möjliggöra att humankapital kan omvandlas till strukturkapital, vilket leder till att organisationens kunskapsbas utökas. Förbättrade forum tillsammans med ett visualiserat stöd från ledningen genom handling, feedback och införandet av en organisationskultur som förespråkar ett organisatoriskt lärande, ser gemensamt till att förbättra bevarandet och användandet av organisationens kunskapsbas. Även om tillvägagångssättet för denna studie baseras på en fallstudie av SIT:s organisation anses slutsatserna kunna vara av värde för andra projektbaserade organisationer; slutsatserna anses därmed generaliserbara och tillämpbara inom andra branscher. Den allmänna slutsatsen av denna studie är att ett framgångsrikt kunskapshanteringssystem bör beakta och involvera alla faktorer i den presenterade modellen.